DMS TimeFrame Software. Co to jest DMS? System zarządzania dokumentami Składowanie Specyfikowanie Indeksowanie Kontrola zawartości Kontrola dostępu Kontrola.

Prezentacja na temat: "DMS TimeFrame Software. Co to jest DMS? System zarządzania dokumentami Składowanie Specyfikowanie Indeksowanie Kontrola zawartości Kontrola dostępu Kontrola."— Zapis prezentacji:

1 DMS TimeFrame Software

2 Co to jest DMS? System zarządzania dokumentami Składowanie Specyfikowanie Indeksowanie Kontrola zawartości Kontrola dostępu Kontrola zmian i wersji Ograniczenie dostępu do wersji oryginalnych Bezpieczeństwo danych

3 Dlaczego DMS Ułatwienie w pracy prawników Jednolity sposób pracy z dokumentami Gromadzenie wiedzy Bezpieczeństwo danych sprzętowe (backupy, dodatkowy system) szyfrowanie Kontrola obiegu danych możliwość wprowadzenia ograniczeń pobrań logowanie wszystkich zmian, odczytań Ograniczenie dostępu do wersji oryginalnych

4 Główne moduły TFK Biling WorkFlow – praca grupowa DMS – zarządzanie dokumentami Baza danych klientów, projektów, pracowników, itp.

5 Topologia TFK Wpisywanie danych Faktury Raporty Sewery: WWW, DMS, bazy danych Praca poza biurem: Synchronizacja VPN – kancelarie odległe Systemy wspomagające (np.. Backup) Obliczenia

6 To ma być proste Interfejs oparty o MSExplorer Dodawanie z MSWord, MSOutlook Dostęp przez przeglądarkę internetową Panel administracyjny

7 Jak zrobić, żeby łatwo znaleźć dokument Pola w dokumencie Fizyczny rodzaj dokumentu Specyfikacja … Specjalizacja … Przynależność do działania, do projektu Wersjonowanie Definiowalne pola

8 Pola w dokumencie ID Nazwa (moment i sposób generowania nazwy) Data (kilka dat) Pracownik – ostatnia modyfikacja (autor, źródło) Wersje + tłumaczenia (dwu wymiarowa tabela) Rewizja Stany i kody Grupa dostępu Deskryptor integralności treści (hash) Opis

9 Fizyczny rodzaj dokumentu Korespondencja – Email – List polecony – List zwykły – Inne Dokument bez wersji papierowej Mapa Inne

10 Specyfikacja Określenie rodzaju dokumentu Struktura drzewiasta Przykłady: – Umowa najmu O dzieło – Autorska – Regulamin – Faktura – Opinia (memo)

11 Specjalizacja Określenie merytorycznej zawartości dokumentu Struktura listy Przykłady: – Bankowość i finanse – E-biznes – Energetyka i infrastruktury – Ochrona środowiska – Prawo pracy

12 Klient/projekt

13 Wersjonowanie Dok3 Dok2 FINAL Dok2 v2 r4 Dok2 v2 ENG ZAL1Dok2 Dok1 Dok2 v1 r2 Dok2 v1 r3

14 Definiowane pola Zestaw pól definiowanych przez użytkownika – Pola edycyjne – Rozwijane listy Widoczność zależna od rodzaju dokumentu Przykład: – Autor dokumentu – Nadawca dokumentu – Data wydania z biura podawczego

15 Bezpieczeństwo danych Ukrywanie informacji o pliku (baza) Ukrywanie pliku (ntfs) – Uwagi do AD IT Szyfrowanie pliku – Zewnętrzne narzędzie – Szyfrowanie pojedynczych plików przez klienta (TFS) – Sposób przechowywania kluczy Dostęp do danych na dyskach lokalnych

16 Archiwum Dokumenty papierowe Segregatory Informacje o wypożyczeniu – Tylko aktualnie przetrzymujący pracownik Do archiwum chodzi się rzadko – wszystko jest w wersji elektronicznej Elektroniczne wysyłanie zapotrzebowania na oryginał

17 Hardware

18 Role aktorów w obiegu dokumentów Prawnika Sekretariatu Biura podawczego Archiwum Recepcji

19 Przykłady interfejsów - WEB

20 Przykłady interfejsów - MSShell

21 Podsumowanie Stworzenie łatwego w obsłudze narzędzia Zintegrowanie działań kancelarii Ułatwienie w codziennej pracy Kontrola i bezpieczeństwo