Wdrażanie systemów: Z roku na rok rośnie liczba przedsiębiorstw, które szukając metod na poprawę jakości zarządzania oraz podniesienia efektywności działania,

Prezentacja na temat: "Wdrażanie systemów: Z roku na rok rośnie liczba przedsiębiorstw, które szukając metod na poprawę jakości zarządzania oraz podniesienia efektywności działania,"— Zapis prezentacji:

1 Wdrażanie systemów: Z roku na rok rośnie liczba przedsiębiorstw, które szukając metod na poprawę jakości zarządzania oraz podniesienia efektywności działania, decydują się na wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie klasy ERP. Duży nacisk w wypadku takiej decyzji kładziony jest na sam wybór oprogramowania i jego dostawcy. Trochę w cieniu pozostaje samo wdrożenie, od którego w praktyce zależy właściwe i zgodne z oczekiwaniami działanie systemu.

2 Wdrożenie systemu: Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania jest przedsięwzięciem bardzo złożonym. Stanowi największą inwestycję informatyczną w przedsiębiorstwie w przekroju kosztów, stopnia złożoności oraz czasu wdrożenia. Nie jest to jednak operacja tylko techniczna - zakup komputerów, okablowanie budynku oraz instalacja oprogramowania. Ze względu na strategiczne znaczenie tej decyzji dla przedsiębiorstwa wdrożenie powinno być procesem samooceny, analizy, gruntownej zmiany procesów biznesowych oraz uczenia się.

3 Czas wdrożenia systemu zintegrowanego jest stosunkowo długi może wynosić nawet 2 - 3 lata.
Instalacja samego sprzętu, przygotowanie infrastruktury oraz instalacja podstawowego oprogramowania, jest procesem znacznie krótszym. Wdrożenie systemu zintegrowanego w przedsiębiorstwie nie oznacza w praktyce połączenia dwóch lub więcej działów w sieć komputerową. Działy te będą ostatecznie zintegrowane dopiero wtedy, gdy pojawi się pomiędzy nimi płaszczyzna integracji funkcjonalnej i procesowej, koordynacja stanie się automatyczna, informacje będą dostępne natychmiast, a wspomniane działy zaczną ze sobą współpracować i traktować się wzajemnie jako klienci wewnętrzni. Za wdrożony można uznać go dopiero wtedy, kiedy zapewni on współpracę, koordynację oraz zintegruje działania poszczególnych komórek, tak aby wspierając się, działały efektywnie na rzecz realizacji jednego celu firmy.

4 11 etapów wdrożenia zintegrowanego systemu według APICS:
Przygotowanie kierownictwa firmy do zarządzania w warunkach stosowania systemu komputerowego oraz planowania procesu wdrożeniowego (pierwszy miesiąc). Określenie zamierzeń oraz wyznaczenie celów komputeryzacji przedsiębiorstwa i wdrażania poszczególnych modułów systemu (drugi miesiąc). Szkolenie zespołu wdrożeniowego w zakresie zasad systemu i znajomości modułów składających się na Closed Loop systemu (2-4 miesiąc). Inwentaryzacja obecnego otoczenia organizacyjnego, wybór użytkowników, zaprojektowanie przyszłego otoczenia systemu (3-6 miesiąc).

5 Projektowanie Systemu Informowania Kierownictwa w powiązaniu z modułami systemu, projektowanie konfiguracji sprzętowej i programowej (5-6 miesiąc). Instalowanie komputerów, sieci, stacji roboczych lub terminali, systemu operacyjnego, oprogramowania systemu (6-9 miesiąc). Stworzenie tzw. pilota systemu i szkolenie pracowników z wykorzystaniem pilota (9-12 miesiąc). Sukcesywne dostosowanie modułów systemu do codziennej działalności przedsiębiorstwa i zastąpienie dotychczasowego systemu (12-15 miesiąc). Przeprowadzenie konwersji zasobów danych i sukcesywne wdrażanie Closed Loop systemu (15-18 miesiąc). Rozszerzenie stopnia przetwarzania do pełnego zakresu systemu (18-24 miesiąc). Przegląd rozwiązań po wdrożeniu i przeprowadzenie ewentualnych zmian (20-26 miesiąc).

6 Wdrożenie systemu zintegrowanego przebiega z reguły według konkretnej metodyki wdrożenia.
Niezależnie jednak od metodyki w procesie wdrożenia wyróżnić można następujące, zasadnicze, następujące po sobie etapy: ETAP I - przygotowanie wdrożenia Etap rozpoczynający się od powołania zespołu wdrożeniowego do momentu wyboru systemu oraz podpisania kontraktu z firmą, która będzie wdrażała system. ETAP II - organizacja projektu i prototypowanie Rozpoczyna się on z chwilą podpisania kontraktu z dostawcą, a kończy wraz z przygotowaniem prototypu nowego systemu.

7 ETAP III - wdrażanie systemu w komórkach
ETAP III - wdrażanie systemu w komórkach funkcjonalnych przedsiębiorstwa Etap ten rozpoczyna się zakończeniem prac nad prototypem, a kończy, gdy ostatnia objęta projektem komórka organizacyjna rozpocznie pracę na nowym systemie. ETAP IV - integracja systemu oraz doskonalenie bazy danych Początkiem tego etapu jest rozpoczęcie pracy przez komórki funkcjonalne według nowego systemu, natomiast końcem etapu i całego wdrożenia jest stwierdzenie osiągnięcia założonych w projekcie celów.

8 Metodyki wdrożenia systemu zintegrowanego:
Oprócz przygotowania wdrożenia systemu informatycznego należy zaprojektować (względnie przeprojektować) system zarządzania przedsiębiorstwem. Takie działania wymagają metodycznego podejścia. Metodyka wdrożenia jest to sformalizowany, szczegółowy opis z podziałem na poszczególne etapy i czynności działań wykonywanych w procesie wdrożenia.

9 Metodyka obejmuje wszelkie działania począwszy od etapu przygotowania projektu, aż po fazę postimplementacyjnego testowania wdrożonego systemu. W procedurze wdrażania systemu największe wartość mają: wiedza, doświadczenie oraz kompetencje osób zaangażowanych we wdrażanie, metodyka zaś jest tym narzędziem, które wspomaga i syntetyzuje ich pracę. Metodyka jest planem działania, na podstawie którego przebiegają prace wdrożeniowe. Podstawowym zadaniem metodyki jest uporządkowanie oraz usystematyzowanie prac związanych z wdrożeniem systemu.

10 Na potrzeby wdrażania zintegrowanych systemów zarządzania stworzonych zostało kilka metodyk wdrożeniowych. Praktycznie każdy duży producent i firma świadcząca usługi wdrożeniowe systemów tej klasy dysponuje własną metodyką. W każdej z metodyk wyróżnione są fazy działania, które w zależności od metodyki obejmują różny zakres czynności wchodzących w ich skład. Zależnie od metodyki jest to od trzech do jedenastu faz. Fazy te mogą przebiegać sekwencyjnie, nachodzić na siebie lub być prowadzone równolegle.

11 Każdy z producentów (integratorów) posiada także inne (często własne) narzędzia wspomagające proces wdrożenia systemu. Żadna z metodyk nie gwarantuje udanego oraz bezproblemowego wdrożenia. Systematyzacja prac wraz z ich podziałem na poszczególne części jest sposobem zapewnienia kontroli nad przebiegiem wdrożenia.

12

13 Faza Wyboru: Podczas fazy wyboru, firma definiuje swoje potrzeby oraz wymagania wobec systemu. Pozwala to na dokonanie właściwego wyboru jednego z wielu oferowanych na rynku systemów. Wybrane rozwiązanie powinno w jak największym stopniu odzwierciedlać model biznesowy funkcjonowania firmy. Oznacza to, że w przedsiębiorstwie produkcyjnym wdraża się system obsługujący model biznesowy przedsiębiorstwa produkcyjnego a nie np. instytucji finansowej.

14 Faza Implementacji: Każdy projekt wdrożeniowy systemu poprzedzony jest niezbędnymi pracami analitycznymi. Analiza procesu biznesowego pozwala na przygotowanie wytycznych do wprowadzenia zmian. Zastosowanie zaproponowanych rozwiązań pozwala na zmniejszenie kosztów działalności i usprawnienie zarządzania. Analiza obejmuje również przygotowanie do prac wdrożeniowych. Jest ona podstawą dokonania wyboru właściwego modelu i opracowania propozycji rozwiązania biznesowego.

15 Poza analizą faza Implementacji obejmuje opracowanie planu wdrożenia, konfigurację optymalnego sprzętu i oprogramowania. Realizowany jest pełen cykl implementacyjny obejmujący dostawę i integrację infrastruktury informatycznej z właściwą aplikacją, szkolenia, symulacje. Zespół wdrożeniowy obejmuje pracowników firmy i konsultantów i jest odpowiedzialny za projekt, a jego pomyślne zakończenie jest sukcesem zespołu. Motywacja, odpowiedzialność zespołu jest trwałym elementem każdej metodyki. Jeżeli standardowa wersja systemu wraz z rozwiązaniem dla danej branży nie jest wystarczająca, wówczas podczas trwania tej fazy wykonuje się zadania z fazy optymalizacji.

16 Faza Optymalizacji: W trakcie fazy optymalizacji wykonywane są prace, polegające na modyfikacji systemu w zakresie udoskonalenia i rozszerzenia wykorzystywanych procesów i funkcji o nowe elementy. Optymalizacja systemu polegała także na modyfikacji systemu w celu likwidacji drobnych błędów, wykrytych podczas przeprowadzonych symulacji. Błędy te nie były jednak krytyczne wobec funkcjonowania systemu.

17 Wybrane metodyki wdrożeń systemów:
Fazy System, Metodyka Charakterystyka 3 Baan IV, Target Enterprise 1) Odwzorowanie, 2) Pilotaż, 3) Migracja. Fazy odbywają się kolejno. 5 BPCS, BASIS 1) Zdefiniowanie projektu, 2) Przygotowanie wdrożenia, 3) Wykonanie zmian i sprawdzenie systemu, 4) Wdrożenie, 5) Przegląd działania nowego systemu. Fazy 1, 2 i 3 mogą częściowo się pokrywać.

18 Fazy System, Metodyka Charakterystyka 10 DyNAMICS 1) Definicja wdrożenia, 2) Prowadzenie wdrożenia, 3) Organizacja wdrożenia, 4) Projekt funkcjonalny, 5) Projekt szczegółowy, 6) Dostosowanie i uzupełnienie, 7) Przygotowanie instalacji, 8) Instalacja, 9) Szkolenia, 10) Praca równoległa. Wydzielenie nadzoru nad projektem jako osobna (2) faza.

19 Fazy System, Metodyka Charakterystyka 5 Movex, Implex 1) Definiowanie projektu, 2) Projektowanie rozwiązania, 3) Konfiguracja rozwiązania, 4) Wdrożenie rozwiązania, 5) Rozruch eksploatacyjny. Fazy na ogół nie pokrywają się. 7 MFG/PRO, QAdvantage 1) Określenie potrzeb, 2) Ustalenia I planowanie, 3) Prototyp, 4) Przygotowanie systemów, 5) Realizacja pilota, 6) Wdrożenie (szkolenie użytkowników) 7) Serwis.

20 Fazy System, Metodyka Charakterystyka 3 IFS Applications, AIM 1) Analiza wdrożeniowa, 2) Implementacja, 3) Rozruch systemu. Fazy przebiegają sekwencyjnie. 5 R/3, Accelerated SAP 1) Przygotowanie projektu, 2) Model biznesowy, 3) Realizacja, 4) Ostateczne przygotowanie, 5) Uruchomienie systemu i wspomaganie.

21 Fazy System, Metodyka Charakterystyka 3 R/3, Method R/3 1) Planowanie i ocena, 2) Projekt rozwiązania i prototyp, 3) Dostawa i przyswajanie. Integracja metodyki z reinżynierią procesów. Dalszy podział faz na etapy.

22 Metodyka Target Enterprise:
Metodyka ta jest stosowana przy wdrożeniu systemu BAAN IV przez firmę Ernst & Young. Składa się ona z następujących etapów: 1. odwzorowanie, 2. pilotaż, 3. migracja. Fazy wdrożenia następują kolejno po sobie, forma płatności regulowana jest każdorazowo w oparciu o umowę.

23 Metodyka BASIS: Metodyka ta została opracowana przez amerykańską firmę SSA (System Software Associates Inc.) dla potrzeb wdrażania systemu BPCS. Wykorzystywana jest przez firmy ISA oraz Deliotte & Touche i obejmuje 5 faz: 1. definicja projektu, 2. przygotowanie wdrożenia, 3. wykonanie zmian i ich weryfikację, 4. wdrożenie, 5. przegląd oraz optymalizację działania systemu. Fazy projektu 1,2,3 mogą częściowo na siebie nachodzić. Każda faza rozliczana jest oddzielnie w ramach umowy.

24 Metodyka Implex: 1. Definiowanie projektu
Celem tego etapu jest określenie celów projektu, zrozumienie środowiska gospodarczego, określenie kierunków usprawnienia firmy oraz ustanowienia organizacji projektu. Czynnościami wykonywanymi w pierwszym etapie są m.in. przeprowadzenie narady inicjującej oraz ocena istniejącego stanu funkcjonowania firmy. 2. Projektowanie rozwiązania Celem tego etapu jest uzgodnienie i udokumentowanie procesów gospodarczych firmy, określenie priorytetów zmian oraz przeprojektowanie sposobów działania oraz struktury. Czynnościami wykonywanymi w ramach tego są: prezentacja metody, udokumentowanie procesów gospodarczych, analiza i wybór procesów do przeprojektowania oraz ich przeprojektowanie.

25 3. Konfiguracja rozwiązania
Czynności wykonywane w ramach tego etapu: * utworzenie opisu konfiguracji, * instalacja środowiska technicznego, * utworzenie środowiska operacyjnego, * konfiguracja systemu ERP, * szkolenia członków zespołu wdrożeniowego, * sprawdzenie oraz kontrola konfiguracji, * opracowanie wstępnych instrukcji pracy.

26 4. Wdrożenie rozwiązania
* wprowadzenie do bazy danych informacji o firmie, * wykonanie testu pilotażowego systemu, * szkolenie użytkowników końcowych systemu, * wykonanie tzw. testu pełnoskalowego. 5. Rozruch eksploatacyjny * przygotowanie uruchomienia, * przeprowadzenie uruchomienia, * utworzenie wstępnego planu poprawek i usprawnień. W metodyce IMPLEX poszczególne fazy realizowane są na ogół kolejno, choć niekiedy mogą się pokrywać.

27 Metodologia wdrożenia według QAD:
We wdrożeniu uczestniczą zarówno przedstawiciele klienta, jak i konsultanci QAD. Po stronie klienta tworzony jest Zespół ds. Projektu, w skład którego wchodzą kierownicy poszczególnych obszarów oraz użytkownicy kluczowi odpowiedzialni za główne obszary działania przedsiębiorstwa. Za całość prac odpowiada Kierownik Projektu. Pracę Zespołu ds. Projektu koordynuje Komitet Wykonawczy złożony z Kierowników Obszarów. Po stronie QAD Polska pracuje zespół konsultantów odpowiedzialnych za poszczególne obszary systemu. Ciałem nadzorczym projektu jest Komitet Sterujący złożony z członków zarządu obu firm oraz kierowników projektu.

28 Podstawowe fazy wdrożenia:
definiowanie projektu - po przedstawieniu metodyki i zakresu projektu Zespół Konsultantów wykonuje opis przedsiębiorstwa (analiza przedwdrożeniowa), a kierownik zespołu definiuje szczegółowy harmonogram wdrożenia, plan wdrożenia projektu oraz kosztorys. Odbywa się też dostawa zakupionego sprzętu oraz instalacja oprogramowania. Powstałe produkty projektu (analiza, budżet i harmonogram) i ewentualne w nich zmiany zatwierdza Komitet Sterujący.

29 modelowanie rozwiązań - rozpoczyna się od szkoleń użytkowników kluczowych i administratora.
Kolejny etap podzielony jest na dwa cykle: wypracowanie koncepcji systemu i pilotowa implementacja. W pierwszym cyklu uzgadniane są sposoby funkcjonowania poszczególnych obszarów działania przedsiębiorstwa po przeniesieniu ich do systemu. Po sesji interdyscyplinarnej, w której uczestniczą wszyscy konsultanci oraz Zespół ds. Projektu, następują spotkania zespołów w poszczególnych obszarach. Opracowywany jest prototyp konwersji danych (przeniesienie danych z dotychczasowego systemu informatycznego) oraz wykonywany test pilotowy przeniesienia danych.

30 Cykl pierwszy kończy się prezentacją wypracowanej koncepcji, spisaniem uwag do skorygowania w cyklu drugim oraz zatwierdzeniem wyników przez Komitet Sterujący; może pojawić się też konieczność zmodyfikowania części systemu. Cykl drugi to pilotowe wprowadzenie w życie ustalonych zasad. Efektem jest opracowanie szczegółowych procedur pracy w systemie i rozwiązanie ewentualnych problemów. Kończy się weryfikacją opisów procedur i ich akceptacją przez Komitet Sterujący.

31 testy akceptacyjne - tworzone scenariusze testowe mają za zadanie sprawdzić poprawność implementacji poszczególnych procesów biznesowych w systemie. Formalne zatwierdzenie uruchamianej funkcjonalności. realizacja planu przejścia - ostatni etap wdrożenia przed uruchomieniem systemu rozpoczyna się od weryfikacji poprawności parametryzacji. Następnie przygotowywane są instrukcje stanowiskowe oraz szkolenia użytkowników końcowych. Stanowiska pracy są weryfikowane przez służby informatyczne. Przenoszone są dane statyczne (klienci, indeksy materiałowe itd.) oraz dynamiczne (bilans otwarcia, rozrachunki kontrahentów) ze starego systemu. Po weryfikacji wprowadzonych danych podejmowana jest decyzja o rozpoczęciu pracy w systemie.

32 asysta powdrożeniowa - konsultanci QAD zapewniają wsparcie użytkownikowi aż do momentu zamknięcia pierwszego miesiąca księgowego. Wdrożenie kończy się audytem powdrożeniowym, podpisaniem protokołu zakończenia projektu oraz przekazaniem do działu obsługi serwisowej.

33 Korzyści z wdrożenia systemu:
7-19% poprawa wydajności pracy do 95% - terminowość dostaw 30-40% - skrócenie czasu powstawania wyrobu poprawa funkcjonowania magazynów materiałów i produktów, zmniejszenie zapasów do 50% - zwiększenie zysku lepsze wykorzystanie posiadanych mocy produkcyjnych równomierna podaż wyrobów finalnych zmniejszenie zapotrzebowania na kapitał obrotowy

34 Problemy spotykane podczas wdrożeń:
problem utożsamiania się z projektem Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania jest często postrzegane jako zagadnienie informatyczne a nie z zakresu zarządzania. Nic więc dziwnego, że wdrożenie, którego cel nie zostanie prawidłowo zdefiniowany, praktycznie nie może zakończyć się powodzeniem. Brak zaangażowania najwyższej kadry kierowniczej jest najczęstszym powodem niepowodzenia wdrożenia.

35 problem zarządzania projektem
Często, zawężenie kompetencji grupy wdrażającej w połączeniu z brakiem dostatecznej woli menedżerów przedsiębiorstwa, w którym odbywa się wdrożenie, jest przyczyną niepowodzenia. problem wiedzy o standardzie systemu Do nieznajomości metodyki zintegrowanych systemów zarządzania przyznaje się kilkanaście % informatyków zatrudnionych w dużych polskich przedsiębiorstwach.

36 problem interpretacji
Wykorzystanie w przedsiębiorstwie Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania, wymaga od kadry kierowniczej oraz pracowników szerszego spojrzenia na wykonywaną pracę. Brak takiego podejścia może spowodować utratę koordynacji działania. problem anachronicznych managerów Nowoczesne systemy komputerowego wspomagania zarządzania wymagają odpowiednio elastycznych menedżerów.

37 Sukces wdrożenia integrowanego systemu zarządzania:
Podaje się, iż 90% projektów wdrożeniowych kończy się po wyznaczonym terminie i z przekroczonym budżetem lub nie kończy się w ogóle. Niepowodzenie wdrożenia odbija się negatywnie na całym przedsiębiorstwie. Aby wdrożenie zakończyło się sukcesem muszą być spełnione następujące warunki:

38 Czynniki sukcesu wdrożenia:
Klient wybiera system spełniający wymagania oraz profesjonalnego Dostawcę (kapitał, referencje, doświadczenie, ludzie, metodyka itd.). Klient posiada zdefiniowany budżet. Budżet jest na bieżąco kontrolowany. Umowa między Dostawcą a Klientem jest dobrze skonstruowana. Określony jest zakres odpowiedzialności Dostawcy i Klienta, a przez to określone są wzajemne obowiązki. Zdefiniowany i udokumentowany jest zakres projektu, cel projektu, wymagania, potrzeby i oczekiwania Klienta.

39 Projekt jest prowadzony według określonej metodyki, która zakłada między innymi:
- Wyznaczenie zespołu wdrożeniowego składającego się z pracowników Dostawcy i Klienta, na czele którego stoi Kierownik Projektu. - Podzielenie projektu na fazy, etapy, zadania. - Konsekwentnie przestrzeganie metodyki i harmonogramu np. dokumentowanie poszczególnych prac, co pozwala w porę zainterweniować, w przypadku opóźnień. - Zarządzanie ryzykiem, czyli przewidywanie i ocena niesprzyjających zdarzeń, wraz z ich eskalacją i określeniem sposobów zapobiegania lub zaradzenia im.

40 W Zespole wdrożeniowym są najlepsi ludzie:
- Dostawca - zapewnia kompetentnych i doświadczonych analityków, projektantów, programistów, konsultantów. - Klient - zapewnia najlepszych kompetentnych pracowników z wiedzą o firmie. Zespół wdrożeniowy jest zintegrowany m.in. poprzez: - Stworzenie dobrej atmosfery pracy. - Wspólną lokalizację zespołu projektowego (to samo pomieszczenie). - Wspólne wyjazdy, spotkania integracyjne. Zaangażowanie w projekt pracowników Dostawcy oraz Klienta. Motywowanie przez klienta swoich pracowników, poprzez np. wynagrodzenie za nadgodziny spędzone przy projekcie.