Projekt: „LOGISTYKA STAWIA NA TECHNIKA – podnoszenie kwalifikacji zawodowych uczniów zawodu technik logistyk poprawiające ich zdolności do zdobycia zatrudnienia” NUMER PROJEKTU: RPWP.08.03.01-30-0052/16

Przepływ informacji w przedsiębiorstwie i łańcuchu dostaw Autor: Adam Koliński

PRZEPŁYW INFORMACJI Przepływ informacji jest połączeniem pomiędzy jednostkami będącymi zarówno źródłami informacji jak również ich użytkownikami. Skutecznie opracowany przepływ informacji ma na celu wspomaganie procesu decyzyjnego, co bezpośrednio wpływa na szybkość i trafność podejmowanych decyzji. W tym celu opracowuje się systemy informacyjne w przedsiębiorstwach, które wraz z rozwojem technologii informatycznych i komunikacyjnych oraz globalizacji, są wspierane przez systemy informatyczne wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem.

PRZEPŁYW INFORMACJI Dane i informacje wykorzystywane w procesie decyzyjnym zarządzania logistyką, dotyczą różnych faz przepływu materiałowego. Taka sytuacja powoduje, że system informacyjny procesów logistycznych nadzoruje przepływ danych i informacji z różnych sfer działalności przedsiębiorstwa, takich jak: zaopatrzenie, analiza zapasów, magazynowanie, transport zewnętrzny i wewnętrzny, sprzedaż, dystrybucja, kooperacja z dostawcami i odbiorcami, analiza finansowa.

SYSTEM INFORMACYJNY WSPOMAGAJĄCY ANALIZĘ PROCESU PRODUKCJI

PRZEPŁYW INFORMACJI Informacje uzyskane z tak opracowanego systemu przepływu danych, umożliwiają: usprawnienie planowania operacyjnego i rzeczowo-finansowego (budżetowania), precyzyjne monitorowanie realizacji planów produkcyjnych oraz ich odchyleń od stanu rzeczywistego, analizę stanu i sygnalizowanie zagrożenia za pomocą analizy wskaźnikowej, korygowanie planu i budżetu procesu produkcyjnego, reagowanie na odchylenia w wykonaniu planu i budżetu, prowadzenie analiz i prognoz inwestycji, projektów i wyników, raportowanie, na podstawie którego wygenerowane zostaną sprzężenia zwrotne.

SYSTEM INFORMACYJNY A SYSTEM INFORMATYCZNY System informacyjny jest to posiadająca wiele poziomów struktura pozwalająca użytkownikowi na przetwarzanie, za pomocą procedur i modeli, informacji wejściowych w wyjściowe. Natomiast system informatyczny jest wydzieloną, skomputeryzowaną, częścią systemu informacyjnego

SYSTEM INFORMACYJNY Głównym zadaniem systemu informacyjnego jest uporządkowanie przepływu danych i informacji w przedsiębiorstwie. Z tego względu systemem informacyjnym można nazwać procedurę regulującą normy archiwizowania i przekazywania informacji pomiędzy działami przedsiębiorstwa, opracowaną w formie papierowej lub elektronicznej. W takim przypadku przepływ informacji następuje w sposób fizyczny, np. poprzez przekazanie pisma firmowego między działami przedsiębiorstwa, wysłanie maila pomiędzy pracownikami, a także telefony oraz rozmowy służbowe. W dobie konieczności konkurencji czasowej konieczne jest jednak skracanie czasu przepływu informacji przez działy przedsiębiorstwa. Z tego względu coraz większym powodzeniem cieszy się wykorzystanie systemów informatycznych wspomagających zarządzanie.

ROLA INDEKSU MATERIAŁOWEGO W SYSTEMIE INFORMACYJNYM Indeks materiałowy (IM) jest symbolicznym oznaczeniem materiału, który jednoznacznie określa materiał we wszystkich procesach biznesowych przedsiębiorstwa. Logika struktury indeksu wynika z ilości stosowanych materiałów oraz potrzeb ich grupowania oraz sprawnej i jednoznacznej identyfikacji pozycji materiałowej. Pojedynczy indeks materiałowy jest podstawową jednostką analityczną, jednak ze względu na możliwość wielokryterialnych analiz controllingowych, celowe jest kojarzenie danych indeksu w kartoteki. Kartoteka Indeksu Materiałowego (KIM) jest zbiorem jednoznacznie zdefiniowanych danych opisujących daną pozycję materiałową w bazie danych systemu informatycznego przedsiębiorstwa, które kompletnie i jednoznacznie opisują materiał skojarzony z indeksem materiałowym.

ROLA INDEKSU MATERIAŁOWEGO W SYSTEMIE INFORMACYJNYM Głównym celem tworzenia i aktualizacji kartotek indeksów materiałowych (zarówno wytwarzanych jak i kupowanych) jest: utworzenie lub usunięcie z bazy danych przedsiębiorstwa danych opisujących pozycję materiałową, opis indeksu materiałowego oraz definiowanie danych niezbędnych do zarządzania indeksem materiałowym, zmiana (przebudowa) struktury indeksu, rejestracja zmian, pozwalających na zarządzanie terminami obowiązywania nowych danych oraz wprowadzania i wycofywania pozycji materiałowej, kojarzenie i weryfikacja pozycji materiałowej (indeksu materiałowego).

PLAN ZINTEGROWANYCH PROCESÓW I PRZEPŁYWÓW MATERIAŁOWYCH Dane finansowe dotyczące ewidencji obrotu materiałowego – dostarczania i zużycia materiałów Dane ilościowe dotyczące struktury materiałowej Dane ilościowe dotyczące planu sprzedaży z uwzględnieniem indeksu wyrobów gotowych PLAN SPRZEDAŻY Indeks materiałowy Rynki sprzedaży Wartość sprzedaży netto produktów Razem rynek Udział w rynku Produkt A Produkt B Produkt C Produkt D Produkt E Produkt F A B C D E 420.508 615.225 1.139.088 805.760 549.805 232.900 175.540 515.655 1.128.476   873.420   238.573   461.340   592.204 226.070 425.400 936.163 787.661 2.500.464 1.478.175 2.696.784 11,15% 9,38% 29,77% 17,60% 32,10% Razem produkt 1.035.733 1.944.848 958.245 2.517.551 1.292.117 651.470 8.399.247 100% Udział w sprzedaży 12,33% 23,15% 11,41% 29,97% 15,38% 7,76% Wygenerowanie kartoteki indeksów wyrobów sprzedanych w relacji z indeksami materiałów zużytych w produkcji Dane ilościowo-asortymentowe dotyczące ewidencji obrotu materiałowego – dostarczania i zużycia materiałów Wygenerowanie kartoteki indeksów wyrobów gotowych uwzględnionych w planie sprzedaży Plan finansowy – przychodów, kosztów, przepływów finansowych Dane ilościowo-asortymentowe dotyczące procesu transportowego z uwzględnieniem planu i normatywów PLAN ZINTEGROWANYCH PROCESÓW I PRZEPŁYWÓW MATERIAŁOWYCH Czas wykonania Poniedziałek Wtorek Środa Czwartek Piątek Sobota Niedziela Operacja 1 2 3 OPN25 / 1 OPN25 / 2 OPN25 / 3 OPN25 / 4 OPN25 / 5 OPN25 / 6 OPN25 / 7 OPN25 / 8 OPN25 / 9 OPN25 / 10 Plan zapasów, stanów magazynowych, zakupów Wygenerowanie kartoteki indeksów asortymentowych realizowanych w procesie transportowym G C N M D Z X Y A Cyklogramy ilościowo-asortymentowe potrzeb materiałowych i dostaw Plan wykorzystania potencjału Wygenerowanie kartoteki indeksów wyrobów gotowych, półwyrobów i materiałów uwzględnionych w planie zapotrzebowania materiałowego Wygenerowanie kartoteki stanów magazynowych, dowodów przychodu i rozchodu materiałowego, inwentaryzacji, obrotu materiałowego oraz przeceny asortymentowej Wygenerowanie kartoteki indeksów wyrobów gotowych realizowanych w procesie produkcyjnym Dane ilościowo-asortymentowe dotyczące rozliczenia realizacji procesu produkcyjnego z uwzględnieniem planu i normatywów Dane ilościowo-wartościowe dotyczące planowania i organizacji potrzeb materiałowych Dane ilościowo-wartościowe dotyczące realizacji i obsługi zakupów oraz procesów magazynowych

ZINTEGROWANE PLANOWANIE DZIAŁAŃ BIZNESOWYCH WG IM Indeks materiałowy bezpośrednio zasila informacyjnie następujące elementy procesu analitycznego i decyzyjnego: normatywne procesy i zasoby produkcyjne, marszruty realizacji i czasokresy wykonania, potencjał produkcyjny i podmioty wykonujące (własne i outsourcing), zintegrowany przepływ półproduktów, podzespołów i materiałów, harmonogramy kooperacji, zintegrowane zakupy, palny dostaw, zapasów i magazynowania, zintegrowane kosztorysy, wstępne plany kosztów i inwestycji.

ZINTEGROWANE PLANOWANIE DZIAŁAŃ BIZNESOWYCH WG IM Do podstawowych indeksów, które mają wpływ na realizację procesu przepływu materiałów, należy zaliczyć: dostawy: czas realizacji zamówienia (podane przez dostawców) – wykorzystywane do opracowywania zamówienia i ustalania terminu planowanej dostawy oraz oceny dostawców, ocena dostawców dokonana przez przedsiębiorstwo (na podstawie danych zewnętrznych lub poprzez wcześniejszą współpracę z dostawcą) oraz zajmowane miejsce w ratingu dostawców, transport – ilość środków transportu, maksymalna ładowność i ich wyposażenie (specjalne warunki dla niektórych asortymentów): własny (dane płynące z wewnątrz przedsiębiorstwa), obcy (dane płynące od dostawców lub operatorów logistycznych), magazyn – dostępna powierzchnia magazynowa, oraz jego wyposażenie ze względu na specjalne wymagania magazynowe dla niektórych asortymentów: obcy (dane płynące od dostawców lub operatorów logistycznych).

FUNKCJONALNY PRZEPŁYW INFORMACJI

PROCESOWY PRZEPŁYW INFORMACJI

PROCESOWY PRZEPŁYW INFORMACJI Podejście procesowe (orientacja procesowa) koncentruje się natomiast na procesach zachodzących wewnątrz przedsiębiorstwa. Do głównych zalet należy zaliczyć: koncentracja na głównych procesach w przedsiębiorstwie i skrócenie czasu ich realizacji, możliwość transformacji strategii przedsiębiorstwa na cele głównych procesów, poprawa parametrów charakteryzujących obsługę klienta (np. skrócenie czasu realizacji zamówienia), szybkość podejmowania decyzji (duża samodzielność pracowników), szybki przepływ informacji w ramach zespołu procesowego, możliwość szybkiej reakcji na dynamiczne zmiany w otoczeniu przedsiębiorstwa co może przełożyć się na przewagę konkurencyjną. Podstawową wadą podejścia procesowego jest utrudniony przepływ informacji pomiędzy różnymi zespołami projektowymi.

TRENDY ROZWOJU SYSTEMÓW ERP Dzisiejsze trendy w rozwoju systemów ERP związane są z budowaniem lepszych relacji z dostawcami i odbiorcami, ze wzmacnianiem ich współpracy. Przewiduje się, że systemy ERP będą współpracowały z innymi specjalistycznymi i dedykowanymi systemami. ERP DOSTAWCY KLIENCI Zarządzanie łańcuchem dostaw SCM Zarządzanie relacjami z klientem CRM Opracowanie własne na podstawie: I.J. Chen, Planning for ERP systems: analysis and future trend, „Business Process Management Journal” 2001, t. 7, nr 5, s. 374–386

TRENDY ROZWOJU SYSTEMÓW ERP System ERP współpracuje z systemem CRM i SCM. Informacje dotyczące klienta zbierane są przez system CRM, a efekty analizy pozyskanych informacji trafiają do systemu ERP (np. zamówienia wyrobów gotowych czy projekty nowych wyrobów zgodnych z wymaganiami klienta). Podobnie jest z zarządzaniem łańcuchem dostaw: informacje wynikające z SCM trafiają do ERP i na tej podstawie realizowane są np. poszczególne zamówienia produkcyjne związane ze zmianami zapotrzebowania rynku. Nowe spojrzenie na systemy informatyczne zakłada współpracę poszczególnych ogniw w łańcuchu dostaw.

TRENDY ROZWOJU SYSTEMÓW ERP Jednak, aby system SCM mógł funkcjonować efektywniej, przepływ informacji w łańcuchu dostaw powinien być realizowany drogą elektroniczną poprzez EDI. I. Malanowska, A. Koliński, Rola systemów informatycznych w procesie przepływu informacji w łańcuchach dostaw, w: Społeczeństwo informacyjne. Gospodarka, technologie, procesy, C. Hales, B. Mikuła (red.), Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego, Kraków 2011, s. 160

PRZEPŁYW INFORMACJI W ŁAŃCUCHU DOSTAW Przepływ informacji napotyka również problemy dotyczące m.in. korzystania z różnych formatów informacji i danych, różnych nośników informacji, a także z różnych systemów informatycznych wykorzystywanych przez partnerów do zarządzania w łańcuchu dostaw. Problemy te stanowią barierę dla przepływu informacji w łańcuchu. Efektywny w łańcuchu dostaw jest przepływ wielokierunkowy (w górę łańcucha dostaw – np. zamówienia, w dół łańcucha dostaw – np. awizo wysyłki). Zrozumienie konieczności zwiększenia zaufania do partnerów biznesowych w logistycznym łańcuchu dostaw oraz szersze udostępnianie ważnych informacji dla realizacji wspólnego celu są zasadniczymi warunkami integracji informacyjnej łańcucha dostaw.

PRZEPŁYW INFORMACJI W ŁAŃCUCHU DOSTAW PRZYCZYNY przyczyny techniczne - związane z niedopasowaniem systemów informatycznych, z brakiem rozwiązań dotyczących automatycznej identyfikacji danych, czy elektronicznej komunikacji między partnerami logistycznymi. KONSEKWENCJE utracona sprzedaż - brak aktualnej informacji o popycie powoduje braki zapasu lub jego nadmiar. W przypadku braku zapasu występuje też zagrożenie braku możliwości szybkiego odnowienia zapasu, ze względu na utrudniony przepływ informacji pomiędzy ogniwami logistycznego łańcucha dostaw. ignorowanie znaczenia informacji - niewykorzystywanie informacji jako czynnika wzrostu integracji łańcucha dostaw. wysokie koszty zapasów lub brak zapasów - występowanie obu sytuacji jest spowodowane źle rozplanowanym planem sprzedaży oraz brakiem przepływu informacji dotyczących stanu zapasów. niechęć do przekazywania informacji - brak zaufania wobec partnerów logistycznych, związanych z wykorzystaniem udostępnionych informacji w sposób zagrażający egzystencji danego przedsiębiorstwa. zniekształcony poziom obsługi klienta - jest spowodowany źle zaplanowaną prognozą oraz brakiem szybkiej reakcji łańcucha dostaw na zmiany popytu. brak wykorzystywania standardów - sprowadzający się do ograniczonej możliwości elektronicznej wymiany dokumentów i informacji oraz do wielokrotnego zapisywania informacji ze względu na wykorzystywanie różnych nośników informacji. mała wartość dla klienta - który ponosi koszty łańcucha dostaw, niewpływające na wartość produktu. W ten sposób dostawcy przenoszą koszty na cenę wyrobów, bardzo często osłabiając jego konkurencyjność. Opracowano na podstawie: I. Fechner, Zarządzanie łańcuch4m dostaw, Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2007, s. 116-117

PRZEPŁYW INFORMACJI W ŁAŃCUCHU DOSTAW Mimo spełnienia warunków integracji, aby usunąć w znaczącym stopniu bariery przepływu informacji, należy również: wdrożyć standardy dotyczące zapisu, odczytu, rejestracji oraz przepływu informacji, stosować kody kreskowe i znaczniki elektroniczne jako efektywne nośniki informacji, wdrożyć transportery, czyli nośniki informacji, które posiadają funkcję programowania, stosować zarówno stacjonarne, jak i mobilne urządzenia służące do identyfikacji i umożliwiające przepływ informacji, rejestrować dane wejściowe i wyjściowe każdego procesu zachodzącego w logistycznym łańcuchu dostaw, wykorzystywać systemy informatyczne przystosowane do wzajemnej komunikacji. I. Fechner, Zarządzanie łańcuchem dostaw, Wyższa Szkoła Logistyki, Poznań 2007, s. 118–119

TEMATY POKREWNE Pod poniższymi linkami można znaleźć inne prezentacje, opracowane przez Wyższą Szkołę Logistyki, o podobnej tematyce: Standardy GS1