Problematyka wdrażania elektronicznej dokumentacji medycznej w Polsce dr n. med. Leszek Sikorski Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia 16 lutego 2012 r Współpraca Zespół CSIOZ, A. Skubalski

Cel-sprostanie wyzwaniom,którym jest prowadzenie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej Potrzeba i możliwość aktywnego uczestnictwa w usługach e-zdrowia

Za wdrożenie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej do praktyki Za wdrożenie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej do praktyki Współpraca, wsparcie oraz współodpowiedzialność współodpowiedzialność

Trudności przy wprowadzania innowacji W 1816 roku Rene Laennec wynalazł stetoskop: W 1827 roku, w jednym z komentarzy stwierdzono, że : "zakres jego użyteczności jest, jak dotąd, daleki od ustalenia„ W 1850, „życzliwi” określali nową pomoc diagnostyczną jako "niebezpieczny instrument." Źródło: Davis AB. Medycyna i jej technologia. Westport, Conn: Greenwood Press, 1981:88-92

Podstawy prawne I. Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia z 28 kwietnia 2011 r. Dz. U. z 2011 nr 113 poz.657 art. 13 II. Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta Dz. U. z 2009 r. Nr 52, poz. 417 i Nr 76, poz. 641 oraz z 2010 r. Nr 96, poz art.. 30 ust. 1, Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U nr 252 poz Rozdział 8 art (Dokumentacja elektroniczna)

Elektroniczny rekord pacjenta Definicja – wg. ISO /TR Repozytorium informacji o stanie zdrowia pacjenta w formie możliwej do przetworzenia przez komputer, przechowywane i przesyłane w bezpiecznej formie, dostępne dla wielu uprawnionych użytkowników. Oparty jest o standardowy logiczny model informacyjny. Głównym celem EHR jest wsparcie opieki zdrowotnej. EHR zawiera informacje archiwalne, aktualne oraz przewidywania.

Logiczna budowa EHR EHR -Rekord elektroniczny dotyczący pojedynczej osoby Folder – katalog, wysoki poziom organizacji w EHR e.g. opieka udzielana w określonym czasie w ramach epizodu opieki Composition – układ Rezultat pojedynczego zdarzenia klinicznego Section – sekcja Jeden kliniczny nagłówek – w przepływie informacji w ramach zdarzenia klinicznego Entry – wpis Wynik pojedynczego działania obserwacji planu (sprawozdanie kliniczne) Cluster – klaster Zagnieźdżona wieloczęściowa struktura danych tablice szeregi czasowe) e.g. wyniki audiogramu Element – element, węzeł – liść zawierający wartość pojedynczej danej np. masa ciała

Cechy EHR Dane dotyczące pacjentów: EHR zawiera informacje o stanie zdrowia pacjentów indywidualnych (obywateli, pacjentów), lub dane zbiorcze dane dotyczące zdrowia publicznego (badań epidemiologicznych). Dane związane ze zdrowiem: EHR zawiera informacje związane ze zdrowiem oraz informacje powiązane. Obejmują dane dotyczące opieki zdrowotnej, ale mogą także zawierać inne informacje związane ze zdrowiem dostarczone przez samego pacjenta (np. dotyczące diety itp.) Dane długoterminowe: EHR zawiera informacje pacjenta od kołyski do śmierci, czyli nie ogranicza się do określonego odcinka opieki. Dane wprowadza wiele podmiotów : EHR zawiera informacje utworzone z różnych podmiotach ochrony zdrowia (inaczej niż w przypadku typowych systemów informatycznych w szpitalach )

Cechy EHR EHR nie jest wartością samą w sobie - jest wartościowe w połączeniu z procesami o.z. i aplikacjami, które wykorzystują informacje medyczne Elektroniczne przepisywanie leków: Dostarcza informacje o terapiach, alergiach i diagnozach z EHR i dostarcza ostrzeżeń, jeśli istnieją przeciwwskazania lub wysokie ryzyko niekorzystnych interakcji lekowych. Badania laboratoryjne: Wyniki badań laboratoryjnych i dane historyczne wynikające z EHR mogą być połączone, aby pokazać długoterminowe trendy. Badania i zdrowie publiczne: Anonimowe dane mogą być wydobywane automatycznie z EHR, w celu umożliwienia badań. Zintegrowana opieka: EHR powinien służyć jako sposób synchronizacji pracy wielu lekarzy zajmujących się leczeniem pacjentów z chorobami przewlekłymi (cukrzyca, choroba wieńcowa itp.) Opieka domowa: Integracja opieki nad pacjentem w domu z EHR

Podstawowe oczekiwania techniczne Dostęp w czasie rzeczywistym Dostęp z każdego miejsca (tryb 24/7) Integracja z urządzeniami zewnętrznymi Wsparcie dla podpisu elektronicznego Różne formy wprowadzania danych do systemu Możliwość agregacji danych indywidualnych w celach statystycznych i naukowych

Standardy w informatyce w ochronie zdrowia W kwietniu 2006, National Alliance for Health Information Technology w USA opublikowało wykaz standardów w e- Zdrowiu, obejmujące 2104 standardów, pochodzących od 436 niezależnych organizacji Lista standardów dla EHR jest krótsza. Najważniejsze z nich to: CEN EN Electronic Health Record Communication CDA: HL7 Clinical Architecture DICOM SR: Structured Reporting WADO: Web Access to DICOM persistent Objects IHE RID: Retrieve Information for Display IHE XDS: Cross-enterprise Clinical Document Sharing MML: The Medical Mark-up Language

Podstawowe informacje zawarte w dokumentacji medycznej w prawie polskim Dane identyfikacyjne pacjenta Przeszły i aktualny stan zdrowia Wyniki badań medycznych Zlecone badania Wizyty lekarskie, pobyty w szpitalach, procedury medyczne Jednostki ochrony zdrowia oraz pracownicy medyczni z których pomocy pacjent korzystał. Uczulenia i szczepienia Przepisane / podane leki

Współczesne bariery Migracja z dokumentacji papierowej Dostosowywanie i reorganizacja placówek prowadzących działalność leczniczą Kształcenie i szkolenie pracowników Bezpieczeństwo i prywatność Otoczenie prawne Akceptacja użytkowników ( pacjentów i profesjonalistów) Obawy przed zmianami i nową technologią Niewłaściwe planowanie

Najważniejsze błędy w procesie wdrażania EHR Działamy bez wsparciem dyrektorów podmiotu prowadzącego działalność leczniczą Pomijamy cele procesu lub stawiamy nierealistyczne cele Staramy się robić zbyt dużo na raz (lub zbyt szybko) Niedoceniamy wielkości całkowitych kosztów Zarządzamy projektami obok dotychczasowych obowiązków pracowniczych Oszczędzamy na szkoleniach i wdrażaniu Zakładamy, że sprzedawca zrobi wszystko Braki we wzajemnej komunikacji

Doświadczenia z wdrożeń 28% projektów kończy się pełnym sukcesem 49% jest zakończonych ale np. przekroczono budżet, albo nie osiągnięto zakładanej funkcjonalności. 23% projektów kończy się kompletnym niepowodzeniem Extreme Chaos, The Standish Group

Zarządzanie i przywództwo projektu Kierownik projektu, który ma umiejętności i doświadczenie w zarządzaniu złożonymi procesami implementacji projektu, Kierownik naukowy projektu (mistrz), który ma wiarygodność w oczach klinicystów. (Wewnętrzny komitet EHR) Obowiązki to m.in. rozwiązywanie konfliktów, negocjacje z zewnętrznymi podmiotami, koordynacja i integracja, zwiększenie komunikacji wewnętrznej. Funkcja pomostu między kierownictwem podmiotu i innymi zainteresowanymi stronami. W skład zespołu wdrożeniowego wchodzą również np. analityk, szkoleniowiec, testerzy, wdrożeniowcy

Zaangażowanie wielu czynników Określenie potrzeb i wymagań zainteresowanych stron aktywnie włączających się w proces projektowania systemu Aktywna rola różnych podmiotów w procesie podejmowania decyzji co ułatwia akceptację nowego systemu

Gotowość do zmian i zarządzanie zmianami Określenie podstawowych wartości, zrozumienie szerszego kontekstu organizacyjnego i obaw zainteresowanych stron, zrozumienie potrzeb użytkowników końcowych i uzasadnienia potrzeb zmian Demonstracja korzyści dla lekarzy, pielęgniarek i personelu medycznego, zajmowanie się przeszkodami i barierami oraz rozwojem rozwiązań dla potencjalnych problemów

Wybór oprogramowania Główne etapy procesu wyboru systemu to: badanie oczekiwań, barier, pożądanej funkcjonalności; opracowanie szczegółowego formularza oceny EHR; szeroko zakrojone wyszukiwanie dostępnych systemów EHR, analiza cech systemu EHR oparta o formularz ocenny, szczegółowe demonstracja funkcji EHR przez dostawcę, wizytacje u innych użytkowników i w siedzibie dostawcy, ocena końcowa i negocjacje.

Integracja technologiczna Integracja z systemami fakturowania, raportowania, wyników laboratorium, diagnostyką obrazową, skierowaniami itd.. Integracja umożliwia dostęp do istniejących danych, zwiększa ich dokładność oraz wydajność systemu. Wykorzystywanie starej dokumentacji papierowej. Wszyscy użytkownicy mają dostęp do danych zawsze i wszędzie gdzie są potrzebne. (Powinni mieć)

Użyteczność interfejsy użytkownika, wspieranie procesów pracy lekarza

Przygotowanie planu awaryjnego Opracowanie planu odzyskiwania danych Sprawdzenie planu tworzenia kopii zapasowych systemu łącznie ze sprawdzeniem działania Przeprowadzenie testu przywracania systemu z kopii zapasowych Organizacja podnoszenia systemu poza miejscem składowania kopii zapasowych

Szkolenie Szkolenie podstawowe użytkowników EHR - wstępne i bieżące (w trakcie trwania projektu). Szkolenia prowadzone w języku początkujących użytkowników

Wsparcie Dostępność dostawców i zasobów ludzkich Wsparcie rozwiązywania i obserwacji problemów Właściwe umowy dotyczące wsparcia Organizacja współpracy z wykonawcą

Uwagi i dialog Regularne spotkania z pracownikami. Szanse dla dyskusji i uspokojenia nastrojów. Ocena, monitoring i śledzenie postępów w realizacji. Jest to szczególnie cenne, jeśli wdrożenie EHR jest zagrożone., Konieczne są systemy do śledzenia zagadnień i problemów z procesem wdrożenia EHR w celu ich rozwiązywania.

Podstawowe kryteria wyboru metodologii wdrożenia Oczekiwania pacjentów, satysfakcja i jakość opieki, Struktura organizacyjna placówki, realizowane kontakty / zadania, liczba partnerów, pracowników i pacjentów, Dotychczasowy tryb prowadzenia dokumentacji.

Metodologia przyrostowa Pozytywy: Zmniejsza przejściowy "szok" dla personelu i lekarzy, Rozłożenie kosztów w czasie oraz pomiędzy jednostkami (koszty realizacji i zmniejszenie produktywności), Rozłożenie w czasie oraz pomiędzy jednostkami trudności w zarządzaniu (pracownicy, nadzór, rozwiązywanie problemów, wykorzystanie doświadczeń), Pozwala stosować doświadczenia zdobyte w jednej jednostce do kolejnych jednostek/obiektów), Zapobiega sytuacjom gdy problem w jednym procesie zatrzymuje cały proces wdrożeniowy. Większa jest szansa na sukces.

Metodologia przyrostowa Negatywy: Dłuższy czas realizacji, Bardziej skomplikowane harmonogramy realizacji, Większe koszty szkolenia, ROI nie można osiągnąć tak szybko jak przy „Big Bang”, Możliwość medycznych błędów lub pominięć w czasie gdy są wykorzystywane papierowe dokumenty w połączeniu z systemem EHR.

Metodologia „Wielki wybuch” Pozytywy: Skraca się okres pracy, w którym pracownicy i lekarze mogą znaleźć się w układzie hybrydowym z dokumentacją papierową z jednej strony i elektroniczną z drugiej, ROI można szybciej osiągnąć, Mniej prawdopodobne, jest aby utknąć na różnych etapach wprowadzania nowych procedur.

Metodologia „Wielki wybuch” Negatywy: Wysoki poziom przejściowego "szoku" dla całej organizacji, Wyższe ryzyko całkowitego niepowodzenia (odrzucenie przez lekarzy lub personel, katastrofy projektu z powodu braku zrozumienia / braku planowania) Większe prawdopodobieństwo, że pojedynczy komponent (np. interfejsy laboratoryjne) może zakłócać konwersję i wdrażanie. Jest koniecznych więcej zasobów, takich jak np. personel techniczny, które są potrzebne do pomocy przy realizacji zadań Znaczący spadek wydajności może wystąpić w wielu jednostkach organizacyjnych jednocześnie.

Uproszczone, przykładowe oszacowanie czasu na realizację projektu EDM Wybór wykonawcy 1-3 miesięcy, Zawarcie umowy (+negocjacje) 1 miesiąc, Wdrażanie 2-4 miesięcy, Szkolenia, w tym „ na żywo" (2 tygodnie), Konsolidacja zasobów/systemów 3-9 miesięcy. ???

Grupy użytkowników – forma wsparcia Dostępne są założone szkolenia – ale potrzebna jest dodatkowa pomoc Przyjmuje się, że początkowo tylko 20% personelu aktywnie przyjmuje innowacje i nowe technologie – konieczne jest wsparcie procesu wdrożenia Zapis danych klinicznych w EDM– to wymóg większej ilości czasu, utrata autonomii pracowników medycznych itp. Takie zastrzeżenia wymagają wsparcia procesu wdrożenia

Promocja I Podstawowe korzyści dla systemu ochrony zdrowia Umożliwienie racjonalizacji procesu opieki zdrowotnej Ograniczenie niepotrzebnych badań lekarskich Eliminowanie redundancji preskrypcji Ograniczenie ryzyka interakcji leków Ograniczenie hospitalizacji Unikanie przedłużającego się leczenia Szybsza i lepsza opieka medyczna przy niższych kosztach Ograniczenie ryzyka nadużyć

Promocja II Korzyści dla pacjenta Większe bezpieczeństwo zdrowotne Podniesienie jakości opieki zdrowotnej Optymalizacja świadczeń Korzyści dla lekarza 30% redukcja czasu przeznaczonego na analizę dokumentacji medycznej 20% redukcja czasu przeznaczonego na badanie pacjenta 20% redukcja medycznych badań i testów Korzyści dla opieki stacjonarnej 20% redukcja badań medycznych 30% zwiększenie skuteczności przy rozpoznawaniu zagrożeń

Wypracowanie kierunków działań cdn „Mrówcza praca”

Podstawowe źródła Practice Management and Electronic Medical Record Implementation Best Practices Guide to Successful Implementation For Primary Care and Federally Qualified Health Centers Implementing EHR A best practices guide to implementing EHR A Lecture to U LV School of Public Health For Tip Ghosh 4/6/2006 By James Muir Best Practices in EMR Implementation: A Systematic Review Karim Keshavjee, John Bosomworth, John Copen, James Lai, Beste Kucukyazici, Rizwana Lilani, Anne M Holbrook

Dziękuję za uwagę Dr n. med. Leszek Sikorski