Zamówienia w projektach – najczęściej popełniane błędy przy projektach współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego Gdańsk, 23 marca 2018 r. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020

Zamówienia w projektach W trakcie realizacji projektu współfinansowanego z EFS, wszystkie wydatki muszą być ponoszone zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020 z dn. 19.07.2017 r. (zwane dalej Wytycznymi). Sposób szacowania wartości zamówienia uregulowany został w punkcie 11) Podrozdziału 6.5 Zamówienia udzielane w ramach projektów. 11) Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością, z uwzględnieniem ewentualnych zamówień, o których mowa w pkt 8 lit. h. (udzielonych wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, przewidzianych w zapytaniu ofertowym zamówień na usługi lub roboty budowlane, polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych). Szacowanie jest dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu. Zabronione jest zaniżanie wartości szacunkowej zamówienia lub jego podział skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej, przy czym ustalając wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:

Zamówienia w projektach a) usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie Zastosowanie ww. kryterium powinno prowadzić do wyodrębnienia nie tylko zbliżonych przedmiotowo zamówień, ale także zamówień, które mimo braku przedmiotowego podobieństwa tworzą funkcjonalną całość. b) możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie Tożsamość czasowa w przypadku zamówień udzielanych w ramach realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, jest rozumiana jako cały okres realizacji projektu. c) możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę. Powszechną i typową sytuacją na rynku jest możliwość realizacji danych usług przez jednego wykonawcę (osobę lub firmę). Wskazane przesłanki należy interpretować zgodnie z wykładnią przepisów Pzp dotyczących szacowania wartości zamówienia.

Wartość szacunkowa (netto) Zamówienia w projektach W przypadku udzielania zamówienia w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części. Wartość szacunkowa zamówienia jest wartością netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT). W zależności od ustalonej szacunkowej kwoty zamówienia, Wytyczne obligują Zamawiającego do zastosowania odpowiednich procedur: Wartość szacunkowa (netto) Procedura wyboru wykonawcy poniżej 20 tys. PLN ponoszenie wydatku w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów (np. regulacje wewnętrzne) od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie rozeznanie rynku – procedura uregulowana w Podrozdziale 6.5.1 Rozeznanie rynku, Wytycznych

Wartość szacunkowa (netto) Zamówienia w projektach Wartość szacunkowa (netto) Procedura wyboru wykonawcy powyżej 50 tys. PLN do 30 tys. euro (w przypadku podmiotów niezobowiązanych do stosowania ustawy Pzp również powyżej 30 tys. euro) Zasada konkurencyjności – procedura uregulowana w Podrozdziale 6.5.2 Zasada konkurencyjności, Wytycznych 30 tys. euro włącznie i powyżej Pzp lub Zasada konkurencyjności (dla podmiotów nieobowiązanych do stosowania ustawy Pzp) W przypadku gdy beneficjent jest organem administracji publicznej, może on powierzać na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie realizację zadań publicznych w trybie określonym w tej ustawie organizacjom pozarządowym (np. w ramach poddziałania 06.01.02 Aktywizacja społeczno-zawodowa)

Kontrola – zamówienia W trakcie kontroli PZP weryfikujemy m.in.: Zamówienia w projektach Kontrola – zamówienia W ramach kontroli na miejscu projektu do weryfikacji wybieramy co najmniej jedno zamówienie, zaczynając od zamówienia o najwyższej wartości w ramach projektu. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości kontrolujemy kolejne o największej wartości poddając je kontroli w obszarze, którego dotyczyła nieprawidłowość stwierdzona w pierwszym kontrolowanym postępowaniu. W sytuacji, gdy w rozszerzonej próbie ponownie stwierdzone zostaną nieprawidłowości, sprawdzeniu podlegają wszystkie zamówienia realizowane w projekcie w zakresie, w którym stwierdzono nieprawidłowość. W trakcie kontroli PZP weryfikujemy m.in.: czy Beneficjent szacuje wartości zamówień z należytą starannością, czy ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w odpowiedni sposób, czy SIWZ zawiera wszystkie elementy, zgodnie z zapisami ustawy Pzp i zostało udostępnione wszystkim zainteresowanym wykonawcom, czy warunki udziału w postępowaniu oraz kryteria oceny ofert zostały określone prawidłowo (przejrzysty, adekwatny do zamówienia, zapewniające zachowanie uczciwej konkurencji), czy Beneficjent posiada prawidłowo wypełniony i kompletny protokół z postępowania,

Zamówienia w projektach czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty, zgodnie z kryteriami oceny ofert, czy Beneficjent dopuścił do udziału w postępowaniu oferty, które powinny zostać odrzucone lub/i wykonawca powinien zostać wykluczony, czy w przypadku zgłoszenia odwołań zostały one rozpatrzone, czy umowa podpisana z wykonawcą została przygotowana zgodnie z warunkami określonymi w SIWZ, treścią oferty, po zakończeniu postępowania odwoławczego i na czas określony w SIWZ, czy w przypadku niewykonania/nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia zostały zastosowane sankcje określone w umowie z wykonawcą, czy nastąpiło inne naruszenie przepisów wspólnotowych, zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

W zakresie kontroli zasady konkurencyjności weryfikujemy m. in.: Zamówienia w projektach W zakresie kontroli zasady konkurencyjności weryfikujemy m. in.: czy Beneficjent prawidłowo określił wartość zamówienia, tj. dokonał zsumowania usług i towarów w ramach danego projektu przy uwzględnieniu kryteriów: tożsamości przedmiotowej (rodzajowej lub funkcjonalnej) i czasowej zamówienia oraz możliwości jego wykonania przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa), czy Beneficjent umieścił zapytanie ofertowe w bazie konkurencyjności (https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/), czy zapytanie ofertowe zawiera wszystkie wymagane elementy (np. opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału oraz opis sposobu dokonywania ich oceny, informacje o wagach punktowych, termin składania ofert, opis sposobu przyznania punktacji), czy opis przedmiotu zamówienia został prawidłowo skonstruowany i nie odnosi się do określonego wyrobu lub źródła, czy Beneficjent posiada kompletny protokół potwierdzający prawidłowość wyboru wykonawcy (wykaz ofert, wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem, załączniki – złożone oferty, potwierdzenie upublicznienia zapytania, oświadczenie o braku powiązań z wykonawcami), czy Beneficjent dokonał wyboru najkorzystniejszej spośród złożonych ofert, czy informacja o wyniku postępowania została odpowiednio upubliczniona, czy postępowanie zostało przeprowadzone w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców.

Zamówienia w projektach W zakresie rozeznania rynku weryfikujemy m. in.: czy Beneficjent dokonał rozeznania rynku na wszystkie towary i usługi w związku z realizacją projektu, których wartość przekracza 20 tys. zł netto, czy w ramach procedury rozeznania rynku Beneficjent dokonał porównania cen u co najmniej 3 potencjalnych dostawców towarów lub usług, czy Beneficjent udokumentował rozeznanie rynku (wydruk zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta wraz z otrzymanymi ofertami, lub potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców wraz z otrzymanymi ofertami), czy w przypadku zastosowania przez Beneficjenta innych obowiązujących u niego zasad rozeznania rynku, zapewniają one dokonywanie zakupów w sposób racjonalny i efektywny.

Najczęściej spotykane błędy Szacowanie wartości zamówienia dokonywane z nienależytą starannością. brak dokumentacji potwierdzającej szacowanie zamówienia, dokonywanie szacowania wartości zamówienia w kwotach brutto, ustalenie wartości zamówienia publicznego w okresie dłuższym niż 3 m-ce przed dniem wszczęcia postępowania w zakresie usług i dostaw oraz 6 m-cy na roboty budowlane, brak aktualizacji szacowania wartości zamówienia; 2. Podział wartości zamówienia skutkujący ominięciem przepisów ustawy lub Wytycznych. nieprawidłowe sumowanie zamówień, powodujące zastosowanie niewłaściwego trybu (Pzp, zasady konkurencyjności, rozeznania rynku), nieprawidłowa interpretacja przesłanek przedmiotowej, czasowej i podmiotowej skutkująca ominięciem przepisów ustawy lub Wytycznych, ustalanie wartości zamówienia w odniesieniu do danego projektu w przypadku zamówień realizowanych przez Beneficjentów, będących zamawiającymi w rozumieniu Pzp, brak sumowania tożsamych kategorii zamówień w ramach jednego podmiotu będącego zamawiającym, niepołączenie tożsamych kategorii zamówień ujętych w różnych pozycjach budżetu projektu;

Najczęściej spotykane błędy 3. Błędy proceduralne i merytoryczne błędy w protokole (braki podpisów w wyznaczonych miejscach protokołu, brak daty i miejsca zatwierdzenia protokołu, niewpisanie danych osób wchodzących w skład komisji przetargowej, gdy komisja była powołana, niezachowanie chronologii dat poszczególnych czynnościach postępowania, brak informacji, w tym daty, na temat szacowania wartości zamówienia oraz brak oświadczeń zamawiającego i oferenta o braku powiązań kapitałowych i osobowych (w przypadku zasady konkurencyjności), brak potwierdzenia upublicznienia zapytania ofertowego, nie umieszczenie w opisie przedmiotu zamówienia nazw i kodów identyfikujących (CPV) określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień, nieprawidłowości związane z wyborem najkorzystniejszej oferty (np. błędy rachunkowe), brak upublicznienia wyniku postępowania, sformułowanie warunków udziału w postępowaniu w sposób przewyższający wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia oraz ograniczający konkurencję i równe traktowanie wykonawców, np. określenie, iż od składających oferty oczekuje się doświadczenia współpracy z gdańskimi instytucjami i placówkami w przypadku usług psychologa, prawnika lub trenera,

Najczęściej spotykane błędy określenie warunków udziału w postępowaniu oraz wymaganych od wykonawców środków dowodowych w sposób nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia oraz uniemożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, np. uzależnienie spełnienia warunku udziału w postępowaniu Zdolność techniczna i zawodowa od wykazania „szerokiej wiedzy z zakresu psychologii odnoszącej się do osób zagrożonych ubóstwem i wykluczeniem społecznym”, bez wskazania wymaganych od wykonawców środków dowodowych, które powinny zostać określone w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia oraz umożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, nieprecyzyjne określenie kryteriów oceny ofert np. Zamawiający informuje jakie kryteria weźmie pod uwagę (doświadczenie zawodowe i wykształcenie), podaje wartości procentowe poszczególnych kryteriów, jednak nie informuje ile wynosi maksymalna do uzyskania liczba punktów oraz za jaki rodzaj doświadczenia zawodowego i wykształcenia będzie przyznawał punkty. Zamawiający nie wskazał np. czy punkty za spełnianie powyższych kryteriów oceny będą przyznawane w kontekście ilościowym (ilość posiadanych dyplomów, ilość lat pracy, itp.) czy jakościowym (rodzaj ukończonych studiów – podyplomowe, licencjackie czy magisterskie, miejsce i tematyka pracy zawodowej, itp.), zastosowanie nieuzasadnionych kryteriów podmiotowych skutkujących dyskryminacją niektórych wykonawców, np. określone w latach wymagane doświadczenie w realizacji projektów w ramach EFS, gdy przedmiot zamówienia nie ma nic wspólnego ze specyfiką danego programu operacyjnego, np. prowadzenie zajęć wyrównawczych z języka angielskiego, dostawa komputerów lub usługa cateringowa,

Najczęściej spotykane błędy dokonanie opisu przedmiotu zamówienia w sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący, np. zawarcie w opisie zapisu: Osoba zatrudniona odpowiedzialna będzie między innymi za realizację następujących zadań(…), nieuzasadnione odniesienie się do określonego wyrobu, źródła, znaków towarowych, patentów lub specyficznego pochodzenia, w opisie przedmiotu zamówienia bez określenia zakresu rozwiązań równoważnych, niezachowanie formy pisemnej postępowania o zamówienie (brak dokumentów z przeprowadzonego postępowania przetargowego, zasady konkurencyjności lub rozeznania rynku).

Dziękuję za uwagę. 14