Rodzaje systemów kancelaryjnych System kancelaryjny dziennikowy. System kancelaryjny bezdziennikowy.

System kancelaryjny dziennikowy To ustalony i przedstawiony w instrukcji kancelaryjnej sposób przyjmowania, porządkowania, oznaczania, obiegu (załatwiania, wysyłania) i przechowywania dokumentacji biurowej.

Rodzaje systemów kancelaryjnych dziennikowych System kancelaryjny dziennikowy System kancelaryjny bezdziennikowy System mieszany

System kancelaryjny dziennikowy Zalety systemu pismo przedmiotem szczególnej troski, system prosty – nr w dzienniku wskazuje miejsce przechowywania, kontrola pisma w każdej fazie załatwiania sprawy.

System kancelaryjny dziennikowy Wady systemu bardzo pracochłonny, brak odpowiedzialnej, system kosztowny, hamuje sprawny obieg dokumentów, wydłużenie czasu załatwiania spraw.

Podział systemu kancelaryjnego dziennikowego System jednodziennikowy, System dwudziennikowy.

Czynności wykonywane w ramach tego systemu: rejestracja przesłanie za pokwitowaniem do właściwej komórki org rejestracja gromadzenie i spisywanie w dzienniku pism do wysyłki Przechowanie oryginałów przez pracownika załatwiającego sprawę

Dziennik korespondencyjny – pisma wpływające do sekretariatu Nr kolejny Numer OD KOGO Treść otrzymanej korespondencji Znak referenta Data otrzymania Data otrzymanej 1. WSiP/DM/25/03 Wydawnictwo Szkolne Katalog podręczników E.F. i Pedagogiczne 3.01.2003 29.12.2002 2. PRP/3/03 Pracownia Reklamowa Informacja o przygotowanej E.S.P. Pitrucha w Łodzi reklamie 4.01.2003 02.01.2003 3. BUDU/DK/2/03 Firma BUDU Prośba o wynajęcie sali z Łodzi 03.01.2003

Dziennik korespondencyjny – pisma wychodzące Data wysłanej Korespondencji DO KOGO TREŚĆ wysłanej korespondencji Nr aktu Uwagi 3.01.2003 Wydawnictwo Szkolne i Pedagogiczne Warszawa Podziękowania za katalog TE/SG/1/03 poczta

System kancelaryjny bezdziennikowy Nie wymaga tak szczegółowej rejestracji pism. Konieczne jest rejestrowanie tylko poszczególnych spraw (dokumentów dotyczących jednej sprawy).

Czynności wykonywane w ramach tego systemu przesłanie za pokwitowaniem do właściwej komórki org odnotowanie daty wpływu, wpisanie symbolu komórki org. pracownik rejestruje pismo w spisie spraw pismo załatwiające sprawę pracownik przekazuje do sekretariatu doręczenie pisma pracownikowi oryginały pism otrzymanych i kopie wysłanych przechowuje się w aktach sprawy

Symbol pisma – sprawy np. DK-1401-3-/2006 DK – symbol komórki organizacyjnej 1401 – symbol hasła z wykazu akt firmy 3 – Kolejny nr sprawy ze spisu spraw 2006 – rok 2006

Przykład z rejestracji dziennikowej L.Dz. 169/2006 Liczba dziennika rok nr kolejny

Uwagi (sposób załatwienia) Spis spraw 2006 DK DK-1401 Plany i programy szkolenia rok referent (symbol kom. org) (oznaczenie teczki) (tytuł teczki według wykazu akt) Lp. SPRAWA Od kogo wpłynęła Data Uwagi (sposób załatwienia) Znak pisma Z dnia Wszczęcia sprawy Ostatecznego załatwienia 1. Szkolenie komputerowe Firma szkoleniowa KOM 06.09.2006 BB/06/06 05.09.2006 2. Szkolenie z ADHD Wrocławskie Centrum Doskonalenia WCDN/SG/02/06 08.09.2006 08.10.2006 Przeprowadzono szkolenie