Praca biurowa W znaczeniu szerokim W znaczeniu wąskim oznaczała czynności techniczne polegające na tworzeniu, przechowywaniu informacji w formie dokumentów. to zbieranie informacji i ich analizowanie oraz wydawanie na ich podstawie rozstrzygnięć. ogół tych czynności, które mają na celu zbieranie i przygotowanie materiałów informacyjnych koniecznych do podjęcia decyzji

Cechy pracy biurowej wykonywanie jej w biurze, przez które należy rozumieć administracyjną jednostkę organizacyjną zajmującą się gromadzeniem, przetwarzaniem i przechowywaniem informacji wykonywanie jej przy użyciu właściwych technicznych środków, np. urządzeń komputerowych sposób jej wykonywania jest podobny W administracji publicznej czynności administracyjno-biurowe stanowią podstawową jej działalność. Na czynności te składa się praca biurowa czyli opracowywanie informacji niezbędnych do podjęcia decyzji, sporządzanie dokumentów i pism, zbieranie informacji dotyczących zakresu działania danej instytucji, ich rejestrowanie i klasyfikowanie.

Czynności biurowe charakteryzują się : masowością - gdyż występują w każdej komórce organizacyjnej na stanowisku pracy; typowością - polegają na typowych czynnościach takich jak pisanie. Z tą cechą związana jest także niezbędność czynności takich jak np. przyjmowanie pism, ich rejestracja czy wysyłanie. Dla nich też „można ustalić jednolite metody i tryb postępowania bez względu na rodzaj jednostki (komórki) organizacyjnej'‘; periodycznością - związane są z przygotowaniem tych samych lub podobnych materiałów w podobnych sprawach.

Sprawność Osiągnięcie tego celu jest możliwe dzięki wewnętrznej organizacji instytucji wewnątrz której czynności biurowe są wykonywane. Następuje to między innymi poprzez: opracowanie założeń dla struktury organizacyjnej i przyjęcie określonego systemu zarządzania, opracowanie schematu organizacyjnego, opracowanie ścisłej nomenklatury stanowisk, opracowanie symboliki komórek organizacyjnych i stanowisk, ustalenie ramowego zakresu czynności komórek i pionów, ustalenie podstawowych powiązań służbowych i funkcjonalnych między komórkami organizacyjnymi, ustalenie szczegółowych zakresów czynności stanowisk pracy, opracowanie instrukcji roboczych dla stanowisk pracy, opracowanie instrukcji obiegu dokumentów".

etap specjalizacji ( podział pracy) Proces organizacji składa się z kilku etapów: etap specjalizacji ( podział pracy) etap konfiguracji organizacyjnej (określenie pionów, komórek, stanowisk) etap centralizacji (przyznanie uprawnień do wydawania decyzji) etap standaryzacji (opis typowych czynności) etap formalizacji (tworzenie dokumentacji organizacyjnej)

Zadanie 1

zorganizowane działanie to cykl, na który składa się: 1. ścisłe określenie celu działania; 2. ustalenie warunków i środków za pomocą których cel może zostać osiągnięty; 3. określenie planu uwzględniającego warunki i cele realizacji celów; 4. wykonanie planu 5. kontrolowanie sposobu realizacji celów i ewaluacja.

Zadanie II

Zasady pracy biurowej Organizując pracę biurową należy wziąć pod uwagę zasady wypracowane w doktrynie, do których można zaliczyć m.in.: Zasadę doboru pracowników - należy wziąć pod uwagę zarówno predyspozycje zawodowe, wykształcenie, jak też inne czynniki, np. stan zdrowia, umiejętność pracy w zespole, itp. Zasadę podziału pracy - uwzględnienie tej zasady pozwala uniknąć konfliktów kompetencyjnych między pracownikami. Zasadę harmonizacji czynności - poszczególne działania muszą wzajemnie się przenikać, pozostawać w pewnych korelacjach i pozostawać w zgodzie z głównym celem instytucji. Zasadę nadzoru i kontroli - celem tych czynności jest czuwanie nad zgodnością zamierzonych rezultatów z faktycznie osiągniętymi. Zasadę elastycznego działania - zwaną inaczej zasadą operatywności, która pozwala na dostosowanie działania do zmieniających się warunków. Należy jednak pamiętać, że w przypadku administracji publicznej, działania zawsze muszą mieścić się w granicach prawa.

Struktura organizacyjna oznacza wewnętrzną strukturę instytucji, jej podział na komórki organizacyjne. Oznacza także ogół relacji organizacyjnych zachodzących w danym układzie. Pod pojęciem tym można także rozumieć zorganizowany zespół ludzki osiągający cel.

Struktura organizacyjna może być rozpatrywana w dwóch kontekstach: statycznym (stanowiącym przekrój jednostki) dynamicznym (ukazującym relacje w danej jednostce czasu). Może być budowana w rożny sposób przy uwzględnieniu rożnych czynników takich jak cele, charakter instytucji czy terytorialny zasięg działania. Do elementów strukturalnych instytucji należy zaliczyć: 1 - komórki organizacyjne występujące pod rożnymi nazwami, np. departamenty, wydziały, referaty 2 - stanowiska pracy (referent, radca prawny)

Jednostka organizacyjna Jednostka organizacyjna z kolei to „instytucja która jest prawnie i gospodarczo wyodrębniona oraz ma zdolność do samodzielnych działań prawnych, gospodarczych i organizacyjnych„ Wewnętrzna struktura jednostki organizacyjnej uzależniona jest od czynników takich jak: podział pracy i specjalizacja oraz scalanie czyli łączenie podobnych czynności i grupowanie stanowisk oraz ich podporządkowanie jednemu kierownictwu. Biorąc pod uwagę kryterium znaczenia jednostek organizacyjnych wyróżnia się jednostki działalności podstawowej (realizujące cele końcowe instytucji), regulacyjnej (zajmujące się wytyczaniem celów lub kontrolą instytucji) pomocniczej (wykonujące funkcje polegające na obsłudze jednostek podstawowych)

Jednostka organizacyjna W strukturze organizacyjnej instytucji wyróżnia się wewnętrzny podział na: piony, komórki organizacyjne oraz stanowiska pracy. Podział na piony stanowi odzwierciedlenie funkcji instytucji, np. pion administracyjny, finansowy. Na czele pionu stoi kierownik. Komórki organizacyjne mogą mieć charakter jednoszczeblowy (stanowiska pracy) lub wieloszczeblowy (np. departamenty, wydziały). niebezpieczeństwo zbyt dużego rozdrobnienia struktur organizacyjnych, może skutkować wydłużeniem drogi obiegu informacji, opóźnieniem w załatwianiu spraw, zacieraniem kompetencji i odpowiedzialności. Struktura organizacyjna poszczególnych jednostek nie ma charakteru stałego. Ulega modyfikacjom wynikającym przede wszystkim z faktu powierzania nowych zadań ale także ilości skarg czy rozrostem czynności koordynacyjnych.

Typy struktur organizacyjnych instytucji Kryterium: rozpiętość kierowania Struktury płaskie rozpiętość kierowania jest większa, duża liczba zespołów roboczych podporządkowana jest jednemu kierownikowi. Zaletą tej struktury jest szybkość przepływu Informacji, wadą - ograniczenie bezpośrednich kontaktów kierownika z podwładnymi. Struktury smukłe - wleloszczeblowe Następuje tu zmniejszenie rozpiętości kierowania i lepszy kontakt kierownika z pracownikami. W strukturze tej występują liczne pośrednie stanowiska kierownicze między głównym kierownikiem a podwładnymi. Wadą systemu jest wydłużenie przepływu informacji. Zaletą zaś mniejsza liczba zespołów roboczych, „co wpływa na zwiększenie stopnia oddziaływania kierownictwa na bezpośrednich podwładnych

Typy struktur organizacyjnych instytucji Kryterium: więzi organizacyjne Struktura liniowa - zwana także hierarchiczną wzajemne oddziaływanie między członkami instytucji wyznaczane jest według prostej linii hierarchicznej zależności, np. dyrektorzy wydziałów. Każdy pracownik otrzymuje polecenie służbowe od kierownika a ten podlega kierownikowi naczelnemu. Mała elastyczność, nie sprzyja kreatywności

Typy struktur organizacyjnych instytucji Kryterium: więzi organizacyjne Struktura funkcjonalna obok członu kierowniczego występują na tym samym szczeblu jeszcze inne człony kierownicze o wyspecjalizowanych funkcjach, np. z-ca dyrektora ds. kadrowych, główny księgowy. Pracownicy mogą otrzymywać polecenia od innych wyspecjalizowanych kierowników. Bezpośredni przełożony wskazuje co powinno zostać wykonane, zaś komórki wyspecjalizowane, jak zadanie ma zostać wykonane138. „Podstawowa cecha struktury funkcjonalnej polega no powierzeniu określonych funkcji odpowiednio wyspecjalizowanym, fachowym komórkom organizacyjnym lub stanowiskom pracy na każdym szczeblu hierarchii organizacyjnej

Typy struktur organizacyjnych instytucji Kryterium: więzi organizacyjne Struktura sztabowa do instytucji o charakterze liniowym zostaje wprowadzony nowy człon o wyspecjalizowanej funkcji, tj. o charakterze opiniodawczo-doradczym. Ten typ struktur łączy w sobie elementy właściwe dla struktur liniowych („wyraźnie zarysowane jednoosobowe kierownictwo, jednostkowa odpowiedzialność, szybkość decyzji i sytuacja sprzyjająca samodzielnej inicjatywie na wszystkich szczeblach hierarchii") jak i funkcjonalnych („możność maksymalnego posługiwania się „radą kompetentną"). Człon taki może występować w różnych formach organizacji- od prostych np. radca prawny, po jednostki sztabowe, np. resortowe instytuty naukowo badawcze podporządkowane ministrowi. Sztaby „konsultują zarówno szefa liniowego, jak i komórki funkcjonalne na niższych szczeblach organizacyjnych, zbierają informacje, wykonują analizy, opiniują projekty rozwiązań, przygotowują warianty decyzji itp."

Typy struktur organizacyjnych instytucji Kryterium: więzi organizacyjne Struktura techniczna jego szersze zastosowanie można mieć miejsce w administracji gospodarczej i ogólnej, jeżeli za podstawowy surowiec reżimu technologicznego przyjmie się dobrze, rzetelnie sporządzoną i na czas dostarczoną informację niezbędną do wydania trafnych decyzji

Typy struktur organizacyjnych instytucji Kryterium: więzi organizacyjne Struktura macierzowa stanowi odejście od klasycznego biurokratycznego założenia, że struktura organizacyjna powinna charakteryzować się stałością i trwałością. Składa się z dwóch elementów: stałego - składa się z komórek organizacyjnych, jak w strukturach sztabowo-liniowych, zmiennego - którą stanowią zespoły, składające się z pracowników różnych działów, powołane do wykonania określonych przedsięwzięć, a po ich wykonaniu zespoły się rozwiązują. Wadą tej struktury jest podwójne podporządkowanie służbowe.

Typy struktur organizacyjnych instytucji Kryterium: więzi organizacyjne Struktura hybrydowa ten model stanowi połączenie wcześniej wskazanych. Jego istota sprowadza się do włączenia do części zmiennej struktury macierzowej, komórek sztabowych pomagających kierownikom przedsięwzięć w realizacji ich zadań oraz funkcji.

Typy struktur organizacyjnych instytucji Kryterium: więzi organizacyjne Struktura zespołowa jej istota sprowadza się do stworzenia zespołu o charakterze doraźnym połączonym z powierzeniem konkretnego zadania. Skład osobowy zespołu tworzą pracownicy- fachowcy z różnych komórek organizacyjnych. Na czas wykonywania zadania są oni zwolnieni z obowiązków pracowniczych wynikających z zajmowanego stanowiska pracy, na którego wracają po wykonaniu zadania.