Działania kontrolne Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego Warszawa 12 grudnia 2016 r.

Przebieg postępowania kontrolnego po 12.07.2014 Warszawa 12 grudnia 2016 r.

Plan kontroli zewnętrznych oraz Wystąpienia Pokontrolne Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego dostępny jest na stronie: http://bip.mazowieckie.pl/contents/332 Warszawa 12 grudnia 2016 r.

Tematyka kontroli Prawidłowość realizacji zadań organów administracji geodezyjnej i kartograficznej w zakresie prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego przy realizacji zadań wynikających z art. 12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne / Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm./ jako kontynuacja rozpoczętego cyklu kontroli w 2015 r. wynikających ze wskazania Głównego Geodety Kraju. Objętych kontrolą w 2015 r. i 2016 r. zostało 26 powiatów. 2. Prawidłowość realizacji zadań organów administracji geodezyjnej i kartograficznej w zakresie koordynowania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu przy realizacji zadań wynikających z art. 28b – 28g ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne / Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm./. Objętych kontrolą w 2016 r. zostało 9 powiatów. 3. Prawidłowość realizacji zadań przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych – przedsiębiorców, zakresie: obowiązku zgłaszania prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, przekazywania do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wyników prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, przestrzegania przepisów dotyczących wykonywania samodzielnych funkcji w zakresie geodezji i kartografii. Objętych kontrolą w 2016 r. zostało 26 podmiotów. Warszawa 12 grudnia 2016 r.

W wyniku kontroli w zakresie Prawidłowość realizacji zadań organów administracji geodezyjnej i kartograficznej w zakresie prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego przy realizacji zadań wynikających art. 12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989r. Prawo geodezyjne kartograficzne kontroli i ocenie zostały poddane: Zgłoszenia prac geodezyjnych Dokumenty Obliczenia Opłaty Licencje wydane przez organ Prowadzony rejestr zgłoszeń Zawiadomienia o wykonaniu prac Protokoły weryfikacji Wniosku o uwierzytelnienie dokumentów Warszawa 12 grudnia 2016 r.

Najczęściej występujące nieprawidłowości w zgłoszeniach prac geodezyjnych przyjętych przez organ to: zgłoszenia prac geodezyjnych nie zawierały wszystkich informacji określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego m.in.: brak daty potwierdzającej wpływ zgłoszenia prac geodezyjnych do organu, brak identyfikatora wykonawcy prac geodezyjnych (nr REGON), przy zgłoszeniu uzupełniającym - brak określenia nr identyfikatora zgłoszenia pierwotnego, niewłaściwa nazwa organu, który prowadzi pzgik, brak nr uprawnień i zakresu powierzonych czynności, nieprawidłowo określony cel i rodzaj pracy - niezgodnie z załącznikiem nr 1 oraz nr 2 do wzoru zgłoszenia, brak informacji o terminie zakończenia prac, niewłaściwie określony obszar, który jest objęty zgłoszeniem, brak informacji mających wpływ na wysokość współczynników korygujących PD i AJ. Warszawa 12 grudnia 2016 r.

Najczęściej występujące nieprawidłowości w zakresie sporządzanych DOO niepoprawna nazwa organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny na Dokumentach Obliczenia Opłaty. Warszawa 12 grudnia 2016 r.

brak informacji, dotyczącej identyfikatora materiału zasobu, Najczęściej występujące nieprawidłowości w zakresie sporządzanych licencji: sporządzania licencji określającej uprawnienia podmiotu dotyczące możliwości wykorzystania materiałów z zasobu niezgodnie z wzorem określonym formularzu stanowiącym załącznik nr 7 do rozporządzenia z uwagi na : brak informacji, dotyczącej identyfikatora materiału zasobu, licencje wydawane wykonawcy prac zawierały pouczenie z formularza licencji określonej w załączniku nr 6 dla podmiotu innego niż wykonawca prac geodezyjnych, brak wydania Licencje do zgłoszeń uzupełniających, błędne określenie nazwy organu wydającego licencję, nieprawidłowe określanie obszaru licencji obejmującej dokument takie jak mapa ewidencyjna wydana dla całego obrębu, brak nr pkt osnowy. Warszawa 12 grudnia 2016 r.

Najczęściej występujące nieprawidłowości w zakresie prowadzenia rejestru zgłoszeń: prowadzony Rejestr Zgłoszeń nie zawierał wszystkich informacji wymaganych w § 8 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego m. in.: brak daty, którą sygnowane jest zgłoszenie prac, daty doręczenia zgłoszenia prac właściwemu organowi prowadzącemu zasób, daty otrzymania wniosku wykonawcy o przyjęcie do zasobu, daty zwrotu dokumentacji wraz z protokołem dokumentującym wynik kontroli, daty odnotowania pozytywnego wyniku kontroli, brak nr REGON, brak identyfikatorów materiałów zasobu udostępnionych podmiotowi, brak nazwy i sygnatury dokumentu potwierdzającego dokonanie opłaty, brak możliwości zidentyfikowania czego dotyczy zarejestrowany nr DOO (uwierzytelnienie, zgłoszenie pierwotne, zgłoszenie uzupełniające). Warszawa 12 grudnia 2016 r.

Najczęściej występujące nieprawidłowości w zakresie prawidłowości sporządzenia zawiadomienia o wykonaniu prac przyjętych przez organ to: Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych były sporządzone zgodnie z wzorem określonym w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego lecz nie zawierały wszystkich informacji wymaganych w ww. wzorze. Najczęstsze błędy to: nieprawidłowa nazwa organu, który prowadzi pzgik, nie oznaczanie zakresu wykonanych prac (w całości / w części), brak wyszczególnienia zmodyfikowanych lub zweryfikowanych baz danych przekazywanych do organu. Warszawa 12 grudnia 2016 r.

wpisywanie nieprawidłowej nazwy organu prowadzącego państwowy zasób, Najczęściej występujące nieprawidłowości w zakresie prawidłowości sporządzenia protokołu weryfikacji to: sporządzanie protokołów weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego niezgodnie z wzorem protokołu weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, stanowiącego załączniku nr 4 rozporządzenia w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wpisywanie nieprawidłowej nazwy organu prowadzącego państwowy zasób, wpisywanie daty przekazania przez wykonawcę dokumentacji zawierającej zbiory danych i inne materiały podlegające weryfikacji niezgodnej z datą wpływu zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych, sporządzanie protokołów weryfikacji w 1 egzemplarzu, braku informacji w protokołach takich jak: - wskazania pracownika realizującego wstępną weryfikację zbiorów danych w bazie numerycznej, - nie wyszczególnienie naruszonego przepisu prawa przy nieprawidłowościach wykazanych podczas weryfikacji pod względem wykonania prac zgodnie z obowiązującymi w geodezji przepisami prawa. Warszawa 12 grudnia 2016 r.

przyjętych przez organ to: Najczęściej występujące nieprawidłowości w zakresie sporządzenia wniosku o uwierzytelnienie dokumentów przyjętych przez organ to: Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych nie zawierały wszystkich informacji określonych w załączniku do rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez Organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych, tj.: brak daty wpływu wniosku do organu, nieprawidłowa nazwa organu, brak lub nieprawidłowa informacja określająca dokument (nazwa, przeznaczenie, obszar), braki dotyczące identyfikatora zgłoszenia. Warszawa 12 grudnia 2016 r.

Ponadto poddano ocenie: Poprawność i terminowość przyjmowania zbiorów danych do powiatowego zasobu, które to zadanie w większości przypadków zostało ocenione pozytywnie. Terminowość uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych - z uwagi na brak daty wpływy wniosku do organu w większości kontrolowanych jednostek nie można było dokonać oceny terminowości. Klauzule stosowane na kopiach materiałów zasobu - stwierdzono przypadki nie stosowano klauzul określonych w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego na udostępnianych kopiach materiałów. Zakresy czynności / opisy stanowisk, oraz upoważnienia wydane przez organ dotyczące zadań objętych kontrolą - stwierdzono przypadki nie dostosowania do znowelizowanej ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne opisów stanowisk pracy/zakresów obowiązków jak i wydanych upoważnień organu dla pracowników realizujących zadań objęte kontrolą. Warszawa 12 grudnia 2016 r.

W wyniku kontroli w zakresie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej, dotyczących prawidłowości realizacji zadań organów administracji geodezyjnej i kartograficznej w zakresie koordynowania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu przy realizacji zadań wynikających z art. 28b – 28g ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne kontroli i ocenie zostały poddane niżej wymienione dokumenty takie jak: Wnioski o przeprowadzenie narady koordynacyjnej Dokumenty Obliczenia Opłaty Protokoły narady koordynacyjnej oraz udostępnione odpisy tych protokołów Warszawa 12 grudnia 2016 r. 14

Najczęściej występujące nieprawidłowości zadań objętych tą kontrolą to: nieprawidłowa nazwa organu na Dokumentach Obliczenia Opłaty oraz na wnioskach kierowanych do organu, w treści protokołu nie zamieszczano informacji dotyczącej np. stanowiska służbowego przewodniczącej narady koordynacyjnej, niepełnego opisu przedmiotu narady koordynacyjnej zawartego we wniosku, pełnej informacji dotyczącej położenia obiektu, odpisy protokołów narad koordynacyjnych zawierały informacje zamieszczone w  protokołach, lecz treść protokołów nie była przeniesiona wiernie do odpisów, Odpis (definicja) - kopia lub przepisany tekst oryginalnego dokumentu, pisma; wtórnik, duplikat; dokument zawierający dane z innego dokumentu. wnoszone projekty sieci uzbrojenia terenu najczęściej do treści numerycznej mapy zasadniczej oznaczano niezgodnie z opisami sieci określonymi w rozporządzeniu w sprawie bazy danych obiektów topograficznych oraz mapy zasadniczej np. proj. linii 400kV, Ponadto opisy stanowisk pracy / zakresy obowiązków jak i wydane upoważnienia organu dla pracowników realizujących zadań objęte kontrolą nie zostały dostosowane do znowelizowanej ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Warszawa 12 grudnia 2016 r.

W wyniku kontroli w zakresie realizacji zadań przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych – przedsiębiorców, w zakresie: obowiązku zgłaszania prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, przekazywania do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wyników prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, przestrzegania przepisów dotyczących wykonywania samodzielnych funkcji w zakresie geodezji i kartografii, Kontroli i ocenie zostały poddane niżej wymienione dokumenty takie jak: zgłoszenia prac geodezyjnych licencje wydane przez organ zawiadomienia o wykonaniu prac protokoły weryfikacji wniosku o uwierzytelnienie dokumentów szkice tyczenia Warszawa 12 grudnia 2016 r.

Najczęściej występujące nieprawidłowości : Stosowana nazwa firmy na pieczątkach była niezgodna z nazwą firmy zarejestrowaną w Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, Nieprawidłowo wypełniane formularze poddane ocenie Nie terminowe przekazywanie właściwym Organom Służby Geodezyjnej i Kartograficznej zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki wykonanych prac, dla których upłynął przewidywany termin wykonania, zgodnie z art. 12a ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne Warszawa 12 grudnia 2016 r.