Czasopisma (wersja 16/18). Czasopisma (w.16) 2 Program sesji Część 0Część 0: Wprowadzenie Część 1Część 1: Rekord bibliograficzny Część 2Część 2: Prenumeraty.

Prezentacja na temat: "Czasopisma (wersja 16/18). Czasopisma (w.16) 2 Program sesji Część 0Część 0: Wprowadzenie Część 1Część 1: Rekord bibliograficzny Część 2Część 2: Prenumeraty."— Zapis prezentacji:

1 Czasopisma (wersja 16/18)

2 Czasopisma (w.16) 2 Program sesji Część 0Część 0: Wprowadzenie Część 1Część 1: Rekord bibliograficzny Część 2Część 2: Prenumeraty Część 3Część 3: Wzorce publikacji Część 4Część 4: Wpływ Część 5Część 5: Listy obiegu Część 6Część 6: Reklamacje Część 7Część 7: Oprawa Część 8Część 8: Finanse

3 Czasopisma (w.16) 3 Część 0 : Wprowadzenie

4 Czasopisma (w.16) 4 Moduł Gromadzenia i Czasopism W module jest sześć zakładek, w tym dwie bezpośrednio związane z czasopismami: Zamówienia Faktury Administracja Wyszukiwanie zamówień Czasopisma Szukaj Uwaga: bezpośrednio są dostępne tylko te tytuły, które były już opracowane w module (np. dla których utworzono zamówienia). Dostęp bezpośredni do tytułów czasopism Dostęp bezpośredni do zamówień i faktur

5 Czasopisma (w.16) 5 Moduł Gromadzenia i Czasopism Po otwarciu rekordu czasopisma w module Gromadzenia, wszystkie funkcje od zamówień po wpływ są dostępne na poszczególnych zakładkach. Zarządzanie zamówieniami/budżetami/ prenumeratami Zamówienia Zarządzanie fakturami Faktury Definiowanie budżetów/dostawców/walut Administracja Prenumeraty/wzorce/wpływ/obieg/reklamacje Czasopisma

6 Czasopisma (w.16) 6 Moduł Gromadzenia i Czasopism Zaznaczenie opcji Powiązania wyświetli w postaci drzewa wszystkie rekordy powiązane z rekordem BIB (ADM, HOL, egzemplarze, prenumeraty, zamówienia i wypożyczenia ). Kliknięcie na gałąź spowoduje Wyświetlenie szczegółowych danych rekordu w prawym panelu.

7 Czasopisma (w.16) 7 Pasek operacji (na dole ekranu) Lewa strona ekranu: komunikacja z serwerem. Kiedy klient łączy się z serwerem, wyświetla się czerwona, pulsująca linia. Prawa strona ekranu (prawy klawisz myszy) logowanie, zmiana hasła i nadawanie uprawnień zmiana języka interfejsu lista baz do połączenia opcje drukowania wyjście z klienta! Otwieranie modułów: Gromadzenia, Udostępniania, WMB i Alephadm

8 Czasopisma (w.16) 8 Połączenie z bazą Aby połączyć się z bazą administracyjną wybieramy Menu/ALEPH/Połącz Można też kliknąć prawym klawiszem myszy na ikonę biblioteki na dolnym pasku operacji. Na pasku tytułowym wyświetlą się dane biblioteki i serwera, z którymi moduł jest aktualnie połączony.

9 Czasopisma (w.16) 9 Import tablic W momencie łączenia się z wybraną bazą, system sprawdza, czy klient korzysta z najnowszej wersji formularzy wydruku. Jeżeli formularze były modyfikowane, system załaduje je na dysk lokalny komputera (zależnie od ustawień). W związku z tym przy pierwszym połączeniu z bazą pojawia się okno Przesyłanie pliku.

10 Czasopisma (w.16) 10 Funkcje czasopism Prenumeraty Wzorce publikacji Wpływ Listy obiegu Reklamacje Kontrola zasobu Skrócone katalogowanie Co się robi poza czasopismami … Gdzie ? katalogowanie pełnego moduł Katalogowania rekordu bibliograficznego czasopisma katalogowanie rekordu HOL moduł Katalogowania zamawianie i zarządzanie finansamizakładka Zamówienia definiowanie dostawców /bud żetów / zakładka Administracja walut

11 Czasopisma (w.16) 11 Definicje: prenumeraty i egzemplarze Przykładowy zeszyt : Time, T. 144, nr 26. Biblioteka posiada trzy PRENUMERATY czasopisma Time ( jedną dla każdej podbiblioteki ). Tr zy EGZEMPLARZE : biblioteka otrzymuje trzy fizyczne kopie tego zeszytu.

12 Czasopisma (w.16) 12 Definicje: zamówienia vs. prenumeraty Zamówienie: zarejestrowano jedno zamówienie na trzy kopie czasopisma – w formularzu zamówienia wpisano: 3 egzemplarze. Prenumerata: każda kopia otrzymana od dostawcy musi mieć rekord prenumeraty w systemie. W czasopismach trzeba, wiec utworzyć 3 rekordy prenumeraty dla tych kopii.

13 Czasopisma (w.16) 13 Rekord czasopisma w systemie Rekord (BIB) bibliograficzny Prenumerata Egz Rekord zasobu ( Wzorzec *) Rekord (ADM) administracyjny Pow. HOL-egz Listy obiegu Prenumerata * Pola wzorca mogą się również znajdować w rekordzie AD M.

14 Czasopisma (w.16) 14 Zasady kontroli czasopism w systemie Wzorzec + Prenumerata => Egzemplarze Na podstawie Wzorca publikacji (pola 853) w rekordzie zasobu (lub ADM), powiązanym z rekordem Prenumeraty, system tworzy oczekiwane zeszyty do rejestracji wpływu i wyświetlania (a następnie dla udostępniania i obiegu)

15 Czasopisma (w.16) 15 Zasady kontroli czasopism w systemie Rekordy prenumeraty zawierają informacje na temat indywidualnych prenumerat ( kopii ) czasopisma posiadanych przez bibliotekę. Rekord prenumeraty definiuje parametry egzemplarza, takie jak sygnatura, możliwość reklamowania, które zostaną przeniesione do rekordu każdego zeszytu powiązanego z danym rekordem prenumeraty. Wzorzec publikacji w rekordzie zasobu (HOL) lub ADM, p owiązany z rekordem prenumeraty, definiuje ile zeszytów powinien utworzyć system dla każdego cyklu publikacji i jak zeszyty powinny być opisane.

16 Czasopisma (w.16) 16 Kontrola czasopism – warunki wstępne Rekord bibliograficzny (BIB) ( moduł Gromadzenia/Czasopism lub Katalogowania ) Rekord zasobu (HOL) ze zdefiniowanym wzorcem publikacji ( moduł Katalogowania ) [ Uwaga : metoda zalecana przez firmę Ex Libris] lub rekord ADM utworzony automatycznie ze zdefiniowanym wzorcem publikacji Rekordy dostawców ( funkcja Administracja w module Gromadzenia ) Kartoteka budżetów i walut, wymagana w procesie gromadzenia ( funkcja Administracja w module Gromadzenia )

17 Czasopisma (w.16) 17 Scenariusz pracy: nowe czasopismo Utworzenie /import rekordu bibliograficznego ( moduł Katalogowania ). P RZESŁANIE rekordu do modułu Gromadzenie/Czasopisma. Utworzenie rekordu ZAMÓWIENIA i PRENUMERATY. Utworzenie rekordu zasobu i powiązanie go z rekordem prenumeraty ( jeden przycisk ! – Utwórz nowy na zakładce Powiązania HOL ). PRZESŁANIE do modułu Katalogowania ( przycisk Ed y t uj na zakładce Powiązania HOL ) Utworzenie wzorca ( dodanie pól 853/853X do rekordu zasobu ). PRZESŁANIE z powrotem do modułu Gromadzenie/Czasopisma. Otwieranie oczekiwanych zeszytów ( Otwórz wszystkie w panelu listy prenumerat ) – czasopismo jest przygotowane do rejestracji wpływu. Opcjonalnie, tworzenie LIST OBIEGU.

18 Czasopisma (w.16) 18 Wyszukiwanie czasopism Są dwie metody wyszukiwania tytułu czasopisma: Wybieranie bezpośrednio z podanego indeksu tj. Tytuł, ISSN lub kod SICI. Dozwolone jest maskowanie. Zakładka Szukaj – wyszukiwanie przez słowa/przeglądanie listy tytułów.

19 Czasopisma (w.16) 19 Wyszukiwanie czasopism Po wyszukaniu rekordu na zakładce Szukaj, zaznaczmy go w górnym panelu, pełny rekord wyświetli się w dolnym panelu. Klikamy przycisk Czasopisma, aby przenieść się na Zakładkę czasopisma. W czasopismach, system wyświetli drzewo rekordu z odpowiednimi zakładkami.

20 Czasopisma (w.16) 20 Część 1 : Rekord bibliograficzny

21 Czasopisma (w.16) 21 Rekord bibliograficzny czasopisma - ćwiczenie Za pomocą opcji Nowy opis w module gromadzenia, katalogujemy przykładowy tytuł : Poradnik Bibliotekarza x ISSN: 0099-1333 Wydano : Warszawa : Bibliotekarz sp z o.o. Częstotl. : dwutygodnik

22 Czasopisma (w.16) 22 Skrócone katalogowanie Opcja pozwala na wprowadzenie rekordu bibliograficznego, zwierającego minimum informacji. Niektóre pola można zdefiniować jako Obowiązkowe. Opcja jest dostępna z Menu/Zamówienia/Nowy opis. Na wstępie system poprosi o wybór bazy bibliograficznej, w której zostanie zapisany rekord.

23 Czasopisma (w.16) 23 Skrócone katalogowanie Następnie należy wypełnić wyświetlony formularz i potwierdzić dane przyciskiem. System wyświetli ekran Listy zamówień dla dodanego tytułu, na którym można dodać zamówienie.

24 Czasopisma (w.16) 24 Rekord czasopisma w module katalogowania Rekord bibliograficzny można również dodać w module Katalogowania (lub importować), a następnie przesłać go do modułu Gromadzeni/Czasopisma do dalszego opracowania. Po zapisaniu nowego rekordu na serwerze, klikamy opcję Menu/Katalogowanie/Otwórz rekord czasopisma, aby przesłać nowy tytuł do modułu Gromadzenie/Czasopisma.

25 Czasopisma (w.16) 25 Część 2: Prenumeraty

26 Czasopisma (w.16) 26 Prenumeraty - uwagi Rekord prenumeraty tworzony w module Gromadzenie/Czasopisma jest wewnętrznym mechanizmem systemu ALEPH. Okres prenumeraty podany w formularzu zamówienia jest informacją wyłącznie dla dostawcy tytułu. Dane wprowadzone w rekordzie prenumeraty, tj. status egzemplarza, sygnatura, biblioteka, kolekcja, system automatycznie przenosi do egzemplarzy utworzonych na podstawie tej prenumeraty.

27 Czasopisma (w.16) 27 Tworzenie prenumerat Tworzymy rekord prenumeraty dla nowo dodanego tytułu: Ćwiczenie: Utwórz długoterminowy rekord prenumeraty (koniec prenumeraty - 31/12/2099).

28 Czasopisma (w.16) 28 Lista prenumerat Aby dodać nowy rekord prenumeraty, klikamy Dodaj na liście prenumerat. Rekord prenumeraty można również utworzyć korzystając z zakładki Zamówienia – opcja Egzemplarze/Prenumeraty, przycisk Nowy. Utworzony w ten sposób rekord prenumeraty jest powiązany z zamówieniem i przejmuje część parametrów z zamówienia (tj. okres prenumeraty, numer zamówienia, dostawca, itp.).

29 Czasopisma (w.16) 29 Formularz prenumeraty Najważniejsze pola

30 Czasopisma (w.16) 30 Powiązanie z rekordem HOL Z rekordem BIB może być powiązany jeden lub więcej rekordów HOL (zasobu). W związku z tym, Prenumeraty mogą być powiązane z rekordem HOL. Zaleca się, aby wzorce publikacji czasopism znajdowały się w rekordach zasobu. Powiązanie tworzy się w panelu Prenumeraty.

31 Czasopisma (w.16) 31 Powiązanie z rekordem HOL Otwieramy zakładkę 4. Powiązania HOL. Klikamy przycisk Utwórz nowy, aby utworzyć nowy rekord HOL i powiązać go z zaznaczoną na liście prenumeratą. Klikamy przycisk Powiąż, aby powiązać prenumeratę z nowym rekordem HOL. Klikamy przycisk Edytuj, aby przesłać rekord HOL do katalogowania.

32 Czasopisma (w.16) 32 Powiązanie z rekordem HOL BIB HOL Prenumerata Egz. Zmiana informacji o zasobie w rekordzie: Zmiana widoczna w rekordzie: i rekordzie:

33 Czasopisma (w.16) 33 Kronika prenumeraty Aby obejrzeć kronikę prenumeraty wybieramy opcję Kronika: Jeżeli prenumerata jest powiązana z zamówieniem, w oknie wyświetlą się też transakcje dla zamówienia. Transakcje związane z zamówieniem Transakcje związane z prenumeratą

34 Czasopisma (w.16) 34 Kronika prenumeraty Transakcje oddawane automatycznie : Utworzenie rekordu prenumeraty Zmiana danych prenumeraty Zmiana daty wpływu Modyfikacja zeszytu (ISSUE) Transakcje dodawane ręcznie : Uwagi do historii prenumeraty Korespondencja z dostawcą

35 Czasopisma (w.16) 35 Przedłużanie prenumerat Na podstawie daty przedłużenia prenumeraty podanej na Formularzu zamówienia (zakładka Dostawca), system może automatycznie wygenerować listy do dostawców (funkcja acq-23). Data przedłużenia prenumeraty jest automatycznie przesuwana o rok po wysłaniu listów.

36 Czasopisma (w.16) 36 Część 3: Wzorce publikacji

37 Czasopisma (w.16) 37 Wzorce publikacji Cykl ukazywania się czasopisma zależy zarówno od informacji zawartych we wzorcu publikacji (tj. częstotliwość, rodzaj numeracji) jak i od zawartości zbiorów biblioteki (tj. od numeru tomu i rocznika, podanego jako pierwszy kontrolowany). Podstawowa metoda tworzenia wzorca publikacji opiera się o istnienie pól 853 i 853X (format MARC 21 dla zasobu). Pola te katalogujemy w rekordzie HOL (ADM), tak, aby razem z aktualnym rekordem prenumeraty, pozwoliły utworzyć rekordy zeszytów przygotowane do rejestracji wpływu.

38 Czasopisma (w.16) 38 Wzorzec publikacji za pomocą pól 853/853X 853 zawiera ogólne dane na temat publikacji czasopisma i opis egzemplarzy 853X zawiera konkretne dane tego czasopisma w zbiorach biblioteki i wiąże je z prenumeratą. Przykład: 853 definiuje tytuł jako miesięcznik i format opisu zeszytów jako t.1:nr 1(2004:Stycz.). 853X definiuje konkretne dane kontrolowanego zbioru, czyli, że rejestracja bieżących wpływów zaczyna się od zeszytu oznaczonego jako t.5:nr 6(2004:Stycz.), a data wydania kolejnego zeszytu przypada na 10 go każdego miesiąca.

39 Czasopisma (w.16) 39 Schemat, czy wzorzec publikacji? W systemie dostępne są dwie metody definiowania sposobu ukazywania się czasopisma: Schemat lub Wzorzec (w rekordzie HOL/ADM). Wzorzec (pola) Wzorzec" korzysta z pól formatu MARC 21 dla wzorców (853/4/5) oraz numeracji i chronologii (853X/4X/5X). Pola powinny się znaleźć w rekordzie HOL (lub ADM) powiązanym z rekordem BIB. Schemat (formularz) Schemat to sposób specyficzny dla systemu ALEPH. Z zasady, formularza schematu publikacji powinien być wykorzystywany tylko dla bardzo prostych, regularnych sposobów publikacji czasopism.

40 Czasopisma (w.16) 40 Schemat publikacji za pomocą formularza Metoda formularza schematu publikacji powinna być wykorzystywana tylko dla bardzo prostych, regularnych sposobów publikacji czasopism. NIE korzystamy z niej, jeżeli: biblioteka z założenia wykorzystuje pola wzorca formatu MARC; występują wyjątki (np. zeszyt nie publikowany w lipcu); czasopismo posiada więcej niż 2 poziomy numeracji (np. części); wykorzystuje się drugi poziom chronologii (np. miesiące, pory roku); zamierzamy importować wzorce z innej bazy/biblioteki.

41 Czasopisma (w.16) 41 Schemat publikacji za pomocą formularza Otwieramy schemat za pomocą opcji Schemat publikacji w drzewie Rejestracja. Wypełniamy formularz i klikamy Dodaj. Otrzymany w rezultacie wykonania operacji schemat wyświetli się na zakładce Szczegóły schematu publikacji w dolnym panelu. Klikamy przycisk Otwórz zesz., aby otworzyć zeszyty do rejestracji wpływu.

42 Czasopisma (w.16) 42 Wzorzec publikacji za pomocą pól 85x Jeżeli w prezentacji jest mowa o polach 853 lub 853X, informacje, które dotyczą tych pól odnoszą się także do pól 854 lub 854X i 855 lub 855X. 853 i 853X: podstawowy wzorzec dla tytułu 854 i 854X: dla suplementów 855 i 855X: dla indeksów Przykład: Miesięcznik z 2 suplementami i jednym rocznym indeksem utworzy 15 zeszytów w cyklu.

43 Czasopisma (w.16) 43 Przykład wzorca: pola 853/853X Przykład wzorca utworzonego za pomocą szablonu dla dwumiesięcznika (w module Katalogowania):

44 Czasopisma (w.16) 44 Pola wzorca publikacji $$a - f numeracja (6 poziomów) $$g - h numeracja równoległa (2 poziomy) $$i - l chronologia (4 poziomy) $$mchronologia równoległa $$o typ materiału dodatkowego (w polach 854/855) $$uliczba jednostek kolejnego poziomu numeracji $$vsposób numerowania $$wkod częstotliwości (z MARC21) $$xzmiana kalendarzowa $$yregularność (definicje wyjątków we wzorcu) $$3 (ALEPH) data wydania pierwszego zeszytu $$8 (ALEPH) podpole wiążące parę 853/853X, jeżeli istnieje więcej wzorców dla jednego tytułu $$9 (ALEPH) powiązanie wzorca z rekordem prenumeraty

45 Czasopisma (w.16) 45 Wzorce publikacji Nowy wzorzec można dodać: W module katalogowania – po utworzeniu rekordu prenumeraty prenumeraty Za pomocą szablonu dla konkretnego wzorca (zalecane), lub Utworzyć od początku W module Gromadzenie/Czasopisma – korzystając ze specjalnych formularzy.

46 Czasopisma (w.16) 46 Tworzenie wzorca publikacji w katalogowaniu Po otwarciu rekordu HOL lub ADM (w katalogowaniu), wybieramy z Menu/Edycja/Pobierz z szablonu (lub Ctrl+E), aby wyświetlić listę dostępnych szablonów.

47 Czasopisma (w.16) 47 Tworzenie wzorca publikacji w katalogowaniu Wybierz odpowiedni szablon i kliknij Otwórz. Na ekranie wyświetli się brudnopis rekordu z polami 853/853X predefiniowanymi dla wybranego wzorca. Można w tym momencie modyfikować podpola, tak, aby odzwierciedlały zbiory biblioteki, w szczególności w polu 853X. Aby wyświetlić podgląd zeszytów, które zostaną tworzone dla jednego cyklu publikacji na podstawie danych wzorca, klikamy Edycja/Podgląd schematu publikacji (musi być zaznaczone pole 853X).

48 Czasopisma (w.16) 48 Tworzenie wzorca publikacji - formularze Zamiast szablonów katalogowania, można wykorzystać formularze i szablony dla pól 853/853X w module Gromadzenia/Czasopism:

49 Czasopisma (w.16) 49 Tworzenie wzorca publikacji - czasopisma Aby utworzyć wzorzec w module Gromadzenia/Czasopism, trzeba najpierw dodać rekord prenumeraty i powiązać go z rekordem HOL. Schematy publikacji utworzone w Czasopismach system domyślnie powiąże z rekordem ADM, chyba że istnieje już rekord HOL powiązany z prenumeratą. W takim przypadku, system wyświetli okno wyboru z rekordami ADM i HOL, które są powiązane z rekordem BIB.

50 Czasopisma (w.16) 50 Tworzenie wzorca publikacji w module Gromadzenie/ Czasopisma - scenariusz Tworzymy rekord BIB w Katalogowaniu (opcjonalnie dodajemy również rekord HOL) Przesyłamy do Czasopism (Menu/Katalogowanie/Otwórz rekord czasopisma) Tworzymy rekord prenumeraty i wiążemy go (tworzymy HOL, jeżeli nie został dodany wcześniej) z rekordem HOL, klikamy opcję Wzorce panelu nawigacji (w drzewie Rejestracja). Klikamy Dodaj w górnym panelu – w dolnym panelu otwiera się zakładka 3.Wzorzec. Klikamy Szablon i wybieramy odpowiedni szablon. Klikamy Dodaj w dolnym panelu. Wybieramy zakładkę 2.Poziom-X w górnym panelu. Klikamy Dodaj – w dolnym panelu otwiera się zakładka 4.Poziom- X. Klikamy Szablon i wybieramy szablon. Poprawiamy daty/numerację w polu 853X. Klikamy Dodaj w dolnym panelu.

51 Czasopisma (w.16) 51 Tworzenie wzorca publikacji w module Gromadzenie/Czasopisma Aby wyświetlić podgląd zeszytów, które zostaną tworzone dla jednego cyklu publikacji na podstawie danych wzorca, otwieramy zakładkę Poziom-X w górnym panelu i następnie Zakładkę Przewidywany harmonogram w dolnym panelu.

52 Czasopisma (w.16) 52 Podpole y – regularność W podpolu y podajemy wyjątki we wzorcu publikacji. Przykład: zeszyty publikowane/nie publikowane w określone dni/daty/miesiące/kwartały lub regularnie łączone zeszyty. $y om06,07 nie publikowany w czerwcu i lipcu $y odsunie publikowany w niedziele $y od1225,1231nie publikowany 25 go i 31 go grudnia $y ps21,22,23/24 publikowany w pierwszym i drugim kwartale i łączony w trzecim/czwartym kwartale

53 Czasopisma (w.16) 53 Zeszyty łączone: pola 853/853X Dwa przykłady, jak zdefiniować regularnie łączony kwartalnik: 1.Łączenie zeszytów za pomocą pola 853X $j: 2.Za pomocą pola 853 $y:

54 Czasopisma (w.16) 54 Wiele wzorców publikacji Podpole $8, dodane w polach 853 i 853X, umożliwia tworzenie tzw. zakodowanych par, pozwalających na tworzenie wielu wzorców publikacji dla tego samego tytułu. Podpola $8 w obydwu polach Powinny zawierać ten sam numer. Podpola mogą być dodawane automatycznie, jeżeli istnieje tylko jedna prenumerata.

55 Czasopisma (w.16) 55 Wzorce dla kilku prenumerat Podpole $9 w polu 853X wiąże wzorzec z rekordem prenumeraty. Jeżeli jest jeden rekord prenumeraty i jedna para pól 853/853X, podpole $9 jest dodawane automatycznie do pola 853X w momencie zapisywania rekordu na serwer i zawiera wartość 1.

56 Czasopisma (w.16) 56 Wzorce dla kilku prenumerat Lista prenumerat

57 Czasopisma (w.16) 57 Eksport i import pól wzorca publikacji Biblioteki posiadające podobne zbiory czasopism mogą wykorzystać funkcje specjalne serial-51 (do eksportu) i serial-52 (do importu) do wymiany wzorców publikacji konkretnych tytułów.

58 Czasopisma (w.16) 58 Część 4: Wpływ

59 Czasopisma (w.16) 59 Rejestracja wpływu W systemie ALEPH, prenumerata jest wirtualną jednostką wykorzystywaną do przewidywania zachowania się czasopisma. Egzemplarz jest odpowiednikiem fizycznego zeszytu, do rejestracji wpływu, obiegu i dla udostępniania. Kiedy otwieramy egzemplarze, w rzeczywistości tworzymy oczekiwane zeszyty oczekujące na odnotowanie wpływu (z nie wypełnionym polem daty wpływu). Kiedy rejestrujemy wpływ zeszytu, system dodaje datę wpływu.

60 Czasopisma (w.16) 60 Otwieranie egzemplarzy – dwie metody Metoda 1 (zalecana) Regularne wykonywanie funkcji serial-13 (Otwieranie oczekiwanych zeszytów) Metoda 2 (ręcznie, wg prenumeraty) 1.Za pomocą przycisku Otwórz wszystkie na liście prenumerat. 2.Jeżeli korzystamy z formularza schematu publikacji, za pomocą przycisku Otwórz zeszyty na zakładce Szczegóły schematu publikacji w dolnym panelu.

61 Czasopisma (w.16) 61 Otwieranie egzemplarzy – Metoda 1 Funkcja serial-13 otworzy wszystkie zeszyty do końca bieżącego cyklu (tzn. utworzy egzemplarze i oznaczy je jako oczekiwane). Po otwarciu zeszytów w bieżącym cyklu, zawartość pola 853X w rekordzie HOL lub ADM jest aktualizowana (tzn. numer tomu, rok i data wydania zeszytu przeskakują na następny).

62 Czasopisma (w.16) 62 Rejestracja wpływu Wpływ czasopism można rejestrować za pomocą jednej operacji dla grupy zeszytów (egzemplarzy podobnych ) lub indywidualnie – dla każdego zeszytu. 1.Wybieramy podbibliotekę, dla której będzie rejestrowany wpływ zeszytów – Rejestracja/Ustawienia rejestracji.

63 Czasopisma (w.16) 63 Rejestracja wpływu 2. Wyszukujemy pierwszy tytuł, dla którego będzie rejestrowany wpływ – wykorzystujemy tytuł, ISSN, kod SICI lub inny indeks.

64 Czasopisma (w.16) 64 Rejestracja wpływu za pomocą kodu SICI Kod SICI jest dostępny jako jedna z opcji do wyszukiwania właściwego zeszytu, którego wpływ chcemy zarejestrować. Po wczytaniu kodu SICI (Serial Item and Contribution Identifier) system porówna go z danymi w rekordach egzemplarza. Jeżeli znajdzie odpowiedni, zarejestruje jego wpływ. ISSN Chronologia Numeracja SISAC NEWS VOL. 12 NO. 1 (JAN. 1992)

65 Czasopisma (w.16) 65 Rejestracja wpływu 3. Po wyszukaniu tytułu, wybieramy oczekiwane egzemplarze na zakładce Oczekwiane/Nieotrzymane i klikamy przycisk Wpływ. W dolnym panelu otworzy się zakładka Formularz wpływu. Na formularzu można poprawić kod kreskowy wygenerowany przez system, dodać strony i ewentualnie uwagi OPAC.

66 Czasopisma (w.16) 66 Rejestracja wpływu – grupy egzemplarzy Dla tytułów z wieloma prenumeratami, można wykorzystać opcję Grupy, za pomocą której rejestruje się wpływ grupy egzemplarzy podobnych. (Egzemplarze podobne mają taką samą numerację i chronologię). Listę można filtrować wg biblioteki lub biblioteki i kolekcji. Wybieramy linię i klikamy Wpływ, aby zarejestrować wpływ wszystkich egzemplarzy podobnych.

67 Czasopisma (w.16) 67 Rejestracja wpływu – Grupy egzemplarzy Po wybraniu opcji Grupy w dolnym panelu wyświetlą się dane zeszytów. Jeżeli dodajemy/poprawiamy dane wszystkich podobnych zeszytów, należy się upewnić, że okienko po lewej stronie poprawianego pola jest zaznaczone, po to, aby egzemplarze zostały rzeczywiście poprawione.

68 Czasopisma (w.16) 68 Egzemplarze otrzymane- raporty Drukowanie listy otrzymanych zeszytów (serial-06) – lista wszystkich otrzymanych zeszytów w podanym okresie. Lista tytułów czasopism z liczbą otrzymanych zeszytów (serial-16) – w podanym okresie:

69 Czasopisma (w.16) 69 Egzemplarze łączone Dwa lub więcej zeszytów można łatwo połączyć (scalić). Korzystając z opcji Grupy, zaznaczamy zeszyty do połączenia (lub grupy zeszytów podobnych) i klikamy Scal. System zachowuje rekord ostatniego zaznaczonego zeszytu, a pozostałe zaznaczone usuwa. Następnie poprawiamy dane scalonego zeszytu, tak, aby odpowiadały otrzymanemu zeszytowi. Po scaleniu pole Opis jest puste, aby można było wprowadzić dane nowego zeszytu.

70 Czasopisma (w.16) 70 Egzemplarze dodatkowe Nieprzewidziane zeszyty można dodawać za pomocą przycisku Powiel na liście egzemplarzy w górnym panelu, korzystając z opcji Wpływ. Na zakładce Formularz wpływu w dolnym panelu wprowadzamy dane dodatkowego zeszytu i następnie klikamy przycisk Dodaj. Aby zeszyt był prawidłowo sortowany na liście, pola numeracji i chronologii powinny być prawidłowo wypełnione. Taki scenariusz pracy wykorzystuje się w przypadku pojawienia się duplikatów lub nieprzewidzianych zeszytów.

71 Czasopisma (w.16) 71 Czasopisma nieregularne Zdarzają się tytuły całkowicie nieprzewidywalne, dla których trudno jest utworzyć dobrze funkcjonujący wzorzec. Dwie metody: Metoda dodawania etapami – dodawanie zeszytów, które właśnie wpłynęły za pomocą przycisku Dodaj. Utworzenie przybliżonego wzorca publikacji i korekta zeszytów w miarę ich wpływania. Po zarejestrowaniu wpływu zeszytów w całym cyklu, można będzie zmodyfikować wzorzec.

72 Czasopisma (w.16) 72 Część 5: Listy obiegu

73 Czasopisma (w.16) 73 Listy obiegu Obieg czasopism to wypożyczanie nowo otrzymanych zeszytów konkretnego tytułu grupie czytelników lub pracowników. System automatycznie wypożycza nowo otrzymany zeszyt liderowi grupy obiegu (albo jednemu z czytelników z listy obiegu, albo jednostce, np. Grupa Biotechnologia, z zarejestrowanym rekordem czytelnika). Termin zwrotu jest obliczany przez pomnożenie liczby członków grupy obiegu przez liczbę dni, w ciągu których każdy z nich może zatrzymać zeszyt. Listy obiegu są powiązane z prenumeratami – dla każdej prenumeraty można utworzyć wiele list obiegu.

74 Czasopisma (w.16) 74 Definiowanie list obiegu Aby dodać nowa listę obiegu, otwieramy opcję Lista obiegu w drzewie Prenumerata i klikamy przycisk Nowy. Wypełniamy zakładkę Szczegóły obiegu w dolnym panelu i klikamy Dodaj. Aby skopiować rekord istniejącej listy korzystamy z przycisku Powiel w górnym panelu.

75 Czasopisma (w.16) 75 Dodawanie uczestnika listy obiegu Aby dodać uczestnika, klikamy na zakładkę Lista osób w dolnym panelu. Klikamy przycisk Nowy, aby dodać dane nowego czytelnika i Aktualizuj po wprowadzeniu danych. Za pomocą strzałek przenosimy uczestników w górę/w dół listy. Do zapamiętania: 1. Ten sam czytelnik może się znaleźć tylko na jednej liście dla danego tytułu. 2. Lider grupy może prowadzić więcej niż jedną grupę dla tytułu.

76 Czasopisma (w.16) 76 Listy obiegu i udostępnianie Każdy wpływający zeszyt jest automatycznie wypożyczany liderowi pierwszej listy obiegu. Po zakończeniu obiegu między uczestnikami grupy, po zwrocie do biblioteki, będzie wypożyczony kolejnej grupie, jeżeli taka istnieje. Udostępnianie zeszytów można śledzić na ekranie Listy obiegu i ekranie egzemplarzy w module Gromadzenia, jak również na WWW OPAC i w Udostępnianiu.

77 Czasopisma (w.16) 77 Listy obiegu i udostępnianie Wypożyczanie zeszytów w ramach obiegu podlega kontroli ustawianej w tablicach, ale nie jest blokowane. Jeżeli system znajdzie przewinienia, automatyczne wypożyczenie jest rejestrowane i wyświetla się komunikat z informacją o problemach.

78 Czasopisma (w.16) 78 Listy obiegu – wydruki i raporty Wydruki Rejestrując wpływ zeszytu, z prenumeratą którego jest powiązana lista obiegu, można wydrukować: Listę obiegu czasopisma (wkładana do wypożyczanego zeszytu) Raporty Listy obiegu czytelników(serial-07) Zawiadomienia do czytelników z list obiegu (serial-08)

79 Czasopisma (w.16) 79 Część 6: Reklamacje

80 Czasopisma (w.16) 80 Reklamacje ręczne i wsadowe Reklamacje ręczne (pojedynczy brak) Dotyczą jednego zeszytu. W oknie listy reklamacji wyświetlą się zarejestrowane reklamacje wraz z odpowiedziami dostawcy. Reklamacje wsadowe Jeżeli na 2 zakładce Formularza prenumeraty (w części Reklamacje), zaznaczono opcję Tak, system wygeneruje reklamacje automatycznie jeżeli: zeszyt nie wpłynął przed upływem ODW (Oczekiwana Data Wpływu), oraz uruchomiona została funkcja Drukowanie reklamacji (serial-44).

81 Czasopisma (w.16) 81 Reklamacje ręczne Aby wysłać ręczną reklamację, klikamy przycisk Reklamacje po wybraniu opcji Wpływ w drzewie, i przycisk Nowy, aby otworzyć formularz reklamacji, następnie przycisk Dodaj. Lista reklamacji powiązanych z prenumeratą wyświetli się po wybraniu opcji Reklamacje w drzewie.

82 Czasopisma (w.16) 82 Reklamacje ręczne Tekst reklamacji Dodatkowy tekst dodawany do predefiniowanego tekstu na formularzu reklamacji. Odpowiedź na reklamację Podsumowanie odpowiedzi od dostawcy. Przewidywana data wpływu Można modyfikować na podstawie odpowiedzi od dostawcy. Format Predefiniowany format wydruku reklamacji (np. reklamacja standardowa, zgłoszenie uszkodzonego materiału lub duplikatu).

83 Czasopisma (w.16) 83 Reklamacje wsadowe Drukowanie raportu reklamacji (serial-04) Drukowanie reklamacji (serial-44):

84 Czasopisma (w.16) 84 Reklamacje zamówień typu prenumerata Za pomocą funkcji acq-19 można wygenerować listę zamówień typu prenumerata, dla których nie wpłynął żaden zeszyt:

85 Czasopisma (w.16) 85 Część 7: Oprawa

86 Czasopisma (w.16) 86 Oprawa Opcja Oprawa znajduje się na Liście egzemplarzy. Proces polega na wybraniu egzemplarzy do oprawy*, zebraniu ich (na podstawie podbiblioteki) i utworzeniu nowego egzemplarza reprezentującego tom oprawny. Oprawione egzemplarze są usuwane z systemu, zachowywany jest jednak rekord historii dla każdego z nich. System pozwala także na monitorowanie faktycznego procesu oprawy (wysyłania do oprawy itd.). *Egzemplarze, które nie wpłynęły lub są wypożyczone nie mogą być oprawiane.

87 Czasopisma (w.16) 87 Oprawa W oknie Lista egzemplarzy, zaznaczamy jeden z egzemplarzy przeznaczonych do oprawy i klikamy przycisk Opraw/Zmień. Wyświetli się okno Lista egzemplarzy do oprawy. Zaznaczamy egzemplarze, które utworzą tom, przenosimy za pomocą strzałki do prawej części okna i klikamy Opraw.

88 Czasopisma (w.16) 88 Oprawa W dolnym panelu wyświetli się formularz egzemplarza, w którym wprowadzamy dane nowego tomu (np. nowy opis egzemplarza). Po zapisaniu danych, system automatycznie zamieni Typ materiału na ISSBD (dla zeszytów oprawnych), może też ustawić odpowiedni status opracowania egzemplarza (np. BD, zdefiniowany w tablicy).

89 Czasopisma (w.16) 89 Oprawa i udostępnianie Oprawiony egzemplarz może być wypożyczony do introligatorni (zdefiniowanej jako czytelnik) na czas oprawy. Ustawienia systemu decydują, czy czytelnik będzie widział tom w oprawie w OPAC, i czy będzie mógł go zamawiać w czasie oprawy. 15A ## BD L W oprawie N N N N Y Status opracowania Wyświetlanie na WWW OPAC Wypożyczenie/przedłużenie/zamówienie/ksero

90 Czasopisma (w.16) 90 Część 8: Finanse w czasopismach

91 Czasopisma (w.16) 91 Odnawianie zobowiązań Zobowiązania finansowe związane z czasopismami przedłuża się uruchamiając funkcję acq-06-b, funkcja posiada opcję określającą wysokość wzrostu zobowiązań ). Zobowiązania związane z czasopismami są odtwarzane co roku (inaczej niż dla wydawnictw zwartych, dla których są przenoszone z roku na rok)

92 Czasopisma (w.16) 92 Lista zobowiązań Wszystkie roczne zobowiązania dla zamówienia system wyświetli na Liście budżetów zamówienia (górny panel, opcja Zobowiązania budżetowe na zakładce Zamówienia). Nowe zobowiązanie z 10% wzrostem

93 Czasopisma (w.16) 93 Lista faktur Kolejne faktury (cząstkowe) za prenumeratę czasopisma znajdują się na Zakładce faktur cząstkowych zamówienia w górnym panelu (opcja Faktury na Zakładce zamówienia). W oknie wyświetli się lista faktur związana z tytułem.

94 Czasopisma (w.16) 94 Cykl fakturowania czasopisma Na formularzu faktury cząstkowej możemy zarejestrować cykl fakturowania czasopisma. Można również zaznaczyć sprawdzanie, czy kolejne okresy prenumeraty się pokrywają.