System obsługi zleceń na zaopatrzenie w wyroby medyczne

Prezentacja na temat: "System obsługi zleceń na zaopatrzenie w wyroby medyczne"— Zapis prezentacji:

1 System obsługi zleceń na zaopatrzenie w wyroby medyczne
Szczecin, grudzień 2019 r.

2 § Podstawy prawne Ustawa z dnia 12 maja 2011 r. o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych zmieniona: Ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1515) Ustawą z dnia 6 grudnia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z e-skierowaniem oraz listami oczekujących na udzielenie świadczenia opieki zdrowotnej (Dz. U. poz. 2429) Ustawa z dnia 16 maja 2019 r. o zmianie ustawy o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1096) Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie wykazu wyrobów medycznych wydawanych na zlecenie Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 marca 2019 r. w sprawie zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne oraz zlecenia naprawy wyrobu medycznego (Dz. U. poz. 582) Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 2 sierpnia 2019 r. w sprawie zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne oraz zlecenia naprawy wyrobu medycznego (Dz. U. poz. 1555)

3 Interesariusze Pacjent
Osoba uprawniona do wystawiania zleceń na zaopatrzenie w wyroby medyczne (lekarz, pielęgniarka, położna, felczer, fizjoterapeuta) Świadczeniodawca realizujący zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne Płatnik (NFZ)

4 Proces obecny Wystawienie zlecenia Potwierdzenie zlecenia Realizacja zlecenia Obowiązujący proces obsługi kart i wniosków na zaopatrzenie w wyroby medyczne wymaga wizyty pacjenta w placówce macierzystego OW NFZ (W przypadku błędnie wystawionych zleceń kilkukrotnej)

5 Potwierdzenie uprawnień
Proces po optymalizacji Operacje wykonywane są on-line żądanie żądanie odpowiedź odpowiedź Wystawienie zlecenia Potwierdzenie zlecenia Weryfikacja zlecenia Potwierdzenie uprawnień Realizacja zlecenia Nowe rozwiązania NFZ pozwolą znacznie ograniczyć potrzebę wizyt pacjenta w NFZ i tym samym zwiększą dostępność do wyrobów medycznych wydawanych na zlecenie, szczególnie dla pacjentów z małych miejscowości, skąd do placówek Funduszu jest daleko. Pacjent będzie mógł otrzymać od razu zlecenie gotowe do realizacji.

6 Spodziewane korzyści wynikające z realizacji projektu

7 Pacjent Brak potrzeby wizyty pacjenta w siedzibie OW NFZ w celu potwierdzenia zlecenia Możliwość korekty błędnie wystawionego zlecenia w trakcie wizyty po otrzymaniu zwrotnej informacji z systemu NFZ (obecnie korekta zlecenia wymaga ponownej wizyty pacjenta) Oszczędność kosztów i czasu - szczególnie odczuwalna dla pacjentów mieszkających z dala od siedziby NFZ Wyeliminowanie konieczności wizyty pacjenta we właściwym OW NFZ zgodnie z rejonizacją wynikającą z adresu zamieszkania pacjenta

8 Osoba uprawniona do wystawiania zleceń na zaopatrzenie w wyroby medyczne
(lekarz, pielęgniarka, położna, felczer, fizjoterapeuta) Możliwość uzyskania informacji o błędnie wystawionym zleceniu już podczas wizyty pacjenta Uniknięcie kolejnych wizyt pacjentów, mających na celu korygowanie danych zlecenia Natychmiastowa informacja dla wystawiającego o posiadaniu, bądź nie posiadaniu uprawnień do świadczenia Niektóre dane mogą być wypełnianie oraz zostać zautomatyzowane w systemie informatycznym świadczeniodawcy (dane pacjenta, dane podmiot).

9 Świadczeniodawca realizujący zlecenia na zaopatrzenie w wyroby medyczne
Automatyzacja wprowadzania danych do systemu świadczeniodawcy realizującego zlecenie Zabezpieczenie transakcji sprzedaży wyrobu – pewność refundacji Wyłączność na realizację przez świadczeniodawcę realizującego zlecenie, który dokonał zgłoszenia przyjęcia zlecenia do realizacji

10 Portal SZOI Nadawanie uprawnień dla administratora ZZ

11 Nadawanie uprawnień w Portalu SZOI
Krok pierwszy Nadanie uprawnienia administratora użytkownikowi, który będzie zarządzał operatorami Systemu ZZ.

12 Zlecenia na wyroby medyczne
Portal ZZ Zlecenia na wyroby medyczne Wersja systemu do pilotażu: Wersja systemu do testów:

13 Nadawanie uprawnień w Systemie ZZ
Krok trzeci Po nadaniu wszystkich potrzebnych uprawnień, operator loguje się do aplikacji, korzystając z danych dostępowych do Portalu SZOI.

14 Nadawanie uprawnień w Systemie ZZ
Krok drugi Nadanie odpowiednich uprawnień operatorom, którzy mają mieć dostęp do zleceń.

15 Nadawanie uprawnień w Systemie ZZ
Uprawnienia dostępne na liście są domyślnie ustawione jako nieaktywne, a są to: Praca z modułem użytkownika – zalogowanie do systemu AP-ZZ Zarządzanie modułem zleceń zaopatrzenia – zarządzanie uprawnieniami pozostałych operatorów świadczeniodawcy przez administratora W przyszłości planowane jest rozszerzenie listy uprawnień o kolejne pozycje.

16 Portal ZZ Sposób wystawiania zleceń w systemie informatycznym wspierającym proces elektronicznego potwierdzania zleceń na zaopatrzenie pacjenta w wyroby medyczne

17 Szukaj według: ID świadczeniobiorcy Nr zlecenia Kod wystawiającego REGON wystawiającego Nazwa wystawiającego NPWZ (dotyczy lekarza wystawiającego) Wchodzimy w zakładkę Statusu zlecenia: Zarejestrowane W trakcie weryfikacji Zweryfikowane pozytywnie Zweryfikowane negatywnie Anulowane Zrealizowane

18 Zlecenia na wyroby medyczne
Zawartość kolumny Operacje jest uzależniona od etapu procesu i jego statusu: edytuj, pobierz, anuluj Zlecenia mogą być wystawiane w trzech trybach: Jednorazowe Comiesięczne pierwotne Comiesięczne kontynuacja

19 Dodawanie zlecenia Aby dodać nowe zlecenie na wyroby medyczne, należy skorzystać z opcji Dodaj zlecenie.

20 Dodawanie zlecenia Data wystawienia zlecenia - nie może być różna od daty bieżącej. Edycja zlecenia w kolejnych dniach po wykonaniu rejestracji wymaga zmiany daty wystawienia na bieżącą. Dane podmiotu pobierane są automatycznie z CWS na podstawie informacji o świadczeniodawcy operatora, który uzupełnia formularz. Nie edytowalne.

21 Dodawanie zlecenia Wybieramy miejsce udzielania świadczeń – jeżeli podmiot ma ich więcej niż jedno

22 Dodawanie zlecenia Kliknięcie na rozwija typ identyfikatora
Płeć i data urodzenia wypełnia nam się automatycznie Wpisujemy imię i nazwisko

23 Dodawanie zlecenia Wybór odpowiedzi „nie” oznacza, że prawo do świadczeń potwierdzone będzie elektronicznie Z listy rozwijalnej wybieramy potwierdzenie prawa do świadczeń na podstawie dokumentu lub oświadczenia Z listy rozwijalnej wybieramy tytuł uprawnień zgodny z obowiązującymi przepisami. W zależności od wybranego tytułu uprawnień z menu rozwijalnego wybieramy rodzaj dokumentu.

24 Ograniczenia uprawnień dodatkowych
Jeśli wiek pacjenta ustalony na dzień wystawienia zlecenia (kalendarzowo) jest większy niż 18, nie można wskazać uprawnienia 47DN. Jeśli wiek pacjenta ustalony na dzień wystawienia zlecenia (kalendarzowo) jest mniejszy niż 16, nie można wskazać uprawnienia 47ZN. Pacjent musi w dniu wystawienia zlecenia rozpocząć 17 rok życia lub być starszy, aby można było wybrać 47ZN. Jeśli wiek pacjenta ustalony na dzień wystawienia zlecenia (kalendarzowo) jest większy niż 16, nie można wskazać uprawnienia 47ZND. Pacjent w dniu wystawienia zlecenia nie może mieć więcej niż 16 lat , żeby można było wskazać 47ZND.

25 Dodawanie zlecenia Rodzaj dokumentu – wartość uzależniona od wybranego tytułu uprawnienia Nr dokumentu, Data ważności, Data wystawienia - pola wymagane lub ukryte zależnie od wybranego rodzaju dokumentu Pole wymagane w zależności od wybranego rodzaju dokumentu Sekcja występuje tylko, jeśli pacjent jest kobietą

26 Dodawanie zlecenia – wyrób jednorazowy
Informacja dla zlecenia jednorazowego. Kod ICD10 i Kryterium przyznania wyrobu wymagane są zawsze niezależnie od wskazanego wyrobu – wybierane ze słownika

27 Dodawanie zlecenia – umiejscowienie
Sekcja występuje, gdy w słowniku wybrano wyrób, który może występować dla prawej i lewej strony ciała. Zaznaczone umiejscowienie ma wpływ na zleconą liczbę sztuk – jeśli zaznaczono prawą i lewą stronę, liczba sztuk musi być parzysta.

28 Ograniczenia uprawnień dodatkowych
Jeżeli wymagane jest skrócenie okresu użytkowania wyrobu, należy podać uzasadnienie tej decyzji.

29 Dodawanie zlecenia – osoba wystawiająca
Jeśli osoba ma więcej niż jeden rodzaj uprawnienia z podanej grupy – operator musi zdecydować które. Wpisujemy NPWZ osoby wystawiającej zlecenie Jeśli zalogowany jest operator kontrahenta typu osoba personelu, automatycznie ustawiane są dane tej osoby bez możliwości zmiany.

30 Dodawanie zlecenia Przy braku danych system nie pozwoli zapisać zlecenia (sygnalizuje na czerwono). Zlecenie niekompletne lub błędne nie będzie zapisane w system

31 Dodawanie zlecenia Klikamy przycisk „odśwież listę”
Zlecenie po zapisaniu ma status „w trakcie weryfikacji”, gdyż jest weryfikowane, czy jest wystawione poprawnie, czy pacjent ma prawo do świadczeń i czy nie został wystawiony już podobny wyrób medyczny dla tego pacjenta. Wyświetla się jako pierwsze na liście zleceń.

32 Dodawanie zlecenia Należy pobrać zlecenie
Wyświetla nam się status „zweryfikowane pozytywnie”

33 Pobranie wyników weryfikacji zlecenia
Wybór opcji Dalej rozpocznie proces generacji Po wygenerowaniu pliku z wynikami weryfikacji można pobrać dokument w formacie PDF

34 Pobranie wyników weryfikacji zlecenia
Każda strona zlecenia zawiera unikalny numer identyfikacyjny zlecenia nadawany przez NFZ Po wydrukowaniu zlecenia musi być ono podpisane przez lekarza i opatrzone pieczątką imienną

35 Statusy zlecenia Zlecenie zarejestrowane w NFZ
Dotyczy zleceń, które zostały przyjęte do systemu NFZ – zlecenia poprawne pod względem technicznym i merytorycznym – otrzymały numer zlecenia wg NFZ Zlecenie w trakcie weryfikacji Zlecenie oczekuje na weryfikację, bądź jest w trakcie weryfikacji Zarejestrowane W trakcie weryfikacji

36 Zweryfikowane pozytywnie
Statusy zlecenia Zlecenie zweryfikowane pozytywnie Zlecenie, dla którego system zwrócił pozytywny wynik weryfikacji zlecenia Należy pobrać i wydrukować pierwszą oraz drugą części zlecenia (3 strony), na których dostępne będą informacje dotyczące: - Limitu finansowania wyrobu medycznego wskazanego na zleceniu, - Okresu, w jakim zlecenie może być zrealizowane, - Indywidualnego i niepowtarzalnego numeru zlecenia. Po otrzymaniu pozytywnie zweryfikowanego zlecenia, świadczeniobiorca będzie mógł udać się do realizatora zaopatrzenia w celu realizacji zlecenia. Zweryfikowane pozytywnie

37 Zweryfikowane negatywnie
Statusy zlecenia Zlecenie zweryfikowane negatywnie - z odmowną decyzją dotyczącą refundacji Zlecenie, dla którego system wyznaczył negatywny wynik weryfikacji Możliwy wydruk części I i II zlecenia. Wydruk części II zawiera informacje przyczynach negatywnej weryfikacji zlecenia Brak możliwości realizacji takiego zlecenia Zlecenie może zostać poprawione przez Zlecającego poprzez: - wybranie w rubryce operacje „edytuj” , - następnie „błędy” (wyświetla się lista problemów, które można poprawić wskutek edycji zlecenia zaopatrzenia) 5. Jeśli wykryty błąd weryfikacji nie jest możliwy do poprawy przez zlecającego, ale może zostać rozwiązany przez NFZ należy wykonać wydruk zlecenia zaopatrzenia – CZĘŚĆ I i II, podpisać i przekazać świadczeniobiorcy, kierując go do OW NFZ celem potwierdzenia prawa do świadczeń. Zweryfikowane negatywnie

38 Zlecenie zweryfikowane negatywnie
Przyczyny negatywnej weryfikacji zawarte są na 3 stronie zlecenia zaopatrzenia

39 Edycja i anulowanie zlecenia
Można zmienić wynik negatywnej weryfikacji Opcja dostępna dla wszystkich zleceń, prócz pozycji o statusie zrealizowane lub anulowane.

40 Anulowanie zlecenia Zasady anulowania zlecenia:
- Zlecenie zaopatrzenia przeznaczone do anulowania zostało wystawione przez świadczeniodawcę zlecającego (w ramach tej samej działalności), - Świadczeniobiorca wyraził zgodę na anulowanie zlecenia, - Zlecenie nie zostało pobrane do realizacji przez realizatora zaopatrzenia - Zlecenie nie zostało zrealizowane - W przypadku zleceń comiesięcznych, anulowane mogą być tylko okresy wydań: a) późniejsze niż ostatni zrealizowany okres wydania wyrobu b) nie pobrane do realizacji przez realizatora Rodzaj uprawnienia: lekarz felczer fizjoterapeuta pielęgniarka położna

41 Dodawanie zlecenia – soczewki okularowe
Musi być wpisana wartość Aby dodać kolejną soczewkę, należy wybrać typ i uzupełnić wszystkie pola (sfera, cylinder, oś, pryzma) wpisując wartości

42 Dodawanie zlecenia – wyrób comiesięczny
Minimalna i maksymalna liczba sztuk możliwa do wpisania wynika z konfiguracji słownika SLORT dla wybranego wyrobu obowiązującej na dzień wystawienia zlecenia Nie może być wcześniejszy niż rok i miesiąc bieżący Minimum jeden, maksymalna liczba miesięcy możliwa do wpisania wynika z konfiguracji słownika SLORT dla wybranego wyrobu obowiązującej na dzień wystawienia zlecenia System automatycznie wpisze kryterium przyznania wyrobu medycznego zgodnie z rozporządzeniem

43 Dodawanie zlecenia – stomia
Rodzaj stomii ustalany automatycznie wg wskazanego wyrobu: P.099.U uostomia P.099.K koloostomia P.099.I ileostomia P.099.PS przetoka ślinowa P.098 nefrostomia Pole występuje tylko wtedy, gdy w słowniku wybrano wyrób stomijny

44 Portal SZOI Realizacja zleceń zaopatrzenia medycznego

45 Pobranie zlecenia do realizacji
Wchodzimy w zakładkę Proces realizacji zlecenia na wyroby medyczne rozpoczyna się od pobrania go do realizacji Listę realizacji można przeszukiwać wg: Nr zlecenia Id świadczeniobiorcy Nazwiska świadczeniobiorcy

46 Pobranie zlecenia do realizacji
Po uzupełnieniu rubryk „numer zlecenia” i „PESEL” lub „data urodzenia” klikamy na przycisk „wczytaj dane zlecenia”

47 Pobranie zlecenia do realizacji
Data pobrania zlecenia nie może być przyszła Należy wypełnić przy zaopatrzeniu w środki cykliczne: realizacja od ilość miesięcy Dane świadczeniobiorcy pobierają się automatycznie, gdyż były one wpisane przez lekarza, przy wystawianiu zlecenia W przypadku, gdy świadczeniobiorca będzie pobierał u realizatora wyroby tylko za jeden miesiąc, należy wpisać ilość miesięcy równą 1. Dla kolejnych miesięcy zlecenie zaopatrzenia będzie ponownie dostępne do pobrania do realizacji.

48 Pobranie zlecenia do realizacji
Jeżeli w trakcie oczekiwania na realizację zlecenia świadczeniobiorca nabierze uprawnień dodatkowych to należy je uzupełnić. Aktualizacja danych świadczenioborcy nie będzie możliwa w kolejnych etapach rejestracji realizacji zlecenia. Klikamy na pobierz do realizacji W przypadku, gdy zlecenie zaopatrzenia zostało pobrane do realizacji (np.: przez innego realizatora zaopatrzenia), wyświetlony zostanie komunikat błędu operacji: a) Dla zleceń jednorazowych - Status zlecenia uniemożliwia jego pobranie do realizacji b) Dla zleceń comiesięcznych - Nie wszystkie pola są wypełnione poprawnie i pole Realizacja od będzie oznaczone kolorem czerwonym. W informacji tego pola, wyświetlony zostanie dodatkowy komunikat, np.: W systemie istnieje pobranie na wskazany miesiąc.

49 Pobranie zlecenia do realizacji
Klikamy na „odśwież listę” Następnie „realizuj” Zlecenie ma status „pobrane do realizacji”

50 Pobranie zlecenia do realizacji
Domyślnie data bieżąca. Może być wcześniejsza w przypadku rejestracji realizacji, która z przyczyn technicznych była wykonana z pominięciem systemu Rejestracja realizacji nastąpiła później niż rzeczywiste wydanie wyrobu (data realizacji jest wcześniejsza niż data bieżąca Miejsce w umowie jest listą wybieralną, należy wybrać odpowiedni punkt System automatycznie wyświetla nam informację o potwierdzonych wyrobach medycznych

51 Pobranie zlecenia do realizacji
Produkty handlowe wybierane z listy zgłoszonej przez świadczeniodawcę w umowie

52 Pobranie zlecenia do realizacji
3) Uzupełniamy kwotę dopłaty świadczeniobiorcy 4) System automatycznie wyliczy nam łączną kwotę za wyrób medyczny 1) Cena detaliczna sztuki uzupełnia się automatycznie 2) Uzupełniamy liczbę sztuk

53 Pobranie zlecenia do realizacji
Przy zaopatrzeniu w środki cykliczne możemy dodać kolejne pozycje zamienników

54 Pobranie zlecenia do realizacji
Imię i nazwisko pracownika wydającego wyrób Potwierdzamy odbiór wyrobu Należy podać PESEL oraz imię i nazwisko osoby odbierającej Na koniec klikamy „zapisz”

55 Pobranie zlecenia do realizacji
Odświeżamy listę Zlecenie ma status pobrane do realizacji i jest w trakcie weryfikacji

56 Pobranie zlecenia do realizacji
Należy pobrać .pdf Status zlecenia zmienił nam się na „zrealizowane”

57 Pobranie zlecenia do realizacji
Wyświetla nam się „nr zlecenia” i „dla kogo” Generuje nam się dokument w postaci pliku .pdf, który możemy pobrać Wybieramy przycisk „dalej”

58 Pobranie wyników realizacji zlecenia
Sprawdzamy, czy to co wypełniliśmy zgadza się z tym co jest w formie papierowej Po wydrukowaniu dajemy osobie odbierającej, aby czytelnie podpisała się na druku zlecenia

59 Realizacja zleceń zaopatrzenia – wynik negatywny i wycofanie zlecenia
Wycofanie pobrania zlecenia do realizacji dla zleceń o statusie zrealizowane możliwe w ciągu 60min od rejestracji wydania i dotyczy sytuacji błędnej rejestracji wydania środków. Po określonym czasie opcja niedostępna – można skontaktować się z OW NFZ Wycofanie pobrania Każdy z wykrytych błędów należy poprawić, wybierając ponownie „realizuj” i w formularzu „Realizacja zlecenia” nanosząc stosowne zmiany, edytując poszczególne pola.

60 Wycofanie pobrania zlecenia do realizacji
Zlecenie zaopatrzenia będzie mogło być ponownie pobrane do realizacji przez innego lub tego samego realizatora.

61 Dziękujemy za uwagę Skład zespołu wdrożeniowego eZWM
przy ZOW NFZ w Szczecinie: Justyna Juchniewicz Sławomir Rega Ewa Morajska Prezentacja została zrealizowana z użyciem ikon przygotowanych przez Freepik Licensed by Creative Commons BY 3.0