ZASADY PRAWIDŁOWEGO TWORZENIA PISM IFMSA – Poland Oddział Olsztyn

Członkowie Zarządu Oddziału, KTO TWORZY PISMA? Członkowie Zarządu Oddziału, Asystenci Lokalnych Koordynatorów Stałych, Koordynatorzy Lokalnych Projektów.

Kiedy potrzebujesz oficjalnego pisma z nadaniem sygnatury? Pisma skierowane do Władz WNM, Rektoratu (np. gdy chcesz przeprowadzić akcję na terenie Wydziału WNM lub samego Kortowa) i in. Instytucji ( Szpital), Poszukiwanie sponsorów, Prośba o współpracę w przeprowadzeniu danej akcji, Prośba o patronat nad daną akcją, Zapraszanie „Mediów”, Zapraszanie osób prywatnych/firm/instytucji mających poprowadzić Twoją akcję, Wynajęcie sali, Zakup potrzebnych materiałów, Wypożyczenie sprzętu.

NICZEGO NIE ZAŁATWIAMY TELEFONICZNIE!!! PISMA POTRZEBUJESZ RÓWNIEŻ WTEDY, GDY TWOJA AKCJA OBYWA SIĘ PONOWNIE (nawet jeśli jest to w tym samym miejscu, co ostatnio). NICZEGO NIE ZAŁATWIAMY TELEFONICZNIE!!!

PODZIĘKOWANIA I DYPLOMY NIE WYMAGAJĄ SYGNATURY Wzór podziękowania znajdziesz na stronie olsztyn.ifmsa.pl w zakładce INSTRUKTAŻ –> Zasady prawidłowego tworzenia pism. W takim wypadku pismo dostarczasz osobiście i koniecznie potrzebujesz podpisu prezydenta oddziału.

Kiedy wymagany jest podpis prezydenta? W sytuacji, gdy: chcesz zanieść pismo osobiście; Twoje pismo skierowane jest do Władz Uczelni, Twoje pismo skierowane jest do sponsorów, Twoje pismo skierowane jest do partnerów.

KILKA PODSTAWOWYCH ZASAD Każde pismo musi być utworzone na PAPIERZE FIRMOWYM (można go pobrać ze strony olsztyn.ifmsa.pl z zakładki INSTRUKTAŻ –> Zasady prawidłowego tworzenia pism). Nazywamy się IFMSA – Poland Oddział Olsztyn.

Używamy czcionki Calibri, rozmiar 12. Pogrubiona czcionka (Bold) obowiązuje do nazwy adresata oraz Waszego imienia i nazwiska na końcu pisma. Wasza funkcja powinna znajdować się pod imieniem i nazwiskiem (czcionka Calibri, rozmiar 9). Nie używamy wyjustowania oraz podkreśleń w formatowaniu tekstu.

WYSYŁANIE OFICJALNYCH PISM Masz dwie możliwości dostarczenia pism: 1. Pismo możesz zanieść osobiście. 2. Możesz wykorzystać drogę e – mail’ową. Gdy wybierasz 1. oprócz Twojego podpisu bezwzględnie wymagany jest podpis prezydenta oddziału! Gdy wybierasz 2. wystarczą jedynie Twoje dane na końcu pisma.

WERSJA „ELEKTRONICZNA” Calibri, 12 Calibri, Bold, 12 Calibri, 12 WERSJA „ELEKTRONICZNA” Calibri, Bold, 12 Calibri, 9

WERSJA „OSOBISTA”

nie później niż 5 dni przed planowaną akcją. CO DALEJ? Pismo wysyłasz do sekretarza oddziału na adres sekretarz@olsztyn.ifmsa.pl nie później niż 5 dni przed planowaną akcją. „Teoretycznie” sekretarz ma 14 dni na odpowiedź.

CO SIĘ STANIE, GDY NIE DOSTARCZYSZ PISMA SEKRETARZOWI? Konsekwencją braku pism związanych z aktualnie przeprowadzaną przez Ciebie akcją będzie utrata punktów, które przysługują Ci za pełnienie Twojego stanowiska. Kontrola będzie prowadzona co miesiąc.