EFEKTYWNE ZARZĄDZANIE OBIEGIEM

Prezentacja na temat: "EFEKTYWNE ZARZĄDZANIE OBIEGIEM"— Zapis prezentacji:

1 EFEKTYWNE ZARZĄDZANIE OBIEGIEM
SPRAW I DOKUMENTÓW BEZPIECZNE ARCHIWUM CYFROWE

2 CCA UNIVE – omówienie systemu
AGENDA CCA UNIVE – omówienie systemu Procesy typowe Platforma integracyjna Korzyści z wdrożenia Archivos – cyfrowe archiwum Dlaczego warto nam zaufać? Pytania i odpowiedzi 1 2 3 4 5 6 7

3 Zarządzanie procesami biznesowymi i i obiegiem powiązanych dokumentów
CCA UNIVE - omówienie systemu CCA UNIVE – jedno rozwiązanie – wiele możliwości Zarządzanie procesami biznesowymi i i obiegiem powiązanych dokumentów Zarządzanie repozytorium cyfrowych dokumentów Kompleksowe rozwiązanie do efektywnego zarządzania obiegiem spraw i dokumentów

4 CCA UNIVE - omówienie systemu
Zestaw predefiniowanych „klocków” – intuicyjne budowanie procesów Rozpoczynające proces Zdarzenia Start manualny Zadania dla użytkowników - formularze Start procesów na podstawie Decyzje automatyczne i użytkownika Start procesów z pliku XML Zapis do modułu Archivos Kończące proces Łączniki z bazami danych Powiadomienia SMS Drukowanie formularzy z danymi procesu Integracja z urządzeniami MFP Wysyłanie / odbieranie e- mail

5 Procesy typowe Proces prosty – delegacja inicjowana ręcznie

6 Procesy typowe: delegacja
W związku z nowym kontraktem, uprawniony manager wybiera pracownika, który będzie realizował projekt na miejscu u klienta Po finalnym zatwierdzeniu delegacji pracownik drukuje formularz delegacji … oraz archiwizacją do modułu Archivos wszystkich dokumentów, które uczestniczyły w całym procesie Sekretariat na podstawie informacji o pracowniku oraz informacji o delegacji przedstawia propozycje hoteli / środka transportu Księgowość rozlicza delegację Proces kończy się przesłaniem informacji mailowej do pracownika… Wybrany pracownik zapoznaje się ze szczegółami delegacji i podejmuje decyzję o wyjeździe Po powrocie pracownik przygotowuje wszystkie dokumenty do rozliczenia delegacji i załącza w systemie Pracownik z kompletem informacji zatwierdza lub negocjuje szczegóły pobytu i podróży Rozpoczęcie delegacji Manager Zaakceptuj delegację Zlecenie rezerwacji hotelu / środka transportu Akceptacja rezerwacji Akceptacja Pracownik Odrzucenie Prośba o zmianę rezerwacji Wybór innego pracownika Finalna akceptacja Sekretarka Archiwizacja dokumentów Rozliczenie delegacji Załączenie dokumentów do rozliczenia Wydruk formularza Powiadomienie o rozliczeniu Księgowa

7 Procesy typowe Proces prosty – faktura zakupu inicjowana z urządzenia MFP

8 Inicjacja procesu i opisanie dokumentu na MFP
Procesy typowe: faktura zakupu Inicjacja procesu i opisanie dokumentu na MFP Przebieg faktury wg ustalonej ścieżki obiegu Export danych do systemu ERP Zapis dokumentu w elektronicznym repozytorium Opisz fakturę Rejestracja faktury na urządzeniu MFP Export do bazy danych Systemu ERP Zaakceptuj opisaną fakturę Zapis dokumentu w archiwum Zadekretuj fakturę

9 Procesy typowe Proces prosty – zgłoszenie serwisowe inicjowane przez lub stronę WWW

10 Procesy typowe: zgłoszenie serwisowe
Zgłoszenie awarii Nie działa urządzenie firmy MITO 4500XC sn … lub wysłać wiadomość poprzez na adres serwisu … lub / i poprzez wiadomość SMS Klient dostaje zawiadomienie o naprawie poprzez … Proces kończy się wydrukowaniem protokołu odbioru… … oraz archiwizacją dokumentu w module elektronicznego archiwum Klient może wypełnić zgłoszenie poprzez stronę WWW… Zgłoszenie automatycznie inicjuje proces w systemie CCA UNIVE Klient Rozpoczęcie delegacji Start z XML Utwórz zlecenie naprawy Drukowanie protokołu odbioru Przez Start z Realizuj naprawę Zamknij zgłoszenie klienta Urządzenie nie działa poprawnie Przez SMS Przetestuj urządzenie Poinformuj klienta o dokonaniu naprawy SMS Zapis protokołu w archiwum

11 CCA UNIVE – jedno rozwiązanie – wiele możliwości
Procesy typowe: podsumowanie CCA UNIVE – jedno rozwiązanie – wiele możliwości Obieg informacji (spraw, zadań, dokumentów) według zdefiniowanego schematu w określonym czasie Graficzny edytor w celu łatwego i szybkiego modelowania procesów Nadzór nad wykonywanymi zadaniami Cyfrowe repozytorium dokumentów Uniwersalna platforma integracyjna

12 Platforma integracyjna
CCA UNIVE: integracja platform zamówień Dostawca - Odbiorca Platforma integracyjna

13 CCA UNIVE - elastyczna platforma integracyjna
Dostępna dla wszystkich liczących się systemów operacyjnych (Windows, Unix, Linux, Mac OS) Bogata funkcjonalność i możliwości integracji systemu z innymi technologiami Możliwość łatwego – graficznego projektowania przepływów bez konieczności programowania Umożliwia budowanie standardów, powtarzalnych reguł oraz przepływów Wsparcie standardów integracyjnych: SQL, ODBC, XML, Webservices

14 Korzyści z implementacji systemu CCA UNIVE:
Korzyści z wdrożenia Korzyści z implementacji systemu CCA UNIVE: Poprawa organizacji pracy na każdym kroku wykonywania zadań Zwiększenie efektywności zarządzania procesami (zadaniami, dokumentami) Przyspieszenie realizacji zadań Redukcja kosztów obsługi procesów Poprawa bezpieczeństwa przetwarzanych danych Poprawa jakości obsługi klientów Wspomaganie zarządzaniem systemami jakości ISO

15 Funkcjonalności Korzyści
ARCHIVOS – bezpieczne cyfrowe archiwum Funkcjonalności Gromadzenie oraz udostępnianie dokumentów Natychmiastowy dostęp do zgromadzonych informacji Szybkie i efektywne metody wyszukiwania (OCR) Zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa dla przechowywania oraz udostępniania informacji Korzyści Zwiększenie efektywności zarządzania Poprawienie efektywności pracowników Poprawienie bezpieczeństwa danych Redukcja kosztów

16 Partnerzy strategiczni:
Dlaczego warto nam zaufać 6 lat istnienia na rynku (od 2004) 20 osobowy zespół specjalistów Wiele zrealizowanych z sukcesem projektów IT Wysokie kwalifikacje, kompetencje i umiejętności Referencje krajowe i zagraniczne Stabilna sytuacja finansowa Partnerzy strategiczni:

17 Kompleksowa oferta CCA Europe:
Dlaczego warto nam zaufać Kompleksowa oferta CCA Europe: Oprogramowanie UNIVE autorskie oprogramowanie do efektywnego zarządzania elektronicznym obiegiem informacji ARCHIVOS autorskie oprogramowanie do zarządzania bezpiecznym archiwum dokumentów Rozwiązania do automatyzacji procesów przetwarzania dokumentów Usługi i sprzęt Analiza przedwdrożeniowa Szkolenia Opieka serwisowa Usługi skanowania i indeksowania dokumentów Skanery dokumentowe, urządzenia wielofunkcyjne MFP Sprzęt komputerowy

18 Dziękujemy za uwagę Artur Śpiewak www.ccaeurope.pl Krzysztof Szporka
Pytania i odpowiedzi Dziękujemy za uwagę Krzysztof Szporka Artur Śpiewak