Fazy obiegu pism I faza – przyjmowanie pism II faza – rozdział i załatwianie pism III faza – wysyłanie odpowiedzi
I faza – przyjmowanie pism Odbieranie przesyłek Otwieranie poczty Grupowanie przesyłek Rejestracja i ewidencja przesyłek Dekretowanie
II faza – rozdział i załatwianie pism Rozdzielanie korespondencji Przeglądanie i przydzielanie wpływów Rejestrowanie spraw Zakładanie teczek Załatwianie spraw Sporządzanie pism Aprobata
III faza – wysyłanie odpowiedzi Sprawdzanie dokumentów pod względem językowym Podpisywanie pisma i umieszczanie pieczęci urzędowych Przygotowanie rozdzielników pism Kopiowanie pism wychodzących Rejestracja dokumentów wychodzących Adresowanie kopert Umieszczanie pieczątki nagłówkowej na kopercie Frankowanie lub przyklejanie znaczków Ekspedycja wysyłanej korespondencji
Co zrobić, aby obieg pism nie trwał aż tak długo?