DOSTAWY SPRZĘTU. JAKI SPRZĘT TRAFI DO BIBLIOTEK? W załączniku nr 4 do umowy – opisany jest przysługujący danej placówce zestaw, a w załączniku nr 1 –

Prezentacja na temat: "DOSTAWY SPRZĘTU. JAKI SPRZĘT TRAFI DO BIBLIOTEK? W załączniku nr 4 do umowy – opisany jest przysługujący danej placówce zestaw, a w załączniku nr 1 –"— Zapis prezentacji:

1 DOSTAWY SPRZĘTU

2 JAKI SPRZĘT TRAFI DO BIBLIOTEK? W załączniku nr 4 do umowy – opisany jest przysługujący danej placówce zestaw, a w załączniku nr 1 – skład zestawu. W tabeli na pomarańczowo oznaczyliśmy dodatkowy sprzęt, który przekażemy bibliotekom. Nr zestawu Zestaw komputerowy Urządzenie wielofunkcyjne - czyli drukarka, skaner, ksero, faks Laptop, projektor, ekran Aparat cyfrowy Biblioteka Gminna Filia niemająca komputerów dla użytkowników Filia mająca komputery dla użytkowników Biblioteka gminna niemająca komputerów dla użytkowników Biblioteka gminna mająca komputery dla użytkowników II II 2 zestawy komp. 1 urządzenie wielofunk. + drukarka A3 1 urządzenie wielofunk. + drukarka A3 -- 1 laptop, projektor, ekran 1 aparat

3 JAKI SPRZĘT TRAFI DO BIBLIOTEK? Urządzenie wielofunkcyjne posiada: i) możliwość drukowania w czerni i kolorze – urządzenie atramentowe ii) funkcje drukowania, skanowania, kopiowania i faksowania iii) opcję druku dwustronnego iv) możliwość połączenia bezprzewodowego

4 FILOZOFIA DOSTAW SPRZĘTU Przygotowując się do odbioru warto znać odpowiedzi na poniższe pytania: 1. W jaki sposób przygotować się do odbioru? 2. Jak będzie wyglądał odbiór? 3. Sprzęt odebrany i zainstalowany – co dalej?

5 W JAKI SPOSÓB PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO ODBIORU?

6 1. Przed dostawą sprzętu - OPROGRAMOWANIE MICROSOFT Oprogramowanie Microsoft Oprogramowanie zostanie dostarczone przez Microsoft bezpłatnie W grudniu 2012 i styczniu 2013 r. biblioteka otrzymała dwa e-maile (pierwszy od TechSoup, drugi od Microsoft) E-maile nie wymagają żadnych działań, należy je zachować i wydrukować Wydruk należy udostępnić dostawcy w dniu odbioru sprzętu

7 1. Przed dostawą sprzętu - KONTAKT Z DOSTAWCĄ Kontakt z dostawcą Przygotować się na telefon od dostawcy w celu ustalenia z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni roboczych terminu dostawy Biblioteka akceptuje termin lub proponuje inny Biblioteka potwierdza dostępność informatyka gminnego Zarezerwować odpowiednio dużo czasu w dniu dostawy Zapewnić dostęp do urządzenia dostępowego do internetu Najpóźniej na 3 dni robocze przed dostawą biblioteka dzwoni do dostawcy i potwierdza termin lub proponuje inny Wszystkie terminy są dodatkowo potwierdzane przez dostawcę poprzez e-mail Koniecznie należy zapisać telefon do dostawcy, może się przydać w nagłych wypadkach

8 1. Przed dostawą sprzętu - INTERNET Internet w każdej placówce, która otrzymuje sprzęt Podczas umawiania terminu dostawy zostaniecie Państwo zapytani czy w placówce do której przekazany będzie sprzęt jest Internet. Uwaga: sprzęt przekazujemy tam, gdzie jest zainstalowany Internet. Przypominamy, że zgodnie z umową biblioteka miała obowiązek instalacji Internetu do końca 2012 roku.

9 1. Przed dostawą sprzętu - INFORMACJE I DOKUMENTY Informacje i dokumenty Należy sprawdzić Wirtualny Segregator najpóźniej na 3 dni robocze przed datą dostawy w celu pobrania procedury odbioru oraz uzyskania dokładniejszych informacji o sprzęcie Przekazać procedurę odbioru do zapoznania się informatykowi gminnemu lub osobie, której dane zostały podane w umowie (§6 punkt 1) przed planowaną datą dostawy Przygotować umowę na dostawę internetu (kopia lub oryginał) Przygotować umowę Biblioteka – Gmina – FRSI (kopia lub oryginał), w tym załączniki nr 1 i nr 4 w celu sprawdzenia w czasie odbioru, czy został dostarczony właściwy zestaw i czy jest on kompletny.

10 1. Przed dostawą sprzętu - ROZMIESZCZENIE SPRZĘTU Rozmieszczenie sprzętu Należy zaplanować, gdzie ma być umieszczony sprzęt: powinien być w sąsiedztwie gniazdka elektrycznego zalecane jest, aby wszystkie instalowane urządzenia mieściły się w odległości 30 metrów w sąsiadujących ze sobą pomieszczeniach (w tym urządzenie dostępowe do internetu, tj. router) lokalizacja urządzeń musi być zgodna z przepisami BHP (np. przewody i urządzenia nie mogą blokować przejść) zalecane jest umieszczenie urządzenia wielofunkcyjnego na biurku lub szafce oraz w sąsiedztwie gniazdka telefonicznego

11 JAK BĘDZIE WYGLĄDAŁ ODBIÓR?

12 2. W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR W trakcie dostawy sprzętu: trzymamy się procedur za dostawę, wnoszenie sprzętu odpowiedzialny jest tylko i wyłącznie dostawca, nawet w przypadku pozostawienia sprzętu w bibliotece przed zakończeniem instalacji, dostawca nadal odpowiada za sprzęt aż do momentu podpisania protokołu odbiorczego,

13 2. W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Liczymy sprzęt Razem z dostawcą dokładnie liczymy sprzęt Dyrektor biblioteki wraz z wspierającym go informatykiem sprawdzają, czy dane - np. liczba, nazwy i modele urządzeń, numery seryjne podane w protokole odbiorczym są zgodne ze stanem faktycznym oraz z umową Biblioteka – Gmina – FRSI. Tylko wtedy, gdy zestaw jest kompletny kontynuujemy odbiór sprzętu.

14 2. W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Gdy zestaw jest niekompletny Wypełniamy specjalnie oznaczoną cześć protokołu odbiorczego (Uwagi) i przerywamy odbiór do momentu uzupełnienia wszelkich braków Jeżeli sytuacja się powtarza (jest to kolejna próba odbioru zakończona niepowodzeniem), zaznaczamy to w protokole odbiorczym i zgłaszamy do FRSI

15 2. W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Gdy zestaw jest kompletny Wskazujemy dostawcy miejsce instalacji sprzętu: Sprzęt powinien znajdować się w sąsiedztwie gniazdka elektrycznego Zalecane jest, aby wszystkie instalowane urządzenia mieściły się w odległości 30 metrów w sąsiadujących ze sobą pomieszczeniach (w tym urządzenie dostępowe do internetu) Lokalizacja urządzeń musi być zgodna z przepisami BHP (np. przewody i urządzenia nie mogą blokować przejść) Zalecane jest umieszczenie urządzenia wielofunkcyjnego na biurku lub szafce oraz w sąsiedztwie gniazdka telefonicznego

16 Gdy uzgodniliśmy miejsca instalacji sprzętu Pozwalamy dostawcy spokojnie przeprowadzić proces instalacji: Udostępniając mu niezbędne pomieszczenia Udostępniając mu umowę na dostawę internetu Zapewniając mu dostęp do urządzenia dostępowego do internetu (routera) Zapewniając życzliwą atmosferę 2. W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR

17 Gdy dostawca zgłosił zakończenie prac instalacyjnych – procedura odbioru Procedura odbioru to osobny dokument, który pomoże sprawnie odebrać dostarczony sprzęt. Procedura odbioru będzie zawierała proste zadania mające na celu zaprezentowanie najważniejszych funkcji sprzętu oraz weryfikację poprawności ich działania. Zadania wykonywane będą przez dostawcę i potwierdzane przez dyrektora biblioteki wspieranego przez informatyka. Procedura odbioru będzie dostępna w Wirtualnym Segregatorze w zakładce Sprzęt i oprogramowanie 2. W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR

18 Muszkowo – sprzęt zainstalowany, trwa sprawdzanie wszystkich funkcji, czyli procedura odbioru

19 Gdy dostawca zgłosił zakończenie prac instalacyjnych – procedura odbioru Po wykonaniu wszystkich zadań i zaznaczeniu ich wyników procedurę odbioru należy podpisać i załączyć do protokołu odbiorczego W przypadku pomyślnego przejścia kroków procedury odbioru należy zweryfikować dane wpisane przez dostawcę w protokole odbiorczym, w razie potrzeby uzupełnić je lub skorygować, zaznaczyć pole brak uwag i podpisać protokół odbiorczy, a następnie protokół przekazania sprzętu w darze. 2. W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR

20 Gdy dostawca zgłosił zakończenie prac instalacyjnych – procedura odbioru W przypadku niepomyślnego przejścia kroków procedury odbioru lub braku możliwości potwierdzenia danych zawartych w protokole odbiorczym należy podpisać protokół odbiorczy z uwagami i ustalić z dostawcą nowy termin odbioru po usunięciu wykrytych nieprawidłowości (nie później niż 5 dni roboczych od ich wykrycia) Protokół przekazania sprzętu w darze jest podpisywany tylko po pomyślnym przejściu kroków procedury odbioru (wszystkie zadania wykonane prawidłowo) i podpisaniu protokołu odbiorczego bez uwag 2. W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR

21 Procedura odbioru Sprawdzenie, czy zestaw działa prawidłowo Protokół odbiorczy Potwierdzenie, że zestaw jest właściwy i kompletny Protokół przekazania sprzętu w darze Formalno-prawne przekazanie własności zestawu Sprawdzamy, czy zestaw jest kompletny 2. W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR

22 SPRZĘT ODEBRANY I ZAINSTALOWANY – CO DALEJ?

23 Po dostawie sprzętu: Gwarancja, serwis, pomoc techniczna: 5-letnia gwarancja na kluczowy sprzęt Wsparcie telefoniczne i e-mail – firma Talex (odpowiedzialna za dostawy, instalację i pomoc techniczną) Numer telefonu: (61) 827 54 56 Faks: 61 827 55 99 Email: biblioteka@talex.plbiblioteka@talex.pl 3. Po dostawie sprzętu