Udostępnianie dokumentacji w archiwum wyodrębNionym – do celów służbowych i naukowo-badawczych mgr Klaudia Banach

PODSTAWY PRAWNE Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych; Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych; Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych; Regulamin korzystania z Materiałów Archiwalnych Pracowni Udostępniania Akt w Archiwum Wojskowego w Gdyni.

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych; §  2. Materiały archiwalne zgromadzone w archiwach wyodrębnionych są udostępniane przez: 1) umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z materiałów; 2) przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci reprodukcji tych materiałów albo w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

jednostek organizacyjnych i obywateli, § 3.  1. Materiały archiwalne dotyczące osób fizycznych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to: prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i  obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi. 2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, zawierające dane osób trzecich są udostępniane po anonimizacji tych danych.

ZGŁOSZENIE §  4.  1. Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego. 2. Zgłoszenie składa się do organu, któremu podlega archiwum wyodrębnione, zwane dalej „archiwum”, lub który je nadzoruje.

OBOWIĄZUJĄCE FORMULARZE

UDOSTĘPNIANIE AKT Do celów naukowo-badawczych udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego; Udostępniane są posiadane materiały archiwalne po upływie 30 lat od daty ich wytworzenia; Materiały archiwalne od których wytworzenia nie upłynęło 30 lat, udostępnia się za pisemną zgodą Wojskowego Biura Historycznego poprzez Archiwum Wojskowe w Gdyni; Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych nastąpi przerwa przekraczająca 6 miesięcy, ponowne ich udostępnienie wymaga złożenia nowego zgłoszenia;

Do celów służbowych UDOSTĘPNIANIE AKT udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego; Brak okresu karencji wytworzenia akt; Celowość wniosku a kompetencje JW.; Określenie okresu ważności wniosku; W przypadku materiałów niejawnych: Załączenie uwierzytelnionej przez Pełnomocnika ds. OIN kserokopii upoważnienia lub poświadczenia bezpieczeństwa;

Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu), wypełnionego samodzielnie, czytelnym pismem, przez użytkownika, osobno dla każdej jednostki archiwalnej - niewłaściwie lub nieczytelnie wypełnione zamówienia nie będą realizowane.

UŻYTKOWNIK PRACOWNI MA PRAWO: korzystać z inwentarzy, kartotek, spisów, skorowidzów i innych pomocy ewidencyjnych potrzebnych do pracy; korzystać z merytorycznej i technicznej pomocy pracowników Archiwum; korzystać z własnego komputera przenośnego; korzystać z komputerowych baz danych, udostępnianych na komputerach Pracowni.

W PRACOWNI W SZCZEGÓLNOŚCI ZABRONIONE JEST: ingerowanie w treść lub formę materiałów archiwalnych; używanie atramentu oraz korektorów i pisaków; sporządzanie notatek na papierze umieszczonym bezpośrednio na aktach; opieranie się na materiałach archiwalnych lub umieszczanie na nich innych przedmiotów; kładzenie otwartych ksiąg i poszytów grzbietem do góry; wymienianie się aktami z innymi użytkownikami; używanie telefonów komórkowych, w celach innych niż kopiowanie akt; zakłócanie pracy innym korzystającym;

WARTO PAMIĘTAĆ Informacji o zasobie archiwalnym, dostępnych środkach ewidencyjno - informacyjnych i o zasadach udostępniania materiałów archiwalnych udzielają pracownicy Archiwum; Informacji o materiałach archiwalnych niezbędnych do złożenia zamówień użytkownik wyszukuje samodzielnie w dostępnych w Archiwum środkach ewidencyjno – informacyjnych; Materiały archiwalne wymagające przygotowania do udostępnienia, np. paginowania czy zabiegów konserwatorskich, udostępniane są w terminie umożliwiającym wykonanie tych prac; Użytkownik zobowiązany jest do zwracania materiałów archiwalnych w należytym porządku, przy całkowitym zachowaniu wewnętrznego układu akt.

UDOSTĘPNIANIE AKT NA ZEWNĄTRZ na okres 3 miesięcy (możliwe przedłużenie); upoważnionym podmiotom, jednak wyłącznie w zakresie ich kompetencji.

dodatkowo w każdą środę do godz. 19. REGULAMIN KORZYSTANIA Z MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH PRACOWNI UDOSTĘPNIANIA AKT regulamin dostępny na www.archiwummw.wp.mil.pl/udostepnianie; pracownia udostępniania akt dla użytkowników jest czynna od poniedziałku do piątku od godz. 7:00 do godz.15:00; dodatkowo w każdą środę do godz. 19.

KONTAKT Sekcja ewidencji, opracowywania i udostępniania zasobu (kierownik sekcji p. Małgorzata PARUSIŃSKA) tel. 261-267-217 Pracownia udostępniania akt tel. 261-267-215