Urządzenia ewidencyjne Kancelarii Tajnej

Prezentacja na temat: "Urządzenia ewidencyjne Kancelarii Tajnej"— Zapis prezentacji:

1 Urządzenia ewidencyjne Kancelarii Tajnej
J A W N E ODDZIAŁ POMORSKI OGÓLNOPOLSKIEGO STOWARZYSZENIA PEŁNOMOCNIKÓW OCHRONY NFORMACJI NIEJAWNYCH Urządzenia ewidencyjne Kancelarii Tajnej mgr inż.. Marek ANZEL J A W N E

2 J A W N E AKTY PRAWNE ROZPORZĄDZENIE  PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 października 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz.U ) J A W N E

3 J A W N E Kancelaria tajna jest odpowiedzialna za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie uprawnionym osobom, dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczonych klauzulą "poufne" lub stanowiących tajemnicę państwową. J A W N E

4 J A W N E Za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony, w kancelarii mogą być przyjmowane, rejestrowane, przechowywane i wysyłane dokumenty i materiały oznaczone klauzulą „ZASTRZEŻONE". J A W N E

5 J A W N E Stan ewidencyjny dokumentów oraz ich obieg obrazują urządzenia ewidencyjne. J A W N E

6 Kancelaria Tajna prowadzi następujące urządzenia ewidencyjne:
J A W N E Kancelaria Tajna prowadzi następujące urządzenia ewidencyjne: “Rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek”; “Dziennik korespondencyjny”; “Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, oznaczonych klauzulą „Ściśle tajne”, „Tajne|” i „Poufne”; “Karty zapoznania się z dokumentem zawierającym tajemnicę państwową”; “Książka doręczeń przesyłek miejscowych”; “Wykaz przesyłek nadanych”; J A W N E

7 J A W N E W przypadkach uzasadnionych organizacją ochrony informacji niejawnych kancelaria może prowadzić także inne rejestry niż wymienione powyżej, w tym odrębne rejestry dla dokumentów oznaczonych różnymi klauzulami tajności. J A W N E

8 J A W N E Rejestr dokumentacji J A W N E

9 J A W N E Pierwszym krokiem do rozpoczęcia działalności kancelarii tajnej jest założenie nadrzędnego urządzenia ewidencyjnego, jakim jest Rejestr dokumentacji. Urządzenia tego nigdzie się nie ewidencjonuje ani nie przyznaje mu żadnej klauzuli tajności. Wszystkie strony winny być ponumerowane. Na ostatniej stronie rejestru dokonuje się adnotacji o ilości stron, poświadczonej podpisem kierownika jednostki organizacyjnej oraz pieczęcią urzędową jednostki organizacyjnej. J A W N E

10 J A W N E W rejestrze dokumentacji dokonuje się rejestrowania urządzeń ewidencyjnych, teczek akt (przedmiotowych), książek protokołów finansowych, materiałowych, sprzętu i innych prowadzonych przez poszczególne komórki organizacyjne, jeżeli podlegają one archiwizacji. J A W N E

11 J A W N E Zapisy w Rejestrze dokumentacji rozpoczyna się każdego roku kalendarzowego od pozycji 1 i kończy się w grudniu dokonując podkreślenia i zapisu na jakiej pozycji zakończono ewidencję. Czynności te dokonywane są przez kierownika kancelarii, który zapisy na koniec roku kalendarzowego uwierzytelnia pieczęcią do pakietów, wpisaniem daty, imienia i nazwiska oraz podpisem. J A W N E

12 J A W N E Jeżeli materiały zaewidencjonowane w Rejestrze dokumentacji prowadzone są w okresie wieloletnim, nie podlegają one przerejestrowywaniu na nowy rok kalendarzowy a także nie dokonuje się ich ponownej ewidencji w nowym roku, dopóki nie zostaną one zakończone i nie zajdzie potrzeba ponownego zarejestrowania nowego już materiału. J A W N E

13 J A W N E Numery nadawane z Rejestru dokumentacji urządzeniom i materiałom w nim rejestrowanym składają się ze skrótu RTD (Rejestr Teczek Dokumentów), klauzuli tajności ewidencjonowanego materiału oddzielonego myślnikiem od kolejnej pozycji z Rejestru, łamanym na dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano dany materiał. Na przykład RTD Z-23/05. J A W N E

14 a) właściwego symbolu klauzuli tajności;
J A W N E Zarejestrowanie materiału w Rejestrze Dokumentacji polega na wpisaniu w kolejnej pozycji Rejestru: a) właściwego symbolu klauzuli tajności; b) numeru porządkowego, który jest jednocześnie numerem ewidencyjnym dokumentu; c) daty rejestracji dokumentu; d) nazwy teczki, dziennika, rejestru, itp. J A W N E

15 e) daty rozpoczęcia dziennika, rejestru, książki itd;
J A W N E e) daty rozpoczęcia dziennika, rejestru, książki itd; f) daty zakończenia; g) liczby stron; h) nazwy komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za prowadzenie dziennika, rejestru, książki, itd.; i) pokwitowanie odbioru zarejestrowanego materiału; j) Uwagi J A W N E

16 J A W N E J A W N E

17 Dziennik Korespondencji
J A W N E Dziennik Korespondencji J A W N E

18 J A W N E Dziennik korespondencji służy do rejestrowania dokumentów wchodzących oraz własnych. Dziennik korespondencji podlega zaewidencjonowaniu w Rejestrze dokumentacji. J A W N E

19 J A W N E Na okładkach dzienników korespondencji oraz na pierwszych stronach tytułowych, w lewym górnym rogu pod nazwą jednostki lub komórki organizacyjnej odpowiednio umieszcza się zapis: RTD Z-1/05, RTD 2/05 itd. J A W N E

20 J A W N E Klauzule tajności umieszcza się po prawej stronie na górze i dole zewnętrznych ścianek okładki oraz - jeżeli jest - na stronie tytułowej. Na górze pod klauzulą tajności umieszcza się napis: "Egzemplarz pojedynczy„ J A W N E

21 J A W N E Po prawej stronie na dole przy zewnętrznym marginesie na stronach nieparzystych oraz po lewej stronie na dole przy zewnętrznym marginesie na stronach parzystych, – numer strony łamany przez liczbę stron całego dokumentu; J A W N E

22 J A W N E Na ostatniej stronie dziennika dokonuje się adnotacji o ilości stron, poświadczonej podpisem kierownika kancelarii tajnej oraz pieczęcią „Do pakietów”. J A W N E

23 Egz. poj. OKŁADKA KSIĄŻKI (REJESTRU) ZASTRZEŻONE Ajax sp. z o o.
RTD Z-1/05 TYTUŁ ZASTRZEŻONE

24 STRONA TYTUŁOWA KSIĄŻKI (REJESTRU)
ZASTRZEŻONE Egz. poj. Ajax sp. z o o. RTD Z-1/05 TYTUŁ ZASTRZEŻONE str. 1/98

25 KOLEJNE STRONY KSIĄŻKI

26 sznurek Niniejszy dziennik (rejestr) zawiera kart (stron) ponumerowanych, opieczętowanych. Dnia (imię i nazwisko KT oraz podpis) Do pakietów s. 98/98

27 J A W N E Dzienniki korespondencji można prowadzić w cyklu wieloletnim z tym, że zapisy rozpoczyna się każdego roku kalendarzowego od pozycji 1 i kończy się w grudniu dokonując podkreślenia i zapisu na jakiej pozycji zakończono ewidencję. Czynności te dokonywane są przez kierownika kancelarii, który zapisy na koniec roku kalendarzowego uwierzytelnia pieczęcią „Do pakietów”, wpisaniem daty, imienia i nazwiska oraz podpisem. J A W N E

28 J A W N E W przypadku wykorzystania wszystkich stron dziennika w danym roku kalendarzowym, zakłada się kolejny tom tego urządzenia ewidencyjnego, kontynuując numerację i ciągłość zapisów. J A W N E

29 Zarejestrowanie korespondencji otrzymanej (wchodzącej) polega na:
J A W N E Zarejestrowanie korespondencji otrzymanej (wchodzącej) polega na: - opatrzeniu pierwszej strony dokumentu pieczęcią wpływu oraz odciśnięciu pieczęci formularzowej na załącznikach, z zastrzeżeniem iż pieczęci formularzowej nie używa się do załączników w formie dokumentów personalnych, dowodów materiałowo-finansowych, oraz dokumentów przesyłanych do uzgodnienia lub podpisu; J A W N E

30 - Wpisaniu w kolejnej pozycji „Dziennika korespondencji”:
J A W N E - Wpisaniu w kolejnej pozycji „Dziennika korespondencji”: a) właściwego symbolu klauzuli tajności; b) numeru porządkowego, który jest jednocześnie numerem ewidencyjnym dokumentu; c) daty rejestracji dokumentu; d) rodzaju dokumentu (W lub P); J A W N E

31 e) nazwy nadawcy/adresata; f) numeru i daty dokumentu otrzymanego;
J A W N E e) nazwy nadawcy/adresata; f) numeru i daty dokumentu otrzymanego; g) informacji o ilości stron dokumentu wraz z załącznikami; h) informacji o ilości załączników i ich stron lub nazwy i liczby elektronicznych nośników informacji, jeżeli załączniki stanowią np. elektroniczne nośniki informacji; J A W N E

32 i) nr pozycji z DEWD (tylko w przypadku dokumentów własnych)
J A W N E i) nr pozycji z DEWD (tylko w przypadku dokumentów własnych) j) dane dotyczące pobierania i zdawania dokumentu; k) w rubryce „Uwagi” informacji o klauzuli tajności pisma przewodniego, jeżeli klauzula tajności pisma przewodniego jest niższa niż klauzula najwyżej sklasyfikowanego załącznika; J A W N E

33 J A W N E Zarejestrowanie korespondencji wysyłanej odbywa się na zasadach określonych powyżej. W kolumnie 15 dokonuje się adnotacji o wysłaniu (poz. ks. dor. przes. miejsc./ poz. WP). J A W N E

34 J A W N E W przypadku korespondencji wychodzącej, jeżeli w kancelarii nie pozostawia się żadnego egzemplarza dokumentu, w rubrykach „Dziennika korespondencji” przeznaczonych do zapisywania informacji o ilości stron dokumentu, ilości załączników oraz stron załączników – wpisuje się poziome kreski, natomiast w rubryce „Uwagi” zamieszcza adnotację o treści „tylko adresat”. J A W N E

35 J A W N E Kolumna 3 służy do adnotacji dotyczących przedłużenia okresu ochrony, zniesienia bądź zmiany klauzuli tajności zaewidencjonowanego dokumentu. J A W N E

36 J A W N E J A W N E

37 Wykonanych Dokumentów
J A W N E Dziennik Ewidencji Wykonanych Dokumentów J A W N E

38 J A W N E Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, zwany dalej DEWD służy do ewidencjonowania wszystkich dokumentów wykonanych techniką komputerową, maszynopisania, powielania i inną. Dla każdej techniki wytwarzania, zaleca się na założenie odrębnego DEWD. J A W N E

39 J A W N E Wszystkie strony DEWD podlegają numeracji i oznaczeniu w sposób jak inne zwarte urządzenia ewidencyjne. Na ostatniej stronie kierownik kancelarii dokonuje zapisu o ilości stron DEWD potwierdzając to pieczęcią „Do pakietów” wpisaniem daty oraz własnym podpisem. J A W N E

40 J A W N E Zaewidencjonowanie dokumentu w DEWD polega na wpisaniu w kolumnie pierwszej dziennika oznaczenia cyfrowego („00”, „0”) lub literowego („PF”, „Z”) oznaczającego klauzulę tajności dokumentu. W kolumnie drugiej wpisuje się kolejny numer zapisu. Numer ten jest jednocześnie numerem ewidencyjnym dokumentu z DEWD, który wpisywany jest zawsze w lewym, dolnym rogu dokumentu wykonanego techniką komputerową, maszynopisania itp., lub w odpowiednim miejscu pieczęci formularzowej (adnotacji) informującej o sporządzeniu kopii, wypisu, odpisu, tłumaczenia. J A W N E

41 J A W N E Kolumny 3-9 DEWD wypełnia się zgodnie z przeznaczeniem (data oddania brudnopisu do przepisania lub dokumentu do reprodukcji, adresat lub nazwa dokumentu, nazwisko osoby oddającej brudnopis lub dokument, numer kopiowanego dokumentu, nazwisko wykonującego, liczba wykonanych egzemplarzy oraz liczba stron. J A W N E

42 J A W N E Natomiast kolumny wypełnia zazwyczaj personel kancelarii, który po pokwitowaniu odbioru dokumentu, rejestruje go we właściwym urządzeniu ewidencyjnym (Rejestr dokumentacji, Dziennik korespondencji, Książka ewidencji wydawnictw, RWD itp.). Fakt wysłania dokumentu, zaewidencjonowania we właściwym urządzeniu lub zniszczenia, kierownik kancelarii dokumentuje w kolumnach 13 lub 14. J A W N E

43 J A W N E Dopuszcza się, np. w przypadku błędnych wydruków, błędnie wykonanych odpisów itp., do dokonaniu zapisu o zniszczeniu przez wykonawcę technicznego wraz z wykonawcą dokumentu. J A W N E

44 J A W N E J A W N E

45 Karta Zapoznania się z Dokumentem
J A W N E Karta Zapoznania się z Dokumentem J A W N E

46 J A W N E Karty zapoznania się z dokumentem niejawnym zakłada się dla każdego egzemplarza dokumentu niejawnego stanowiącego tajemnicę państwową i dokumentuje się w niej każdorazowy fakt udostępnienia takiego dokumentu upoważnionemu wykonawcy. Podobną kartę można załączyć do dokumentu zawierającego informacje oznaczone klauzulą "poufne". J A W N E

47 J A W N E Kartę Zapoznania się dokumentem zakłada się z chwilą zarejestrowania danego dokumentu. Kartę Zapoznania się dokumentem dołącza się do dokumentu. J A W N E

48 J A W N E Do zbioru dokumentów załącza się jedną kartę zapoznania się z dokumentem. Kartę: - podłącza się do dokumentu; - przesyła lub archiwizuje wraz z dokumentem, którego dotyczy albo z protokółem jego zniszczenia. J A W N E

49 J A W N E J A W N E

50 Książka Doręczeń Przesyłek Miejscowych
J A W N E Książka Doręczeń Przesyłek Miejscowych J A W N E

51 J A W N E Książka doręczeń służy tylko i wyłącznie do potwierdzania faktu odbioru przesyłek przez inne kancelarie na terenie tej samej miejscowości. J A W N E

52 J A W N E W przypadku przekazania dokumentu do innej jednostki organizacyjnej z wykorzystaniem Książki doręczeń, fakt przekazania należy odnotować w rubryce „15” dziennika korespondencji, odnotowując numer i pozycję Książki. Np. Ks. Dor. RTD 3/05 poz. 38. J A W N E

53 J A W N E J A W N E

54 Wykaz Przesyłek Nadanych
J A W N E Wykaz Przesyłek Nadanych J A W N E

55 J A W N E Wykazy przesyłek nie podlegają ewidencji. Nadaje się im kolejne numery, rozpoczynając od pozycji 1 w danym roku kalendarzowym, kompletuje się w specjalnie założonym do tego celu segregatorze i niszczy komisyjnie po przeprowadzeniu kontroli rocznej stanu ochrony informacji niejawnych. J A W N E

56 J A W N E W przypadku rejestrowania otrzymanych dokumentów, personel kancelarii w rubryce „Uwagi” Wykazu odnotowuje numery ewidencyjne pod jakimi poszczególne przesyłki zostały zaewidencjonowane w dzienniku korespondencji. J A W N E

57 J A W N E J A W N E

58 J A W N E § 17. Rozporządzenia w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych: Dzienniki, księgi, wykazy i rejestry, o których mowa w § 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 18, poz. 156 oraz z 2003 r. Nr 17, poz. 156), stosuje się do dnia 31 grudnia 2005 r. J A W N E

59 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ ODDZIAŁ POMORSKI
J A W N E ODDZIAŁ POMORSKI OGÓLNOPOLSKIEGO STOWARZYSZENIA PEŁNOMOCNIKÓW OCHRONY NFORMACJI NIEJAWNYCH DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ J A W N E