Instrukcja przygotowania poczty wychodzącej dla listu poleconego

Prezentacja na temat: "Instrukcja przygotowania poczty wychodzącej dla listu poleconego"— Zapis prezentacji:

1 Instrukcja przygotowania poczty wychodzącej dla listu poleconego

2 logowanie do systemu Kancelaria Poczta wychodząca Rejestracja dokumentów List polecony

3 Rejestracja listu poleconego w systemie EOD obejmuje:
wprowadzenie danych odbiorcy/ów – imię, nazwisko/nazwa instytucji bądź firmy, adres (możliwe metody: wpisanie pojedynczych adresów ręcznie, wybranie odbiorców z bazy kontrahentów, import z pliku Excel – polecany w przypadku wysyłki masowej, np. przy decyzjach rekrutacyjnych), uzupełnienie pól z informacjami dot. celu przesyłki (krajowy/zagraniczny), parametrów przesyłki (gabarytu i wagi) oraz przydzielonego numeru nadawczego – tzw. R-ki dla listów poleconych krajowych (wczytanie go czytnikiem kodów kreskowych), zaznaczenie opcji dodatkowych – czy przesyłka ma być nadana priorytetowo lub/i ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

4

5 W przypadku: celu przesyłki, parametrów przesyłki, opcji priorytet,
zwrotnego potwierdzenia nadania możliwe jest zaznaczenie ustawień globalnych dla wszystkich wierszy poprzez uzupełnienie danych:

6

7 Gotową listę należy zarejestrować (przesłać w EOD do Kancelarii Ogólnej) – kliknąć pole Zarejestruj pocztę.

8 Przesyłki krajowe a przesyłki zagraniczne
Krajowe listy polecone oraz zagraniczne listy polecone (bądź serie takich przesyłek) powinny być zarejestrowane pod osobnymi sygnaturami. Przesyłki składane w Kancelarii Ogólnej powinny być ułożone w kolejności zgodnej z porządkiem ich rejestracji w systemie EOD.

9 Przygotowanie koperty do wysyłki
Pierwsza koperta powinna zawierać numer sygnatury listu z systemu EOD Na każdej kopercie należy umieścić: w prawej części na dole – dane adresata, w lewym górnym rogu – pieczątkę jednostki wysyłającej przesyłkę, poniżej pieczątki – sygnaturę poczty wychodzącej z systemu EOD, w lewym dolnym rogu – numer nadawczy.

10

11

12 Zwrotne potwierdzenie odbioru
W przypadku wysyłki listu poleconego ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru należy: wpisać adresata, wskazać nadawcę (przybić pieczątkę jednostki organizacyjnej wysyłającej list), zaznaczyć pole przesyłki poleconej, wkleić numer nadawczy (jak poniżej).

13 ZPO dla przesyłek krajowych: ZPO dla przesyłek zagranicznych:

14 Podsumowanie Czynności leżące po stronie komisji rekrutacyjnej: Przygotowanie oryginału decyzji o nieprzyjęciu. Zakopertowanie wysyłki. Przygotowanie koperty zgodnie ze schematem: zaadresowanie, przybicie pieczęci jednostki wysyłającej, przyklejenie do koperty druku ZPO, naklejenie na kopertę i druk ZPO etykiety z numerem nadawczym (tzw. „R-ką”). Zarejestrowanie wysyłek w systemie EOD (np. przy wykorzystaniu pliku Excel). Wpisanie bądź zeskanowanie numerów nadawczych („R-ka” z koperty i ZPO musi się zgadzać z numerem w EOD). Przesłanie gotowych rejestrów w EOD do kancelarii. Dostarczenie przygotowanych i ułożonych w kolejności zgodnej z rejestrem w EOD oryginałów wysyłek do kancelarii. Czynności leżące po stronie Kancelarii Ogólnej Sprawdzenie poprawności przygotowania otrzymanych wysyłek oraz przesłanego rejestru odbiorców za pośrednictwem systemu EOD. Naniesienie na kopertę znaku opłaty oraz ewentualnych inf. dodatkowych (takich jak „priorytet”). 3. Przygotowanie listy nadawczej zgodnie z wymogami określonymi przez Pocztę Polską. 4. Przekazanie wysyłek pracownikowi Poczty Polskiej. 5. Przyjęcie potwierdzonych zwrotów druków ZPO. 6. Zeskanowanie otrzymanych zwrotów druków ZPO. 7. Przekazanie otrzymanych zwrotów druków ZPO na właściwy wydział. * W przypadku problemów technicznych, np. podczas importu danych, należy kontaktować się z CSK.