Przygotowali: Agnieszka Paś Kamila Janczak Bogusz Berens NURT STOSUNKÓW MIĘDZYLUDZKICH W SZPITALU- CASE STUDY

Agenda 1.Opis przypadku 2.Sytuacja dr Nowaka 3.Istotne problemy w nowej strukturze szpitala 4.Propozycje rozwiązań 5.Ocena zespołu konsultingowego

SPZOZ im. Kardynała Wyszyńskiego w Sieradzu Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej przy ul. Armii Krajowej 7 w Sieradzu liczy 19 oddziałów i 23 poradnie specjalistyczne, gdzie na 650 łóżkach rocznie hospitalizowanych jest ok. 21tys. pacjentów, a w poradniach specjalistycznych udzielanych jest ok. 200 tys. porad. Główny zakres świadczeń obejmuje: podstawową opiekę zdrowotną, pomoc doraźną ambulatoryjną i wyjazdową, ambulatoryjną opiekę specjalistyczną realizowaną w zespole poradni, hospitalizację całodobową pacjentów w 19 oddziałach.

Opis przypadku Władze szpitala zdecydowały się zdecentralizować kontrolę i planowanie budżetu, aby zredukować koszty funkcjonowania. Postanowiono przeorganizować strukturę i podzielić szpital na piony zadaniowe, w których dawni ordynatorzy oddziałów pełniliby funkcję dyrektorów odpowiedzialnych za cały personel pionu oraz budżetowanie i zaopatrzenie.

Struktura przed reorganizacją

Struktura po reorganizacji

Nowa sytuacja doktora Nowaka  Przed reorganizacją dr Nowak nadzorował zespół 10 chirurgów i był ordynatorem oddziału. Obracał się codziennie w gronie specjalistów w swojej dziedzinie.  Wraz z reorganizacją jego rola wzrosła z ordynatora do Dyrektora Pionu Chirurgicznego, odpowiedzialnego nie tylko za lekarzy, ale również za pielęgniarki oraz pracowników administracyjnych wspierających działalność pionu. Będzie również odpowiedzialny za kontrolę budżetu przeznaczonego na wynagrodzenia i zaopatrzenie swojej jednostki. Musi reprezentować swój pion na spotkaniach zarządu szpitala.

Wyzwania dr Nowaka Dlaczego ja??  Doktor Nowak ma obawy co do swojego awansu na Dyrektora Pionu Chirurgii. Boi się, że dużo czasu będzie musiał poświęcać na administrację, zarządzanie i sprawy finansowe, w których nie ma doświadczenia. Jest zaniepokojony tym, jak ta zmiana zostanie odebrana przez dotychczasowy współpracowników. Brak mu doświadczenia w kierowaniu różnorodnym zespołem pracowniczym (administracja, pielęgniarki, lekarze, zaopatrzenie)

Trudne sprawy 1.Doktor Nowak przysięgał zapewniać jak najlepszą opiekę swoim pacjentom. Obawia się, że w obecnych warunkach będzie miał problemy wywiązać się z niej. Co zrobi kiedy będzie zmuszony podejmować decyzje finansowe godzące w dobro pacjentów? 2.Pielęgniarki podległe dr Nowakowi nie darzą go zaufaniem. Nadal zwracają się z problemami do starej szefowej. 3.Zauważono u nich spadek motywacji ze względu na dość radykalne zmiany w strukturze. Czują się niedocenione przez nowego szefa, który skupia się głównie na pracy byłych kolegów lekarzy. 4.Koledzy z pracy nie utrzymują już tak zażyłych stosunków z dr Nowakiem, ponieważ odczuwają silną, hierarchiczną podległość. Obawiają się o to, że są cały czas oceniani. 5.Wcześniej władza dr Nowaka opierała się na autorytecie wynikającym z doświadczenia i umiejętności, a teraz opiera się na formalnym podziale obowiązków.

Trudne sprawy c.d. 6.Dr Nowak zaniedbuje codzienne spotkania lekarskie ze względu na nadmiar obowiązków. Dotychczas można było zwrócić się do niego z prośbą o specjalistyczną poradę, jednakże teraz nie ma na to czasu. 7.W zespole lekarzy chirurgów brakuje specjalisty, który ostatecznie decydowałby o podejmowanym leczeniu/zabiegu. 8.Na spotkaniach Zarządu dr Nowak jako głowa Pionu Chirurgicznego jest nieustannie krytykowany ze względu na podejmowane przez niego nieoptymalne decyzje zarządcze i finansowe. W części pozostałych pionów można dostrzec podobne problemy. 9.Dr Nowak zawsze uważany był za ambitnego specjalistę, a w obecnej sytuacji nie może uczestniczyć w sympozjach i konferencjach lekarskich. Czuje on, że jego wiedza „starzeje się” bez nieustannego aktualizowania i doskonalenia.

Propozycja rozwiązań Stwierdziliśmy, że potrzeby szacunku i przynależności oraz samorealizacji nie są wystarczająco spełnione. Dr Nowak otrzymał dowód uznania od kierownictwa w postaci awansu, ale jego podwładni nie widzą w nim przywódcy. Powinien być świadomy, że nie może kierować całym pionem w jednorodny sposób. Dwie główne grupy- lekarze i pielęgniarki wymagają odmiennego stylu kierowania.

Propozycja rozwiązań Lekarze: Rozpatrywanie grupy wg teorii Y Kierowanie stylem demokratycznym- delegowanie dużej ilości uprawnień, codzienne spotkania, na których omawiane są najtrudniejsze przypadki medyczne (burza mózgów) Spędzanie przerwy na lunch razem z lekarzami Przewaga motywacji pozytywnej nad negatywną (pochwały oraz bodźce niematerialne) Stopień odpowiedzialności zależny od stopnia zaangażowania Wspólne ustalenie spójnych celów dla całego pionu System oceniania oparty na stopniu realizacji celów, za który dr Nowak jest współodpowiedzialny

Propozycja rozwiązań Pielęgniarki: Rozpatrywanie grupy wg teorii X Trudno zmienić przyzwyczajenia do starego systemu, w którym ich obowiązki były ściśle określone. Koniecznym jest stworzenie harmonogramów pracy. Kierowanie stylem autokratycznym- ścisły podział obowiązków, jasny system oceniania codziennych zadań, wydawanie konkretnych poleceń, stosowanie nagród jak i kar (częściej motywowanie bodźcami materialnymi). Pielęgniarki powinny być świadome, że są odpowiedzialne jedynie za bieżące działania, a za stopień realizacji celów odpowiada dr Nowak Ocenianie pracy pielęgniarek indywidualnie, unikanie odpowiedzialności grupowej, ponieważ może to prowadzić do świadomego zaniżania efektów lub unikania odpowiedzialności

Propozycja rozwiązań Niezadowalające wyniki pionu chirurgii Doktor Nowak powinien skupić pracowników HRu oraz Administracji w swoim pobliżu (praca w jednym pomieszczeniu, to samo biuro, bezpośrednie sąsiedztwo biurek itp..). Fizyczna bliskość stanowisk pracy Dyrektora oraz pracowników administracji zwiększy ich motywację. Praca „pod okiem” przełożonego będzie wymagała zwiększonej uwagi i samokontroli. Ponadto pracownicy HR i Administracji będą odczuwać zainteresowanie Dyrektora ich zadaniami, co zwiększy efektywność pracy i wpłynie na zaspokojenie potrzeby uznania. Bezpośredni kontakt doktora Nowaka z nowymi podwładnymi usprawni rozwiązywanie problemów i zwiększy jego wiedzę na temat działalności funkcji, z którymi nie miał dotąd styczności.

Propozycja rozwiązań Problem samorealizacji Dyrektora Należałoby się przyjrzeć ambicjom dr Nowaka (czy kariera lekarza może być zastąpiona karierą sprawnego kierownika) Dr Nowak powinien zostać wysłany na szkolenie rozwijające umiejętności kierownicze. Sposób motywacji dr Nowaka nie powinien być zależny od wyników innych Dyrektorów. Powinien on być nagradzany za indywidualne (nawet małe) osiągnięcia, dzięki którym stopniowo wdroży się w specyfikę pracy kierownictwa. Najbardziej motywujące będą wyrazy uznania od najwyższego kierownictwa Kierownicy funkcji administracyjnych podległych Nowakowi powinni przejąć większość odpowiedzialności za podejmowane decyzje. Będą oni oceniani za trafność tych decyzji, do doktora Nowaka natomiast należy koordynacja ich pracy i dopilnowanie, aby dążyli do realizacji głównych celów. Powinien zostać zatrudniony doradca Dyrektora, który tymczasowo będzie go wspierał w zakresie wiedzy finansowej, prawnej, doboru i motywacji pracowników.

Propozycja rozwiązań Co zrobić, jeśli podejmowane decyzje będą godzić w dobro pacjentów? Dr Nowak powinien delegować większość decyzji dotyczących pacjentów podlegającemu mu zespołowi lekarzy Nie powinien kwestionować ich decyzji w zakresie leczenia, co zdejmie z niego odpowiedzialność za poszczególne przypadki Może on być reprezentantem zespołu lekarzy przed naczelnym kierownictwem, co pozwoli poprawić poziom opieki lekarskiej (uwzględnienie dobra pacjentów przy podejmowaniu decyzji strategicznych)