Jak sporządzić wniosek o płatność oraz rozliczać projekt w ramach Działania 6.4 8 – 9 grudnia 2009 r. Trener Halina Kędziora.

Prezentacja na temat: "Jak sporządzić wniosek o płatność oraz rozliczać projekt w ramach Działania 6.4 8 – 9 grudnia 2009 r. Trener Halina Kędziora."— Zapis prezentacji:

1 Jak sporządzić wniosek o płatność oraz rozliczać projekt w ramach Działania 6.4 8 – 9 grudnia 2009 r. Trener Halina Kędziora

2 Sprawozdawczość Obowiązki beneficjenta w zakresie sprawozdawczości (w tym częstotliwość) określa umowa albo decyzja o dofinansowanie. Funkcję sprawozdania na poziomie beneficjenta spełnia część wniosku beneficjenta o płatność, dotycząca przebiegu realizacji projektu

3 Brak wydatków po stronie beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu. Pozytywnie i w całości zweryfikowana część wniosku beneficjenta o płatność dotycząca przebiegu realizacji projektu, wskazująca na właściwą realizację projektu jest koniecznym warunkiem zrefundowania wydatków / zrealizowania płatności na rzecz beneficjenta. Zalecane jest przedkładanie wniosku o płatność co najmniej raz na 3 miesiące biorąc pod uwagę datę podpisania umowy o dofinansowanie.

4 Tryb składania oraz zasady weryfikacji wniosków o płatność Środki przekazywane są beneficjentowi na podstawie umowy o dofinansowanie/decyzji oraz prawidłowo złożonego i poświadczonego wniosku beneficjenta o płatność. W przypadku dofinansowania w formie zaliczki możliwe jest przekazanie środków na podstawie samej umowy o dofinansowanie/ decyzji. Beneficjent zobowiązany jest do składania wniosków o płatność z częstotliwością określoną w umowie o dofinansowanie/ decyzji.

5 Beneficjenci, którym w danym roku przekazana została dotacja w formie zaliczki, zobowiązani są do zwrotu środków niewykorzystanych zgodnie z ustawą o finansach publicznych. Częstotliwość i terminy składania wniosków o płatność w przypadku takich projektów są określone w sposób umożliwiający rozliczenie kosztów/wydatków poniesionych w danym roku ze środków pochodzących z zaliczki i zwrot środków niewykorzystanych.

6 Wzór wniosku beneficjenta o płatność, przy zachowaniu minimalnych wymogów odnośnie zakresu przedmiotowego wzoru, określonych w Wytycznych w sprawie sprawozdawczości wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego.

7 Do wniosków o płatność załącza się poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione, kopie dokumentów potwierdzających poniesione przez beneficjenta koszty/wydatki. Instytucja zarządzająca może wymagać oznakowania (opisania) dokumentów księgowych w sposób identyfikujący poniesienie wydatku w ramach danego programu operacyjnego.

8 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki może mieć formę zestawienia faktur (ewentualnie innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej) bądź wyciągu z dokumentacji księgowej beneficjenta dokumentującego operacje dokonane w związku z realizowanym projektem i objęte złożonym wnioskiem o płatność.

9 Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są: a. faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty; b. inne dokumenty, określone przez instytucję zarządzającą, poświadczające poniesione wydatki, jeżeli poniesione wydatki nie mogą być potwierdzone fakturami lub dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej.

10 Wniosek o płatność służy: - wnioskowaniu o przyznanie płatności zaliczkowej, przy czym przekazanie pierwszej transzy płatności zaliczkowej może nastąpić na podstawie umowy o dofinansowanie; - rozliczeniu środków przekazanych beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze

11 - wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej refundację wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta; - rozliczeniu wydatków poniesionych przez państwowe jednostki budżetowe sfinansowanych ze środków zapisanych w budżecie danego dysponenta; - przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja sprawozdawcza)

12 Jeżeli złożony przez beneficjenta wniosek o płatność zawiera błędy formalne, rachunkowe lub merytoryczne, POT dokonując weryfikacji wniosku wzywa beneficjenta do uzupełnienia lub poprawienia wniosku. Przepisy nie wykluczają możliwości uzupełnienia lub poprawienia wniosku przez pracownika POT

13 POT nie może poprawiać lub uzupełniać: a. zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione i objęte wnioskiem wydatki, o ile nie dotyczy to oczywistych omyłek pisarskich i omyłek rachunkowych; b. załączonych kserokopii dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, o ile nie dotyczy to oczywistych omyłek w opisie załączonych kserokopii dokumentów.

14 Konstrukcja formularza Podstawowe części wniosku Beneficjenta o płatność: Podstawowe dane dotyczące projektu i Beneficjenta, Dane dotyczące rodzaju i wysokości płatności, Dane dotyczące poniesionych wydatków, Uzyskany dochód w okresie objętym wnioskiem, Dane dotyczące postępu finansowego i rzeczowego, Planowany przebieg realizacji projektu, Dane dotyczące wskaźników realizacji projektu, Informacja na temat problemów w realizacji projektu, Harmonogram wydatków, Zgodność projektu z zasadami polityk wspólnotowych. Informacja na temat promocji

15 Regulacje zawarte w umowie o dofinansowanie z Działania 6.4 PO IG 1. Okres realizacji projektu 2. Wysokość i forma dofinansowania 3. Kwalifikowalność wydatków 4. Dokumenty dołączane do wniosku o płatność

16 5. Terminy i sposoby weryfikacji wniosku o płatność 6. Wyodrębniona ewidencja księgowa 7. Zmiany w projekcie 8. Promocja i informacja 9. Zamówienia publiczne

17 Kwalifikowalność wydatków -Wytyczne horyzontalne – MRR -Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IG – MRR -Rozporządzenie z 30 czerwca 2009 r. dot. regionalnej pomocy inwestycyjnej i pomocy de minimis (MSiT) -Projekt Rozporządzenia dot. wsparcia kultury i dziedzictwa kulturowego (MSiT)

18 Kwalifikowalność wydatków Wydatek jest kwalifikowalny jeżeli: 1)został poniesiony w ramach projektu realizowanego z odpowiedniego funduszu; 2) jest niezbędny dla realizacji projektu; 3) spełnia wymogi efektywnego zarządzania finansami, w szczególności osiągania wysokiej jakości za daną cenę; 4) jest rzetelny, udokumentowany i możliwy do zweryfikowania;

19 5) jest spójny z obowiązującymi przepisami; 6) został uwzględniony w budżecie projektu (we wniosku stanowiącym załącznik do umowy finansowania projektu); 7) został faktycznie poniesiony (wykazany w dokumentacji finansowej projektodawcy) i opłacony; 8) Nie jest zakazany na mocy obowiązujących przepisów;

20 Podatek od towarów i usług Podatek od towarów i usług (VAT) może być uznany za wydatek kwalifikowany tylko wtedy gdy: a) został faktycznie poniesiony przez beneficjenta, oraz b) beneficjent nie ma prawnej możliwości odzyskania podatku VAT. Możliwość odzyskania podatku VAT rozpatruje się w świetle ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

21 Wynagrodzenia Za wydatki kwalifikowalne będą mogły być uznane wydatki poniesione na wynagrodzenia wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe osób zaangażowanych w realizację projektu, ponoszone ze środków własnych wnioskodawcy, wypłacane na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej, tj. w szczególności :

22 wynagrodzenie zasadnicze, premie i nagrody, wynikające z regulaminu wynagrodzeń danej instytucji, ustalającego jednolite zasady dla wszystkich pracowników (także tych niezaangażowanych w realizację projektów współfinansowanych z PO IG), dodatek specjalny wynikający ze specyfiki i charakteru wykonywanych zadań, dodatek za wieloletnią pracę, dodatek służby cywilnej z tytułu posiadanego stopnia służbowego, wynagrodzenie za okres urlopu wypoczynkowego,

23 wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy w przypadku nieobecności nie dłuższej niż 33 dni 5, dodatkowe wynagrodzenie roczne wraz ze składkami na ubezpiecznia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe, kwalifikowalne proporcjonalnie do okresu, w jakim pracownik realizował zadania na rzecz projektu, składka na: - ubezpieczenie emerytalne, - ubezpieczenie rentowe, - ubezpieczenie chorobowe, - ubezpieczenie zdrowotne, - ubezpieczenie wypadkowe, - składka na Fundusz Pracy, - składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

24 Za wydatki niekwalifikowane związane z wynagrodzeniami uznane będą: dodatek zadaniowy, wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, składki na PFRON, nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalno-rentowe, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, świadczenia finansowane z ZFŚS, ekwiwalent za urlop, świadczenie za czas niezdolności do pracy, gdy dotyczy to nieobecności dłuższej niż 33 dni

25 zasiłki finansowane z budżetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny, zasiłek rodzinny), koszty badań okresowych i wstępnych, dopłata do okularów, bony żywieniowe dla pracowników, dodatki za znajomość języków, za niepalenie, za projekty, inne dodatki tego typu ustalone przez pracodawcę, odszkodowanie za klauzulę zakazu konkurencyjności, inne odszkodowania, do których wypłacenia zobowiązany jest pracodawca.

26 Zakup używanych środków trwałych Wydatek na zakup używanych środków trwałych jest kwalifikowalny pod warunkiem, spełnienia przez beneficjenta następujących warunków: - cena używanych środków trwałych nie przekracza ich wartości rynkowej, określonej na dzień ich nabycia i jest niższa od ceny podobnych, nowych środków trwałych; - sprzedający złoży oświadczenie określające zbywcę środków trwałych, miejsce i datę ich zakupu;

27 - sprzedający złoży oświadczenie, że w okresie 7 lat poprzedzających datę nabycia środki trwałe nie były współfinansowane ze środków wspólnotowych ani z krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis; - środek trwały musi posiadać właściwości techniczne niezbędne do realizacji projektu oraz spełniać obowiązujące normy i standardy

28 Zakup używanych środków trwałych dopuszcza się w przypadku realizacji przez beneficjenta inwestycji polegającej na nabyciu środków trwałych bezpośrednio związanych z przedsiębiorstwem, które zostało zlikwidowane lub zostałoby zlikwidowane, gdyby zakup nie nastąpił. W innych przypadkach, w których wsparcie stanowi regionalną pomoc inwestycyjną, zakup używanych środków trwałych jest kwalifikowalny jedynie w odniesieniu do beneficjentów zaliczanych do sektora MŚP.

29 Zakup gruntu lub nieruchomości zabudowanej Wydatki na pokrycie kosztu przeniesienia własności gruntu lub użytkowania wieczystego gruntu kwalifikują się do dofinansowania, pod warunkiem, że: grunt jest niezbędny do realizacji projektu; beneficjent przedstawi opinię rzeczoznawcy majątkowego potwierdzającą, że cena nabycia nie przekracza wartości rynkowej gruntu, określonej na dzień nabycia;

30 zbywający złoży oświadczenie, iż w okresie 7 lat poprzedzających datę nabycia grunt nie był współfinansowany ze środków wspólnotowych ani z krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis; koszt przeniesienia własności gruntu lub użytkowania wieczystego gruntu nie może przekroczyć 10 % całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu.

31 Wydatki na pokrycie kosztów przeniesienia prawa własności nieruchomości zabudowanej lub użytkowania wieczystego nieruchomości zabudowanej kwalifikują się do wsparcia pod warunkiem, że: nieruchomość jest niezbędna do realizacji projektu; beneficjent przedstawi opinię rzeczoznawcy majątkowego potwierdzającą, że cena nabycia nie przekracza wartości rynkowej nieruchomości, określonej na dzień nabycia;

32 przedsiębiorca przedstawi opinię rzeczoznawcy budowlanego potwierdzającą, że nieruchomość może być używana w określonym celu, zgodnym z celami projektu objętego wsparciem, lub określającą zakres niezbędnych zmian lub ulepszeń; zbywający złoży oświadczenie, iż w okresie 7 lat poprzedzających datę nabycia nieruchomość nie była współfinansowana ze środków wspólnotowych ani z krajowych środków pomocy publicznej krajowej lub pomocy de minimis; nieruchomość będzie używana wyłącznie zgodnie z celami projektu objętego wsparciem.

33 Wartości niematerialne i prawne Wydatki związane z zakupem i wykorzystaniem wartości niematerialnych i prawnych, takich jak patenty, licencje, know-how czy nieopatentowana wiedza techniczna są kwalifikowalne. W działaniach PO IG, w których dofinansowanie stanowi regionalną pomoc inwestycyjną, wydatek na zakup wartości niematerialnych i prawnych jest kwalifikowalny: w pełnej wysokości w odniesieniu do beneficjentów zaliczanych do sektora MŚP; w wysokości do 50 % całkowitych kwalifikowalnych wydatków inwestycyjnych danego projektu, w odniesieniu do beneficjentów zaliczanych do przedsiębiorstw innych niż MŚP;

34 Nabywane wartości niematerialne i prawne, zgodnie z zasadami regionalnej pomocy inwestycyjnej muszą spełniać następujące warunki : podlegają amortyzacji zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości; będą wykorzystywane wyłącznie do celów projektu w zakładzie otrzymującym regionalną pomoc inwestycyjną

35 zostaną nabyte od strony trzeciej na warunkach rynkowych, przy czym kupujący nie sprawuje kontroli nad sprzedającym w rozumieniu art. 3 rozporządzenia Rady (WE) nr 139/2004 z dnia 20 stycznia 2004 r. w sprawie kontroli koncentracji przedsiębiorstw (rozporządzenie WE w sprawie kontroli łączenia przedsiębiorstw) (Tekst mający znaczenie dla EOG) (Dz. Urz. UE L 24 z 29.01.2004), ani odwrotnie; zostaną ujęte w aktywach firmy oraz pozostaną w zakładzie otrzymującym regionalną pomoc inwestycyjną przez okres co najmniej 5 lat (w przypadku przedsiębiorstw innych niż MŚP) lub 3 lat (w przypadku MŚP) od zakończenia realizacji projektu.

36 LEASING Wydatkiem kwalifikowalnym do finansowania jest część opłaconej raty leasingowej związana ze spłatą kapitału leasingowanego aktywa. Tylko ta kwota może być uwzględniona przez beneficjenta we wniosku o płatność. Refundacja wydatków przysługuje wyłącznie beneficjentowi (leasingobiorcy).

37 W ramach PO IG dopuszcza się możliwość kwalifikowalności następujących form leasingu przy spełnieniu szczegółowych warunków określonych poniżej: leasingu finansowego, leasingu operacyjnego, leasingu zwrotnego, w rozumieniu wskazanym w Wytycznych krajowych.

38 Kwota wydatku kwalifikowalnego nie może przekroczyć rynkowej wartości aktywu będącego przedmiotem leasingu. Oznacza to, że kwota wydatku kwalifikowalnego do współfinansowania nie może być wyższa niż kwota, na którą opiewa dowód zakupu wystawiony leasingodawcy przez dostawcę współfinansowanego aktywa.

39 Podróże służbowe Kwalifikowalne są tylko podróże krajowe Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju

40 JAKIE DOKUMENTY SĄ DOWODAMI KSIĘGOWYMI Artykuł 21 ustawy o rachunkowości określa wymagania w zakresie dowodu księgowego: 1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego 2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej 3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych 4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu

41 5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów 6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

42 Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. (art. 30 – z dnia poprzedzającego !!!!)

43 Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób.

44 Art. 22. ustawy o rachunkowości mówi, iż dowody księgowe powinny być rzetelne oraz kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz powinny być wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr

45 Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej

46 Dowody w języku obcym Ustawa o rachunkowości: art. 21 ust. 5 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości stanowi, że jeżeli dokument jest sporządzony w języku obcym jednostka, na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta ma obowiązek zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów. Ustawa Ordynacja podatkowa z art. 287 § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) wynika, że jeżeli dokumentacja dotycząca spraw kontroli jest sporządzona w języku obcym, to na żądanie organu kontroli jednostka ma obowiązek zapewnienia tłumaczenia na język polski dokumentów będących przedmiotem kontroli, co nie znaczy, by tłumaczenia musiał dokonać tłumacz przysięgły. Urząd Skarbowy ma bowiem prawo, w przypadku wątpliwości co do prawidłowości tłumaczenia, powołać biegłego zgodnie z art. 197 Ordynacji podatkowej

47 Na podstawie art. 9 pkt 15 ustawy z dnia 27 lipca 2002 r. - Prawo dewizowe, rozliczenia w walucie obcej pomiędzy rezydentami mogą być dokonywane w kraju tylko na podstawie zezwolenia dewizowego. Wyjątek stanowią rozliczenia dokonywane pomiędzy osobami fizycznymi, jeśli nie mają one związku z prowadzeniem przez te osoby działalności gospodarczej.

48 Nie zabrania natomiast określania płatności w obcej walucie. Oznacza to, że można wystawić kontrahentowi polskiemu fakturę w walucie obcej, jednak nie wolno przyjąć zapłaty w walucie innej niż złotówka. Przyjęcie innej waluty niż waluta polska wymaga indywidualnego zezwolenia dewizowego udzielanego na mocy art. 8 ww. ustawy. Na fakturze VAT dokumentującej sprzedaż w obcej walucie (na mocy § 9 ust. 6 rozporządzenia w sprawie faktur) kwota podatku VAT powinna być wykazana w walucie polskiej.

49 Nowe zasady !!! Z dniem 24 stycznia 2009 roku znowelizowano art. 358 k.c. oraz uchylono przepis art. 9 pkt 5 prawa dewizowego. Nowa regulacja przewiduje, iż wyrażone w walucie obcej zobowiązanie będzie może zostać spełnione w tej walucie bez konieczności przeliczania go na złote. Zasadą jest również, iż decyzję w przedmiocie wyboru waluty, w jakiej zostanie dokonana spłata, podejmuje dłużnik. Przy czym wybór ten będzie się ograniczał do wyboru pomiędzy walutą, w której zobowiązanie zostało wyrażone pierwotnie a złotymi.

50 Rodzaje dokumentów Faktura VAT (faktura VAT korygująca) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.11.2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług

51 § 5. 1. Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej: 1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; 2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11; 3) numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT";

52 4) dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury; 5) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; 6) miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług; 7) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

53 8) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); 9) stawki podatku; 10) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu; 11) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; 12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

54 W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy, poza danymi określonymi w ust. 1 pkt 5, wskazuje się również: 1) symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, jeżeli ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy powołują ten symbol, lub 2) przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub 3) przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę lub to świadczenie.

55 W przypadku faktur korygujących sprzedawca powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę; nie dotyczy to m.in.eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju. Przepisy rozporządzenia w sprawie faktur nie określają formy w jakiej nabywca ma potwierdzić odbiór faktury korygującej. Dopuszczalna jest więc każda wiarygodna forma, która w bezsporny sposób potwierdza przyjęcie przez odbiorcę faktury korygującej. Nie musi to być podpis nabywcy złożony na fakturze korygującej. W praktyce stosowane są różne inne metody potwierdzeń (np. przesłanie za pośrednictwem poczty, faksem lub mailem)

56 Faktura wewnętrzna VAT faktury wewnętrzne służą do dokumentowania następujących zdarzeń: 1) przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników

57 2) nieodpłatne świadczenie usług niebędące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług

58 3) nieodpłatne świadczenie usług niebędące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług, jeżeli nie są one związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części; 4) wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów; 5) dostawa towarów, dla których podatnikiem jest ich nabywca; 6) import usług; 7) zwrot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

59 Zgodnie z przepisami ustawy o VAT niektóre z otrzymywanych dotacji podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Dotyczy to tych dotacji, które mają bezpośredni wpływ na cenę towaru lub usługi sprzedawanych przez podatnika. Tymczasem literalnie rzecz biorąc, przepisy przewidują wystawianie faktur wewnętrznych tylko w przypadku zwrotu dotacji. Wydaje się, że jest to tylko niedopatrzenie ustawodawcy. Przez analogię więc do zapisu w punkcie g) należałoby dokumentować fakturą wewnętrzną również otrzymanie dotacji.

60 Takie stanowisko zajmują organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podatkowych. W piśmie urzędu skarbowego w Przemyślu Nr US.IX/443- 117/HM/04 z dnia 30 grudnia 2004 r. czytamy m.in.: (…)„Ponadto Urząd zauważa, że ustawodawca nie przewidział możliwości dokumentowania otrzymanych dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze fakturą VAT. Z treści art. 106 ust. 7 ustawy wynika, iż dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze wystawia się faktury wewnętrzne. Przez analogię można uznać, że również otrzymanie dotacji, subwencji czy dopłat można dokumentować fakturą wewnętrzną lub innym dokumentem księgowym (np. notą księgową).”

61 Faktura pro forma Faktura pro forma wystawiana jest najczęściej jako podstawa do wpłaty zaliczki przez kontrahenta. W większości przypadków ma ona na celu poinformowanie odbiorcy o wartości brutto dokonanej transakcji, a także określa szczegółowo rodzaj, ilość oraz cenę jednostkową poszczególnych towarów, a także kwotę naliczonego VAT. Faktura ta wystawiana jest nie jako dowód wykonania transakcji, lecz przed jej zawarciem. Nie oddaje więc ona istoty rzeczywistych operacji gospodarczych.

62 W żadnym z obowiązujących przepisów nie występuje pojęcie faktury pro forma. Oznacza to zatem, że wystawienie lub otrzymanie takiego dokumentu w zakresie prawa podatkowego i bilansowego nie wywołuje skutków prawych. Faktura ta nie stanowi dowodu księgowego ani podatkowego i nie jest postawą ewidencji.

63 Faktura elektroniczna Zasady wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej określone zostały w wydanym w tej sprawie rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur

64 Zgodnie z § 21 tego rozporządzenia oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Zgodnie z § 4 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur elektronicznych w przypadku faktur wystawianych w formie elektronicznej egzemplarz faktury wysyłany do kontrahenta nie może różnić się niczym od egzemplarza znajdującego się w posiadaniu sprzedawcy. W praktyce zatem wprowadzenie do faktury w formie elektronicznej zmian polegających na wpisaniu wyrazów "oryginał" czy "kopia" mogłoby spowodować brak możliwości zagwarantowania integralności danych. Dlatego też poprzez kopię faktury wystawionej w formie elektronicznej należy rozumieć jej kopię elektroniczną, czyli egzemplarz faktury przesłanej do kontrahenta, który nie powinien się różnić od egzemplarza, który pozostał u sprzedawcy.

65 § 19. 1. Faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. 2. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". 3. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących wystawianych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

66 Zgodnie § 6 ust. 1 rozporządzenia faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku.

67 Nota korygująca Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w pkt 6-12 może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą

68 Rachunek Zasady wytawiania rachunków przez podatników nie będących podatnikami VAT regulują przepisy ustawy z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa. Art. 87. § 1. Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

69 § 3. Podatnicy od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. § 4. Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

70 Zgodnie z art. 88 §1 podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

71 Rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej: 1) imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi; 2) datę wystawienia i numer kolejny rachunku; 3) odpowiednio wyraz "ORYGINAŁ" albo "KOPIA"; 4) określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe; 5) ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie; 6) czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.

72 Paragon Paragon jest dokumentem, który nie spełnia warunków określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Nie spełnia on również warunków określonych w § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na paragonie brak jest bowiem określenia strony dokonującej zakupu oraz podpisów Z punktu widzenia przepisów prawa dokument w postaci paragonu jest dokumentem wadliwym. Wadliwość tę można jednak usunąć poprzez odpowiednie uzupełnienie tego dokumentu.

73 Za fakturę uznaje się również: 1) bilety jednorazowe, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane: a) nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, b) numer i datę wystawienia biletu, c) odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km, d) kwotę należności wraz z podatkiem, e) kwotę podatku

74 2) dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane: a) nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, b) numer kolejny i datę wystawienia, c) nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata, d) kwotę należności wraz z podatkiem, e) kwotę podatku;

75 Umowa kupna – sprzedaży Umowa taka sporządzana jest w sytuacji gdy sprzedającym jest osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej. Przepisem regulującym zasady sporządzania tych umów jest ustawa – Kodeks cywilny.

76 Wyciąg bankowy Wyciąg bankowy wydrukowany z konta internetowego jest prawidłowym dokumentem księgowym. Art. 7 Prawa bankowego stanowi: 1. Oświadczenia woli związane z dokonywaniem czynności bankowych mogą być składane w postaci elektronicznej. 2. Dokumenty związane z czynnościami bankowymi mogą być sporządzane na elektronicznych nośnikach informacji, jeżeli dokumenty te będą w sposób należyty utworzone, utrwalone, przekazane, przechowywane i zabezpieczone

77 Wydruk z konta internetowego, wygenerowany zgodnie z procedurą opisaną na stronie WWW takiego banku, spełnia warunki pkt 1-4 opisu dokumentu księgowego z ustawy o rachunkowości oraz art. 7 prawa bankowego. Na wygenerowanym i wydrukowanym z bankowości elektronicznej potwierdzeniu wykonania operacji bankowej znajduje się na ogół następujący zapis: "Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie wykonania przelewu. Dokument sporządzony na podstawie art. 7 ustawy - Prawo bankowe. Nie wymaga podpisu ani stempla".

78 Raport kasowy Raport kasowy jest dowodem księgowym zbiorczym, sporządzanym na podstawie dokumentów źródłowych (faktur, rachunków, paragonów, list płac itp.) oraz dowodów kasowych zastępczych (KP i KW - wystawianych w przypadku braku dokumentu źródłowego ).

79 Nota księgowa Szczególną odmianą źródłowych dowodów księgowych jest nota księgowa, będąca dowodem zewnętrznym własnym – w jednostce wystawiającej ją dla kontrahenta lub dowodem zewnętrznym obcym – w jednostce otrzymującej ją od kontrahenta. Dowody takie mogą być wystawiane wyłącznie w sytuacji, gdy do danej operacji nie mają zastosowania przepisy ustawy o VAT. Nota księgowa może być wystawiona m.in. w celu: a) obciążenia dłużnika lub uznania wierzyciela odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań,

80 b) obciążenia kontrahenta karą umowną, np. za nieterminowe dostarczenie dostawy lub wycofanie się z umowy, c) udokumentowania wydania bonów towarowych, d) obciążenia wykonawcy kwotą kaucji gwarancyjnej na ewentualne pokrycie kosztów robót poprawkowych, e) udokumentowania wpłaconej kaucji za opakowania zwrotne, f) udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania,

81 g) obciążenia pracowników kosztami za prywatne rozmowy telefoniczne – w przypadku gdy pracodawca jest zwolniony od podatku VAT, h) obciążenia pracowników równowartością przypisanych im do zwrotu niedoborów i szkód, i)obciążenia pracowników z tytułu odsetek za zwłokę w zapłacie Zamiast nazwy „nota księgowa” można zamiennie używać określenia „nota obciążeniowa” lub „nota uznaniowa”.

82 Zwyczajowo stosowanymi dokumentami związanymi z obrotem środkami trwałymi w jednostce są: 1. Dowód OT – „Przyjęcie środka trwałego” sporządzany na podstawie: faktury VAT, rachunku, dowodu dostawy, innych dowodów dotyczących przyjęcia środka trwałego – przy zakupie środka trwałego niewymagającego montażu, faktury VAT lub rachunku dostawcy oraz wykonawcy montażu, innego dowodu dotyczącego zakupu środka trwałego – przy zakupie środka trwałego wymagającego montażu, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych – w przypadku ujawnienia środka trwałego, dowodu „Rw – rozchód wewnętrzny” – w przypadku pobrania środka trwałego z magazynu,

83 Umowa o pracę Zgodnie z art. 29 § 2 K.p. umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić na piśmie ustalenia co do rodzaju umowy oraz jej warunków. Pracodawca, który nie potwierdza na piśmie w powyższym terminie zawartej z pracownikiem umowy o pracę, ponosi odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone na podstawie art. 281 pkt 2 K.p. karą grzywny.

84 Nawiązanie stosunku pracy wymaga tylko zgodnego oświadczenia woli pracownika i pracodawcy. Oświadczenie woli może być wyraźne i ujęte w formie pisemnej, jak tego wymagają przepisy kodeksowe, bądź też dorozumiane, wynikające z zachowania się stron. Takie dorozumiane zawarcie umowy o pracę występuje wówczas, gdy pracodawca dopuszcza pracownika do wykonywania pracy i płaci mu wynagrodzenie (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 31 sierpnia 1977 r., sygn. akt I PRN 112/77, niepublikowany). Tak więc umowa o pracę zawarta tylko w formie ustnej tj. z naruszeniem obowiązującej formy pisemnej jest prawnie skuteczna.

85 Ewidencja czasu pracy Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Obowiązek ten nie dotyczy pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy (art. 149. § 1). Szczegółowe wymogi w tym zakresie określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

86 Istnieje też konieczność tworzenia innych dokumentów lub dowodów księgowych, które są niezbędne dla prawidłowego dokumentowania zdarzeń, zwłaszcza dotyczących należnego pracownikom wynagrodzenia za pracę. Takimi dokumentami są: - listy obecności - oświadczenie pracownika dla celów obliczania zaliczek na podatek dochodowy (prawo do pomniejszenie miesięcznej zaliczki o 1/12 kwoty wolnej od podatku), - oświadczenie pracownika o miejscu zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy (prawo do zastosowania podwyższonych o 25% kosztów uzyskania przychodów), - listy płac sporządzane w oparciu o wszystkie omawiane wyżej dokumenty, - karty zasiłkowe (imienne ewidencje wypłaconych zasiłków przysługujących z tytułu niezdolności do pracy), - karty wypłat zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych w przypadku zakładów pracy uprawnionych do wypłacania tych świadczeń, itp.

87 Dokumentacja związana z zatrudnienie O charakterze łączącego strony stosunku prawnego decyduje przede wszystkim treść umowy oraz sposób jej wykonywania. W razie wątpliwości co do rodzaju umowy należy wyjaśnić, czy dana osoba jest podporządkowana poleceniom pracodawcy co do czasu, sposobu i miejsca świadczenia pracy. Podporządkowanie to przesądza o tym, iż mamy do czynienia z umową o pracę. m na podstawie umów cywilnoprawnych

88 Umowa zlecenia Zgodnie z art. 734 K.c. umowa zlecenia jest umową o dokonanie czynności prawnej na rzecz zleceniodawcy albo o wykonanie określonej czynności faktycznej. Jest to umowa starannego działania i przyjmujący zlecenie nie odpowiada za nieosiągnięcie efektu swojego działania, a jedynie za niedołożenie należytej staranności. Umowa zlecenia może być odpłatna lub nieodpłatna. Przepisy Kodeksu cywilnego nie wymagają dla tej umowy formy pisemnej.

89 Umowa o dzieło Według art. 627 K.c. przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Pojęcie "dzieło" oznacza zazwyczaj rezultat pracy lub twórczości. Charakterystyczne dla tej umowy jest ponoszenie przez wykonawcę pełnej odpowiedzialności za wynik pracy. Umowa o dzieło jest umową odpłatną. Zamawiający ma możliwość kontroli terminowości i prawidłowości wykonawstwa. Również w tym przypadku przepisy Kodeksu cywilnego nie wymagają dla umowy formy pisemnej.

90 Ważnymi cechami umów cywilnoprawnych, w przeciwieństwie do umowy o pracę jest: 1) brak ingerencji podmiotu zlecającego w sposób wykonywania pracy, 2) brak podporządkowania zleceniobiorcy podmiotowi zatrudniającemu i wykonywania zadania pod jego kierownictwem, Dokumentami związanymi z tą formą zatrudnienia są: - umowa spisana na gruncie przepisów kodeksu cywilnego, - rachunek wystawiany przez wykonawcę umowy

91 Dokumentacja dotycząca rozliczenia kosztów podróży służbowej W celu rozliczenia wydatków związanych z podróżą służbową stosuje się dokumenty: - polecenie wyjazdu służbowego, - rozliczenie kosztów podróży służbowej, - umowa o używanie do celów służbowych samochodu prywatnego (jeżeli dotyczy). Dotyczy tylko pracowników

92 Osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych Jeżeli z taką osobą zawarto umowę (zlecenia, o dzieło) przewidującą wynagrodzenie za wykonywaną przez nią pracę, to umowa powinna również zawierać zapisy dotyczące zwrotu kosztów wyjazdów. Natomiast w przypadku gdy osoby tej nie łączy z jednostką umowa o wykonanie jakiejś pracy to należy zawrzeć umowę cywilno – prawną dotyczącą wyłącznie wyjazdu i przewidującą zwrot określonych kosztów wyjazdu.

93 CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z OPRACOWANIEM DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH DOWÓD KSIĘGOWY przed jego akceptacją, dekretacją i księgowaniem powinien zostać poddany kontroli pod względem: merytorycznym, formalnym, rachunkowym KONTROLA MERYTORYCZNA polega na stwierdzeniu: czy wszystkie elementy dokumentu są zgodne z rzeczywistością, czy operacje gospodarcze są celowe z punktu widzenia racjonalnej gospodarki jednostki, oraz czy są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Pod uwagę bierze się, czy dane w dokumencie są zgodne z rzeczywistością co do czasu, miejsca, prawidłowy jej pomiar ilościowy i jakościowy. Kontrolę merytoryczną powinni przeprowadzać pracownicy komórki organizacyjnej właściwej treści operacji gospodarczej.

94 KONTROLA FORMALNA ma na celu stwierdzenie, czy dokument odpowiada wymogom formalnym, czy jest kompletny oraz czy posiada niezbędne załączniki i został wystawiony na właściwym formularzu. Sprawdza się więc takie elementy jak: nazwa i numer dowodu, pieczątki, wystawca dowodu, podpisy, daty.

95 KONTROLA RACHUNKOWA polega na sprawdzeniu: czy zawarte na dowodach dane liczbowe są wyliczone prawidłowo, czy nie zawierają błędów arytmetycznych (czy są poprawnie zaokrąglone, czy zsumowane). Kontrolę formalno- rachunkową przeprowadza główny księgowy lub wyznaczony pracownik. Fakt dokonanej kontroli powinien zostać stwierdzony poprzez złożenie podpisu i umieszczeniu daty.

96 Dodatkowym elementem w zakresie merytorycznym jest opis dokumentów, szczególnie ważny przy operacjach niestandardowych oraz przy ewidencji środków pomocowych. Opis jest elementem niezbędnym w zakresie sprawozdawczości projektowej z UE. Programy UE nakładają obowiązki odpowiedniego opisu dowodu dokumentującego poniesiony wydatek.

97 PRZYKŁADOWY OPIS FAKTURY dokumentującej środki pomocowe powinien zawierać: informację o współfinansowaniu ze środków pomocowych i budżetu państwa numer i nazwa projektu numer umowy o dofinansowaniu wyszczególnienie kategorii wydatku wyszczególnienie kwoty wydatku i informacji o kwalifikowalności Opis związku wydatku z projektem informację o stosowaniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych

98 1. Przelew 2. Gotówka 3. Kompensata Zgodnie z art. 498 Kodeksu cywilnego, gdy dwie osoby są względem siebie zarazem dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelnościami drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub innym organem państwowym. W takiej sytuacji jedna ze stron wystawia dokument: „OŚWIADCZENIE O KOMPENSACIE NALEŻNOŚCI”, który też jest akceptowany przy rozliczaniu dotacji.

99 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ