Stosowanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych w Podhalańskiej Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej w Nowym Targu PROWADZĄCA SZKOLENIE Danuta Zając LISTOPAD 2016

(Dz. U. Nr 97 z 2006r., poz.673) (Dz.U. 2016 poz. 1506) Ustawa z dn.14 lipca 1983 r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, (Dz. U. Nr 97 z 2006r., poz.673) (Dz.U. 2016 poz. 1506) Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej materiałami archiwalnymi, są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.

nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji. Rozporządzenia Ministra Kultury z dn.16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 z 2002 r., poz. 1375)   Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz.1 743) 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą: powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw; nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji. 2. W organach i jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, instrukcja określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją, o której mowa w ust. 1, wymaga zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Do nabycia umiejętności rejestrowania i znakowania pism przychodzących i wychodzących z Uczelni niezbędna jest znajomość podstawowych, obowiązujących w PPWSZ normatywów kancelaryjno archiwalnych. Normatywami tymi są: Instrukcja Kancelaryjna PPWSZ Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt PPWSZ

Instrukcja Kancelaryjna oraz Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt zostały wprowadzone zarządzeniem nr 25/2006 Rektora PPWSZ z dnia 15 września 2006 r. oraz uzgodnione z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Krakowie pismem z dnia 17 marca 2006 r. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt został poszerzony o nowe klasy na podstawie zarządzenia nr 31/2009 Rektora PPWSZ z dnia 30 października 2009 r. oraz Zarządzenia nr 21/2015 Rektora PPWSZ z dnia 22 maja 2015 r.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA Jest to zbiór przepisów ustalających tryb, zasady i normy postępowania, regulujące sprawne wykonywanie czynności biurowych w PPWSZ W Nowym Targu. Instrukcja normuje i ujednolica obieg dokumentów wewnątrz Uczelni od chwili wpływu lub powstania, aż do momentu ich wysłania lub przekazania do archiwum. W Uczelni obowiązuje system bezdziennikowy oparty na rzeczowym wykazie akt. http://www.ppwsz.edu.pl/edc_media/Structure/Item-0935/TinyFiles/Instrukcja- kancelaryjna-pdf.pdf

Obieg korespondencji powinien być bezpośredni tzn Obieg korespondencji powinien być bezpośredni tzn. pismo powinno być kierowane bezpośrednio do miejsca przeznaczenia i przechodzić tylko przez niezbędne punkty zatrzymania. Po jego otrzymaniu powinno zarejestrować się sprawę czyli wpisać ją do rejestru lub spisu spraw na podstawie pisma rozpoczynającego sprawę. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach papierowych lub w formie elektronicznej. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz Uczelni. Dalsze pisma w danej sprawie wpisuje się do spisu spraw pod nadanym wcześniej numerem, a następnie dołącza się je do akt sprawy w porządku chronologicznym wpływu.

Data wpływu lub wysyłki Wzór formularza spisu spraw – załącznik nr 4 do Instrukcji Kancelaryjnej  2011  DPWiMKZ  062  Popularyzacja i promocja Uczelni rok symbol jedn. org. oznacz. teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. Treść sprawy Od kogo lub do kogo Pisma otrzymanego Data wpływu lub wysyłki Referent sprawy Uwagi znak data   1 Targi edukacyjne

Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Znak sprawy zawiera: symbol literowy jednostki organizacyjnej - SK (Sekretariat Kanclerza) symbol liczbowy hasła według wykazu akt – 022 (Zarządzenia porządkowe) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw lub rejestrze – 1 dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto – 13 (2013) Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską ukośną np. SK. 022–1/13 Znak sprawy może zawierać dodatkowe oznaczenia np. inicjały referenta załatwiającego danego sprawę. Dodatkowe elementy, oddzielone ukośną kreską („/”), umieszcza się po symbolu jednostki organizacyjnej.

Oznaczenia symboliczne jednostek Administracji PPWSZ http://www.ppwsz.edu.pl/edc_media/Structure/Item-0260/TinyFiles/Regulamin-organizacyjny-administracji-ppwsz-2.pdf JEDNOSTKA OZNACZENIE Biuro Rektora BR Biuro Rektora obsługa prorektorów BPR Radca Prawny RP Pełnomocnik ds. Informacji Niejawnych PN Administrator Bezpieczeństwa Informacji ABI Instytut Fizjoterapii IF Instytut Humanistyczny IH Instytut Nauk Technicznych INT

Nie podlegają rejestracji w spisach spraw:   publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.); potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy; rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe; zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w postaci papierowej lub elektronicznej.

Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej. W każdym przypadku należy stosować formę najbardziej celową i najprostszą. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami sporządza się, o ile nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe, jeżeli uzyskane w ten sposób wiadomości lub informacje mają istotne znaczenie dla załatwianej sprawy. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje pracownik sekretariatu lub referent zależnie od ustaleń podjętych przez kierownika. Mogą one być sporządzone na specjalnych blankietach korespondencyjnych. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z drugim egzemplarzem pisma przekazuje czystopis sekretariatowi (Dziennik Podawczy) celem wysłania adresatowi.

PODSTAWĄ DO ZAKŁADANIA TECZEK I REJESTRACJI SPRAW JEST JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT PPWSZ W NOWYM TARGU Obejmuje sprawy i zagadnienia z zakresu działalności PPWSZ, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt można w pewnej mierze porównać do katalogu bibliotecznego, podzielonego na grupy tematyczne. Ma on ułatwić zaklasyfikowanie sprawy, która do Uczelni wpłynęła. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Jest oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Dzieli całość wytwarzanej u nas dokumentacji na 7 grup zasadniczych. http://www.ppwsz.edu.pl/edc_media/Structure/Item-1844/TinyFiles/Jednolity-rzeczowy-wykaz- akt.pdf

1 2 3 4 5 6 7 Zarządzanie Kadry Środki rzeczowe Ekonomika Dydaktyka Zarządzanie 1 Kadry 2 Środki rzeczowe 3 Ekonomika 4 Dydaktyka 5 Działalność naukowo-badawcza i rozwój kadry 6 Zbiory biblioteczne Uczelni 7 Zbiory archiwalne Uczelni

Zaopatrzenie materiałowe INoZ. 240 INT. 240 Akta jednorodne tematycznie z różnych jednostek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol cyfrowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe stanowiące oznaczenie nazwy danej jednostki organizacyjnej. Zaopatrzenie materiałowe INoZ. 240 INT. 240 INoZ Instytut Nauk o Zdrowiu INT Instytut Nauk Technicznych

PODHALAŃSKA PAŃSTWOWA WYŻSZA SZKOŁA ZAWODOWA DZIAŁ NAUKI I WYDAWNICTW Akta spraw załatwionych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z wykazem akt – w kolejności numeracji spraw, a w ramach spraw chronologicznie. PODHALAŃSKA PAŃSTWOWA WYŻSZA SZKOŁA ZAWODOWA W NOWYM TARGU DZIAŁ NAUKI I WYDAWNICTW DNW.552 KAT. A TEKI WYDAWNICZE ("Elementy kształcenia ruchowego i metodyki nauczania ruchu - skrypt dla studentów fizjoterapii" autorstwa dra Pawła Gąsiora.) 2015

Akta spraw zakończonych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych przez okres dwóch lat. Dokumenty przed przekazaniem przegląda i porządkuje pracownik z działu przekazującego materiały. Jednostki organizacyjne przekazują akta do Archiwum Uczelni pełnymi rocznikami. Akta niezbędne do bieżącej pracy można pozostawić w jednostce organizacyjnej na zasadzie ich wypożyczenia z Archiwum Uczelni, tj. po dokonaniu formalności przekazania akt (uporządkowanie dokumentacji, sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych akt, wypełnienie kart udostępniania).

Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum zakładowego: takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie, poczynając od najwcześniejszej sprawy a w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, rozdzielenie poszczególnych akt spraw papierowymi okładkami, wyłączenie zbędnych kopii tych samych pism, usunięcie wszelkich części metalowych i plastikowych, umieszczenie dokumentacji w teczkach wiązanych o grubości nie przekraczającej 5 cm. Jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy Paginacja materiałów archiwalnych – ponumerowanie stron w prawym górnym rogu miękkim ołówkiem i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki teczki liczby stron zawartych w teczce, zgodnie z następującą formułką: „Niniejsza teczka (księga, zeszyt) zawiera ....... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]”. sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego

Zakup zbiorów bibliotecznych 2013 B10 2 PODHALAŃSKA PAŃSTWOWA WYŻSZA SZKOŁA ZAWODOWA W NOWYM TARGU BIBLIOTEKA Spis zdawczo – odbiorczy akt nr….. Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od - do Kat. arch. Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w archiwum Data zniszczenia lub przekazania 1 2 3 4 5 6 7 8    1 BU.610  Zakup zbiorów bibliotecznych 2013  B10   2 2  BU.640  Ewidencja czytelników 2012- 2013   B10 BU.643   Wypożyczenia międzybiblioteczne 2012- 2013 1 

NA ZAKOŃCZENIE Konsekwentne stosowanie systemu bezdziennikowego to znaczy: - przestrzeganie jednolitych zasad rejestrowania spraw, - tworzenie teczek aktowych oraz ich układu, przynosi korzyści: - ułatwia odszukanie akt konkretnej sprawy, - materiały archiwalne mogą być od razu wydzielone, - właściwie uporządkowane, - zabezpieczone dla przyszłych pokoleń w celu dalszych opracowań.

Dziękuję za cierpliwość i uwagę ☺ Zapraszam do wykonania ćwiczeń