POMIAR PROCESÓW – GWARANCJA SZYBKIEGO PODNIESIENIA EFEKTYWNOŚCI Łukasz Majer, Konrad Bajor 16.11.2016r

Pomiar procesów - geneza

Geneza problemu Koszty pracy w Polsce sukcesywnie doganiają wynagrodzenia w krajach UE-WEST

Rekrutować, czy poprawiać efektywność w organizacji? Rynek pracy w Polsce – dostępność specjalistów 2010 2016

Typowe rozwiązania zmian organizacyjnych Wdrożenie systemu klasy ERP Wdrożenie filozofii Continuous Improvement

Bariery we wdrażaniu zmian organizacyjnych Brak długofalowego zaangażowania kierownictwa w optymalizację procesów Brak przełożenia zespołu ds. Procesów na pozostałe działy w firmie Niewystarczające zasoby do przeprowadzenia zmian w organizacji Brak wystarczającego budżetu na optymalizację procesów Sprzeczność interesów między działami hamuje wdrażanie zmian w organizacji Brak wystarczającego czasu na wdrożenie zmian w organizacji

Pomiar procesów – na czym to polega…

Pomiar procesów – czym jest? 1 cel: poprawa efektywności pracy ludzi 1 grupa docelowa: pracownicy biurowi - administracja / realizatorzy usług DZIAŁ STANOWISKO Proces Proces Krok procesu Krok procesu Krok procesu Czynność Czynność Czynność Czynność Czynność Czynność Czynność

Pomiar procesów – co mierzymy? … Czynności wykonywane w ramach systemu vs „manualnie” Ile zajmuje praca z systemami vs „manualna” Ile czasu zajmuje zarządzanie zespołem Działania regularne vs „wrzutki” Obsługa per poszczególnych „klientów” Przygotowanie raport X Przestoje z powodu awarii drukarek

Współpraca między działami Działy wewnętrznie są mocno zoptymalizowane, ale… Prawdziwe pole do optymalizacji – „styki między działami”

Pomiar procesów – ujawnia nieefektywny czas Nieefektywny czas pracy może przekraczać 20%

Pomiar procesów - rezultaty Najkosztowniejsze czynności Kluczowe czynności w działach Spis czynności stanowiska (karta stanowiska) … Dublowanie prac między działami Ile kosztuje naprawa błędów innych Ile kosztuje instruowanie z braku procedur Ile kosztuje awaryjny system Homogeniczność stanowisk Najbardziej obciążone osoby Ile kosztuje rotacja Na co jest poświęcane zbyt mało czasu

Narzędzia

Pomiar procesów – Case Study

Pomiar procesów – od czego zacząć?

Producent napojów Cel projektu Wskazanie miejsc do optymalizacji Zwymiarowanie potencjału zmian w organizacji Zakres pomiaru Działy Backoffice (księgowość, kadry, płace, …) – 120 osób Rezultat z pomiaru procesów Zmiany organizacyjne Zmiany poza organizacją Zmiany systemowe Wymiar korzyści z pomiaru Możliwe oszczędności na zmianie w obsłudze procesów: >2500 h/mc Podział zmian na: wewnętrzne, zewnętrzne, systemowe

Grupa kapitałowa Cel projektu Wskazanie miejsc do optymalizacji Obniżenie kosztów obsługi procesów wewnętrznych Zakres pomiaru Działy Backoffice i wsparcie IT - 70 osób Rezultat z pomiaru procesów Zmiany organizacyjne Zmiany systemowe Outsourcing usług Wymiar korzyści z pomiaru Oszczędności na obsłudze procesów w wymiarze >2000 h / m-c Outsourcing wybranych usług – oszczędności na poziomie 500 tys/rok

Firma produkcyjna Cel projektu Wskazanie miejsc do optymalizacji pod rozwój firmy Zwymiarowanie potencjału zmian pod dalszy rozwój Zakres pomiaru Branża: Producent urządzeń RCP Rezultat z pomiaru procesów Zmiany organizacyjne Zmiany w sposobie obsługi procesów Zmiany prawne Wymiar korzyści z pomiaru Dodatkowy potencjał odzyskany na obsłudze procesów > 1500 h (w ujęciu 6-ciu miesięcy).

Czy mamy wystarczająco dużo siły aby wprowadzić zmiany? POMIAR PROCESÓW CIĄGŁE DOSKONALENIE ERP

Podsumowanie

Pomiar jako usługa Kompleksowa usługa Systemy pomiaru Przygotowanie i realizacja pomiaru Mapa prorcesów Wyniki Rekomendacje Trwanie: ~2-3 miesiące Metodyka Total Activities Management (TAM) Jak zapewnić obiektywność pomiaru Jakie wyciągać wnioski Doświadczenia od 2006r. Pomiar = zapis USG Wyniki = opracowanie / opis USG Rekomendacje -> zalecenia lekarza na bazie

Pomiar procesów – co zyskujemy? Precyzyjne wskazanie miejsc do optymalizacji Niewielkie zaangażowanie kierownictwa na etapie pomiaru Wprowadzenie najistotniejszych zmian Precyzyjne zdefiniowanie potrzeb pod wdrożenie zmian systemowych Analiza efektywności wprowadzenia zmian w organizacji Zwiększenie efektywności obsługi procesów Gwarancja sukcesu dla Lidera zmian

Warsztaty uzupełniające Miejsce: Kraków Termin rejestracji: do 25.11.2016 Termin warsztatów: 8.12.2016 Temat: Pomiar procesów w organizacji e-mail: procesy@novapraxis.pl Pierwsze 5 osób – 0 zł