Przygotowali: Ewa Rączkowska s2632 Jacek Musiałek s2771 gr.522

Prezentacja na temat: "Przygotowali: Ewa Rączkowska s2632 Jacek Musiałek s2771 gr.522"— Zapis prezentacji:

1 Przygotowali: Ewa Rączkowska s2632 Jacek Musiałek s2771 gr.522
Komunikacja w zespole projektowym Przygotowali: Ewa Rączkowska s2632 Jacek Musiałek s2771 gr.522

2 Pojęcie komunikacji Komunikacja interpersonalna (z łaciny communicatio –rozmowa, wymiana, łączność), proces, podczas którego ludzie dążą do dzielenia się znaczeniami za pośrednictwem symbolicznych (dźwięki, litery, słowa) informacji (komunikatów). Najprostszy model komunikowania się polega na przekazywaniu przez nadawcę komunikatu (werbalnego lub niewerbalnego) i odebraniu go przez odbiorcę. Komunikowanie się może być realizowane przez wypowiedzi ustne, pisemne i różne formy wizualne oraz tzw. mowę ciała (z angielskiego body language), np. różnego rodzaju gesty, barwę i ton głosu, mimikę twarzy. Komunikowanie się może być jednokierunkowe – nadawca przekazuje informacje bez oczekiwania ich potwierdzenia przez odbiorcę, lub dwukierunkowe – nadawca uzyskuje potwierdzenie przekazanej informacji, np. w formie pytań zadawanych przez odbiorcę.

3 Umiejętności komunikowania się można i należy:
1. odkrywać, 2. rozwijać 3. zdobywać W tym celu musisz: 1. znać swoje mocne i słabe strony, 2. ustalać realistyczne cele i konsekwentnie dążyć do nich, 3. ćwiczyć

4 Komunikujemy się po to, by:
· dowiedzieć się więcej o sobie samych, by odkryć, kim się jest · dowiadywać się o otaczającym nas świecie · 'dzielić świat z innymi' - otrzymywać od innych informację o sobie, zyskać wyrazy uznania, uczucia ... · dostawać coś od innych; · wpływać na innych, perswadować ... · bawić, rozerwać się, odpocząć, zrelaksować ...

5 Po co nam umiejętność komunikowania się?
· w celu ustalania celów i zadań · podejmowanie decyzji i ich wprowadzanie w życie · pomiar i ocena wyników · zatrudnianie, rozwój, ocena i awansowanie pracowników · współpraca z klientami i dostawcami · współpraca z administracją oraz instytucjami rządowymi · wytwarzanie dóbr, świadczenie usług ...

6 Pojęcie komunikacji cd.
Komunikacja pojmowana jako taka jest obszernym tematem i obejmuje szeroką wiedzę, która nie jest obca w kontekście projektu. Modele i definicje komunikacji wynikają z zainteresowań obserwatorów, badaczy. Mówią, co dla autora jest ważne i pozwalają uprościć, wyjaśnić punkty widzenia i często skomplikowane wnioski, jakie płyną z obserwacji i przemyśleń. Inaczej zatem widzi i definiuje komunikacje inżynier, sprzedawca, dziennikarz, menadżer ... Przez wieki widziano zagadnienie komunikacji w całej jej prostocie: nadawca  wiadomość  odbiorca.

7 Komunikujemy się na różne sposoby:
· w sposób zamierzony i niezamierzony · werbalnie i niewerbalnie · formalnie i nieformalnie · wewnętrznie i z otoczeniem (w odniesieniu do jednostki i organizacji) · komunikacja osobista, na piśmie i za pośrednictwem techniki

8 Przebieg procesu komunikacji:
Myśl komunikat przekaz przyjęcie myśl komunikat  Komunikujemy się głównie przekazując komunikaty ustnie lub w formie pisemnej. Wybór formy jego przekazania powinien być świadomy: powinien zapewniać skuteczność i efektywność. Czasami decydujemy o formie nie w pełni świadomie - raczej kierujemy się własną wygodą, impulsem, przyzwyczajeniem. Ryzykujemy wówczas popełnienie błędu i nieosiągnięcie celu.

9 Komunikacja w projekcie:
Zarządzanie komunikacją w grupie projektowej obejmuje procesy, które mają zapewnić odpowiednie zbieranie, udostępnianie, przechowywanie i dyspozycyjność informacji. Zapewnia łączność między uczestnikami projektu. Każdy związany z projektem musi być przygotowany do wysyłania i odbierania komunikatów w „języku projektowym” i musi zdawać sobie sprawę z wpływu jego komunikatów na całość projektu. Podstawowe procesy związane z komunikacją w grupie projektowej: · Planowanie komunikacji (Communications Planning). · Dystrybucja informacji (Information Distribution). · Raportowanie o postępach (Performance Reporting). · Zamknięcie administracyjne projektu/fazy (Administrative Closure). Procesy te powinny pojawić się przynajmniej raz w każdej fazie projektu.

10 Planowanie komunikacji
Jest ono ważnym czynnikiem decydującym o sukcesie projektu. W większości przypadków planowanie komunikacji jest częścią fazy początkowej projektu, jednak rezultaty tego procesu powinny być przeglądane co jakiś czas i w razie potrzeby modernizowane. Chętniej i częściej komunikujemy się słownie, gdyż jest to łatwiejsze, szybsze, chociaż nie zawsze skuteczne. Piszemy zwykle niechętnie, kiedy nie mamy już innego wyboru. Piszemy, jak już nie ma innego wyjścia: listy, pisma, podania, prośby, donosy, notatki, memoranda, kolokwia, wypracowania, raporty, 'prace,' ... Częściej mówimy, wymieniamy informacje, rzucamy komunikaty, przypominamy prosząc o pamiętanie i przypominając się po pewnym czasie. Wolimy komuś coś wyłożyć, opowiedzieć a potem często mamy pretensje, że ów ktoś nie złapał wszystkiego, coś przekręcił, pomieszał, zapomniał. Kiedy nam ktoś coś przekazuje, zwykle nie notujemy (to jest żmudna pisanina a przecież zawsze można zapamiętać) a później uważamy za normalne, że o takim drobiazgu zapomniało się. Jeśli ktoś poprosi o przypomnienie sprawy przy pierwszej rozmowie, sami często nie pamiętamy a wymagamy od drugiej osoby, by o naszej pamiętała i to ze szczegółami.

11 Palnowanie komunikacji cd.
Dobrą organizację komunikatu pomoże Ci zapewnić wcześniejsze opracowanie szkicu: najważniejsza rzecz to clue, czyli główna myśl -- należy po kolei określić: strategię (ogólny cel) -> temat -> konkretny cel -> główną myśl oraz wziąść pod uwage odbiorcę(ów), własny styl, nastrój oraz czynniki kulturowe · wybór sposobu przekazu zależy od: wiadomości, odbiorcy(ów), wymagania dotyczące szybkości przekazu, sytuację · odbiorca przyjmuje przekaz, kiedy nic nie zakłóci odbioru i gdy przetworzy komunikat zgodnie z oczekiwaniami nadawcy · odpowiedź pozwala nadawcy ocenić skuteczność wysłanego komunikatu.

12 Planowanie komunikacji cd.
Co powinniśmy przygotować przed przystąpieniem do Planowania Komunikacji: · Wymogi komunikacyjne (Communications requirements). · Technologie komunikacji (Communications technology). · Dostępność technologii. · Dostępny personel. · Długość projektu. · Założenia. Narzędzia i techniki Planowania Komunikacji: · Analiza potrzeb osób związanych z projektem. Co otrzymujemy w rezultacie Planowania Komunikacji: · Plan zarządzania komunikacją.

13 Dystrybucja informacji:
Dystrybucja informacji obejmuje udostępnianie informacji potrzebnych osobom związanym z projektem. Polega na wprowadzeniu w życie Planu zarządzania komunikacją jak również reagowanie na nieoczekiwane żądania informacji. Czego potrzebujemy? ·    Wyniki pracy. ·    Plan zarządzania komunikacją. ·    Plan projektu. Co otrzymujemy jako rezultat tego procesu: · Dane o projekcie (korespondencja, notatki, raporty, dokumenty opisujące projekt...)

14 Dystrybucja informacji cd.
Narzędzia i techniki dystrybucji informacji: · Umiejętność komunikacji. · Rodzaje komunikacji: · Pisemna/oralna, słuchanie i mówienie. · Wewnętrzna i zewnętrzna. · Formalna i nieformalna. · Pionowa i pozioma. · System przechowywania informacji. · System dystrybucji informacji.

15 Przed przystąpieniem do przygotowania komunikatu musimy upewnić się co do trafności przyjętego celu. Pomocne w tym będą następujące pytania: · Czy cel jest realistyczny? Cuda zdarzają się niezwykle rzadko, inni mogą mieć zupełnie odmienne zdanie i podejście do sprawy ... · Czy to jest właściwy czas na podjęcie działania? Wiadomość może dotrzeć do odbiorcy /ców w niewłaściwym czasie. ... · Czy osoba, do której zamierzasz wysłać wiadomość, jest właściwym odbiorcą? Możesz w słusznej sprawie skierować się do niewłaściwej osoby, niekompetentnej, źle nastawionej ... · Czy cel, jaki chcesz osiągnąć jest zgodny z celami firmy? Założony cel musi być zbieżny z celami firmy, inaczej nie licz na zainteresowanie i ani tyle na oczekiwany efekt.

16 Odbiorca · Kim są odbiorcy Twojego komunikatu? Jaki jest skład grupy, kto w pierwszym rzędzie, jakiej reakcji można oczekiwać, czy będą rozumieli, jakie masz z nimi powiązania? · Czego potrzebują, co chcą wiedzieć Twoi odbiorcy? Co chcą wiedzieć, co potrzebują wiedzieć, jakie zadają pytania, czy mogę im wszystko powiedzieć, czy to, co zamierzam podać jest tym czego odbiorcy chcą/potrzebują, jak zaakcentować szczególnie ważne/interesujące informacje? · Jak przyciągnąć i utrzymać ich uwagę? Pamiętaj, że dyrektor w ciągu dnia ma do wykonania ok. 200 odrębnych czynności; większość z nich angażuje na bardzo krótki okres; okresy nieprzerwanej pracy przy biurku nie przekraczają 15-20", czas na pocztę (przeglądnięcie/odpisywanie) zajmuje ok. 5% czasu, co pozwala na zainteresowanie się max. 30% otrzymywanej poczty.

17 Raportowanie o postępach
Raportowanie o postępach obejmuje zbieranie informacji o postępach w projekcie mające na celu udostępnienie osobom związanym z projektem informacji w jaki sposób wykorzystywane są wszelkie środki do osiągnięcia sukcesu. Obejmuje ono: · Raportowanie o statusie – w jakiej fazie znajduje się projekt. ·  Raportowanie o postępach – co udało się osiągnąć grupie projektowej. ·  Przewidywanie o przyszłych postępach i statusie. Czego potrzebujemy: · Plan projektu. · Wyniki pracy. · Inne dane dotyczące projektu.

18 Raportowanie o postępach cd.
Narzędzia i techniki raportowania o postępach: · Przegląd postępów. · Wszelkie analizy (porównanie rezultatów osiągniętych z zakładanymi – koszty, terminy...) · Analiza trendu projektu (określa czy postępy w miarę upływu czasu są coraz lepsze czy coraz gorsze). · Narzędzia i techniki dystrybucji informacji. Co otrzymujemy? · Raport o postępach. · Wymagania zmian.

19 Zamknięcie administracyjne
Projekt (lub jego faza) po osiągnięciu założeń bądź gdy zostanie odwołany wymaga oficjalnego zamknięcia. Zamknięcie administracyjne projektu polega na weryfikowaniu i dokumentowaniu wyników projektu w celu uzyskania formalnej akceptacji ze strony sponsora, klienta lub kupca. Obejmuje ono zbiór danych o projekcie, analizy dotyczące efektywności projektu, oraz archiwizację tych informacji w celu dalszego użycia. Zamknięcie administracyjne nie powinno być odkładane na sam koniec, kiedy już projekt zostanie ukończony. Każda faza projektu wymaga takiego zakończenia w celu upewnienia się, że ważne i użyteczne informacje nie zostały zagubione.

20 Zamknięcie administracyjne cd.
Czego potrzebujemy: · Dokumentacja postępów. · Dokumentacja ostatecznego produktu. · Inne dane dotyczące projektu. Narzędzia i techniki Zamknięcia administracyjnego projektu: · Narzędzia i techniki Raportowania o postępach. Co otrzymujemy? · Akta projektu. · Formalną akceptację.

21 Bariery komunikacyjne
· Kategoryczność -unikaj: zawsze, nigdy, wcale, zupełnie itp. słów sugerujących wiedzę absolutną i niepodważalną. · Defensywność - bądź wrażliwy na odczucia słuchaczy a jako słuchacz bądź otwarty i elastyczny. · Reakcje emocjonalne - bądź świadom odczuć, emocji, jakie budzą się w Tobie jakoż i w innych, staraj się nad nimi panować. · Monotonia, jednostronność - unikaj stosowania tych samych rozwiązań, dostosowuj je do problemu, sytuacji. · Ignorancja, arogancja - przedstaw się a w odniesieniu do innych staraj się określić wykształcenie, poziom wiedzy, zainteresowania, osobowość, zdolności percepcji ... · Postawy agresywne, wrogie, wyzywające - zrozumienie i chęć słuchania pomagają osobom obawiającym się zaakceptować ciebie i twoje pomysły.

22 Bariery komunikacyjne cd.
· Brak zrozumienia dla grupy - uznaj fakt, że jednostki są bardziej otwarte na wiadomości zgodne z wartościami wyznawanymi przez grupę, z którą się identyfikują. · Nadmiar informacji - za wiele informacji to równie źle niż za mało; nadmiar powoduje zmniejszenie zdolności percepcji i wyłapania istotnych wiadomości. · Brak sprzężenia zwrotnego - zadawaj pytania, słuchaj uważnie, i pokaż swoje reakcje. · Zła organizacja - planuj wystąpienie, rozmowę itp.; staraj się uporządkować przyjmowane komunikaty, jeśli są nieuporządkowane. · Zbyt długie wprowadzanie, uwikłana forma prezentacji - swój komunikat uczyń możliwie najprostszym i bezpośrednim a jeśli jest adresowany do wielu odbiorców, podaj go w formie pisemnej.

23 Konflikty Konflikty mogą często pojawiać się we wszelkich rozmowach.
Musisz szybko reagować w celu ich rozwiązywania a najlepiej jest je przewidywać i zapobiegać. W sytuacjach konfliktowych przyjmuj strategię wspólnej wygranej (win-win strategy): · szukaj korzystnego dla wszystkich rozwiązania · współpraca w grupie ma pierwszeństwo przed współzawodnictwem · druga strona zasługuje na zaufanie · wyższe stanowisko nie upoważnia do narzucania rozwiązania, opinii, ...

24 Konflikty cd Uwzględnij następujące zasady postępowania wobec sytuacji (potencjalnie) konfliktowych: · Konflikt staraj się rozwiązać, zanim stanie się poważny · do rozwiązania angażuj osoby uwikłane w konflikt · ujawnij odczucia zanim przystąpi się do poszukiwania rozwiązania; staraj się zrozumieć racje i motywacje innych · zanim zaczniesz szukać rozwiązania, znajdź przyczyny konfliktu · nie dopuszczaj do przyjęcia przez nikogo jedynego rozwiązania bez rozważenia innych · nie dopuszczaj do przyjęcia najkorzystniejszego rozwiązania 'w imię zasad' · ewentualną walkę osób zaangażowanych skieruj na 'siły zewnętrzne' - nie dopuszczaj do walk wewnętrznych.

25 Jak usprawniać komunikację?
1. Przygotowuj komunikat starannie przewidując ewentualne problemy. · myśl o celu i słuchaczach (o temacie też) · powiedz słuchaczom, czego mogą się spodziewać · bądź konkretny, precyzyjny (używaj słów mających jednoznaczne konotacje, przywołujące wrażenia zmysłowe np. obrazy, bezpośrednich odniesień, ilustracji, przykładów liczbowych ...) · trzymaj się tematu · na koniec zrób podsumowanie przypominając kluczowe myśli 2. Stwarzaj okazję udzielenia odpowiedzi - pozwoli to sprawdzić poprawność i trafność przekazu i wyjaśnić nieścisłości. · przewiduj wątpliwości odbiorców i możliwości odpowiedzi · zachęć do szczerości · pomóż włączyć się do rozmowy ...

26 Prezentacje i przemówienia:
· Wskaż i przemyśl cele · Określ audytorium. · Przygotuj zawartość prezentacji. Sprecyzuj temat i zakres pamiętając, że musi odpowiadać celom, jakie zamierzasz osiągnąć. Spisz zawartość wystąpienia · Ustrukturyzuj wystąpienie Wprowadzenie Rozwinięcie argumentacji, treści, ... Podsumowanie i wnioski · Przygotuj warunki do prezentacji i zorganizuj się Przygotuj ilustracje: folie, plansze, slide'y, slide show.

27 Umiejętność słuchania
Jak wszyscy już wiemy, podstawą skutecznego komunikowania się jest umiejętność słuchania. Słuchanie okazuje się w praktyce bardzo trudną sztuką, jednakże musimy sobie zdać sprawę z jego znaczenia. W businessie czas komunikowania się zajmuje 70%, przy czym aż 45% z tego przeznacza się na słuchanie, 30% na mówienie, 16% na czytanie i 9% na pisanie. Słuchanie oznacza: słyszenie  rozumienie  osąd  pamiętanie  odpowiadanie.

28 Umiejętność słuchania cd
Słuchania można i należy uczyć się. Można mówić o technikach słuchania, które należy poznać i stosować. Wpierw zauważmy, że każda wiadomość ma dwa zasadnicze komponenty: zawartość (informację) i odczucia/zabarwienie (feeling - postawy i emocje, jakie leżą u jej podstaw). Oba składniki decydują o znaczeniu i zrozumieniu. Pamiętaj, że kiedy ludzie są wysłuchiwani możemy oczekiwać następujących korzystnych efektów: · słuchają się wzajemnie bardziej uważnie; · zwracają uwagę by jednoznacznie prezentować swoje myśli i odczucia; · słuchają uważniej drugiej strony; · mniej argumentują, uzasadniają; · są w większym stopniu gotowi przyjąć inny punkt widzenia.

29 Gesty Ostatnią wreszcie techniką 'słuchania' jest widzenie, interpretacja i rozumienie gestów (body language). Zwracaj uwagę na: · wygląd i wyraz twarzy · postawę · brzmienie głosu · panowanie nad otoczeniem, przestrzenią · gestykulację.

30 Technologie komunikacji
· Telefon (ponadto zapewnia dodatkowe usługi, jeszcze nie wszystkie są dostępne ale ...): · rozmowy konferencyjne (trzech lub więcej rozmówców) · telekonferencje · PBX's · televideo rozmowy / konferencje · przesłanie rozmowy · automatyczne wybieranie aż do skutku (gdy numer jest zajęty) · poczta głosowa (voice mail) · speed calling (automatyczne nadawanie komunikatów do zaprogramowanej liczby rozmówców) · Telefaks · Poczta elektroniczna ( ) · Talex (na wyginięciu)

31 Literatura Wykłady z Katedry Informatyki  Akademii Ekonomicznej w Krakowie dotyczące komunikacji w biznesie. “Project Communications Management” by Project Management Institute Wykłady z BYT

32 THE END