ARCHIWIZOWANIE I NISZCZENIE MATERIAŁÓW NIEJAWNYCH płk Krzysztof PLEBAN

LITERATURA: - ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.), - rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), - zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 20 maja 1988 r. w sprawie warunków i trybu składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej. (MP. Nr 17, poz. 145),

LITERATURA: - zarządzenie Nr 3/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 2 lutego 2005 r. w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w resorcie Obrony Narodowej (Dz. Urz. MON Nr ,poz. ) - rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 18, poz. 156 z późn. zm.), - zarządzenie Nr 49/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 7 sierpnia 2002 r. w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych... (Dz. Urz. MON Nr 15, poz. 149),

LITERATURA: - zarządzenie Nr 41 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych.. (Dz. Urz. MSWiA nr 7, poz. 82), - zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 sierpnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych.. (Dz. Urz. MS Nr 3, poz. 20)

Dokumenty wytworzone i otrzymane przez jednostki organizacyjne dzieli się na: materiały archiwalne - wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna, statystyczna, mapy, plany i fotografie, filmy, mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe i inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło, informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego,

działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych; dokumentację niearchiwalną - inna dokumentacja, nie stanowiąca materiałów archiwalnych.

Sposób oznaczania kategorii dokumentacji: symbolem „A” - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiał archiwalny; symbolem „B”- z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentu o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;

symbolem „Bc” - oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę; symbolem „Be” - z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie (ze względu na charakter, treść, znaczenie) archiwum państwowego, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji (uznać za archiwalną).

Materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny przechowuje się wieczyście. Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej określane cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego po roku, w którym została zamknięta teczka aktowa odpowiedniej kategorii.

Otrzymane i wytworzone w jednostce organizacyjnej materiały niejawne podlegają: zwrotowi do nadawcy - jeżeli określił on taki sposób postępowania, bieżącemu niszczeniu - jeżeli nie posiadają wartości archiwalnej oraz użytkowej dla jednostki organizacyjnej, przechowaniu (gromadzeniu)

oznaczeniu materiałów archiwalnych symbolem Dokumenty wytworzone w jednostce organizacyjnej lub przez nią otrzymane podlegają kwalifikacji i klasyfikacji. Polega to na: dokonaniu jej podziału na kategorie „A” lub „B”, oznaczeniu materiałów archiwalnych symbolem „A”, oznaczeniu dokumentacji niearchiwalnej symbolem B z odpowiednim indeksem, oznaczeniu materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej symbolami klasyfikacyjnymi

Podstawę klasyfikacji oraz kwalifikacji dokumentacji ze względu na okres jego przechowywania (gromadzenia w akta spraw) stanowią jednolite rzeczowe wykazy akt. Wykazy akt w jednostkach organizacyjnych wprowadzają kierownicy jednostek organizacyjnych w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Podstawę do opracowania rzeczowego wykazu akt stanowią dokumenty organizacyjno-etatowe, zakres działania jednostki organizacyjnej oraz wykazy akt typowych. Przykładowy Wykaz akt typowych zawiera załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do ąrchiwów państwowych (Dz.U 1375 z 2002 r. Nr 167 poz. 1375) oraz załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 3/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 2 lutego 2005 r. w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacja w resorcie obrony narodowej,

Gromadzone w jednostce organizacyjnej dokumenty są kierowane przez kierowników komórek organizacyjnych do teczek akt założonych i oznaczonych przez kierownika kancelarii tajnej, zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

materiały archiwalne i niearchiwalne układa się wewnątrz teczek (segregatorów) w kolejności spraw, a w ramach sprawy chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę i zszywa po zakończeniu roku kalendarzowego. Po podszyciu teczki poszczególne jej strony powinny być ponumerowane.

Elektroniczne nośniki informacji, na których utrwalono informacje niejawne, kompletuje się przez ich ułożenie według numerów ewidencyjnych w pojemnikach oznaczonych jak teczki przedmiotowe zawierających wykaz przechowywanych nośników. Wykaz powinien zawierać numer ewidencyjny nośnika, numer ewidencyjny jego metryki oraz numer i stronę teczki akt, do której metryka została wszyta.

Metryki elektronicznych nośników informacji kompletuje się w odrębnej teczce przedmiotowej przeznaczonej wyłącznie do kompletowania tych urządzeń ewidencyjnych. Teczce nadaje się numer odpowiadający numerowi pojemnika traktując ją jako kolejny tom tego samego urządzenia ewidencyjnego.

Przy kompletowaniu akt należy przestrzegać następujących zasad: dokumenty w teczkach należy kompletować odrębnie dla każdej klauzuli tajności, chyba, że dotyczą tej samej sprawy, dokumenty otrzymane w ramach wymiany międzynarodowej należy kompletować się w odrębnych dla danego kraju i organizacji międzynarodowej teczkach,

Przy kompletowaniu akt należy przestrzegać następujących zasad: w teczkach akt zakwalifikowanych do kategorii „A” wszywa się wyłącznie oryginały dokumentów, na końcu teczki wszywa się arkusz zawierający informację o liczbie kart teczki, uwagi o ewentualnych kartach zastępczych lub uszkodzeniach, uwierzytelnioną podpisem kierownika kancelarii tajnej pieczęcią „do pakietów”, akta zszywa się w sposób umożliwiający odczytanie zawartych w teczce dokumentów,

Przy kompletowaniu akt należy przestrzegać następujących zasad: okładki teczki powinny być wykonane z trwałego materiału introligatorskiego, klauzula tajności teczki akt powinna odpowiadać co najmniej klauzuli najwyżej sklasyfikowanego materiału wpiętego do teczki, do teczek oznaczonych klauzulą „ściśle tajne” i „tajne” powinny być dołączone karty zapoznania się z dokumentem.

W uzasadnionych przypadkach (np W uzasadnionych przypadkach (np. wieloletnie opracowania, mała ilość korespondencji) - teczki akt mogą być kompletowane przez kilka lat. Dokumenty, które nie mogą być podszyte do teczek, z ważnych przyczyn służbowych, za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej mogą być przerejestrowane w dzienniku korespondencji na rok następny.

Teczki akt rejestruje się w Rejestrze Teczek Dokumentów Niejawnych, Dzienników i Książek Ewidencyjnych (Rejestrze Dokumentacji). Jeżeli teczka zawiera kilka tomów, każdy tom rejestruje się pod odrębną pozycją RTD.

Opisanie materiałów archiwalnych: umieszczenie na wierzchniej stronie każdej teczki: nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, w której materiały powstały; znaku akt (symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w jednostce organizacyjnej); tytułu teczki, tj. nazwy hasła klasyfikacyjnego wg. wykazu akt, obowiązującego w danej jednostce organizacyjnej i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce; rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego w teczce; symbolu kwalifikacyjnego materiałów archiwalnych (kategoria A);

Liczby stron w teczce; klauzuli tajności, numeru ewidencyjnego teczki wg. RTD sygnatury teczki, tj. numeru spisu zdawczo - odbiorczego i pozycji teczki w spisie.

Segregatory, okładki teczek, w zależności od klauzuli przechowywanych w nich informacji powinny mieć następujące kolory (rozwiązanie stosowane w resorcie ON): - „ściśle tajne” - czerwony, - „tajne” - niebieski, - „poufne” - zielony, - „zastrzeżone” - szary Dopuszcza się kompletowanie dokumentów niejawnych w segregatorach i pojemnikach innego koloru, pod warunkiem, że zostały oznaczone w sposób wyraźny naklejkami odpowiadającymi kolorom, o których mowa powyżej.

Prace związane z podszyciem dokumentów do teczek, opisem teczek i rozliczeniem dokumentów w rejestrach i dziennikach korespondencji kierownik kancelarii powinien zakończyć do 15 stycznia roku następnego.

podlegają zniszczeniu. Wykorzystane w jednostce organizacyjnej dokumenty, nie posiadające wartości archiwalnej ani użytkowej (np. kolejne egzemplarze dokumentów) podlegają zniszczeniu.

Dokumenty niejawne stanowiące tajemnicę służbową niszczą wykonawca oraz kierownik kancelarii. Fakt zniszczenia potwierdza się adnotacją w dzienniku korespondencji „zniszczono dnia....” oraz podpisami osób, które dokument zniszczyły.

Dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę państwową podlegają niszczeniu przez komisję powołaną przez kierownika jednostki organizacyjnej (komisję dokonującą kontroli rocznej). Komisyjne zniszczenie dokumentów dokumentuje się w protokole zniszczenia.

Dokumenty niejawne wstępnie niszczy kierownik kancelarii, pod nadzorem członków komisji albo wykonawcy, przez ich kilkakrotne przedarcie. Wstępnie zniszczone materiały do chwili ich ostatecznego zniszczenia przechowuje się w zaplombowanych workach lub pojemnikach w kancelarii tajnej lub innym zabezpieczonym jak kancelaria pomieszczeniu.

Dokumenty niszczy się ostatecznie przez ich pocięcie na paski o wymiarach maksymalnych 1,5x25 mm, zmielenie na miał papierowy, spalenie w piecu lub rozpuszczenie w kadzi z ługiem w zakładach papierniczych. Niszczenie ostateczne nadzoruje komisja - odpowiedzialna za zapewnienie warunków uniemożliwiających wglądu do niszczonych dokumentów osobom nieupoważnionym.

Teczki akt przechowuje się w kancelarii tajnej przez okres: w MON -5 lat, w większości jednostek przez 2 lata po czym zdaje do archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Jednostki organizacyjne przekazują materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego nie później niż po 25 latach od ich wytworzenia (w MON po 15 latach). Przekazanie materiałów odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Spis taki sporządza się w 3 egzemplarzach, z których 2 przekazywane są do archiwum państwowego a 1 dla jednostki organizacyjnej przekazującej materiały (w MON w 2 egz., Przed przyjęciem do archiwum materiałów dyrektor archiwum sprawdza ich stan oraz uporządkowanie. W przypadku nieuporządkowania może odmówić przyjęcia materiałów do czasu dokonania odpowiednich korekt.

Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.

Nadanie dokumentacji właściwego układu polega na ułożeniu teczek akt, zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej obowiązującą w czasie, w którym dokumenty te powstały w ramach poszczególnych komórek wewnętrznych lub organizacyjnych, według kolejności symboli klasyfikacyjnych rzeczowego wykazu akt jednostki organizacyjnej.

Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym (zał. Nr 6 do rozporządzenia Ministra Kultury), wypełnionym pismem maszynowym lub metodą elektroniczną, w kolejności zgodnej z nadanym układem.

Materiały archiwalne przekazywane do archiwum należy: przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych; umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym, biologicznym; zapakować w pudełka lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej oraz sygnatur teczek lub innych materiałów archiwalnych.

Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu /niszczeniu/ po upływie okresu przechowywania określonego w wykazie akt. (z wyłączeniem dokumentacji kategorii B oznaczonej symbolem BE). Brakowaniu nie podlega dokumentacja niearchiwalna niezbędna do prac bieżących w jednostce organizacyjnej, zwłaszcza konieczna dla celów kontrolnych, dowodowych itp.) Brakowanie polega na ocenie przydatności dokumentacji do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i zniszczeniu jej lub przekazaniu na makulaturę.

Brakowanie dokumentacji dokonuje się po dniu 1 stycznia roku następnego, po roku, w którym wygasa okres jej przechowywania. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii Bc można dokonać bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej dla jednostki organizacyjnej.

Wnioski o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji składają dyrektorowi miejscowo właściwego archiwum państwowego kierownicy jednostek organizacyjnych. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może być: jednorazowa, generalna - dla całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części.

Generalna zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej przez organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, w których działają archiwa zakładowe może być wyrażona wówczas, gdy materiały tam przechowywane uporządkowane są zgodnie z instrukcją zatwierdzoną przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się: protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej /wzór zawiera załącznik 3 do rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki/; spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub do zniszczenia /załącznik 5 do rozporządzenia/.

Protokół oraz spis sporządza komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej, w skład której powinni wejść: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe lub składnica akt, osoba kierująca archiwum zakładowym (składnicą), przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja podlega brakowaniu. W razie trudności w ocenie brakowanej dokumentacji kierownik komórki organizacyjnej może zwrócić się z prośbą o ekspertyzę do kierownika archiwum.

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie: dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę (zniszczenie) dokumentacji w ilości........mb. I stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Podpisy członków komisji zał: ..........kart spisu ..........pozycji spisu

Nr i Lp. spisu zdawczo -odbiorczego Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Nr i Lp. spisu zdawczo -odbiorczego Symbol z wykazu akt Liczba tomów Lp Tytuł teczki Daty skrajne U w a g i 1 2 3 4 5 6 7

ZEZWOLENIE Kierownik archiwum M.p. Nazwa archiwum Data i miejscowość ZEZWOLENIE Wyrażam zgodę(nie wyrażam zgody) na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej wyszczególnionej w spisie akt Nr....../........oprócz pozycji.......................................................... ......................................................................................................... Kierownik archiwum M.p.

Stwierdza się, że dokumentacja niearchiwalna wymieniona w spisie akt Nr.... Została w naszej obecności zniszczona przez......................(określić sposób zniszczenia) w dniu.................w...................(nazwa instytucji niszczącej) Przewodniczący................. Członkowie......................... .........................

Po uzyskaniu zezwolenia, komisja wyznaczona przez kierownika komórki organizacyjnej niszczy materiały niearchiwalne umieszczone w spisie. Fizyczne zniszczenie wybrakowanej dokumentacji powinno nastąpić w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jednostka organizacyjna powiadamia właściwe archiwum o zniszczeniu dokumentacji w terminie 14 dni.

Komisyjne zniszczenie dokumentów potwierdza się w protokóle zniszczenia. Protokół zniszczenia stanowi podstawę do zdjęcia z ewidencji wyszczególnionych w nim /w załączniku - spisie/ materiałów przez naniesienie w odpowiedniej rubryce urządzenia ewidencyjnego adnotacji o treści: „protokół zniszczenia nr ... z dnia ..., poz. nr ...” oraz uwierzytelnienie wpisu podpisem i odciskiem pieczęci „Do pakietów”.

Jednostki organizacyjne przechowują w archiwum zakładowym lub składnicy akt (kancelarii tajnej) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia wraz z protokółami zniszczenia lub przekazania na makulaturę.

W odniesieniu do kategorii archiwalnej BE z odpowiednią cyfrą arabską, prowadzi się ekspertyzę archiwalną. Do przeprowadzenia ekspertyzy kierownik jednostki organizacyjnej powołuje komisję składającą się co najmniej z 3 osób, przy współudziale przedstawiciela właściwego archiwum. Po przeprowadzeniu ekspertyzy komisja może zaproponować wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji oznaczając ją symbolem B z dodaniem cyfry arabskiej, zmianę kategorii archiwalnej na A, brakowanie i zniszczenie.

DIĘKUJĘ ZA UWAGĘ