Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Kierownik Sekcji Nadzoru Maria Brzeska-Wasik

DEFINICJA BRAKOWANIE - wydzielenie materiałów archiwalnych z całej zgromadzonej dokumentacji w j.o., która może być zniszczona Polski słownik archiwalny, pod red. W. Maciejewskiej, Warszawa 1974 BRAKOWANIE – 1) dawniej typowanie materiałów archiwalnych nie zasługujących na trwałe przechowywanie celem przekazania ich na zniszczenie 2) obecnie terminem brakowanie określa się wydzielanie materiałów archiwalnych (https://www.archiwa.gov.pl/pl/component/content/article/62-materiały-pomocnicze/757-słownik-archiwalny?showall=&start=1)

MINISTRA OBRONY NARODOWEJ PODSTAWA PRAWNA ZARZĄDZENIE Nr 57/ MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie informacji niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego § 25. 3. Dokumenty oraz zbiory dokumentów dotyczące spraw ostatecznie załatwionych, stanowiące dokumentację niearchiwalną (kat. „B”), przechowuje się w kancelarii (punkcie ewidencyjnym) lub innym pomieszczeniu (składnicy akt), zapewniającym ich ochronę odpowiednią do przyznanej klauzuli tajności, przez okres oznaczony w Rzeczowym Wykazie Akt i brakuje zgodnie z zarządzeniem, o którym mowa § 2 pkt 33 § 2. Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają: 33) archiwizacja — ogół czynności związanych z klasyfikowaniem, kwalifikowaniem, kompletowaniem i przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum oraz ich ewidencjonowanie i przechowywanie tym archiwum w rozumieniu przepisów zarządzenia Ministra Obrony Narodowej wydanego na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

MINISTRA OBRONY NARODOWEJ PODSTAWA PRAWNA c.d. ZARZĄDZENIE Nr 9/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z dnia 17 marca 2016 roku  w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446)

PROTOKÓŁ BRAKOWANIA cz. I Zawsze w 2 egz. Nazwa jednostki, która przeprowadza brakowanie

PROTOKÓŁ BRAKOWANIA cz. II

PROTOKÓŁ BRAKOWANIA cz. III Należy podać wykazy akt obowiązujące w latach wytworzenia brakowanej dokumentacji Jeden egzemplarz spisu do każdego egzemplarza protokołu Archiwum Wojskowe w Gdyni

PROTOKÓŁ BRAKOWANIA - błędy NIE ZASTOSOWANIE SIĘ DO WZORU brak, zmiana lub dodanie dodatkowych zdań „W wyniku przeprowadzonych czynności brakowania, wydzielono do zniszczenia 1,3 mb. dokumentacji niearchiwalnej wytworzonej przez Jednostkę Organizacyjną w latach 2000 - 2012, wymienionej w spisie załączonym do protokołu, która utraciła znaczenie dla jednostki organizacyjnej. Brakowana dokumentacja nie stanowi materiałów archiwalnych. Dokumentacja kwalifikowana była na podstawie: -RWA obowiązującego w latach 1999-2003, -RWA obowiązującego w 2004 r., -RWA obowiązującego w latach 2005 – 2006, -RWA obowiązujące w latach 2007 – 2011, -RWA obowiązujące w latach 2012 – 2014, - zgodnie z §3 ust. 1 i 9, oraz §5 ust. 1 „Zarządzenia Nr 9/MON Ministra Obrony Narodowej z dn. 17 marca 2016 r. w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych podległych MON lub przez niego nadzorowanych.”

PROTOKÓŁ BRAKOWANIA - błędy BRAK PODANYCH WSZYSTKICH JRWA „W wyniku przeprowadzonych czynności brakowania, wydzielono do zniszczenia 1,3 mb. dokumentacji niearchiwalnej wytworzonej przez Jednostkę Organizacyjną w latach 2005 - 2012, wymienionej w spisie załączonym do protokołu, która utraciła znaczenie dla jednostki organizacyjnej. Brakowana dokumentacja nie stanowi materiałów archiwalnych. Dokumentacja kwalifikowana była na podstawie: -RWA obowiązujące w latach 2007 – 2011, -RWA obowiązujące w latach 2012 – 2014.”

Ćwiczenie 1

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ Podać symbol klasyfikacyjny z JRWA wytworzonej dokumentacji po 2005 r. Zawartość teczki oraz informacje dodatkowe Data roczna - bez dnia i miesiąca Hasło klasyfikacyjne z JRWA

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ - błędy BŁĘDY W CHRONOLOGII Lp. Symbol klasyfikacyjny i numer ewidencyjny Hasło klasyfikacyjne lub nazwa dokumentu Ilość stron Informacje uzupełniające 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1.  4/4 RWD 1/C/8 Dokumentacja ewidencji szkolenia B3 2009 2012 139 Dziennik lekcyjny. 21 RTD 41/2002 Trwałe urządzenia ewidencyjne. B10 2002 2005 96 Dziennik korespondencji. 21 RTD 18/2003 2003 24 4.  1/C/9 1/C/10 2008 Kategoria archiwalna Data roczna rozpoczęcia Data roczna zakończenia

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ - błędy BRAK SYMBOLU I HASŁA KLASYFIKACYJNEGO ZGODNEGO Z JRWA Lp. Symbol klasyfikacyjny i numer ewidencyjny Hasło klasyfikacyjne lub nazwa dokumentu Kategoria archiwalna Data roczna rozpoczęcia Data roczna zakończenia Ilość stron Informacje uzupełniające 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1.  21 RTD 41/2002 Dziennik korespondencji. B10 2002 2005 96 Trwałe urządzenia ewidencyjne. 21 RTD 18/2003 2003 24 Ochrona informacji niejawnych i obsługa kancelaryjna. 4/4 RWD 1/C/10 Dziennik lekcyjny. B3 2008 2012 139 Dokumentacja ewidencji szkolenia

ZASADA WYŻSZEJ KATEGORII Informacja Nr 13 Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie wyjaśnienia wyrażenia „kategoria archiwalna o wartości wyższej” A B, BE Bc

Ćwiczenie 2

1. 2. 3. 4. 5. 6. Planowanie mobilizacyjne i gotowość bojowa 15/3 Lp. Symbol klasyfikacyjny i numer ewidencyjny Hasło klasyfikacyjne lub nazwa dokumentu Kategoria archiwalna Data roczna rozpoczęcia Data roczna zakończenia Ilość stron Informacje uzupełniające 1 2 3 4 5 6 7 8 1.     2.  3.  4.  5.  6. Planowanie mobilizacyjne i gotowość bojowa 15/3 14/2009 Bc 2009 2009 120 7/16 6/2010 Ćwiczenia organizowane przez inne jednostki wojskowe - wchodzące - Wyciągi z planu podawania wiadomości w ćwiczeniu taktycznym z wojskami Bc 2010 2011 269 Instrukcje Wytyczne Plan działania w razie zagrożenia 13/7 2/2010 Plan ochrony Bc 230 2010 2011 4/5 7/2011 Pracownicze przedziały mobilizacyjne Bc 280 2011 2011 Tom 1 4/5 12/2011 Pracownicze przedziały mobilizacyjne Bc 2011 2011 284 Tom 2

Ćwiczenie 3

Egz. …. Gdynia, dn. …………….   DYREKTOR ARCHIWUM WOJSKOWEGO ul. Dickmana 10/14 81-103 GDYNIA Dotyczy: zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej    Zgodnie z § 7.1 Zarządzenia nr 9/MON z dnia 21 marca 2016 r. proszę o wydanie zezwolenia na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej wykazanej w przesłanych protokołach.

    Załączniki 4 na 21 str. – tylko adresat Zał. nr 1 – Protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej egz. 1 – na 7 str. Zał. nr 2 – Protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej egz. 2 – na 7 str. Zał. nr 3 – Protokół brakowania wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej egz. 1 – na 7 str. Zał. nr 4 – Protokół brakowania wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej egz. 2 – na 7 str.   DOWÓDCA XXXXXXX Wykonano w 2 egz. Egz. nr 1 – a/a Egz. nr 2 – AWG Maria Brzeska-Wasik, 261-267-221 06.02.2017r., T.14/17

PISMO PRZEWODNIE - błędy W piśmie przewodnim zwracamy się o wydanie zezwolenia na zniszczenie dokumentacji Należy poprawnie rozpisać załączniki – pamiętając o tym, że: Spis dokumentacji jest załącznikiem do protokołu brakowania i tworzy z nim całość Sporządzamy oddzielny PROTOKÓŁ dla kat. B, Bc Protokół musi być sporządzony w 2 egzemplarzach PISMO PRZEWODNIE WNIOSEK O WYDANIE ZEZWOLENIA NA BRAKOWANIE Zał. Nr 1 – protokół brakowania dok. niearchiwalnej o kat. B – egz. nr 1 Zał. Nr 2 – protokół brakowania dok. niearchiwalnej o kat. B – egz. nr 2 Zał. Nr 3 – protokół brakowania dok. niearchiwalnej o kat. Bc – egz. nr 1 Zał. Nr 4 – protokół brakowania dok. niearchiwalnej o kat Bc – egz. nr 2

BRAKOWANIE - PODSUMOWANIE O CZYM PAMIĘTAĆ: Należy korzystać ze wzoru umieszczonego w załączniku Nr 1 i 2 do Zarządzenia Nr 9/MON z dn. 17 marca 2016 r. Odrębny protokół ze spisem dla dokumentacji niearchiwalnej o kat. B, Bc Odrębny protokół ze spisem dla dokumentacji niearchiwalnej jednostki rozformowanej i następcy prawnego Zachowanie chronologii w spisie dokumentacji niearchiwalnej Zastosowanie zasady wyższej kategorii Poprawne rozpisanie załączników w piśmie przewodnim

KIEROWNIK SEKCJI NADZORU DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ KIEROWNIK SEKCJI NADZORU Maria Brzeska-Wasik tel. 261-267-221 archiwum.nadzor@ron.mil.pl