Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Zasady sporządzania dokumentacji finansowej – weryfikacja dokumentacji rozliczeniowej przedsięwzięć Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "Zasady sporządzania dokumentacji finansowej – weryfikacja dokumentacji rozliczeniowej przedsięwzięć Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej."— Zapis prezentacji:

1 Zasady sporządzania dokumentacji finansowej – weryfikacja dokumentacji rozliczeniowej przedsięwzięć Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Departament Weryfikacji Rozliczeń Departament Księgowości Warszawa, 24 czerwca 2010 r.

2 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Przekazanie dokumentów rozliczeniowych KANCELARIANFOSIGWKANCELARIANFOSIGW DOKUMENTACJA ROZLICZENIOWA BENEFICJENT PRZYJĘCIE I REJESTRACJA (DATA !) 2

3 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Obszary weryfikacji dokumentów rozliczeniowych NFOSIGWNFOSIGW DOKUMENTACJAROZLICZENIOWA WERYFIKACJA MERYTORYCZNA, w tym POPRAWNOŚĆ KWALIFIKACJI KOSZTÓW WERYFIKACJARACHUNKOWA WERYFIKACJAFORMALNA 3

4 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Co sprawdza NFOSiGW? a)zgodność danych dotyczących Beneficjenta, tzn. właściwość i poprawność danych identyfikacyjnych, takich jak: nazwa, forma prawna, dane adresowe, REGON, NIP itp. b)zgodność zakresu rzeczowego przedsięwzięcia c)zgodność dokumentowanych wydatków z harmonogramem rzeczowo-finansowym d)terminowość zdarzeń d)terminowość zdarzeń (operacji, czynności, zadań) datę wpływu dokumentacji do NFOSiGW (data stempla kancelarii NF) daty wystawienia dokumentów rozliczeniowych (pkt. 10. warunki szczególne umowy dotacji) zgodność wnioskowanej wypłaty środków finansowych z aktualnym harmonogramem wypłat 1.Zgodność z umową o dofinansowanie, a w szczególności : 4

5 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Co sprawdza NFOSiGW? a)właściwe oznakowanie i zgodność zawartości dokumentów z przepisami prawa b)ujęcie wszystkich wymaganych prawem informacji (rodzaj i nazwa dokumentu, jego numer, kontrahenci i ich dane identyfikacyjne, daty zdarzeń, przedmiot operacji, miary, ilość, wartość, cena jednostkowa, rodzaj i stawki opodatkowania, symbole PKWiU, itp.) c)rachunkową poprawność danych i obliczeń zawartych w dokumentach 2.Poprawność formalno-prawną i rachunkowądokumentów rozliczeniowych (faktury,rachunki,delegacje i inne dowody księgowe), a w tym : 2.Poprawność formalno-prawną i rachunkową dokumentów rozliczeniowych (faktury,rachunki,delegacje i inne dowody księgowe), a w tym : 5

6 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Co sprawdza NFOSiGW? a)umieszczenie i poprawność wymaganych oznakowań finansowo- księgowych a)umieszczenie i poprawność wymaganych oznakowań finansowo- księgowych, jak: dekretacja, zatwierdzenie do wypłaty, daty, podpisy (czytelność!), stemple, itp. b)opis związku wydatku z projektem b)opis związku wydatku z projektem, np.: wynajęcie sali dla celów przeprowadzenia szkolenia w dniu …. W szkoleniu wzięło udział 20 osób- w tym 18 uczestników oraz dwóch trenerów Uwaga załącznik- Faktura VAT. 3.Właściwe opisanie dokumentów, a w szczególności: 6

7 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Co sprawdza NFOSiGW? a)Dokumentację zobowiązań cywilno-prawnych (umowy wykonawcze, kontrakt, umowa o dzieło, umowa zlecenie, polecenie wyjazdu służbowego itp.) b)Zgodność dokumentacji zobowiązań cywilno-prawnych z zakresem: terminowości, kosztów i rzeczowym, określonym w umowach o dofinansowanie (pożyczka/dotacja) c)Dokumentację powykonawczą (protokoły odbioru zadań nieinwestycyjnych, np. protokół z kolaudacji, listy nagrodzonych, listy uczestników, protokoły przekazania, sprawozdania oraz inne dokumenty potwierdzające realizację zadania, np. adres strony internetowej, statystyki wejść na stronę; protokół odbioru wykonanych robót, protokół konieczności, protokół odbioru instalacji, kosztorys powykonawczy, protokół odbioru zakupionych urządzeń/sprzętu, itp.). 4.Właściwe udokumentowanie wydatków, a w szczególności: 7

8 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Co sprawdza NFOSiGW? d)Zgodność dokumentacji powykonawczej z dokumentacją zobowiązań cywilno – prawnych i warunkami (termin, koszty, zakres rzeczowy) wynikającymi z umowy o dofinansowanie (pożyczka/dotacja). e)Zasadę zachowania stron w dokumentacji powykonawczej: wykonujący zobowiązanie cywilno-prawne odbierający zobowiązanie (reprezentujący beneficjenta umowy o dofinansowanie). f)Zachowanie zasad formalnych przy sporządzaniu dokumentacji powykonawczej (podpisy wykonującego-odbierającego, daty, opis zrealizowanego zobowiązania, informacja o odbiorze zobowiązania (z uwagami/bez uwag) itp.) g)ZLECASZ – ODBIERASZ – PŁACISZ ( każdy z tych etapów NFOŚiGW weryfikuje i kontroluje) 4.Właściwe udokumentowanie wydatków, c.d.: 8

9 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Co sprawdza NFOSiGW? 5. Dokumentację potwierdzająca końcowe wykonanie rzeczowe, a w tym: a)Protokoły odbioru i przekazania. b)Zestawienia zrealizowanych prac, obiektów/urządzeń, opracowań itp. z podaniem podstawowej charakterystyki zgodnej z charakterystyką wynikającą z HRF( parametry techniczne, tj.: sztuki, km, kg, itd.) c)Ostateczne pozwolenia na użytkowanie obiektów budowlanych lub dokumenty zawiadamiające właściwe organy o zakończeniu budowy. d)Dokumenty potwierdzające przyjęcie w stan posiadania zakupionego sprzętu/urządzeń (OT, PT, LT). 9

10 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Co sprawdza NFOSiGW? 5. Dokumentację potwierdzająca końcowe wykonanie rzeczowe, c.d.: e)Sprawozdania z realizacji czynności nieinwestycyjnych. f)Zestawienia kosztów poniesionych na zrealizowane zadania z podaniem źródeł i struktury finansowania. g)Oświadczenia: i.w sprawie stosowania/niestosowania przez beneficjenta ustawy Prawo zamówień publicznych ii.o zastosowaniu form informowania o uzyskanym dofinansowaniu zgodnie z Instrukcją oznakowania Przedsięwzięć ze środków NFOSiGW h)Kserokopie protokołów z posiedzeń członków komisji, jury, itp. 10

11 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zasady ogólne – o tym należy zawsze pamiętać Wypłata dotacji tylko i wyłącznie ze środków krajowych NFOŚiGW. Na etapie negocjacji warunków umowy i po jej podpisaniu zalecane jest włączenie do współpracy własnych służb księgowych. Wymagane dokumenty w celu dokonania refundacji kosztów - zawarta umowa wraz z załącznikami oraz przesłane w terminie kompletne, uwierzytelnione, wolne od błędów rachunkowych dowody księgowe wraz z ich zbiorczym zestawieniem. NFOŚiGW nie dotuje zysków. 11

12 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji. Jednostki otrzymujące środki publiczne zobligowane są do przestrzegania zasad polityki rachunkowości zgodnie Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (uor), Dz.U. z 2009r. Nr.152, poz.1223 Każda jednostka oprócz dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości określonej teraz polityką rachunkowości powinna opracować i wprowadzić do stosowania zakładową instrukcję sporządzania, obiegu, kontroli oraz przechowywania i zabezpieczenia dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych. Podstawowym elementem polityki rachunkowości jest zakładowy plan kont ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązanie z kontami księgi głównej. Zasady ustawy o rachunkowości – obowiązują bezwzględnie 12

13 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Problematykę dowodów księgowych stanowiących podstawę do ujęcia w księgach rachunkowych rozstrzyga rozdział 2 uor. Prowadzenie ksiąg rachunkowych w szczególności art Zgodnie z art. 20 uor do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym Podstawą zapisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zwane dalej dowodami źródłowymi a)zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów b)zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom c)wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz firmy Dowody księgowe – przeznaczenie i podstawa prawna (1) 13

14 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe a)zbiorcze - służące do dokonania zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione b)korygujące poprzednie zapisy c)zastępcze - do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego d)rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy wg nowych kryteriów kwalifikacyjnych np. służące do rozliczenia kosztów operacyjnych ujętych uprzednio na kontach wg rodzajów na miejsca ich powstawania e)dowody księgowe zastępcze nie mogą dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności f)dowód księgowy wystawiony w walucie obcej powinien zawierać przeliczenie na polskie złote wg kursu obowiązującego dla danej operacji gospodarczej g)dowody księgowe sporządzone w języku obcym muszą być na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta przetłumaczone na język polski Dowody księgowe – przeznaczenie i podstawa prawna (2) 14

15 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: a)określenie rodzaju i jego numeru indentyfikacyjnego b)określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych c)opis operacji oraz jej wartość, jeśli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych d)datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu e)podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów f)stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania Dowody księgowe – treść dowodu księgowego 15

16 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Kwalifikowanie ( dekretowanie ) dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych Kwalifikowanie dowodów księgowych (określane tradycyjnie dekretowaniem ) oznacza w praktyce odnotowanie na dokumencie sposobu, w jaki operacja gospodarcza zostanie ujęta w księgach rachunkowych. Polega na ustaleniu i oznaczeniu na dokumencie sposobu jego ewidencji na kontach księgowych, tzn. na podaniu korespondencji kont zgodnie z ustaleniami zakładowego planu kont. Kwalifikowaniem zajmuje się główny księgowy lub upoważniony przez niego pracownik księgowości. 16

17 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej zawartość dokumentu jako dowodu księgowego musi wynikać z faktów i zdarzeń rzeczywiście zaistniałych oraz zawierać dane zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami dowód wypełnia się czytelnie, ręcznie maszynowo lub komputerowo treść i liczby w poszczególnych rubrykach nanosi się starannie w sposób czytelny, bezbłędny i wypełnia się zgodnie z ich przeznaczeniem numeracja kolejno wystawionych dowodów musi być ciągła sporządzone przez podatników podatku VAT faktury VAT, faktury VAT korygujące, noty korygujące muszą być zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług Dowody księgowe – zasady sporządzania i korygowania (1) 17

18 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty i wpisanie danych poprawnych z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb z dopisaniem daty poprawki i podpisu osoby upoważnionej do tej czynności niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek oraz poprawianie pojedynczych liter i cyfr błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej Dowody księgowe – zasady sporządzania i korygowania (2) 18

19 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej kontrola merytoryczna – polega na sprawdzeniu prawidłowości, legalności i rzetelności dokumentów (dowodów księgowych ) oraz czy operacja gospodarcza była celowa, zasadna i zgodna z przepisami. W małych podmiotach gospodarczych w których nie ma wyodrębnionych jednostek organizacyjnych decyzje podejmuje Prezes Zarządu, właściciel firmy a w spółkach cywilnych-wspólnicy spółki. Kontrola dokumentów (dowodów) księgowych (1) 19

20 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej kontrola formalno rachunkowa - ma za zadanie stwierdzić czy dokument odpowiada wymaganiom formalnym i rachunkowym, a więc czy np. zawiera : a)określenie wystawcy dokumentu np. odcisk pieczęci b)wskazanie podmiotów które uczestniczą w operacji gospodarczej c)wszystkie załączniki i jest kompletny d)datę wystawienia dokumentu i datę przeprowadzenia operacji gospodarczej e)własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie f)prawidłowo wyliczone, poprawnie zaokrąglone i zsumowane dane liczbowe kontrolę formalno-rachunkową przeprowadza główny księgowy lub upoważniony przez niego pracownik w sytuacji małych firm i prowadzenia rachunkowości przez biuro rachunkowe właściciel lub Zarząd może upoważnić do tej czynności biuro rachunkowe osoba, która sprawdzała dokument musi to na nim odnotować wpisując datę i składając swój podpis Kontrola dokumentów (dowodów) księgowych (2) 20

21 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Dokumenty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym do realizacji/zapłaty/ zatwierdza kierownik jednostki gospodarczej lub jego upoważniony zastępca. Dopiero w tym momencie dokumenty stają się dowodami księgowymi i są podstawą do ewidencji operacji i zdarzeń gospodarczych. Sprawdzenie i zatwierdzenie dokumentów (dowodów księgowych) może ułatwić pieczęć odciskana w wolnym polu dokumentu. Zatwierdzenie dokumentów 21

22 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Dowód księgowy spełniać musi ww. wymogi zgodnie z uor i zawierać dodatkowe zapisy określone zawartą umową, a w szczególności zapisy § 4 opis źródła finansowania wskazanie kwoty dofinansowania (refundacji) wskazanie nr umowy dotacji zawartej z NFOŚiGW przedłożona kopia dowodu księgowego potwierdzona za zgodność z oryginałem Dowód księgowy – jako podstawa wypłaty dotacji 22

23 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Rodzaje dokumentów – ogólna klasyfikacja i specyfikacja 23

24 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej faktura VAT - zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem MF z dnia 28 listopada 2008r w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług a)faktury VAT - wystawiają zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, b)faktura VAT MP, faktura VAT-marża np. (turystyka), faktura VAT RR np. rolnik c)za fakturę uznaje się również bilety jednorazowe wydane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług podlegających na przewozie osób /jeśli zawiera odpowiednie dane d)dowody zapłaty za przejazdy autostradami jeśli zawierają dane określone przepisami Wybrane rodzaje dokumentów (1) 24

25 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej a)faktura VAT korygująca, nota korygująca - wystawia się w razie błędów na fakturze VAT (wymagane potwierdzenie odbioru) - faktura korygująca powinna zawierać wyraz korekta albo faktura korygująca może być wystawiona tylko przez wystawcę faktury której dotyczy - nota korygująca – pomyłki związane między innymi z nazwą nabywcy, sprzedawcy z wyjątkiem pomyłek w pozycjach określonych w § 5 ust 1 pkt 6-12 Rozporządzenia d) faktury VAT wewnętrzne – np. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług itp. rachunek - zasady wystawiania rachunków przez podatników nie będących podatnikami VAT zostały określone w ustawie Ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997r. Podatnicy wystawiający r-ki powinni je kolejno numerować, a w przypadku gdy zaginął oryginał lub uległ zniszczeniu, wystawiony ponownie r-ek zawiera słowo Duplikat Wybrane rodzaje dokumentów (2) 25

26 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej nota księgowa (obciążeniowa, uznaniowa) - może być dowodem zewnętrznym własnym jak również zewnętrznym obcym. Stosowana wyłącznie w operacjach nieobjętych ustawą o VAT lista płac – podstawowy dokument księgowy, w którym wykazywane są wynagrodzenia z tytułu zawartych z pracownikami umów o pracę. Stanowi podstawę do zaksięgowania kosztów wynagrodzeń (funkcja kosztowa), rozrachunków z pracownikami i rozrachunków publicznoprawnych. rachunek wystawiany przez wykonawcę umowy (zlecenia, dzieło) - na podstawie zawartej umowy spisanej na gruncie przepisów KC. Jeśli zawarto umowę (zlecenia, o dzieło) określającą wynagrodzenie za pracę, oraz w której przewidziano wyjazdy służbowe związane z wykonywaną pracą, należy zapisać to w umowie. polecenie wyjazdu służbowego /delegacja - zasady zwrotu kosztów podróży powinny być określone w polityce rachunkowości, regulaminie wynagrodzenia, umowie o pracę lub innym dokumencie wewnętrznym organizacji. Wybrane rodzaje dokumentów (3) 26

27 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Wypłata i rozliczenie zaliczki Na wniosek Beneficjenta NFOŚiGW może dokonać wypłaty zaliczki na zadanie przewidziane w umowie Rozliczenie zaliczki oraz wpłata pożytków następuje zgodnie z terminami określonymi w umowie na podstawie dowodów księgowych wraz z potwierdzeniami zapłaty i wyciągów bankowych z wydzielonego dla celów rozliczania zaliczki rachunku bankowego. Z wydzielonego na potrzeby rozliczania zaliczki rachunku bankowego nie mogą być regulowane inne zobowiązania jednostki, ani też ponoszone żadne opłaty i prowizje bankowe Nierozdysponowane, wolne z wypłaconej zaliczki środki powinny być inwestowane w depozyty bankowe typu overnight, bądź inne lokaty Nieprawidłowe rozliczenie pożytków skutkować będzie obciążeniem Dotowanego pożytkami naliczonymi w oparciu o średnioważoną stopę oprocentowania depozytów bankowych uzyskaną przez NFOŚiGW w danym kwartale 27

28 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Podsumowanie – z punktu widzenia księgowości Składane przez Beneficjenta dokumenty / dowody muszą być zgodne i sporządzone oraz opisane w sposób zgodny przede wszystkim z oz ustawą o rachunkowości i prawem podatkowym oprzyjętą przez Beneficjenta Polityką Rachunkowości oodpowiednimi zapisami umowy zawartej z NFOŚiGW Sposób prowadzenia ewidencji i rejestracji zdarzeń gospodarczych przez Beneficjenta musi zapewniać pełną i jednoznaczną identyfikowalność oraz jasne wyodrębnienie operacji związanych z wykorzystaniem dotacji. NFOŚiGW dotuje nakłady oraz finansuje większość typów kosztów. Co do zasady Fundusz nie dotuje zysku i amortyzacji Na etapie negocjacji umowy z NFOŚiGW bardzo wskazanym jest wewnętrzne, merytoryczne wsparcie Beneficjenta przez jego służby księgowe. 28

29 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Błędy występujące w dokumentacji Przedkładanie dokumentów za roboty/czynności niewykonane Brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem na każdej stronie Brak kopii umów, porozumień, protokołów będących podstawą wystawienia dokumentów finansowo-księgowych Błędy rachunkowe Brak dat i podpisów osób odpowiedzialnych za gospodarkę finansowo-księgową Niezgodność kwoty rozliczenia z harmonogramem wypłat Nieterminowe złożenie dokumentacji w NF Brak daty wystawienia dokumentu bądź data niezgodna z okresem rozliczeniowym Brak pozycji wydatku w harmonogramie Błędny NIP Brak wskazania ilości lub/i jednostek miar Niepełna nazwa kontrahenta, Braki adresowe Brak oznaczenia nazwy dokumentu Brak lub błędnie oznaczone symbole PKWiU 29

30 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Dziękujemy za uwagę!


Pobierz ppt "Zasady sporządzania dokumentacji finansowej – weryfikacja dokumentacji rozliczeniowej przedsięwzięć Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej."

Podobne prezentacje


Reklamy Google