Tworzenie budżetu projektu

Etapy tworzenia budżetu projektu Identyfikacja celów projektu i rezultatów do osiągnięcia w projekcie Identyfikacja zadań niezbędnych do realizacji celów i rezultatów projektu Identyfikacja zasobów niezbędnych do realizacji projektu w kontekście zadań Kalkulacja kosztów na poszczególne zadania według rodzaju kosztów kwalifikowalnych Koszty kwalifikowalne i koszty niekwalifikowalne Tworzenie budżetu projektu metodą kolejnych przybliżeń Zatwierdzenie budżetu projektu (harmonogramu rzeczowo-finansowego) przez instytucję finansującą - budżet niedoszacowany i przeszacowany Zmiany w budżecie projektu

Identyfikacja celów projektu i rezultatów do osiągnięcia w projekcie. Identyfikacja zadań niezbędnych do realizacji celów i rezultatów projektu. Identyfikacja zasobów niezbędnych do realizacji projektu w kontekście zadań. Jest to najważniejszy etap tworzenia budżetu projektu – nieuwzględnienie wszystkich etapów merytorycznej realizacji projektu znacząco podnosi ryzyko braku środków finansowych na realizację zaplanowanych celów. W pierwszej iteracji tworzenia budżetu projektu należy się skupić na identyfikacji wszystkich aspektów merytorycznych, kolejnych etapów, zadań niezbędnych do wykonania oraz odpowiedzi na pytanie w jaki sposób będą realizowane poszczególne zadania i ich elementy (np. czy część zadań lub prac będzie podzlecana). Zidentyfikowanym zadaniom należy przypisać zasoby niezbędne do ich realizacji – zasoby ludzkie, aparatura naukowo-badawcza (istniejąca - do wykorzystania, dodatkowa - do nabycia) , usługi badawcze, informatyczne, transportowe, wydawnicze, inne, ekspertyzy, wyposażenie laboratoryjne, materiały, surowce, oprogramowanie, licencje, ochrona patentowa, dostęp do literatury przedmiotu, wyjazdy niezbędne do realizacji prac badawczych, udział w konferencjach w celu prezentacji rezultatów, ……….

Rodzaje kosztów na przykładzie NCBiR W – Koszty wynagrodzeń Wynagrodzenia wraz z pozapłacowymi kosztami pracy, w tym składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, osób zatrudnionych przy prowadzeniu badań (pracowników badawczych, pracowników technicznych, pozostałych pracowników pomocniczych i kierownika projektu), w części, w jakiej wynagrodzenia te są bezpośrednio związane z realizacją projektu objętego dofinansowaniem. Nagrody, premie, dodatki – przewidziane w regulaminie pracy/regulaminie wynagradzania danej instytucji, które obejmują wszystkich pracowników instytucji. Instytucje finansujące często wymagają przedstawienia pracochłonności realizacji projektu w postaci zaplanowania liczby osobomiesięcy na poszczególne zadania.

Rodzaje kosztów na przykładzie NCBiR A – Aparatura naukowo-badawcza 1) Finansowanie zakupu aparatury – o ile warunki konkursu/ programu dopuszczają rozliczanie w projekcie zakupu aparatury Zakup może być finansowany w 100 % jeżeli aparatura spełnia poniższe przesłanki: nie stanowi dużej infrastruktury badawczej zgodnie z art. 20, pkt 2 Ustawy o zasadach finansowania nauki tj. nie przekracza wartości 500 000zł (dla nauk ścisłych , inżynieryjnych i nauk o życiu) lub 150 000 zł (dla nauk humanistycznych, społecznych) aparatura wykorzystywana jest w 100% na potrzeby przedmiotowego projektu będzie włączona w rejestr środków trwałych podmiotu realizującego projekt, a koszt zakupu lub wytworzenia zostanie ustalony zgodnie z obowiązującymi przepisami o rachunkowości. w części Uzasadnienie „Wniosku o dofinansowanie projektu” zakup został ujęty w wykazie aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń (sprzętu) służących celom badawczym wraz z merytorycznym uzasadnieniem jednostka nie dysponuje aparaturą która mogłaby zostać użyta zamiennie. Jeżeli spełnione są wszystkie powyższe przesłanki, Beneficjent (tj. podmiot realizujący projekt na podstawie umowy o dofinansowanie) wykazuje jednorazowo we wniosku o płatność 100 % wartości zakupu lub wytworzenia aparatury/urządzeń służących celom badawczym.

Rodzaje kosztów na przykładzie NCBiR A – Aparatura naukowo-badawcza 2) Amortyzacja Kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu oraz proporcji wykorzystania środka przy realizacji projektu. Odpisy amortyzacyjne stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: odpis amortyzacyjny został ustalony zgodnie z przepisami o rachunkowości aparatura jest niezbędna do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywana w związku z projektem aparatura, inne urządzenia (sprzęt), służące celom badawczym są ewidencjonowane w rejestrze środków trwałych podmiotów realizującego projekt zakup aparatury nie był sfinansowany ze środków publicznych. Koszt wykorzystania aparatury, innych urządzeń (sprzętu) stanowiącego dużą infrastrukturę badawczą zgodnie z art. 20, pkt 2 Ustawy o zasadach finansowania nauki, rozliczany może być w projekcie tylko za pomocą odpisów amortyzacyjnych.

Rodzaje kosztów na przykładzie NCBiR A – Aparatura naukowo-badawcza 3) Odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń. W przypadku leasingu operacyjnego kwalifikowane są tylko raty kapitałowe (bez części odsetkowej i innych opłat) zaś w przypadku leasingu finansowego odpisy amortyzacyjne

Rodzaje kosztów na przykładzie NCBiR G – Koszty gruntów i budynków Budynki – koszty amortyzacji odpowiadające okresowi realizacji projektu, obliczone na podstawie przepisów o rachunkowości Grunty – koszty transferu handlowego, raty kapitałowe, raty dzierżawne, raty użytkowania wieczystego E – Koszty usług badawczych Usługi badawcze wykonane na podstawie zawartej umowy Wiedza techniczna i patenty zakupione lub użytkowane od osób trzecich na warunkach rynkowych Usługi doradcze lub równorzędne Oprogramowanie specjalistyczne nabywane na podstawie licencji Jeżeli zakupione wartości niematerialne i prawne (WNiP) nie są wykorzystywane w 100% na potrzeby projektu i/lub ich całkowity okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych nie pokrywa się z okresem realizacji projektu, kosztem kwalifikowanym są odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości danej WNiP.

Rodzaje kosztów na przykładzie NCBiR OP – inne koszty operacyjne Koszty materiałów, środków eksploatacyjnych i podobnych produktów ponoszone bezpośrednio w związku z realizacją projektu materiały - środki nietrwałe niezbędne do realizacji projektu np. surowce, odczynniki, drobny sprzęt laboratoryjny (co do zasady wszystkie zakupy nie spełniające wymogu środka trwałego zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz z przyjęta polityką rachunkowości) elementy służące do budowy i na stałe zainstalowane w prototypie, instalacji pilotażowej lub demonstracyjnej usługi obce - usługi serwisowe, koszty napraw, usługi transportowe, informatyczne koszty uczestnictwa w konferencjach koszty szkoleń pracowników realizujących zadania badawcze koszt szkoleń powinien być zaplanowany we wniosku na wykonanie projektu oraz wynikać z uzasadnionych przesłanek (np. .pojawienie się na rynku nowych, innowacyjnych rozwiązań - nowe materiały, nowe technologie, nowe techniki wykonania określonego zadania itp. - dzięki którym zadanie można będzie wykonać bardziej efektywnie, nadać mu nowe dodatkowe cechy) koszty szkoleń związanych z obsługą zakupionej aparatury naukowo-badawczej koszty prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego (prowizje i inne opłaty) koszty promocji projektu (publikacje, koszt strony internetowej itp.) koszty delegacji koszt audytu zewnętrznego jeżeli rozpoczął się on po zrealizowaniu 50% planowych wydatków związanych z projektem

Rodzaje kosztów na przykładzie NCBiR O - Dodatkowe koszty ogólne – najczęściej naliczane w formie ryczałtu Koszty związane z projektem, których wielkości nie można jednoznacznie przyporządkować do projektu lub których przyporządkowanie do projektu wymaga zastosowania klucza podziałowego W ramach tej kategorii kwalifikowane są m.in. następujące rodzaje kosztów: wynajmu lub utrzymania budynków, w tym: wynajem, czynsz, sprzątanie i ochrona adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji projektu utrzymania infrastruktury – koszty mediów (elektryczności, gazu, ogrzewania, wody), utylizacji odpadów, okresowej konserwacji i przeglądu urządzeń • wynagrodzenia personelu zarządzającego, administracyjnego, technicznego i pomocniczego związanego ze stałą działalnością jednostki i tylko w pośredni sposób związanego z realizacja projektu (kierownicy jednostki, księgowość, kadry, BHP) • usługi pocztowe, telefoniczne, internetowe, kurierskie • materiały biurowe i piśmiennicze, usług drukarskich i ksero • koszty urządzeń i sprzętu biurowego • koszty ubezpieczeń majątkowych

Rodzaje kosztów Rodzaje kosztów rozliczanych w danym programie (np. Strategmed, Innotech, HORIZON2020, nowe programy operacyjne) mogą się znacząco różnić i ZAWSZE należy bardzo uważnie zidentyfikować dopuszczalne rodzaje kosztów kwalifikowalnych. Również narzuty ogólnych kosztów pośrednich (dodatkowych kosztów ogólnych) czyli tzw. ryczałt są bardzo zróżnicowane (8% do 60%) i zależą od programu, jak i typu beneficjenta.

Rodzaje kosztów Rodzaje kosztów rozliczanych w danym programie (np. Strategmed, Innotech, HORIZON2020, nowe programy operacyjne) mogą się znacząco różnić i ZAWSZE należy bardzo uważnie zidentyfikować dopuszczalne rodzaje kosztów kwalifikowalnych. Również narzuty ogólnych kosztów pośrednich (dodatkowych kosztów ogólnych) czyli tzw. ryczałt są bardzo zróżnicowane (8% do 60%) i zależą od programu, jak i typu beneficjenta.

Kwalifikowalność kosztów Aby koszty mogły być uznane za kwalifikowane muszą być: rzeczywiste, poniesione przez beneficjenta, poniesione w czasie trwania projektu (z pewnymi wyjątkami ujętymi w umowie o dofinansowanie), określone zgodnie ze zwykłymi zasadami i praktykami rachunkowości i zarządzania beneficjenta, dające się zidentyfikować i zweryfikować, poniesione wyłącznie dla osiągnięcia celów i zamierzonych wyników projektu, z zachowaniem zasad gospodarności, wydajności i efekty-wności, prawidłowo udokumentowane i zapisane w księgach rachunkowych beneficjenta, wskazane w budżecie projektu i zgodne z katalogiem kosztów kwalifikowanych.

Kwalifikowalność kosztów Koszty kwalifikowalne to koszty niezbędne dla wykonania projektu, które nie byłyby poniesione, gdyby nie realizacja projektu. Pojęcie prawidłowego dopasowania szacowanych kosztów do oczekiwanych rezultatów jest zasadniczym kryterium kwalifikowalności: beneficjent musi być w stanie uzasadnić wykorzystanie zasobów do osiągnięcia założonych celów. Dotacja na finansowanie projektu nie może służyć do finansowana innych projektów/przedsięwzięć/beneficjenta. Koszty muszą być uzasadnione i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, celami projektu i formalnymi wymogami wykazywania wydatków, w tym alokacją budżetu i wykazem kosztów.

Kwalifikowalność kosztów Następujące koszty standardowo nie są kwalifikowane (oprócz katalogu właściwego według umowy o dofinansowanie) : koszty zadeklarowane lub poniesione, lub zwrócone w związku z innym projektem finansowanym ze środków wspólnotowych lub dotacji budżetowych (unikanie podwójnego finansowania), koszty związane z nadmiernym lub nierozważnym wydatkowaniem. Przez „nadmierne wydatkowanie” rozumie się płacenie znacznie wyższej ceny za produkty, usługi czy personel niż ceny obowiązujące na rynku, co w rezultacie prowadzi do nieuniknionej straty finansowej w projekcie. „Nierozważne wydatkowanie” oznacza brak dbałości przy wyborze produktów, usług lub personelu, który prowadzi do nieuniknionej straty w projekcie. .

Kwalifikowalność kosztów Co do zasady za koszty niekwalifikowalne najczęściej uważa się: koszty poniesione poza okresem kwalifikowalności koszty nieudokumentowane lub nienależycie udokumentowane koszty poniesione niezgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych podatek od towarów i usług (VAT), który w świetle prawa może być odzyskany premie i dodatki o charakterze czysto uznaniowym inne niż wynikające z regulaminu wynagrodzeń straty związane z różnicami kursowymi grzywny, mandaty, kary finansowe, opłaty i odsetki karne składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych koszt audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę koszty niespełniające warunków kwalifikowalności określonych w wytycznych/ przewodniku kwalifikowalności/umowie o dofinansowanie w przypadku leasingu - podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, opłaty ubezpieczeniowe, koszty ogólne 

Kolejne etapy tworzenia budżetu projektu Tworzenie budżetu projektu metodą kolejnych przybliżeń Zatwierdzenie budżetu projektu (harmonogramu rzeczowo-finansowego) przez instytucję finansującą - budżet niedoszacowany i przeszacowany Zmiany w budżecie projektu

Zasady wydatkowania środków w projektach Źródłem szczegółowych regulacji prawnych określających zasady realizacji i wydatkowania środków w projektach jest umowa o dofinansowanie/ umowa grantowa. Umowy wzorcowe są narzucane przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBiR), NCN (Narodowe Centrum Nauki), FnRNP, Komisję Europejską. Tworzenie budżetu należy rozpocząć od zapoznania się z umowa wzorcową oraz obowiązującymi wytycznymi kwalifikowalności kosztów.

Zasady wydatkowania środków w projektach Obowiązki wykonawcy: realizacja projektu zgodnie z przepisami prawa, realizacja projektu zgodnie z umową, opisem projektu zawartym we wniosku o dofinansowanie oraz harmonogramem i kosztorysem, realizacja projektu w terminie umownym, informowanie instytucji finansującej o stanie realizacji projektu oraz wydatkowania przyznanych środków finansowych, zakaz zmian w realizacji projektu bez zgody instytucji finansującej . W przypadku badań ukierunkowanych na praktyczne zastosowanie udostępnianie informacji o wynikach powstałych w efekcie realizacji projektu na równych zasadach rynkowych zainteresowanym wykorzystaniem tych wyników podmiotom gospodarczym, z uwzględnieniem przepisów o prawie autorskim i prawie własności przemysłowej.

Fundacja Innowacji Medycznych WroVasc Dziękuję za uwagę! Agnieszka Wilczyńska Fundacja Innowacji Medycznych WroVasc