Microsoft® Office Excel® 2007 — szkolenie Firma [Nazwa firmy] przedstawia: Microsoft® Office Excel® 2007 — szkolenie Rozpoczynanie pracy z raportami® tabeli przestawnej [Uwagi do wykładowcy: Aby uzyskać szczegółowe instrukcje pomocy dotyczące dostosowywania tego szablonu, zobacz ostatni slajd. Zobacz też dodatkowy tekst lekcji znajdujący się w okienku notatek niektórych slajdów. Ta prezentacja zawiera animacje programu Macromedia Flash, dlatego zapisanie szablonu może spowodować wyświetlenie komunikatu ostrzegawczego dotyczącego informacji osobistych. O ile informacje nie zostaną dodane do właściwości samych plików Flash, to ostrzeżenie nie będzie miało zastosowania do prezentacji. Należy kliknąć przycisk OK w oknie komunikatu.] Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 1

Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej Zawartość kursu Omówienie: Przejrzyste prezentowanie danych Lekcja: Zaprzęgnij dane do pracy Ta lekcja zawiera listę proponowanych zadań i zestaw pytań testowych. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 2

Omówienie: Przejrzyste prezentowanie danych Masz w arkuszu mnóstwo danych, ale czy wiesz, co znaczą wszystkie te liczby? Czy dane dają odpowiedzi na Twoje pytania? Raporty tabeli przestawnej oferują szybką i efektywną metodę analizowania danych numerycznych, przedstawiania ich na różne sposoby i znajdowania odpowiedzi na dotyczące ich pytania. W niniejszym krótkim kursie poznasz działanie raportów tabeli przestawnej i dowiesz się, jak je tworzyć w programie Excel 2007. Dzięki raportom tabeli przestawnej możesz sprawdzić, kto sprzedał najwięcej i gdzie. Możesz się dowiedzieć, które kwartały okazały się najbardziej zyskowne i który produkt sprzedawał się najlepiej — wystarczy kilka kliknięć myszą. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 3

Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej Cel kursu Analizowanie i podsumowywanie danych za pomocą raportu tabeli przestawnej. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 4

Zaprzęgnij dane do pracy Lekcja Zaprzęgnij dane do pracy Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 5

Zaprzęgnij dane do pracy Wyobraź sobie arkusz programu Excel z danymi o sprzedaży. Arkusz zawierający tysiące wierszy danych dotyczących sprzedawców w dwóch krajach wraz z informacjami o sprzedaży osiągniętej przez nich w poszczególnych dniach. Ilość danych jest ogromna — są one wymienione w wielu kolejnych wierszach i podzielone na wiele kolumn. Jak uzyskać informacje z takiego arkusza i sensownie je wszystkie zinterpretować? Użyj raportów tabeli przestawnej, które przekształcają te dane w małe, zwarte raporty wyszczególniające dokładnie te informacje, których potrzebujesz. Innymi słowy, za pomocą raportów tabeli przestawnej można ujarzmić rwący potok danych. Kto osiągnął największą sprzedaż w ujęciu ogólnym? Kto sprzedał najwięcej w określonym kwartale lub roku? Na który kraj przypada największa sprzedaż? Odpowiedzi na te i inne pytania można uzyskać przy użyciu raportów tabeli przestawnej. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 6

Sprawdzanie danych źródłowych Przed rozpoczęciem pracy z raportem tabeli przestawnej przyjrzyj sięarkuszowi programu Excel i upewnij się, że jest dobrze przygotowany do utworzenia raportu. Podczas tworzenia raportu tabeli przestawnej każda kolumna danych źródłowych staje się polem, którego można użyć w raporcie. Pola stanowią podsumowanie wielu wierszy informacji z danych źródłowych. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 7

Sprawdzanie danych źródłowych Nazwy pól do raportu pochodzą od tytułów kolumn w danych źródłowych. Upewnij się, że każda z kolumn w pierwszym wierszu arkusza danych źródłowych ma nazwę. Pozostałe wiersze pod nagłówkami powinny zawierać podobne dane w tej samej kolumnie. Na przykład tekst powinien znajdować się w jednej kolumnie, liczby w innej kolumnie, a daty w jeszcze innej kolumnie. Innymi słowy, kolumna zawierająca liczby nie powinna zawierać tekstu itd. Na tej ilustracji tytuły kolumn Kraj, Sprzedawca, Kwota zamówienia, Data zamówienia i Identyfikator zamówienia staną się nazwami pól. Podczas tworzenia raportu będzie wiadomo, że na przykład pole Sprzedawca odpowiada danym z kolumny Sprzedawca w arkuszu. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 8

Sprawdzanie danych źródłowych Ponadto dane, na podstawie których jest tworzony raport tabeli przestawnej, nie powinny zawierać pustych kolumn. Zalecane jest również unikanie pustych wierszy. Na przykład należy usunąć puste wiersze służące do oddzielania bloków danych. Uwaga: Jest także możliwe używanie danych ze źródeł zewnętrznych, jednak niniejszy kurs nie obejmuje tego zagadnienia. Więcej informacji o źródłach danych zawiera dokument Podręczna karta informacyjna, do którego łącze umieszczono na końcu tego kursu. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 9

Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej Poniżej opisano, jak rozpocząć pracę z raportem tabeli przestawnej. Użyj okna dialogowego Tworzenie tabeli przestawnej, które zostało tutaj przedstawione. Gdy dane są gotowe, kliknij w dowolnym miejscu w obszarze danych. Na karcie Wstawianie w grupie Tabele kliknij przycisk Tabela przestawna, a następnie kliknij przycisk Tabela przestawna ponownie. Zostanie otwarte okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej . Uwaga dotycząca kroku 1: Kliknięcie w dowolnym miejscu danych spowoduje uwzględnienie w raporcie wszystkich danych arkusza. Aby dołączyć tylko część tych danych, należy zaznaczyć odpowiednie dane. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 10

Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej Poniżej opisano, jak rozpocząć pracę z raportem tabeli przestawnej. Użyj okna dialogowego Tworzenie tabeli przestawnej, które zostało tutaj przedstawione. Opcja Zaznacz tabelę lub zakres jest juz zaznaczona. W polu Tabela/zakres jest pokazany zakres zaznaczonych danych, który w razie potrzeby można zmienić. Ponadto jako miejsce, w którym zostanie umieszczony raport, jest wybrana opcja Nowy arkusz. Kliknij opcję Istniejący arkusz, jeśli chcesz umieścić raport w tym samym arkuszu, w którym znajdują się dane. Kliknij przycisk OK.  Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 11

Raport tabeli przestawnej — informacje podstawowe Tak wygląda nowy arkusz po zamknięciu okna dialogowego Tworzenie tabeli przestawnej . Po jednej stronie znajduje się obszar układu przygotowany na raport tabeli przestawnej. Natomiast po drugiej stronie — okienko Lista pól tabeli przestawnej. Na tej liście są widoczne tytuły kolumn z danych źródłowych. Jak wspomniano wcześniej, każdy tytuł jest polem: Kraj, Sprzedawca itd. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 12

Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej Raport tabeli przestawnej — informacje podstawowe Raport tabeli przestawnej tworzy się, przenosząc dowolne pola z okienka Lista pól tabeli przestawnej do obszaru układu. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru obok odpowiedniej nazwy pola lub kliknąć prawym przyciskiem myszy nazwę pola i wybrać miejsce, w które ma zostać przeniesione pole. Porady: Jeśli masz wcześniejsze doświadczenie w pracy z raportami tabeli przestawnej, możesz się zastanawiać, czy raport wciąż można utworzyć przez przeciąganie pól. Tak, jest to możliwe, a odpowiednią procedurę poznasz pod koniec lekcji. Jeśli klikniesz poza obszarem układu raportu tabeli przestawnej, okienko Lista pól tabeli przestawnej zniknie. Aby przywrócić listę, kliknij w obszarze układu lub raporcie tabeli przestawnej. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 13

Tworzenie raportu tabeli przestawnej Teraz możesz już rozpocząć tworzenie raportu tabeli przestawnej. Wybór pól do raportu zależy od tego, czego chcesz się dowiedzieć. Na początek: Ile towaru sprzedał każdy ze sprzedawców? Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. W animacji przedstawiono proces umieszczania pól w obszarze układu. Porady: Do utworzenia raportu nie trzeba używać wszystkich pól z listy. Wszystkie pola są umieszczane w programie Excel w domyślnym obszarze układu. W razie potrzeby pole można przenieść w inne miejsce. Przykładem może być sytuacja, gdy pole ma się znaleźć w obszarze kolumn, a nie wierszy. [Uwaga do wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany slajd, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie działa, kliknij w obszarze poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji programu Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu, zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Do odpowiedzi na to pytanie są potrzebne dane sprzedawców i wyników ich sprzedaży. Dlatego w okienku Lista pól tabeli przestawnej zaznacz pole wyboru obok pól Sprzedawca i Kwota zamówienia Wybrane pola zostaną umieszczone w programie Excel w domyślnym obszarze układu Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 14

Tworzenie raportu tabeli przestawnej Teraz możesz już rozpocząć tworzenie raportu tabeli przestawnej. Wybór pól do raportu zależy od tego, czego chcesz się dowiedzieć. Na początek: Ile towaru sprzedał każdy ze sprzedawców? Do odpowiedzi na to pytanie są potrzebne dane o sprzedawcach i wynikach ich sprzedaży. Porady: Do utworzenia raportu nie trzeba używać wszystkich pól z listy. Wszystkie pola są umieszczane w programie Excel w domyślnym obszarze układu. W razie potrzeby pole można przenieść w inne miejsce. Przykładem może być sytuacja, gdy pole ma się znaleźć w obszarze kolumn, a nie wierszy. [Uwaga do wykładowcy:Ten slajd jest prawie taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Dlatego w okienku Lista pól tabeli przestawnejnależy zaznaczyć pola wyboru obok pól Sprzedawca i Kwota zamówienia . Wybrane pola zostaną umieszczone w programie Excel w domyślnym obszarze układu. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 15

Tworzenie raportu tabeli przestawnej Szara tabela przy lewej krawędzi ilustracji przedstawia koncepcyjny obraz automatycznego wyświetlania raportu na podstawie wybranych pól. Szczegółowe informacje. Dane z pola Sprzedawca (nazwiska sprzedawców), które nie zawiera liczb, są wyświetlane jako wiersze z lewej strony raportu. Dane z pola Kwota zamówienia , które zawiera liczby, są poprawnie wyświetlane w obszarze z prawej strony. Jak powstają nagłówki kolumn? Nagłówek nad polem z danymi sprzedawców ma treść „Etykiety wierszy”. Nad kwotami zamówień znajduje się nagłówek „Suma z Kwota zamówienia”, przy czym cząstka „Suma z” bierze się stąd, że program Excel dodaje pola z liczbami za pomocą funkcji Suma. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 16

Tworzenie raportu tabeli przestawnej Nie ma znaczenia, czy pole wyboru obok pola Sprzedawca zostanie zaznaczone wcześniej, czy później niż pole wyboru obok opcji Kwota zamówienia. Program Excel zawsze automatycznie umieści je we właściwym miejscu. Pola bez liczb znajdą się po lewej stronie, a pola z liczbami po prawej, niezależnie od kolejności ich wybierania. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 17

Tworzenie raportu tabeli przestawnej O to chodziło. Dzięki zaledwie dwóm kliknięciom myszy wiesz, jaką sprzedaż osiągnął każdy sprzedawca. Poniżej przedstawiono kilka porad na ten temat. Początkowo można poprzestać na uzyskaniu odpowiedzi na jedno lub dwa pytania. Przydatny raport nie musi być złożony. Raport tabeli przestawnej to szybki sposób uzyskiwania prostych odpowiedzi. Nie należy się niepokoić się, że utworzony raport może być niepoprawny. Program Excel ułatwia wypróbowywanie różnych możliwości i sprawdzanie wyglądu danych w różnych obszarach raportu. Jeśli raport na początku nie spełnia oczekiwań, można bardzo szybko określić inny układ danych, przemieszczać elementy do chwili osiągnięcia zadowalającego rezultatu lub nawet zacząć pracę od nowa. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 18

Sprawdzanie sprzedaży według krajów Teraz wiadomo, jaką sprzedaż osiągnął każdy sprzedawca. Jednak w układzie danych źródłowych sprzedawców są uwzględnione dwa kraje: Polska i Niemcy. Tak więc kolejne możliwe pytanie brzmi: Jak wyglądają kwoty sprzedaży osiągnięte przez każdego ze sprzedawców w poszczególnych krajach? Aby uzyskać odpowiedź, można dodać pole Kraj do raportu tabeli przestawnej jako filtr raportu. Filtr raportu umożliwia skoncentrowanie się na podzbiorze danych zawartych w raporcie, na przykład na linii produktów, przedziale czasu lub regionie geograficznym. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 19

Sprawdzanie sprzedaży według krajów Używając pola Kraj jako filtru raportu, można uzyskać osobny raport dla Polski lub Niemiec albo wyświetlić łączną wielkość sprzedaży w obu krajach. Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. Czynności, o których mowa, również przedstawiono w animacji: Po kliknięciu polecenia Dodaj do filtru raportu nowy filtr raportu Kraj zostanie dodany u góry raportu. Przy strzałce obok pola Kraj jest wyświetlony wyraz (Wszystkie) i widać dane dotyczące obu krajów. Aby zobaczyć tylko dane dotyczące Polski lub Niemiec, kliknij strzałkę i wybierz jeden z tych krajów. Aby ponownie zobaczyć dane dotyczące obu krajów, kliknij strzałkę i wybierz pozycję (Wszystkie). Porada: Aby usunąć pole z raportu, w okienku Lista pól tabeli przestawnej wyczyść pole wyboru obok nazwy tego pola. Aby usunąć wszystkie pola z raportu, umożliwiając rozpoczęcie pracy od początku, na karcie Opcje na Wstążce, w grupie Akcje kliknij strzałkę na przycisku Wyczyść, a następnie wybierz polecenie Wyczyść wszystko. [Uwaga do wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany slajd, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie działa, kliknij w obszarze poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji programu Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu, zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] W animacji pokazano, jak dodać pole Kraj jako filtr raportu . Należy kliknąć prawym przyciskiem myszy pole Kraj w okienku Lista pól tabeli przestawnej, kliknąć pozycję Dodaj do filtru raportui wykonać pozostałe czynności.  Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 20

Sprawdzanie sprzedaży według krajów Używając pola Kraj jako filtru raportu, można uzyskać osobny raport dla Polski lub Niemiec albo wyświetlić łączną wielkość sprzedaży w obu krajach. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy pole Kraj w okienku Lista pól tabeli przestawnej, kliknij polecenie Dodaj do filtru raportui wykonaj pozostałe czynności. Te „pozostałe czynności” przedstawiono na poniższym obrazie: Po kliknięciu polecenia Dodaj do filtru raportu nowy filtr raportu Kraj zostanie dodany u góry raportu. Przy strzałce obok pola Kraj jest wyświetlony wyraz (Wszystkie) i widać dane dotyczące obu krajów. Aby zobaczyć tylko dane dotyczące Polski lub Niemiec, kliknij strzałkę i wybierz jeden z tych krajów. Aby ponownie zobaczyć dane dotyczące obu krajów, kliknij strzałkę i wybierz pozycję (Wszystkie). Porada: Aby usunąć pole z raportu, w okienku Lista pól tabeli przestawnej wyczyść pole wyboru obok nazwy tego pola. Aby usunąć wszystkie pola z raportu, umożliwiając rozpoczęcie pracy od początku, na karcie Opcje na Wstążce, w grupie Akcje kliknij strzałkę na przycisku Wyczyść, a następnie wybierz polecenie Wyczyść wszystko. [Uwaga do wykładowcy:Ten slajd jest taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 21

Sprawdzanie sprzedaży według dat Oryginalne dane źródłowe zawierają kolumnę z informacjami o datach zamówień, więc w okienku Lista pól tabeli przestawnej znajduje się pole Data zamówienia. Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. Szczegółowy opis całego procesu pokazanego w animacji. Aby dodać do raportu pole Data zamówienia, wykonaj następujące czynności: Zaznacz pole wyboru obok pola Data zamówienia w celu dodania go do raportu. Pole Data zamówienia zostanie automatycznie dodane z lewej strony w orientacji etykiet wierszy. Wynika to z faktu, że pole to nie zawiera liczb (daty mogą wyglądać jak liczby, ale są sformatowane jako daty, a nie liczby). Ponieważ pole Data zamówienia jest drugim polem nienumerycznym dodanym do raportu, zostało zagnieżdżone w obrębie pola Sprzedawca i wcięte w prawo. Teraz raport pokazuje sprzedaż osiągniętą przez każdego sprzedawcę w poszczególnych dniach, ale pojawiło się bardzo dużo danych do jednoczesnego przeglądania. Można łatwo uzyskać wygodniejszy widok dla tych informacji, grupując dane dotyczące dni w miesiące, kwartały lub lata. Aby zgrupować daty, wykonaj następujące czynności: Kliknij datę w raporcie. Na karcie Opcje w grupie Grupa kliknij przycisk Grupuj pole. W oknie dialogowym Grupowanie zaznacz pozycję Kwartały, która w tym przypadku wydaje się dobrym rozwiązaniem, a następnie kliknij przycisk OK. Teraz widać dane o sprzedaży pogrupowane w cztery kwartały dla każdego sprzedawcy. [Uwaga do wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany pokaz slajdów, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po odtworzeniu pliku jeden raz może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie działa, kliknij w obszarze poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji programu Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu, zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] To oznacza, że można wyszukiwać sprzedaż przypadającą na poszczególnych sprzedawców według dat. Obejrzyj animację, aby zobaczyć, w jaki sposób można dodać pole Datazamówienia do raportu, a następnie pogrupować dane dat w celu uzyskania wygodniejszego widoku. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 22

Sprawdzanie sprzedaży według dat Oryginalne dane źródłowe zawierają kolumnę z informacjami o datach zamówień, więc w okienku Lista pól tabeli przestawnej znajduje się pole Data zamówienia. To oznacza, że można wyszukiwać sprzedaż przypadającą na poszczególnych sprzedawców według dat. W tym celu należy dodać pole Data zamówienia do raportu, a następnie przy użyciu okna dialogowego Grupowanie pogrupować dane dat, uzyskując wygodniejszy widok.  Szczegółowy opis całego przedstawionego na obrazie procesu. Aby dodać do raportu pole Data zamówienia, wykonaj następujące czynności: Zaznacz pole wyboru obok pola Data zamówienia w celu dodania go do raportu. Pole Data zamówienia zostanie automatycznie dodane z lewej strony w orientacji etykiet wierszy. Wynika to z faktu, że pole to nie zawiera liczb (daty mogą wyglądać jak liczby, ale są sformatowane jako daty, a nie liczby). Ponieważ pole Data zamówienia jest drugim polem nienumerycznym dodanym do raportu, zostało zagnieżdżone w obrębie pola Sprzedawca i wcięte w prawo. Teraz raport pokazuje sprzedaż osiągniętą przez każdego sprzedawcę w poszczególnych dniach, ale pojawiło się bardzo dużo danych do jednoczesnego przeglądania. Można łatwo uzyskać wygodniejszy widok dla tych informacji, grupując dane dotyczące dni w miesiące, kwartały lub lata. Aby zgrupować daty, wykonaj następujące czynności: Kliknij datę w raporcie. Na karcie Opcje w grupie Grupa kliknij przycisk Grupuj pole. W oknie dialogowym Grupowanie zaznacz pozycję Kwartały, która w tym przypadku wydaje się dobrym rozwiązaniem, a następnie kliknij przycisk OK. Teraz widać dane o sprzedaży pogrupowane w cztery kwartały dla każdego sprzedawcy. [Uwaga do wykładowcy:Ten slajd jest taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 23

Przestawianie raportu Chociaż raport tabeli przestawnej odpowiada na wiele pytań, czytanie go w całości wymaga nieco wysiłku. Aby zobaczyć wszystkie dane, trzeba przewijać stronę w dół. Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. W tej animacji pokazano, jak przenieść pole z obszaru Etykiety wierszy do obszaru kolumn raportu (noszącego nazwę Etykiety kolumn), czyli obszaru układu dotychczas nieużywanego. Poniżej znajduje się szczegółowy opis tego procesu: Kliknij prawym przyciskiem myszy jeden z wierszy „Kw.”, wskaż polecenie Przenieś, a następnie kliknij polecenie Przenieś Data zamówienia do kolumn. Spowoduje to przeniesienie całego pola Data zamówienia z obszaru Etykiety wierszy do obszaru Etykiety kolumn w raporcie. Chcąc przenieść to pole z powrotem do obszaru Etykiety wierszy, kliknij prawym przyciskiem myszy jeden z nagłówków „Kw.”, a następnie wybierz polecenie Przenieś Data zamówienia do wierszy. Teraz nazwiska sprzedawców znajdują się razem, a nad pierwszym kwartałem danych o sprzedaży, obecnie ułożonych w kolumnach raportu, znajduje się nagłówek „Etykiety kolumn”. Ponadto u dołu każdej kolumny znajduje się suma końcowa danego kwartału. Aby zobaczyć dane, nie trzeba przewijać w dół strony, ponieważ widać je wszystkie od razu. [Uwaga do wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany slajd, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie działa, kliknij w obszarze poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji programu Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu, zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Aby uzyskać inny widok, można przestawić raport, ułatwiając czytanie go. Przestawienie raportu oznacza transpozycję pionowego lub poziomego widoku pola, czyli przeniesienie wierszy do obszaru kolumn lub kolumn do obszaru wierszy. To łatwa czynność. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 24

Przestawianie raportu Chociaż raport tabeli przestawnej odpowiada na wiele pytań, czytanie go w całości wymaga nieco wysiłku. Aby zobaczyć wszystkie dane, trzeba przewijać stronę w dół. Raport można przestawić w celu uzyskania innego, bardziej przejrzystego widoku. Przestawienie raportu oznacza transpozycję pionowego lub poziomego widoku pola, czyli przeniesienie wierszy do obszaru kolumn lub kolumn do obszaru wierszy. To łatwa czynność. Na tym obrazie pokazano, jak przenieść pole z obszaru Etykiety wierszy do obszaru kolumn raportu (noszącego nazwę Etykiety kolumn), czyli obszaru układu dotychczas nieużywanego. Poniżej znajduje się szczegółowy opis tego procesu: Kliknij prawym przyciskiem myszy jeden z wierszy „Kw.”, wskaż polecenie Przenieś, a następnie kliknij polecenie Przenieś Data zamówienia do kolumn. Spowoduje to przeniesienie całego pola Data zamówienia z obszaru Etykiety wierszy do obszaru Etykiety kolumn w raporcie. Chcąc przenieść to pole z powrotem do obszaru Etykiety wierszy, kliknij prawym przyciskiem myszy jeden z nagłówków „Kw.”, a następnie wybierz polecenie Przenieś Data zamówienia do wierszy. Teraz nazwiska sprzedawców znajdują się razem, a nad pierwszym kwartałem danych o sprzedaży, obecnie ułożonych w kolumnach raportu, znajduje się nagłówek „Etykiety kolumn”. Ponadto u dołu każdej kolumny znajduje się suma końcowa danego kwartału. Aby zobaczyć dane, nie trzeba przewijać w dół strony, ponieważ widać je wszystkie od razu. [Uwaga do wykładowcy:Ten slajd jest taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 25

A przeciąganie i upuszczanie? Jeśli wolisz utworzyć raport tabeli przestawnej metodą przeciągania i upuszczania, która była dostępna w poprzednich wersjach programu Excel, wciąż jest to możliwe. Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. Dodatkowe informacje na temat metody przeciągania i upuszczania: Zwykle w programie Excel 2007 pola z listy pól dodaje się do układu raportu przez zaznaczanie pól wyboru obok nazw pól danych lub przez klikanie prawym przyciskiem myszy pól i wybieranie lokalizacji z menu. Czynności te powodują automatyczne umieszczanie pól w układzie, a jednocześnie umieszczanie ich w odpowiednim polu u dołu listy. Na przykład po umieszczeniu pola danych Sprzedawca w obszarze Etykiety wierszy w układzie raportu również w polu Etykiety wierszy u dołu listy pól pojawi się nazwa pola danych Sprzedawca. Jeśli jednak wolisz metodę przeciągania i upuszczania, możesz po prostu przeciągać pola z górnej części listy pól danych do pól u dołu tej listy. Etykieta nad każdym polem informuje, w którym obszarze raportu powinno się znaleźć określone pole danych. Na przykład gdy przeciągniesz pole danych Kwota zamówienia do pola Wartości, znajdzie się ono w raporcie w obszarze Wartości. Ponadto pola danych można przeciągać między polami, aby zmieniać ich lokalizację w obszarze układu raportu, a także przeciągać je poza pola w celu usunięcia z raportu. [Uwaga do wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany slajd, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie działa, kliknij w obszarze poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji programu Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu, zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] U dołu okienka Lista pól tabeli przestawnej znajdują się cztery pola. Ich nazwy to: Filtr raportu, Etykiety wierszy, Etykiety kolumni Wartości. Tak jak pokazano w animacji, do tych pól można przeciągać pola z arkusza w celu utworzenia raportu. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 26

A przeciąganie i upuszczanie? Jeśli wolisz utworzyć raport tabeli przestawnej metodą przeciągania i upuszczania, która była dostępna w poprzednich wersjach programu Excel, wciąż jest to możliwe. U dołu okienka Lista pól tabeli przestawnejznajdują się cztery następujące pola: Filtr raportu, Etykiety wierszy, Etykietykolumni Wartości, do których można przeciągać pola z arkusza w celu określenia sposobu ich wykorzystania w raporcie. Dodatkowe informacje na temat metody przeciągania i upuszczania: Zwykle w programie Excel 2007 pola z listy pól dodaje się do układu raportu przez zaznaczanie pól wyboru obok nazw pól danych lub przez klikanie prawym przyciskiem myszy pól i wybieranie lokalizacji z menu. Czynności te powodują automatyczne umieszczanie pól w układzie, a jednocześnie umieszczanie ich w odpowiednim polu u dołu listy. Na przykład po umieszczeniu pola danych Sprzedawca w obszarze Etykiety wierszy w układzie raportu również w polu Etykiety wierszy u dołu listy pól pojawi się nazwa pola danych Sprzedawca. Jeśli jednak wolisz metodę przeciągania i upuszczania, możesz po prostu przeciągać pola z górnej części listy pól danych do pól u dołu tej listy. Etykieta nad każdym polem informuje, w którym obszarze raportu powinno się znaleźć określone pole danych. Na przykład gdy przeciągniesz pole danych Kwota zamówienia do pola Wartości, znajdzie się ono w raporcie w obszarze Wartości. Ponadto pola danych można przeciągać między polami, aby zmieniać ich lokalizację w obszarze układu raportu, a także przeciągać je poza pola w celu usunięcia z raportu. [Uwaga do wykładowcy:Ten slajd jest prawie taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Na tym obrazie przedstawiono sposób przeciągania pola Kwota zamówienia z pola Etykiety kolumn do pola Wartości w celu dodana go do obszaru wartości w raporcie. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 27

Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej Propozycje ćwiczeń Tworzenie obszaru układu raportu tabeli przestawnej. Tworzenie raportu tabeli przestawnej. Zmienianie nazwy nagłówka. Sortowanie raportu. Dodawanie pola do raportu. Dodawanie filtru raportu. Przestawianie raportu. Dodawanie formatowania waluty do raportu. [Notatka dla wykładowcy: Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Excel 2007, można kliknąć łącze na slajdzie w celu przejścia do ćwiczeń w trybie online. Ćwiczenia zawierają instrukcje pomagające w wykonywaniu wymienionych zadań w programie Excel. Ważne: Bez programu Excel 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń.] Ćwiczenia w trybie online (wymagają programu Excel 2007) Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 28

Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej Pytanie testowe 1 Po utworzeniu raportu tabeli przestawnej nie można zmienić jego układu. Wybierz jedną odpowiedź. Prawda. Fałsz. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 29

Pytanie testowe 1: odpowiedź Fałsz. Można wprowadzać zmiany w trakcie pracy lub zacząć ją od początku. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 30

Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej Pytanie testowe 2 Co to są pola tabeli przestawnej? Wybierz jedną odpowiedź. Kolumny pochodzące z danych źródłowych. Obszar przestawiania danych. Obszar układu raportu tabeli przestawnej. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 31

Pytanie testowe 2: odpowiedź Kolumny pochodzące z danych źródłowych. Nagłówki kolumn z danych źródłowych stają się nazwami pól, przy użyciu których można utworzyć raport tabeli przestawnej. Każde pole stanowi podsumowanie wielu wierszy informacji z danych źródłowych. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 32

Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej Pytanie testowe 3 Na liście pól tabeli przestawnej można sprawdzić, które pola są już wyświetlone w raporcie. Wybierz jedną odpowiedź. Prawda. Fałsz. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 33

Pytanie testowe 3: odpowiedź Prawda. Obok pól użytych w raporcie znajdują się znaczniki wyboru, a ich nazwy są pogrubione. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 34

Podręczna karta informacyjna Podsumowanie zadań omówionych w tym kursie można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 35

KORZYSTANIE Z TEGO SZABLONU Ten szablon programu Microsoft Office PowerPoint® zawiera treść szkolenia dotyczącego wzbogacania widoków danych w programie Microsoft Office Excel 2007 za pomocą raportów tabeli przestawnej. Szablon umożliwia przeprowadzenie prezentacji dla grupy. W razie potrzeby można go dostosować. Treść tego szablonu opracowano na podstawie kursu szkoleniowego dostępnego w witrynie Microsoft Office Online — „Tabela przestawna I. Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej w programie Excel 2007”. Elementy szablonu Slajd tytułowy: Pierwszy slajd zawiera tekst zastępczy, zamiast którego należy wpisać nazwę firmy. Jeśli ten tekst nie jest potrzebny, można usunąć pole tekstowe. Animacje: W prezentacji zostały zastosowane efekty animacji niestandardowych, takie jak Wkraczanie/Odwrót, Rozciąganie, Rozpraszanie i Szachownica. Wszystkie te efekty są odtwarzane w poprzednich wersjach programu Microsoft PowerPoint aż do wersji 2000. Aby zmienić efekty animacji, otwórz menu Pokaz slajdów, kliknij pozycję Animacja niestandardowa i użyj opcji, które się pojawią. Jeśli ta prezentacja zawiera animację programu Macromedia Flash: Aby odtworzyć plik Flash, należy zarejestrować na komputerze formant Microsoft ActiveX® o nazwie Obiekt Shockwave Flash. W tym celu należy pobrać najnowszą wersję programu Macromedia Flash Player z witryny firmy Macromedia w sieci Web. Przejście slajdu: W pokazie jest stosowane przejście typu Ścieranie w dół. Aby zastosować inne przejście, należy w menu Pokaz slajdów kliknąć polecenie Przejście slajdu i wybrać jedną z dostępnych opcji. Hiperłącza do kursu w trybie online: Szablon zawiera łącza do wersji online tego kursu szkoleniowego. Łącza prowadzą do sesji ćwiczeń praktycznych dla lekcji oraz do opublikowanego dla tego kursu dokumentu Podręczna karta informacyjna. Uwaga: W celu wyświetlenia sesji ćwiczeń praktycznych należy mieć zainstalowany program Excel 2007. Bez programu Excel 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń. Nagłówki i stopki: Szablon zawiera stopkę z tytułem kursu. Stopki można zmieniać i usuwać w oknie dialogowym Nagłówek i stopka (dostępnym z menu Widok). KORZYSTANIE Z TEGO SZABLONU Aby uzyskać szczegółową pomoc na temat tego szablonu, zobacz okienko notatek lub wyświetl pełną stronę notatek (menu Widok). Rozpoczynanie pracy z raportami tabeli przestawnej 36