Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie Firma [Nazwa firmy] przedstawia: Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie Przed rozpoczęciem W tym kursie zakłada się znajomość czynności związanych z wprowadzaniem elementów w kalendarzu programu Outlook i podstawową nawigacją w obrębie kalendarza. Aby uzyskać więcej informacji na te tematy, zobacz prezentację szkoleniową dotyczącą programu Outlook „Podstawy pracy z kalendarzem” w witrynie Microsoft Office Online. [Uwagi do wykładowcy: Aby uzyskać szczegółowe instrukcje pomocy dotyczące dostosowywania tego szablonu, zobacz ostatni slajd. Zobacz też dodatkowy tekst lekcji znajdujący się w okienku notatek niektórych slajdów. Ta prezentacja zawiera animację programu Macromedia Flash, dlatego zapisanie szablonu może spowodować wyświetlenie komunikatu ostrzegawczego dotyczącego informacji osobistych. O ile informacje nie zostaną dodane do właściwości samego pliku Flash, to ostrzeżenie nie będzie miało zastosowania do prezentacji. Kliknij przycisk OK w oknie komunikatu]. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 1

Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy Zawartość kursu Omówienie. Praca z wieloma kalendarzami Lekcja. Śledzenie wielu harmonogramów Ta lekcja zawiera listę proponowanych zadań i zestaw pytań testowych. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 2

Omówienie. Praca z wieloma kalendarzami Załóżmy, że chcesz zarządzać harmonogramem innej osoby lub śledzić taki harmonogram: kalendarz współpracownika przebywającego na urlopie, cykl konferencji zawodowych lub nawet codzienne zajęcia członka rodziny. Wprowadzanie tych elementów do własnego kalendarza służbowego jest niewskazane. Mimo to śledzenie wszystkich harmonogramów w jednym miejscu byłoby wygodnym rozwiązaniem. Używanie wielu kalendarzy w programie Outlook jest łatwe. Najbardziej użyteczna jest możliwość wspólnego wyświetlania harmonogramów, które są przechowywane poza kalendarzem głównym. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 3

Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy Cele kursu Tworzenie dodatkowych kalendarzy programu Outlook i przechowywanie ich poza kalendarzem głównym. Używanie wielu kalendarzy i porównywanie zawartych w nich harmonogramów. Wyświetlanie i ukrywanie różnych kalendarzy oraz ułatwianie wyszukiwania wielu kalendarzy dzięki organizowaniu ich w okienku nawigacji. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 4

Śledzenie wielu harmonogramów Lekcja Śledzenie wielu harmonogramów Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 5

Śledzenie wielu harmonogramów Po kliknięciu przycisku Kalendarz w okienku nawigacji zostanie wyświetlony obszar Moje kalendarze z kalendarzem głównym (domyślnym) o stałej nazwie „Kalendarz”.” Ten kalendarz jest dostępny zawsze, ale można mieć też inne kalendarze, co zostało przedstawione w tej lekcji. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 6

Tworzenie nowego kalendarza W programie Outlook wszystkie elementy są przechowywane w folderach. Dotyczy to również pozycji kalendarza. Dlatego w celu utworzenia nowego kalendarza należy najpierw utworzyć nowy folder do przechowywania jego elementów. Jak widać na ilustracji, można to łatwo zrobić, klikając menu Plik, wskazując polecenie Nowy i klikając polecenie Kalendarz. Następnie należy podać szczegóły nowego folderu w oknie dialogowym Tworzenie nowego folderu. Przedstawiony kalendarz ma nazwę Rodzina i jest podfolderem kalendarza głównego. Po utworzeniu tego kalendarza pojawi się on na liście w obszarze Moje kalendarze. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 7

Wyświetlanie wielu kalendarzy W poprzedniej sekcji omówiono jeden sposób tworzenia dodatkowego kalendarza o nazwie „Rodzina”. Istnieją inne typy kalendarzy, które można wyświetlać w programie Outlook, oraz inne sposoby ich przeglądania. Wybór kalendarza zależy od konkretnych potrzeb oraz konfiguracji komputera i poczty e-mail. W dokumencie Podręczna karta informacyjna na końcu tego kursu znajdują się łącza do dodatkowych informacji i procedur dotyczących tworzenia i wyświetlania innych typów kalendarzy udostępnionych. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 8

Wyświetlanie wielu kalendarzy Gdy w programie Outlook znajdują się inne kalendarze, są one wyświetlane w okienku nawigacji. Na ilustracji przedstawiono kilka przykładów: W grupie Moje kalendarze znajdują się dwa kalendarze: kalendarz domyślny (który zawsze nosi nazwę „Kalendarz”) i dodatkowy kalendarz osobisty. W tym przypadku kalendarz alternatywny nosi nazwę „Rodzina”. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 9

Wyświetlanie wielu kalendarzy Gdy w programie Outlook znajdują się inne kalendarze, są one wyświetlane w okienku nawigacji. Na ilustracji przedstawiono kilka przykładów: W grupie Inne kalendarze znajdują się dwa dodatkowe kalendarze: kalendarz Urodziny sławnych osób subskrybowany za pośrednictwem Internetu oraz kalendarz Witryna zespołu: urlopy. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 10

Wyświetlanie wielu kalendarzy Gdy w programie Outlook znajdują się inne kalendarze, są one wyświetlane w okienku nawigacji. Na ilustracji przedstawiono kilka przykładów: Ponadto, jak pokazano na przykładzie, także inne osoby mogą udostępniać swoje kalendarze Tobie. Po wybraniu opcji wyświetlania kalendarza innej osoby zostanie on dodany do listy w tym miejscu. Uwagi    Na ilustracji w obszarach Inne kalendarze i Kalendarze osób są wyświetlane ikony strzałek dwukierunkowych przy kalendarzach na liście. Te strzałki przypominają, że ten typ kalendarza jest okresowo aktualizowany po wprowadzeniu zmian w kalendarzu wzorcowym. Jeśli nazwy grup Moje kalendarze, Inne kalendarze i Kalendarze osób Ci nie odpowiadają, możesz je zmienić. Informacje na ten temat znajdują się w dalszych sekcjach. W grupie Kalendarze osób jest widoczny udostępniony kalendarz współpracownika. W przypadku korzystania z poczty e-mail i kalendarza przy użyciu serwera Microsoft Exchange (na przykład w pracy) istnieje możliwość udostępnienia innym osobom kalendarza głównego. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 11

Sposoby wyświetlania i ukrywania kalendarzy Do zarządzania wyświetlaniem kalendarzy służy okienko nawigacji. [Od autora: tutaj zostanie wstawiony plik swf; usuń ten symbol zastępczy przed wstawieniem pliku swf.] Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. [Uwaga do wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany slajd, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie działa, kliknij w obszarze poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji programu Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu, zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Aby wyświetlić lub ukryć kalendarz, wystarczy zaznaczyć wyczyścić jego pole wyboru. Na animacji pokazano przykład. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 12

Sposoby wyświetlania i ukrywania kalendarzy Do zarządzania wyświetlaniem kalendarzy służy okienko nawigacji. Aby wyświetlić lub ukryć kalendarz, wystarczy zaznaczyć wyczyścić jego pole wyboru, jak pokazano na rysunku. [Uwaga do wykładowcy:Ten slajd jest taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 13

Łatwe śledzenie informacji w programie Outlook Gdy jest wyświetlanych kilka kalendarzy, są one oznaczone różnymi kolorami i nazwami w celu ułatwienia ich rozróżnienia. Na ilustracji kalendarz domyślny ma kolor niebieski, a kalendarz rodzinny ma kolor zielony. W programie Outlook kolory są przypisywane do kalendarzy zgodnie z kolejnością zaznaczania ich pól wyboru w okienku nawigacji. Uwaga: Istnieje możliwość zmiany koloru kalendarza domyślnego. Można też używać tego samego koloru dla wszystkich kalendarzy. Odpowiednie czynności są opisane w dokumencie Podręczna karta informacyjna, do którego łącze znajduje się na końcu tego kursu. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 14

Łatwe śledzenie informacji w programie Outlook Gdy jest wyświetlanych kilka kalendarzy, są one oznaczone różnymi kolorami i nazwami w celu ułatwienia ich rozróżnienia. Każdy kalendarz ma też etykietę: Pierwszy kalendarz od lewej nosi nazwę Kalendarz. Tę nazwę ma zawsze kalendarz domyślny. Następny kalendarz nosi nazwę Rodzina. Ta nazwa jest używana po utworzeniu nowego kalendarza osobistego. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 15

Porównywanie harmonogramów Po wybraniu kalendarzy do wyświetlenia należy wybrać sposób ich przeglądania. [Od autora: tutaj zostanie wstawiony plik swf; usuń ten symbol zastępczy przed wstawieniem pliku swf.] Wcześniej pokazano, jak wyświetlać wiele kalendarzy obok siebie. Animacja. Kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. Kalendarze można też wyświetlać w trybie nakładki: trybie „przezroczystym”, który pozwala przedstawić wiele harmonogramów w taki sposób, jakby stanowiły jeden harmonogram. Na animacji pokazano przełączanie między trybem porównania obok siebie i trybem nakładki oraz określanie tego, który kalendarz ma być wyświetlany na wierzchu. Ten tryb jest przydatny na przykład do sprawdzenia, czy nie występują konflikty między kalendarzem służbowym a rodzinnym. W trybie nakładki jest to bardzo proste. Innym przykładem może być sytuacja, w której użytkownik zasubskrybował kalendarz internetowy z listą dat i godzin meczów ulubionej drużyny. Umieszczenie tych zdarzeń w kalendarzu głównym byłoby niewskazane, ale przydatna jest możliwość nałożenia na siebie dwóch kalendarzy w celu sprawdzenia, kiedy harmonogram umożliwia obejrzenie kilku meczów. Uwaga: W celu wprowadzenia elementów (na przykład terminów lub spotkań) w kalendarzu w trybie nakładki należy wyświetlić odpowiedni kalendarz na wierzchu. W tym celu wystarczy kliknąć jego kartę. [Uwaga do wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany pokaz slajdów, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie działa, kliknij w obszarze poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji programu Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu, zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 16

Porównywanie harmonogramów Po wybraniu kalendarzy do wyświetlenia należy wybrać sposób ich przeglądania. Wcześniej pokazano, jak wyświetlać wiele kalendarzy obok siebie. Kalendarze możne też wyświetlać w trybie nakładki: trybie „przezroczystym”, który pozwala przedstawić wiele harmonogramów w taki sposób, jakby stanowiły jeden harmonogram. Na ilustracji pokazano przykład przełączania między trybem porównania obok siebie i trybem nakładki. Ten tryb jest przydatny na przykład do sprawdzenia, czy nie występują konflikty między kalendarzem służbowym a rodzinnym. W trybie nakładki jest to bardzo proste. Innym przykładem może być sytuacja, w której użytkownik zasubskrybował kalendarz internetowy z listą dat i godzin meczów ulubionej drużyny. Umieszczenie tych zdarzeń w kalendarzu głównym byłoby niewskazane, ale przydatna jest możliwość nałożenia na siebie dwóch kalendarzy w celu sprawdzenia, kiedy harmonogram umożliwia obejrzenie kilku meczów. Uwaga: W celu wprowadzenia elementów (na przykład terminów lub spotkań) w kalendarzu w trybie nakładki należy wyświetlić odpowiedni kalendarz na wierzchu. W tym celu wystarczy kliknąć jego kartę. [Uwaga do wykładowcy:Ten slajd jest taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 17

Blokowanie czasu we własnym harmonogramie Czasami jest wygodnie przechowywać termin w dwóch kalendarzach. Kopiowanie terminu z jednego kalendarza do drugiego jest proste. W trybie porównania obok siebie wystarczy zaznaczyć termin kliknięciem i przeciągnąć go do kalendarza docelowego, tak jak pokazano na ilustracji. Należy uważać, aby umieścić termin w dokładnie tym samym przedziale czasu. Przykładowe scenariusze: Jeśli na przykład w przyszłym tygodniu przypada Twoja kolej, aby zawieźć dzieci na trening piłki nożnej, możesz skopiować ten termin z kalendarza rodzinnego do własnego kalendarza. W ten sposób na pewno nie zapomnisz o tym terminie i nie zaplanujesz w tym samym czasie czegoś innego. Załóżmy, że subskrybujesz kalendarz internetowy drużyny sportowej, której kibicujesz. Gdy zechcesz obejrzeć mecz, wystarczy, że przeciągniesz odpowiedni termin z kalendarza udostępnionego do własnego. Tak jak w przypadku terminu treningu piłki nożnej, przechowując ten element we własnym kalendarzu, nie zapomnisz o meczu i unikniesz konfliktów w harmonogramie. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 18

Organizowanie kalendarzy w okienku nawigacji Na wcześniejszym slajdzie wymieniono standardowe nazwy grup kalendarzy w okienku nawigacji: Moje kalendarze, Inne kalendarze i Kalendarze osób. Te nazwy grup można zmieniać. Ponadto można tworzyć własne grupy o samodzielnie wybranych nazwach. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 19

Organizowanie kalendarzy w okienku nawigacji Na rysunku pokazano czynności umożliwiające utworzenie nowej grupy i przeniesienie do niej kalendarza.  W okienku nawigacji kliknij przycisk Dodaj nową grupę. Wpisz nazwę grupy (w przykładzie użyto nazwy „Zespół sprzedaży”). Przeciągnij kalendarze (pojedynczo) do tej grupy. W przedstawionym przykładzie pokazano przenoszenie kalendarza z grupy Kalendarze osób do nowej grupy Zespół sprzedaży. Grupy pozwalają pokazywać i ukrywać kolekcje kalendarzy w okienku nawigacji. Jeśli na przykład współpracujesz z zespołem sprzedaży i każdy członek zespołu udostępnił Ci swój kalendarz, po dodaniu nowej grupy o nazwie Zespół sprzedaży (tak jak pokazano na ilustracji) i przeniesieniu do niej wszystkich kalendarzy zespołu można zwinąć tę grupę, co spowoduje tymczasowe ukrycie listy kalendarzy zespołu sprzedaży. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 20

Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy Propozycje ćwiczeń Przenoszenie Nawigatora daty na prawą stronę. Tworzenie osobnego kalendarza. Wyświetlanie dwóch kalendarzy i używanie różnych trybów. Kopiowanie terminu między kalendarzami. Dodawanie nowej grupy w celu zorganizowania kalendarzy. [Uwaga do wykładowcy: Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Outlook 2007, można kliknąć łącze na slajdzie w celu przejścia do ćwiczeń w trybie online. Ćwiczenia zawierają instrukcje pomagające w wykonywaniu wymienionych zadań w programie Outlook. Ważne Bez programu Outlook 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń.] Ćwiczenia w trybie online (wymagają programu Outlook 2007) Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 21

Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy Pytanie testowe 1 Jaka jest nazwa głównego, domyślnego kalendarza? (wybierz jedną odpowiedź): Dowolna nazwa wybrana przez użytkownika. Kalendarz. Mój kalendarz. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 22

Pytanie testowe 1: odpowiedź Kalendarz. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 23

Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy Pytanie testowe 2 Do korzystania z więcej niż jednego kalendarza w programie Outlook jest wymagane połączenie internetowe lub serwer Microsoft Exchange. Wybierz jedną odpowiedź. Prawda. Fałsz. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 24

Pytanie testowe 2: odpowiedź Fałsz. Istnieje wiele sposobów tworzenia, wyświetlania i udostępniania kalendarzy w programie Outlook.Aby uzyskać więcej informacji na temat konkretnych sposobów wykonywania tych czynności, zobacz dokument Podręczna karta informacyjna na końcu tego kursu. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 25

Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy Pytanie testowe 3 Co należy zrobić w celu wyświetlenia wielu harmonogramów tak, aby wyglądały jak jeden harmonogram? (wybierz jedną odpowiedź): Użyć trybu porównania obok siebie. Zaznaczyć pola wyboru wszystkich kalendarzy. Użyć trybu nakładki. Wyczyścić pola wyboru wszystkich kalendarzy oprócz jednego. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 26

Pytanie testowe 3: odpowiedź Użyć trybu nakładki. Dzięki temu, że kalendarze w trybie nakładki są przezroczyste, kolekcja harmonogramów wygląda jak jeden harmonogram. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 27

Dokument Podręczna karta informacyjna Podsumowanie zadań omówionych w tym kursie można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna. Wyświetlanie i używanie wielu kalendarzy 28