„UMCS dla Samorządu”, Lublin r Nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi (Records& Information Management) podstawą efektywnej e-administracji Dr hab. Krzysztof Skupieński prof. UMCS kierownik Zakładu Archiwistyki i Nauk Pomocniczych Historii

Nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi (Records& Information Management) podstawą efektywnej e-administracji 1.Dlaczego wg raportu ONZ o stanie rozwoju e-administracji na świecie za 2014 r. Polska zajmuje dopiero 22 miejsce w UE (7 od końca) mimo awansu o 6 pozycji (42 na świecie)? 2.Rozwiązania technologiczne nie wystarczają, gdy niedopracowane pozostają procedury zarządzania dokumentacją (kancelarią, biurowością). 3.Czy kancelaria samorządowa (wg rozporządzenia z 2011 r.), oparta na systemie bezdziennikowym i jednolito-rzeczowo wykazie akt, stanowi rozwiązanie powszechnie przyjmowane w krajach rozwiniętych? 4.Światowa i europejska ekspansja Records Management (RM). Jak przerodziło się to w Records and Information Management (RIM)? 5.Od 2012 r. na UMCS działa nowy kierunek studiów „Archiwistyka i nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi” (Archiwistyka i RIM).

1. Dlaczego wg raportu ONZ o stanie rozwoju e-administracji na świecie za 2014 r. Polska zajmuje dopiero 22 miejsce w UE (7 od końca) mimo awansu o 6 pozycji (42 na świecie)? Dla prawidłowego rozwoju e-government ogromne znaczenie ma stosowanie technologii informacyjno - komunikacyjnych (ICT). To twierdzenie to truizm i banał. W tym zakresie najefektywniejszym rozwiązaniem są systemy zarządzania informacyjnymi, czyli Entreprise Content Management. Stosowane są już w korporacjach, biznesie, przemyśle, finansach itp. W 2012 r. w Instytucie Informatyki UMCS powstał pierwszy polski podręcznik o ECM. Jednak technologia nie poradzi sobie, gdy próbuje się ją stosować do nienajlepiej pomyślanych procedur zarządzania. Wtedy informatyzacja potęguje istniejący bałagan. Jest wiele argumentów wskazujących, że w polskiej e-administracji mamy do czynienia z taką właśnie sytuacją.

2. Rozwiązania technologiczne nie wystarczają, gdy niedopracowane pozostają procedury zarządzania dokumentacją (kancelarią, biurowością). W polskim zarządzaniu dokumentacją obowiązuje doktryna o tym, że podział rzeczowy akt stanowi najskuteczniejsze narzędzie ich porządkowania, sterowania obiegiem oraz wyszukiwania. Jednak JWA w urzędach administracji publicznej to system rozbudowany, skomplikowany i trudny w dokładnym stosowaniu. Moim zdaniem w pełni wykorzystywać jego możliwości udaje się tylko urzędnikom na wyższym niż średni poziomie kompetencji. JWA zatem jest nadal obowiązujące. I to właśnie stanowi jedną z głównych przeszkód w rozwoju e- government w Polsce, nie zaś konieczność wyboru pomiędzy kancelarią tradycyjna i EZD, która daje instrukcja z 2011 r., czy też niedostatki w technologiach ICT.

3. Czy kancelaria samorządowa (wg rozporządzenia z 2011 r.), oparta na systemie bezdziennikowym i jednolito-rzeczowo wykazie akt, stanowi rozwiązanie powszechnie przyjmowane w krajach rozwiniętych? Kancelaryjny system bezdziennikowy i jednolitorzeczowy wykaz akt vs. klasyfikacja działalności i inne narzędzia Records and Information Management (RIM). W przodujących krajach świata powszechnie nie mówi się o zarządzaniu dokumentacją, o pracy kancelaryjnej, czy o biurowości. Tam istnieje tylko RM/RIM. Jestem pewien, że termin ten tak samo jak „Public Relations” wejdzie do polszczyzny w swej angielskiej postaci. Jego ważny instrument to klasyfikacja działalności. Rekordy, czyli zapisy przyporządkowywane są do poszczególnych działań, przy których przeprowadzaniu powstają. Ten sposób panowania nad masami zapisów znakomicie nadaje się do systemów informatycznych typu workflow (przepływ pracy), które nie mogą efektywnie pracować przy stosowaniu podziału rzeczowego akt.

4.a. Światowa i europejska ekspansja Records Management (RM). Jak przerodziło się to w Records and Information Management (RIM)? Trochę historii. Z początkiem XX w. w USA triumfy święciła naukowa szkoła organizacji i zarządzania. Sięgnięto po nią także dla zapanowania nad rosnącymi masami papierów biurowych. Powstała nowa dziedzina nazwana Records Management. Record czyli zapis to dowód działalności danej organizacji, który powinien być zachowany w systemie RM. W pewnym snsie chodzi zatem o archiwizację dokumentacji bieżącej. W okresie II wojny światowej wprowadzono procedury RM do administracji federalnej. Następnie zaczęły być stosowane w krajach anglojęzycznych: Australia, Nowa Zelandia i wreszcie Wielka Brytania. W końcu XX i w początkach XXI w. nastąpił ich dynamiczny rozwój w krajach takich jak Niemcy i Francja, które otwierają się na stosowanie systemów zarządzania zapisami informacyjnymi w ujęciu RM/RIM

4.b. Światowa i europejska ekspansja Records Management (RM). Jak przerodziło się to w Records and Information Management (RIM)? Szczypta teorii. W 1940 r. Philip. C. Brooks wprowadził pojęcie pełnego cyklu życia zapisu/recordu. Oznaczało to zerwanie z podziałem na dokumentację bieżącą oraz archiwizowaną i gwarantowało integralność spojrzenia Records Managera. Jego perspektywa obejmowała życie zapisu od chwili jego zaprojektowania, poprzez powstanie, aż do eliminacji (brakowania), czy też do przekazania do archiwum historycznego dla przechowywania wieczystego. Obecnie centrum rozważań teoretycznych w zakresie RM znajduje się na uniwersytecie Monash w Melbourne. Opracowano tam nowoczesną teorię Records Continuum

4.c. Światowa i europejska ekspansja Records Management (RM). Jak przerodziło się to w Records and Information Management (RIM)?

4.c. Światowa i europejska ekspansja Records Management (RM). Jak przerodziło się to w Records and Information Management (RIM)? W 2013 r. w USA i Wielkiej Brytanii ukazał się podręcznik Patricii Franks „Records and Informations Management”. Jego drugi rozdział nosi tytuł „Building an Information Governance Program on a Solid RIM Foundation”. Stanowi więc niezłe uzasadnienie tytułu naszej prezentacji. Zaczyna od definicji rekordu i informacji, przedstawia zasady RIM w oparciu o normę ISO (Information and documentation – Records management; w polskiej wersji: Informacja i dokumentacja – Zarządzanie dokumentami. Omawia RM jako dziedzinę profesjonalnego zarządzania. Dochodzi do wykorzystywania systemów Entreprise Content Management

5.a. Od 2012 r. na UMCS działa nowy kierunek studiów „Archiwistyka i nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi” (Archiwistyka i RIM) To drugi z kolei tego rodzaju samodzielny kierunek studiów w naszym kraju. Pierwszy powstał w Toruniu pod nazwą „Archiwistyka i zarządzanie dokumentacją”. W UMCS postawiliśmy mocnej na nowoczesność. W tym przodujemy w skali kraju. Jeśli chodzi o pozycję naukową to archiwistyka na UMCS jest uważana za drugą w Polsce. Może świadczyć o tym chociażby fakt, że wśród piętnastu nominowanych przez Ministra Kultury członków Rady Archiwalnej znajduje się dwóch pracowników Zakładu Archiwistyki i NPH. Wśród absolwentów specjalności archiwistycznej na studiach historycznych był m.in. mgr Rafał Magryś, niedawny wiceminister MSW odpowiedzialny za elektroniczne rejestry ludności.

5.b. Od 2012 r. na UMCS działa nowy kierunek studiów „Archiwistyka i nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi” (Archiwistyka i RIM) Wybrane zajęcia na AiNZZI (I st.) przygotowujące Records & Informations Managerów (specj. Zarządzanie dokumentacją bieżącą) Podstawy prawne postępowania z informacją i dokumentacją Biurowość współczesna i Records Management Metodyka pracy w archiwum bieżącym Dokumentacja elektroniczna Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją i informacją Dokumentacja we współczesnych organizacjach Komunikacja społeczna a zarządzanie dokumentacją Elektroniczne systemy zarządzania archiwum bieżącym Podstawy organizacji i zarządzania Wstęp do nauk o administracji Wprowadzenie do nauk o informacji Podstawy ustroju Polski współczesnej Narzędzia informatyczne współczesnej administracji i zarządzani Wprowadzenie do nauk o dokumencie Elementy polityki informacyjnej i Public Relations Technologia informacyjna

5.c. Od 2012 r. na UMCS działa nowy kierunek studiów „Archiwistyka i nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi” (Archiwistyka i RIM) Studia II stopnia, specjalność „Informatyka biurowa” Podstawy informatyki biurowej Podstawy archiwistyki Zarządzanie dokumentami Oprogramowanie ECM Bazy danych E-kancelaria i e-archiwum Eksploracja danych Metody i techniki biurokracji E-Government Teoria archiwistyki Informacja archiwalna Podstawy record's management Systemy kancelaryjne Zarządzanie wiedzą

5. Od 2012 r. na UMCS działa nowy kierunek studiów „Archiwistyka i nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi” (Archiwistyka i RIM) Zakład Archiwistyki i NPH UMCS oferuje samorządowcom pomoc przy optymalnym opracowywaniu systemów Records and Information Managemnt, a także przy tradycyjnym zarządzaniu dokumentacją – w wersji „papierowej” i EZD. W tym roku kończą studia licencjackie pierwsi absolwenci AiNZZI. W 2017 r. wypuścimy pierwszych magistrów m.in. w specjalności „Informatyka biurowa”, gdzie część zajęć będą prowadzili pracownicy Instytutu Informatyki UMCS. Będą oni najlepiej w Polsce przygotowani do zawodu menedżera zapisów informacyjnych, czyli Records and Information Managera.

Głowa pęka od kłopotów z dokumentacją papierową i cyfrową?

Dziękuję Państwu za uwagę