Inwentarze tworzone w BUW Roman Tabisz 6. Spotkanie PGU systemu VTLS/Virtua BUG, 04-05 czerwca 2014 r.

Jakie są obowiązki bibliotek w zakresie szczegółowej ewidencji wpływów? prowadzenie inwentarzy dla książek, czasopism i zbiorów specjalnych przygotowywanie inwentarza zgodnie z następującymi wytycznymi: księga inwentarzowa składa się z ponumerowanych stron i przesznurowanych kart, przy czym końce sznurka są przytwierdzone do ostatniej strony pieczęcią lakową lub naklejką z pieczęcią urzędową biblioteki. Obok pieczęci kierownik biblioteki i główny księgowy potwierdzają podpisem treść klauzuli podającej liczbę stron karty księgi inwentarzowej drukowanej z bazy danych musza być opatrzone kolejnym numerem strony, a zapisy – uszeregowane według kolejnych, rosnących numerów inwentarzowych wydruk kolejnych kart księgi inwentarzowej nie rzadziej niż raz w roku sporządzanie zestawienia liczby i wartości zinwentaryzowanych jednostek ewidencyjnych nie rzadziej niż raz do roku

W jaki sposób w BUW inwentarze są tworzone? drukowane z bibliotecznych baz danych: bazy danych „Czasopisma” (Access) dla wydawnictw ciągłych katalogu online bibliotek UW (VTLS/Virtua) dla wydawnictw zwartych, niektórych „współczesnych” zbiorów specjalnych, zbiorów XIX w. (wydawnictwa zwarte) oraz na zamówienie bibliotek wydziałowych (wydawnictwa zwarte) tworzone tradycyjnie dla „historycznych” zbiorów specjalnych, mikrofilmów

Inwentarze książek

Etapy powstania inwentarza wprowadzanie danych do katalogu online bibliotek UW zamawianie inwentarza przygotowywanie danych do wydruku wydruk inwentarza docelowego

Wprowadzanie danych (I)

Wprowadzanie danych (II) ?

Zamawianie inwentarza

Aplikacja Inwenatrz

Panel użytkownika aplikacji

Mechanizmy kontrolne Kontrola kolejności sygnatur Kontrola cen/wartości Kontrola źródła wpływu

Korekta inwentarza modyfikacja danych w katalogu online bibliotek UW, a następnie ponowne zamówienie inwentarza (zalecane przy licznych błędach w inwentarzu) modyfikacja danych w katalogu online bibliotek UW, a jednocześnie lokalnie w aplikacji bez konieczności ponownego zamawiania (zalecanie przy niewielkiej liczbie błedów) modyfikacja danych wyłącznie lokalnie w aplikacji (zalecane wyłącznie przy poprawkach

Lokalna korekta inwentarza

Panel użytkownika aplikacji

Inwentarz docelowy

Inwentarz docelowy

Zamawianie inwentarza przez www

Panel użytkownika (dostęp przez www)

Edycja lokalna inwenatrza Treść slajdu 3 ...

Inwentarze czasopism

Wprowadzanie danych (aplikacja Czasopisma)

Zamawianie inwentarza (aplikacja Czasopisma)

Kontrola danych (Aplikacja Czasopisma) Kontrola nr teczki <-> wielokrotny tytuł Kontrola ciągłości nr t-ek dla jednej ceny Kontrola braku faktur (Kk,Kz,Pk,Pz) Kontrola zbędnych faktur (nie Kk,Kz,Pk,Pz) Kontrola nazw (dla Tom/Wol) Kontrola nazw (dla Zeszyt) Kontrola na Dz,Wz (wysyłka Polska) Kontrola na Dk,Wk (wysyłka nie Polska) Kontrola cen zerowych (nie zob.wyżej)

Inwentarz docelowy (aplikacja Czasopisma)

Wprowadzanie danych (Virtua) Ostatnie cyfry to numer inwentarzowy Zawartość woluminu Baza testowa - przykłady. W polu druga sygnatura wpisano, używając czytnika barkodów, ten sam numer co w polu barkod. Pole druga sygnatura jest wyszukiwane w indeksie, dlatego się na nie zdecydowaliśmy. Zapis, który trafi do inwentarza musi uwzględniać wszystkie części woluminu, dlatego jest dokładniejszy od zapisu stosowanego dla pojedynczego numeru będącego jedną z części woluminu. T.2 wymieniony jest w innej kolejności, niż ma to miejsce w rekordzie zasobu. Powodowane jest to tym, że system układa kolejne woluminy wg porządku alfabetycznego. W razie zmiany oznaczenia z tomu na część późniejsze woluminy przeskoczyłyby na początek wykazu. Wprowadzałoby to wszystkich w błąd. Postanowiliśmy więc, żeby uniknąć niebezpieczeństwa, szeregować woluminy wg daty nominalnej lub daty wydania, a oznaczenia części i tomów podawać w drugiej kolejności.

Wprowadzanie danych (Virtua) Numer faktury w polu Staff Notes – tylko w przypadku kupna/prenumeraty Woluminy trafiające do inwentarza zawsze będą miały wypełnioną zakładkę Notes. W polu Staff Notes będziemy podawać informacje o proweniencji, numer faktury, informację o cenie jeśli cena podana jest przy pierwszym woluminie. Woluminów możemy mieć w jednym roku np. 30. Przy pierwszym woluminie podajemy cenę łączną za cały rok.

Inwentarz docelowy (Virtua)

Wprowadzanie danych (skontrum) Na potrzeby skontrum WD będą tworzone rekordy egzemplarza dla najmniejszych jednostek czasopisma tzn. dla numerów, zeszytów, samodzielnych indeksów, dodatków, wkładek itp. (jeśli nie są one oprawione w twardą oprawę introligatorską) lub dla woluminów (jeśli są oprawione w twardą oprawę introligatorską). Rekord egzemplarza (tzw. mały item) powinien zawierać: sygnaturę, rok, oznaczenie części, status, barkod. Staramy się, aby zapisy były jak najbardziej uproszczone. Stąd brak określenia czy to numer, zeszyt, część. Niczego nie wpisujemy do zakładki Notes. Wypełniamy danymi tylko zakładkę Item Elements.

Wyciąg (skontrum) Lista tytułów, jaka będzie dostarczana Oddziałowi Kontroli i Selekcji Zbiorów w celu przeprowadzenia skontrum czasopism. W ramce i na całej stronie woluminy i poszczególne numery woluminów, które weszły do nowego inwentarza.

Dziękuję za uwagę r.tabisz@uw.edu.pl