Rozliczanie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w perspektywie finansowej 2014-2020 wrzesień.

Rozliczanie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w perspektywie finansowej wrzesień 2017 r. Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Rozwoju Regionalnego

Agenda Ogólne zasady rozliczania projektów korzystających z dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (wniosek o płatność, zmiany w projekcie, system informatyczny SL2014 oraz LSI2014) Budżet projektu (koszty bezpośrednie projektu, koszty pośrednie projektu) Koszty zaangażowania personelu Wkład własny Reguła proporcjonalności Kwalifikowalność kosztów Wyodrębniona ewidencja księgowa. Dokumentowanie wydatków Najczęstsze błędy popełniane przy rozliczaniu projektów Kontrola projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego

Ogólne zasady rozliczania projektów korzystających z dofinansowania ze środków EFS

Podstawy prawne Regulacje unijne
Rozporządzenie ogólne – Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące EFRR, EFS, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dot. EFRR, EFS, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego Rozporządzenie ws EFS - Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1304/2013 z r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego Regulacje unijne

Podstawy prawne Wytyczne horyzontalne
Wytyczne w zakresie trybów wyboru projektów na lata (pismo MR/H /21/(2)/03/2017 z dnia r.) Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności na lata (pismo MR/H /23(3)/07/2017 z r.) – dalej Wytyczne Wytyczne w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata (pismo MR/H /22(02)/03/2017 z dnia r.) Wytyczne w zakresie sprawozdawczości na lata (pismo MR/H/ /20(2)/02/2017, luty 2017 r.) Wytyczne w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata (pismo MR/H /15(2)/11/2016 z dnia r.) Wytyczne horyzontalne

Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata Wytyczne w zakresie realizacji projektów finansowanych ze środków Funduszu Pracy w ramach programów operacyjnych współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego na lata (pismo MR/H /18(2)/12/2016 z dnia r.) Wytyczne w zakresie rewitalizacji w programach operacyjnych na lata (pismo MR/H /20(2)08/2016 z dnia r.) Wytyczne w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata Wytyczne w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata Wytyczne horyzontalne

Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze przystosowania przedsiębiorców i pracowników do zmian na lata (pismo MR/H /11(2)06/16 z dnia r.) Wytyczne w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata (pismo MIiR/H /16(01)/05/2015 z dnia r.) Wytyczne horyzontalne

Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze edukacji na lata (pismo MR/H /19(02)/9/2016 z dnia r.) Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze rynku pracy na lata (pismo MR/H/ /14(2)/11/2016 z dnia r.) Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata (pismo MR/H/ /13(3)/10/2016 z dnia r.) Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze zdrowia na lata (pismo MR/H /16(2)/12/2016 z dnia r.) Wytyczne horyzontalne

Podstawy prawne Dokumenty towarzyszące realizacji projektów
SZOOP POWER – Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych POWER Materiał informacyjny dotyczący rozliczania kosztów zaangażowania personelu w ramach projektów POWER Materiał informacyjny dotyczący wnoszenia wkładu niepieniężnego w ramach projektów POWER Materiał informacyjny dotyczący rozliczania projektów według zasady proporcjonalności w programie POWER Dokumenty towarzyszące realizacji projektów Umowa o dofinansowanie

Uwagi ogólne Rozliczanie projektu współfinansowanego ze środków unijnych = ogół czynności sprawozdawczych mających na celu udokumentowanie: zrealizowanych w ramach projektu zadań, poniesionych w związku z realizacją projektu kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych, postępów w realizacji wskaźników produktu i rezultatu – w kontekście zapisów zawartych we wniosku o dofinansowanie oraz postanowień umowy o dofinansowanie.

Uwagi ogólne Zasady rozliczania projektu należy mieć na uwadze już na etapie składania wniosku o dofinansowanie. To właśnie na etapie składania wniosku ustalane są kluczowe parametry projektu, podlegające kontroli na późniejszych jego etapach, takie jak: kosztorys projektu, harmonogram realizacji poszczególnych zadań w ramach projektu, wskaźniki produktu i rezultatu, pozostałe zobowiązania podlegające monitorowaniu.

Uwagi ogólne Podpisanie przez beneficjenta umowy o dofinansowanie zobowiązuje go do: realizacji projektu zgodnie i w oparciu o wniosek o dofinansowanie oraz harmonogram rzeczowo-finansowy projektu i harmonogram projektu wyznaczający kamienie milowe, prawidłowej i terminowej realizacji projektu, a także osiągnięcia i utrzymania celów oraz wskaźników przewidzianych we wniosku o dofinansowanie, zachowania trwałości projektu, przestrzegania przepisów unijnych. W celu uznania wydatku za kwalifikowalny, wydatek ten: musi być poniesiony w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

Wniosek o płatność Instrumentem służącym do rozliczania projektu przez beneficjenta jest wniosek o płatność. Wniosek o płatność należy sporządzić na dedykowanym formularzu, stosując się do instrukcji jego wypełniania. Beneficjent przedkłada wniosek o płatność: w wersji elektronicznej, za pośrednictwem ePUAP/SEKAP, przy użyciu systemu informatycznego LSI2014 udostępnionego beneficjentowi przez IZ zgodnie z zamieszczoną na stronie internetowej instrukcją, chyba że z powodu awarii lub unieruchomienia systemu nie jest to możliwe. W takim przypadku Beneficjent zobowiązuje się do sporządzenia wniosku o płatność poza LSI2014, zgodnie ze wzorem zamieszczonym na stronie internetowej IZ oraz do złożenia wniosku za pośrednictwem ePUAP/SEKAP. Po ustaniu awarii lub uruchomieniu systemu, Beneficjent zobowiązany jest do niezwłocznego sporządzenia wniosku o płatność przy użyciu LSI i ponownego przekazania go za pośrednictwem ePUAP/SEKAP w terminie wyznaczonym przez IZ.

Wniosek o płatność Rozliczenie wydatków poniesionych przez beneficjenta w związku z realizacją projektu uwarunkowane jest: złożeniem poprawnego, kompletnego i spełniającego wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe wniosku o płatność wraz z niezbędnymi załącznikami; dokonanie przez instytucję stosownej weryfikacji wniosku. Celem dokonywanej weryfikacji wniosków o płatność jest przede wszystkim sprawdzenie kwalifikowalności wydatków, czyli stwierdzenie, że zostały one poniesione zgodnie z przepisami prawa unijnego oraz prawa krajowego, zasadami wdrażania projektów realizowanych w ramach określonego Regionalnego PO oraz z jego celami. Weryfikacja polega na ocenie wniosku o płatność z punktu widzenia spełniania przez niego wymogów formalnych, merytorycznych i rachunkowych. Każdy wydatek kwalifikowalny ujmuje się we wniosku o płatność nie później niż w terminie 3 miesięcy od jego poniesienia (dot. tylko jednostek sektora finansów publicznych).

Wniosek o płatność Weryfikacja formalna wniosku o płatność polega na sprawdzeniu czy spełnia on wszystkie kryteria formalne, w tym kompletność wniosku, terminowość jego złożenia oraz kompletność załączników przedstawionych do wniosku. Weryfikacja merytoryczna wniosku sprowadza się do oceny, czy wszystkie wydatki poniesione w związku z realizacją projektu i wskazane przez beneficjenta we wniosku o płatność jako koszty kwalifikowalne, spełniają zasady kwalifikowalności w ramach danego PO. Na tym etapie sprawdzana jest także zgodność poniesionych wydatków z przepisami unijnymi oraz krajowymi. Ocena ta dokonywana jest przez pracownika instytucji udzielającej dofinansowania w oparciu o przedstawione wraz z wnioskiem o płatność dokumenty stanowiące załączniki do wniosku. W ramach weryfikacji rachunkowej dokonywana jest kontrola poprawności rachunkowej przedstawionych wydatków oraz załączonych dokumentów.

Wniosek o płatność Weryfikacja wniosków o płatność następuje w terminie określonym w umowie – w aktualnym wzorze umowy o dofinansowanie projektu współfinansowanego ze środków EFS w ramach Regionalnego PO Województwa Śląskiego na lata termin ten wynosi do 20 dni roboczych od daty otrzymania wniosku. W przypadku stwierdzenia w złożonym wniosku o płatność błędów lub braków, IZ wzywa beneficjenta do poprawienia lub uzupełnienia wniosku lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie. IZ może w szczególności wezwać beneficjenta do złożenia dokumentów, w tym dokumentów księgowych dotyczących projektu. Beneficjent zobowiązany jest do usunięcia błędów lub złożenia pisemnych wyjaśnień w wyznaczonym przez IZ terminie. W przypadku jego niedotrzymania, wniosek o płatność może zostać odrzucony, a IZ może rozwiązać umowę za jednomiesięcznym terminem wypowiedzenia. Po uzupełnieniu/poprawieniu wniosku o płatność, termin weryfikacji przez IZ biegnie na nowo. Po pozytywnym zweryfikowaniu wniosku o płatność, IZ przekazuje Beneficjentowi informację i wynikach weryfikacji wniosku o płatność.

Wniosek o płatność Rodzaj wniosku o płatność, który składa beneficjent, zależy od wybranej przez niego formy otrzymywania dofinansowania: zaliczka – beneficjent otrzymuje dofinansowanie przed poniesieniem wydatków związanych z realizacją projektu; refundacja – beneficjent otrzymuje dofinansowanie w formie zwrotu środków, które wcześniej wyłożył na wydatki w ramach projektu. Beneficjent może złożyć następujące rodzaje wniosków: wniosek o płatność zaliczkową, wniosek o płatność pośrednią, wniosek o płatność końcową. Co do zasady, łączne dofinansowanie przekazane przez instytucję w formie zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyć 90%-95%. Wg § 10 ust. 2 Wzoru umowy, dofinansowanie przekazywane beneficjentowi w takiej formie może wynosić maksymalnie 90%. Pozostała kwota będzie przekazana beneficjentowi po akceptacji przez IZ wniosku o płatność końcową.

Wniosek o płatność Za pomocą wniosku o płatność zaliczkową beneficjent wnioskuje o wypłatę zaliczki na poczet przyszłych wydatków kwalifikowalnych projektu. Dofinansowanie w formie zaliczki jest przekazywane na wskazany w umowie o dofinansowanie wyodrębniony rachunek bankowy. Pierwsza transza zaliczki wypłacana jest beneficjentowi pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, po zatwierdzeniu wniosku o płatność zaliczkową oraz planu finansowego projektu (nie dot. jednostek sektora finansów publicznych). Kolejne transze zaliczek wypłacane są pod warunkiem rozliczenia we wniosku o płatność co najmniej 70% łącznej kwoty transz przekazanych wcześniej. Wniosek o płatność pośrednią składa się w celu: otrzymania refundacji wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta; rozliczenia środków przekazanych beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych; wnioskowania o wypłatę kolejnych transz zaliczek. Za pomocą wniosku o płatność końcową beneficjent rozlicza cały projekt.

Wniosek o płatność W przypadku, gdy w danym okresie sprawozdawczym beneficjent nie poniósł żadnych wydatków kwalifikowanych związanych z realizowanym projektem, jest on obowiązany do złożenia do IZ sprawozdania z realizacji projektu, czyli wniosku o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą. W sprawozdaniu z realizacji projektu należy zamieścić krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych etapów projektu, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. W części sprawozdawczej Wniosku o płatność opisuje się także dalsze etapy, które będą realizowane w następnej kolejności.

Zmiany w projekcie Beneficjent może dokonywać zmian w trakcie realizacji projektu pod warunkiem: zgłoszenia zmian w formie pisemnej IZ nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu oraz przekazania aktualnego wniosku i uzyskania pisemnej akceptacji IZ w terminie 15 dni roboczych. Akceptacja dokonywana jest w formie pisemnej i nie wymaga formy aneksu do umowy.

Zmiany w projekcie Beneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie projektu określonym we wniosku: do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego przesuwane są środki oraz do zadania, na które przesuwane są środki w stosunku do zatwierdzonego wniosku bez konieczności zachowania wymogu, o którym mowa powyżej.

Zmiany w projekcie Przesunięcia pomiędzy zadaniami nie mogą:
zwiększać łącznej wysokości wydatków dotyczących cross-financingu w ramach projektu; zwiększać łącznej wysokości wydatków odnoszących się do zakupu środków trwałych; zwiększać łącznej wysokości wydatków ponoszonych poza terytorium kraju i UE; wpływać na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej i/lub pomocy de minimis przyznanej beneficjentowi w ramach projektu; dotyczyć kosztów rozliczanych ryczałtowo. W przypadku gdy dokonane przez beneficjenta przesunięcia powodują przesunięcia pomiędzy wydatkami bieżącymi i majątkowymi zaplanowanymi w budżecie, wymagane jest pisemne zgłoszenie tego faktu do IZ.

Oszczędności w projekcie
W przypadku wystąpienia oszczędności w projekcie, powstałych w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub zasady konkurencyjności, przekraczających 10% środków alokowanych na dane zadanie, mogą one być wykorzystane przez beneficjenta wyłącznie za pisemną zgodą IZ pod warunkiem, że będzie się to wiązało ze zwiększeniem wartości wskaźników odnoszących się do celów projektu określonych we wniosku przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, chyba że beneficjent wykaże konieczność przeznaczenia oszczędności na pokrycie wydatków poniesionych w wyższej wysokości niż zaplanowana w wyniku znaczącego wzrostu cen.

Oszczędności w projekcie
IZ może również wyrazić zgodę na wykorzystanie oszczędności w przypadku, gdy beneficjent wykaże nowe rezultaty w projekcie, które mają wpływ na określone przez IZ wskaźniki dla PO. W przypadku braku zgody IZ oszczędności pomniejszają wartość projektu, a IZ może aneksować umowę pomniejszając wartość projektu. W razie zmian w prawie krajowym lub wspólnotowym wpływających na wysokość wydatków kwalifikowalnych w projekcie, IZ ma prawo renegocjować umowę z beneficjentem.

Systemy informatyczne SL2014 i LSI2014
Centralny system teleinformatyczny SL2014 wspiera realizację programów operacyjnych i projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich Centralny system informatyczny służy do: obsługi projektów od momentu podpisania umowy o dofinansowanie w ramach: krajowych PO, programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej, dla których Instytucja Zarządzająca została ustanowiona na terytorium Polski, regionalnych PO – w zależności od decyzji IZ danym programem, gromadzenia danych dotyczących realizacji programów operacyjnych, sprawdzenia, czy wydatki poniesione przez beneficjentów są prawidłowe i zgodne z prawem krajowym i unijnym (proces certyfikacji wydatków).

Dla beneficjentów najważniejszą aplikacją wchodzącą w skład centralnego systemu teleinformatycznego jest Aplikacja obsługi wniosków o płatność stanowiąca część aplikacji głównej systemu. Umożliwia ona beneficjentom: dostęp do informacji o realizowanych projektach, składanie wniosków o płatność drogą elektroniczną, przesyłanie dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków ponoszonych w ramach projektu i wykazywanych we wnioskach o płatność; przesyłanie danych uczestników projektu, harmonogramów płatności oraz innych dokumentów związanych z realizacją projektu, w tym niezbędnych do przeprowadzenia jego kontroli.

Beneficjenci uzyskują dostęp do systemu w momencie rejestracji ich umowy/decyzji o dofinansowaniu w systemie przez instytucję udzielającą wsparcia. Logowanie do systemu odbywa się z wykorzystaniem: Profilu Zaufanego, bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem.

Do obsługi wniosków o płatność w ramach regionalnego PO służy Lokalny System Informatyczny LSI2014. Główne cele LSI 2014: wspomaganie zarządzania i wdrażania RPO WSL ; zapewnienie narzędzia informatycznego dla wnioskodawców/beneficjentów służącego do przygotowania dokumentów; zmniejszenie obciążeń administracyjnych beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu; usprawnienie i przyśpieszenie pracy instytucji; wspomaganie wybranych procesów.

Budżet projektu

Budżet zadaniowy projektu
IZ PO zapewnia, że w ramach projektów współfinansowanych z EFS koszty projektu są przedstawiane we wniosku o dofinansowanie w formie budżetu zadaniowego. Dodatkowo we wniosku o dofinansowanie wskazywany jest szczegółowy budżet ze wskazaniem kosztów jednostkowych, który jest podstawą do oceny kwalifikowalności wydatków projektu na etapie oceny wniosku o dofinansowanie.

Budżet zadaniowy projektu
Budżet zadaniowy oznacza przedstawienie kosztów kwalifikowalnych projektu w podziale na: zadania merytoryczne w ramach kosztów bezpośrednich oraz koszty pośrednie. W odniesieniu do zadań merytorycznych, we wniosku o dofinansowanie wykazywany jest limit kosztów bezpośrednich, które mogą zostać poniesione przez beneficjenta na ich realizację. Zadaniem merytorycznym w projekcie EFS w ramach kosztów bezpośrednich będzie przykładowo: realizacja szkoleń studia podyplomowe staż zatrudnienie subsydiowane przyznanie dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej Zadania merytorycznego nie stanowią natomiast poszczególne wydatki, np. usługa cateringowa, usługa hotelowa, usługa trenerska.

Koszty bezpośrednie projektu
Limit kosztów bezpośrednich w ramach budżetu zadaniowego na etapie wnioskowania o środki powinien wynikać ze szczegółowej kalkulacji kosztów jednostkowych wykazanej we wniosku o dofinansowanie, tj. w szczegółowym budżecie projektu. Koszty bezpośrednie w ramach projektu powinny zostać oszacowane należycie z zastosowaniem warunków i procedur kwalifikowalności określonych w wytycznych programowych oraz innych wytycznych horyzontalnych (o ile mają zastosowanie do danego typu projektu), w szczególności z uwzględnieniem w budżecie projektu stawek rynkowych. IZ może wymagać od beneficjenta uzasadnienia we wniosku o dofinansowanie należytego szacowania kosztów zawartych w budżecie projektu.

W przypadku przedsięwzięć finansowanych lub planowanych do sfinansowania z kilku źródeł, w tym ze źródła publicznego lub prywatnego, z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz z innych źródeł, w budżecie projektu beneficjent wskazuje i uzasadnia źródła finansowania wykazując racjonalność i efektywność wydatków oraz brak podwójnego finansowania. We wniosku o dofinansowanie beneficjent wykazuje także: formę zaangażowania i szacunkowy wymiar czasu pracy personelu projektu niezbędnego do realizacji zadań merytorycznych (etat/liczba godzin), planowany czas realizacji zadań merytorycznych przez wykonawcę (liczba godzin; nie dotyczy umów o dzieło), przewidywane rozliczenie wykonawcy na postawie umowy o dzieło (umowa o dzieło musi spełniać wymogi określone w art. 627 Kodeksu cywilnego, przy czym umowa o dzieło nie może dotyczyć zadań wykonywanych w sposób ciągły), co stanowi podstawę do oceny kwalifikowalności wydatków personelu projektu na etapie wyboru projektu oraz w trakcie jego realizacji.

IZ w regulaminie konkursu albo w dokumentacji dotyczącej wyboru projektów w trybie pozakonkursowym – na warunkach określonych przez IZ PO – określa ceny rynkowe w zakresie najczęściej finansowanych wydatków w ramach danej grupy projektów w ramach danego PO oraz – o ile dotyczy – inne wymagania, w tym oczekiwany standard (w szczególności czas trwania wsparcia, tj. liczbę dni lub godzin zegarowych lub lekcyjnych (np. 45 minut). Przy określaniu cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków uwzględniana jest potencjalna (prognozowana) inflacja oraz stawki cenowe produktów i usług świadczonych z zachowaniem wymogów środowiskowych, zielonych i społecznie odpowiedzialnych zamówień (np. produkty sprawiedliwego handlu, usługi świadczone przez podmioty realizujące zamówienie zatrudniające osoby na podstawie umowy o pracę z zachowaniem płacy minimalnej lub w przypadku zatrudniania osób na podstawie umowy zlecenie - minimalnej stawki godzinowej).

Przy rozliczaniu poniesionych wydatków nie jest możliwe przekroczenie łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu, wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Ponadto beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w budżecie projektu w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, przy czym poniesione wydatki muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu zawartym w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie.

Cross-financing Działania objęte zakresem pomocy z EFS mogą być w sposób komplementarny finansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (i odwrotnie), co jest rozumiane jako cross-financing. Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań w ramach PO. Finansowanie w ramach cross-financingu powinno być powiązane wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu.

Cross-financing Wartość wydatków w ramach cross-financingu nie może stanowić więcej niż 10% finansowania unijnego każdej osi priorytetowej PO, przy czym limit wydatków w ramach cross-financingu na poziomie projektu, grupy projektów lub działania/poddziałania określa IZ danym PO w ramach SZOOP. W przypadku wydatków ponoszonych w ramach cross-financingu stosuje się zasady kwalifikowalności dla komplementarnego funduszu. Koszty jakie zostaną poniesione w ramach cross-financingu uwzględniane są w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu i podlegają rozliczeniu we wnioskach o płatność na zasadach określonych w danym PO.

Cross-financing W przypadku projektów współfinansowanych z EFS wydatki objęte cross-financingiem są kwalifikowane w wysokości wynikającej z PO lub SZOOP. Cross-financing w ramach projektów współfinansowanych z EFS może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, bez których realizacja projektu nie byłaby możliwa, a w szczególności w związku z zapewnieniem realizacji zasady równości szans, a zwłaszcza potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

Cross-financing W przypadku projektów współfinansowanych z EFS cross-financing może dotyczyć wyłącznie: zakupu nieruchomości; zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy w budynku; dostosowania lub adaptacji (prace remontowo-wykończeniowe) budynków i pomieszczeń. Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowalne.

Koszty pośrednie projektu
Koszty pośrednie są definiowane jako koszty niezbędne do realizacji danego projektu, ale niedotyczące bezpośrednio głównego przedmiotu projektu. Co do zasady koszty pośrednie są kwalifikowalne w ramach projektów współfinansowanych z EFS, chyba że co innego stanowią wytyczne horyzontalne lub SZOOP. Koszty pośrednie to przede wszystkim koszty administracyjne związane z obsługą projektu. Rejestr kosztów pośrednich oraz limity i ograniczenia w ramach danego PO określa IZ. Istnieją dwa akceptowalne sposoby rozliczania kosztów pośrednich: metod ryczałtowa; metoda oparta na rzeczywiście poniesionych kosztach, które ustala się w oparciu o dowody księgowe i inne dokumenty poświadczające poniesienie wydatków z zachowaniem zasady konkurencyjności.

Do kosztów pośrednich zalicza się przede wszystkim: koszty koordynatora lub kierownika projektu oraz innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie, rozliczanie, monitorowanie projektu lub prowadzenie innych działań administracyjnych w projekcie (koszty wynagrodzeń, delegacji służbowych, szkoleń, koszty związane z wdrażaniem polityki równych szans przez te osoby); koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki); koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna, w tym ta dotycząca zamówień) na potrzeby funkcjonowania jednostki; koszty obsługi księgowej (wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej projektu biuru rachunkowemu); koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związanych z obsługą administracyjną projektu; wydatki związane z otworzeniem lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego;

Do kosztów pośrednich zalicza się przede wszystkim (cd.): działania informacyjno-promocyjne projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych, utworzenie i prowadzenie strony internetowej o projekcie, oznakowanie projektu, plakaty, ulotki, itp.); amortyzacja, najem lub zakup aktywów na potrzeby osób, o których mowa w lit. a-d; opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu; koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty biurowe związane z obsługą administracyjną projektu (np. zakup materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych, koszty usług powielania dokumentów); koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy koszty ubezpieczeń majątkowych.

W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane wydatki objęte cross- financingiem. Zgodnie z Wytycznymi, niedopuszczalna jest sytuacja, w której koszty pośrednie zostaną wykazane w ramach kosztów bezpośrednich. Podmiot dokonujący oceny kwalifikowalności na etapie wyboru projektu ma obowiązek zweryfikować, czy w ramach zadań określonych w budżecie projektu (w kosztach bezpośrednich) nie zostały wykazane koszty, które stanowią koszty pośrednie. Ponowna tego typu weryfikacja dokonywana jest w trakcie realizacji projektu przez podmiot zatwierdzający płatność, który sprawdza, czy w załączanym do wniosku o płatność zestawieniu poniesionych wydatków bezpośrednich nie zostały wykazane wydatki pośrednie.

wartość kosztów bezpośrednich*
Koszty pośrednie projektu Koszty pośrednie rozliczane są wyłącznie z wykorzystaniem następujących stawek ryczałtowych: wartość kosztów bezpośrednich* % kosztów pośrednich do 830 tys. zł włącznie 25% powyżej 830 tys. zł do tys. zł 20% powyżej tys. zł do tys. zł 15% powyżej tys. zł 10% * Z pomniejszeniem kosztu mechanizmu racjonalnych usprawnień, o których mowa w Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata

Podstawa wyliczenia kosztów pośrednich rozliczanych stawka ryczałtową ulega pomniejszeniu (poprzez pomniejszenie wartości kosztów bezpośrednich) o wartość stawek jednostkowych, o ile stawki te uwzględniają koszty pośrednie. Stawka ryczałtowa kosztów pośrednich jest wskazana w umowie o dofinansowanie. Właściwa instytucja będąca stroną umowy może obniżyć stawkę ryczałtową kosztów pośrednich w przypadkach rażącego naruszenia przez beneficjenta zapisów umowy o dofinansowanie w zakresie zarządzania projektem.

Do personelu zaangażowanego w ramach kosztów pośrednich nie mają zastosowania wymogi dot. rozliczania i dokumentowania wydatków, za wyjątkiem zasady, zgodnie z którą osoba upoważniona do dysponowania środkami dofinansowania projektu oraz podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu beneficjenta nie może być osobą prawomocnie skazaną za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe, co beneficjent weryfikuje na podstawie oświadczenia tej osoby przed jej zaangażowaniem do projektu.

Pozostałe uproszczone metody rozliczania wydatków
W projektach EFS możliwe jest także stosowanie następujących uproszczonych metod rozliczania wydatków: stawki jednostkowe; kwoty ryczałtowe, z zastrzeżeniem, że w przypadku projektów, w których wartość wkładu publicznego nie przekracza wyrażonej w złotówkach równowartości euro, stosowanie jednej z tych uproszczonych metod rozliczania wydatków jest obligatoryjne.

W przypadku projektów, w których wartość wkładu publicznego (środków publicznych) nie przekracza wyrażonej w złotówkach równowartości euro, stosowanie uproszczonych metod rozliczania wydatków możliwe jest w oparciu o szczegółowy budżet projektu określony przez beneficjenta i zatwierdzony przez właściwą instytucję będącą stroną umowy, przy czym stosowanie stawek jednostkowych jest możliwe tylko i wyłącznie za zgodą IZ oraz o ile wynika to z wytycznych programowych lub regulaminu konkursu albo dokumentacji dotyczącej wyboru projektów w trybie pozakonkursowym. Właściwa instytucja będąca stroną umowy zapewnia, że stawki jednostkowe lub kwoty ryczałtowe są wyliczone w oparciu o sprawiedliwą, rzetelna i racjonalną kalkulację. W przypadku projektów, w których wartość wkładu publicznego jest równa lub przekracza wyrażoną w złotówkach równowartość euro, możliwe jest stosowanie stawek jednostkowych oraz kwot ryczałtowych, których łączna wartość wkładu publicznego na poziomie danego projektu nie przekracza wyrażonej w złotówkach równowartości euro.

Stawka jednostkowa może obejmować: wyłącznie koszty bezpośrednie, albo zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie. W przypadku rozliczania kosztu danej usługi stawkami jednostkowymi, w budżecie projektu we wniosku o dofinansowanie projektu wykazywane są usługi objęte stawkami jednostkowymi i dokonywane jest dla nich wyliczenie wydatku kwalifikowanego poprzez przemnożenie ustalonej stawki dla danej usługi przez liczbę usług wskazanych we wniosku o dofinansowanie projektu.

Rozliczanie wydatków na podstawie stawki jednostkowej jest dokonywane we wniosku o płatność według ustalonej stawki jednostkowej w zależności od faktycznie wykonanej liczby usług w stosunku do założeń zawartych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, zgodnie z warunkami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu. W przypadku stosowania stawek jednostkowych w projektach prowadzących do aktywizacji zawodowej uczestników projektu, za niewłaściwe wykonanie usługi nie uznaje się sytuacji, w której przerwanie uczestnictwa w projekcie jest wynikiem podjęcia zatrudnienia przez uczestnika projektu.

Kwotą ryczałtową jest kwota uzgodniona za wykonanie określonego w projekcie zadania na etapie zatwierdzenia wniosku o dofinansowania projektu. Zatwierdzając wniosek o dofinansowanie projektu, właściwa instytucja będąca stroną umowy uzgadnia z beneficjentem warunki kwalifikowalności kosztów, w szczególności ustala dokumenty, na podstawie których zostanie dokonane rozliczenie projektu, a następnie wskazuje je w umowie o dofinansowanie. W ramach kwoty ryczałtowej wydatki objęte cross-financingiem, wydatki przeznaczone na zakup środków trwałych oraz inne wydatki objęte limitami, o których mowa w Wytycznych lub umowie o dofinansowanie wykazywane są we wniosku o płatność do wysokości limitu określonego w zatwierdzonym wniosku o płatność do wysokości limitu określonego w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu.

Koszty zaangażowania personelu

KTO JEST PERSONELEM PROJEKTU? (NOWA definicja - Wytyczne horyzontalne, Rozdział 3, pkt 1 lit. r) Personel projektu – osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu na podstawie: stosunku pracy, osoby samozatrudnione w rozumieniu lit. p (osoba samozatrudniona - osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która jest beneficjentem projektu i jednocześnie stanowi personel projektu), osoby współpracujące w rozumieniu art. 13 pkt 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (małżonek, dzieci własne lub dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodzice, macocha i ojczym, pozostający we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracujący przy prowadzeniu działalności) oraz wolontariusze wykonujący świadczenia na zasadach określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Pismo Departamentu EFS Ministerstwa Rozwoju z , DZF-IV MCh.1 Należy zwrócić uwagę, że najważniejszą zmianą wprowadzoną do przedmiotowych Wytycznych, z punktu widzenia realizowanych projektów, jest zmiana definicji personelu (Rozdział 3 pkt 1 lit. r). Z definicji personelu projektu zostały wyłączone osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne. W obecnym kształcie Wytycznych, personelem projektu są tylko osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu na podstawie stosunku pracy, osoby samozatrudnione w rozumieniu Wytycznych (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są beneficjentami projektów), osoby współpracujące oraz wolontariusze. Osoby angażowane do realizacji zadań w projekcie na podstawie stosunku cywilnoprawnego, od dnia wejścia w życie zmienionych Wytycznych, nie będą traktowane jako personel projektu, a będą wykonawcami usługi zlecanej przez beneficjenta.

cd. Tym samym, zmienione zostały również zapisy podrozdziału 8.3 Podstawowe warunki i procedury konstruowania budżetu projektu finansowanego ze środków EFS pkt 6, w zakresie ujmowania danych dotyczących dotychczasowego personelu projektu w szczegółowym budżecie projektu. Zgodnie z nowymi Wytycznymi, beneficjent oprócz danych dotyczących formy i zaangażowania personelu projektu (zgodnie z nową definicją), zobowiązany będzie także do wskazania w przypadku usług zleconych (wykonawców) planowanego czasu realizacji zadań merytorycznych, dzięki czemu możliwa będzie ocena zgodności danego wydatku z Wytycznymi w zakresie ogólnych warunków kwalifikowalności. Ponadto, obowiązkiem beneficjenta w przypadku zlecenia realizacji dzieła jest wskazanie, że taka forma jest przewidziana do realizacji w ramach projektu. Będzie to warunkiem kwalifikowania wydatków wynikających z takiej umowy na etapie jej rozliczania.

cd. Jednocześnie informuję, że w SL2014 i SOWA są obecnie procedowane zmiany mające na celu zmianę etykiety „zadania zlecone” na „usługi zlecone” w szczegółowym budżecie projektu. Zakłada się bowiem, że wszystkie umowy cywilnoprawne będą odznaczane jako „usługa zlecona”, bez względu na zakres zlecenia. Zmiana zostanie wdrożona na przełomie sierpnia i września 2017 r., a instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie zostanie dostosowana w najbliższym czasie i przekazana do Państwa. Do tego czasu, po wejściu w życie Wytycznych usługi zlecone należy zaznaczać jako „zadania zlecone”.

cd. Powyższa zmiana ma istotny wpływ na projekty, które są w trakcie realizacji. Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie osoby angażowane na podstawie umowy cywilnoprawnej zostały bowiem odznaczone w szczegółowym budżecie projektu jako personel projektu. Mając na względzie pkt 8 i 9 rozdziału 4 Wytycznych należy więc przyjąć, że bez względu na zapisy wniosku o dofinansowanie: wszystkie osoby angażowane na podstawie umów cywilnoprawnych, które zostaną wybrane przez beneficjenta do realizacji zadań w projekcie w drodze postępowania ogłoszonego po wejściu w życie zmienionych Wytycznych, nie będą już traktowane jako personel projektu i tym samym nie będą w stosunku do nich obowiązywać zapisy podrozdziału 6.15 Koszty związane z angażowaniem personelu (w szczególności dane tych osób nie będą wprowadzane do Bazy personelu);

cd. osoby zaangażowane na podstawie umów cywilnoprawnych na podstawie poprzedniej wersji Wytycznych, traktowane są jako personel projektu i w stosunku do nich weryfikowane i monitorowane jest spełnienie wymogów wynikających z podrozdziału 6.15 – pomimo zmiany definicji personelu w Wytycznych, projektodawca nadal ma obowiązek m.in. monitorowania czasu pracy w Bazie personelu tych osób, z uwagi na fakt, iż osoby te pozostają personelem projektu do czasu wygaśnięcia stosunku cywilnoprawnego powstałego na mocy poprzedniej wersji Wytycznych. Nie ma podstawy do tego, aby instytucja pośrednicząca wyrażała zgodę na dokonywanie zmian wniosków o dofinansowanie w tym zakresie w stosunku do osób już zaangażowanych. W opinii Instytucji Zarządzającej PO WER przyjęcie takiego rozwiązania, jest najbardziej przejrzyste i czytelne w kontekście prawidłowego monitorowania personelu projektu oraz wprowadzania danych do Bazy personelu, jak również pozwala zachować odpowiednią ścieżkę audytu.

CZY BENEFICJENT MOŻE BYĆ PERSONELEM PROJEKTU? Tak, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą może być personelem projektu, gdy jest beneficjentem tego projektu. Innymi słowy, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą jest personelem swego projektu. O takiej osobie w Wytycznych mówi się, że jest to osoba samozatrudniona. Wydatki poniesione na wynagrodzenie osoby samozatrudnionej są kwalifikowalne, z zastrzeżeniem spełnienia ogólnych warunków angażowania personelu projektu określonych w podrozdziale 6.2 Wytycznych, a także tych szczegółowych przewidzianych w podrozdziale 6.15 Wytycznych.

KIEDY OSOBA SAMOZATRUDNIONA MOŻE BYĆ PERSONELEM PROJEKTU? Osobiste wykonywanie zadań należy odróżnić od zlecania usług podmiotom gospodarczym w ramach projektu. Jeżeli umowa zawierana jest z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą jako personelem projektu, niezbędne jest nałożenie obowiązku osobistej realizacji umowy na osobę prowadzącą przedmiotową działalność gospodarczą. Wówczas należy w sposób wyraźny i jednoznaczny nałożyć w zapisach umowy obowiązek realizacji umowy przez konkretną osobę. Jednocześnie w celu wyeliminowania wszelkich wątpliwości co do osobistej realizacji wykonywanej przez personel projektu umowy, należałoby w sposób jednoznaczny i precyzyjny wyłączyć zarówno możliwość podzlecania usług nią objętych osobom trzecim, jak i wskazać konkretną osobę, która miałaby realizować umowę.

W umowie zawieranej z personelem projektu należy wskazać wszystkie obowiązki personelu, na przykład obowiązek prowadzenia protokołu godzin i zadań, czy też zobowiązanie do nieprzekraczania 276 godzin zaangażowania zawodowego miesięcznie. Postanowienia umowy wskazujące osobę, która osobiście miałaby wykonywać zadania po stronie wykonawcy są całkowicie dopuszczalne i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa krajowego. Tym samym, personel projektu stanowią osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą bez względu na to, czy zatrudniają one pracowników czy nie, pod warunkiem osobistego wykonywania zadań przez te osoby. Jeżeli osoba prowadząca działalność gospodarczą będzie wykonywać osobiście pracę na rzecz projektu, będzie uwzględniona jako personel projektu. W przypadku jednak gdy osoba taka otrzyma zlecenie np. na realizację badania i będzie to realizować z wykorzystaniem swoich pracowników lub wykonawców zewnętrznych, mówimy o zlecaniu usługi, a nie osobistym wykonywaniu zadań typowym dla personelu projektu.

NALEŻY JEDNAK PAMIĘTAĆ, ŻE: wysokość wynagrodzenia personelu samozatrudnionego musi wynikać z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu, gdzie w szczegółowym budżecie projektu wskazane jest wynagrodzenie miesięczne lub w inny sposób określona stawka dla osoby samozatrudnionej; beneficjent powinien mieć zatem świadomość, że kwota jednostkowa wskazana we wniosku o dofinansowanie w przypadku samozatrudnienia będzie tą kwotą, która będzie podlegała rozliczeniu we wnioskach o płatność; koszt wynagrodzenia personelu samozatrudnionego musi być racjonalny (nie może przekraczać kosztu rynkowego usługi). Właściwa instytucja organizująca konkurs przed zatwierdzeniem wniosku o dofinansowanie powinna potwierdzić racjonalność kosztu zaangażowania osoby samozatrudnionej oraz sposób rozliczania przez tę osobę kosztów jej zaangażowania w swój projekt (Wytyczne wskazują przykładowo notę obciążeniową jako dokument potwierdzający poniesienie kosztu zaangażowania osoby samozatrudnionej).

KIEDY KOSZTY PERSONELU MERYTORYCZNEGO SĄ KWALIFIKOWALNE? Zawsze, gdy potrzeba zaangażowania personelu wynika ze specyfiki projektu, tzn. gdy zaangażowanie personelu merytorycznego jest konieczne do wykonania zadań, które beneficjent przewidział w projekcie. Innymi słowy, każdy koszt związany z zaangażowaniem personelu jest kwalifikowalny, o ile wynika z przepisów prawa i został poniesiony zgodnie z nimi oraz zgodnie z Wytycznymi i w związku z realizacją projektu [pkt 3 lit. f podrozdział 6.2 Wytycznych].

Nie można uzasadniać poniesienia w ramach kosztów bezpośrednich (za koszty bezpośrednie uznaje się koszty personelu merytorycznego) żadnych kosztów personelu administracyjnego zajmującego się obsługą projektu. Koszty zaangażowania koordynatora czy kierownika projektu, osób zajmujących się rozliczaniem, monitorowaniem projektu lub prowadzeniem innych działań administracyjnych w projekcie (np. osoby odpowiedzialne za organizację szkoleń) oraz koszty zarządu i personelu obsługowego (kadry, finanse, księgowość, administracja, sekretariat, kancelaria, dział prawny) rozliczane są wyłącznie w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem i nie mogą być ujmowane w kosztach bezpośrednich. Koszty personelu rozliczanego w ramach kosztów bezpośrednich powinny być szczegółowo wskazane we wniosku o dofinansowanie projektu.

W JAKIEJ WYSOKOŚCI KOSZTY PERSONELU MERYTORYCZNEGO SĄ KWALIFIKOWALNE? Koszty personelu są kwalifikowalne w wysokości odpowiadającej stawkom rynkowym oraz stawkom faktycznie stosowanym przez beneficjenta poza projektami finansowanymi z funduszy strukturalnych i FS – na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji jak w projekcie (dotyczy to również pozostałych składników wynagrodzenia personelu, w tym nagród i premii). Dlatego też przy ustalaniu stawki wynagrodzenia personelu projektu beneficjent kieruje się nie tylko swoim regulaminem wynagradzania, ale przede wszystkim listą płac swoich pracowników (patrz pkt 10 podrozdział 6.15 Wytycznych).

Nie może dojść do takiej sytuacji, w której pracownicy wykonujący tą samą pracę w danej instytucji są opłacani w projekcie EFS lepiej niż poza projektem (lub na odwrót). Wysokość kosztów personelu może być ograniczona w dokumencie opracowanym przez właściwą instytucję, która ma obowiązek określenia cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków w ramach danej grupy projektów (ceny te mogą dotyczyć m.in. personelu) oraz – o ile dotyczy – innych wymagań, w tym oczekiwanego standardu (w szczególności wymagane doświadczenie i kwalifikacje personelu) [pkt 9 podrozdział 8.3 Wytycznych].

Przykład: Beneficjent zatrudnia wykładowców w swojej firmie szkoleniowej na podstawie stosunku pracy. Beneficjent posiada zatem potencjał do realizacji szkoleń w ramach projektu. W tym celu angażuje do projektu swoich pracowników, którzy są jego personelem. Beneficjent wypłaca comiesięczne wynagrodzenie tym pracownikom w kwocie zł brutto oraz półroczne premie w wysokości wynikającej z uzyskanego przychodu (zasady udzielania premii wynikają z regulaminu wynagradzania pracowników). W związku z tym, w ramach projektu beneficjent może rozliczyć koszt zaangażowania pracownika w wysokości zł brutto pod warunkiem pełnego zaangażowania pracownika w projekt (w przypadku oddelegowania pracownika do projektu w części etatu, beneficjent rozlicza koszt jego wynagrodzenia zgodnie z pkt 3 sekcji Wytycznych) wraz z obowiązkowymi składnikami wynagrodzenia oraz należną premię wypłacaną na podstawie regulaminu wynagradzania pracowników w tej firmie. Ponieważ standard określony w regulaminie konkursu nie określa kosztu wynagrodzenia szkoleniowca, standard ma zastosowanie tylko w odniesieniu do wymaganego doświadczenia i kwalifikacji trenerów.

W JAKIEJ WYSOKOŚCI KOSZTY PERSONELU MERYTORYCZNEGO SĄ KWALIFIKOWALNE? Kwalifikowalnymi składnikami wynagrodzenia personelu są w szczególności: wynagrodzenia brutto, składniki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, odpisy na ZFŚS oraz wydatki na Pracowniczy Program Emerytalny.

W RAMACH WYNAGRODZENIA PERSONELU NIEKWALIFIKOWALNE SĄ: wpłaty na PFRON świadczenia realizowane ze środków ZFŚS dla personelu projektu koszty ubezpieczenia cywilnego funkcjonariuszy publicznych za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej nagrody jubileuszowe i odprawy pracownicze dla personelu projektu koszty składek i opłat fakultatywnych, niewymaganych obowiązującymi przepisami prawa krajowego, chyba że: zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy, oraz zostały wprowadzone w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, oraz potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady ich odprowadzania/przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta.

Wydatki związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w projekcie lub projektach są kwalifikowalne, o ile: obciążenie z tego wynikające nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie, łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowych z funduszy strukturalnych i Funduszu Społecznego oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie.

Limit 276 godzin miesięcznie zaangażowania zawodowego danej osoby został określony celem badania i potwierdzania, że do projektów będzie zaangażowany personel, który jest w stanie prawidłowo i efektywnie realizować wszystkie zadania powierzone tej osobie. Limit został skalkulowany jako półtora etatu w miesiącu z największą możliwą liczbą dni roboczych, tj. 1,5 etatu x 23 dni x 8 godzin. Jeżeli limit 276 godzin nie został przekroczony, ale jednak obciążenie wynikające z wykonywania zadań przez personel wyklucza możliwość prawidłowej i efektywnej pracy w projekcie, to na podstawie pkt 8 lit. a podrozdział 6.15 Wytycznych – koszty tego nieefektywnego zaangażowania są niekwalifikowalne w części albo w całości (to w jakiej części koszty są niekwalifikowalne należy ustalić w odniesieniu do ostatnich zawartych umów, których realizacja spowodowała obciążenie uniemożliwiające efektywną pracę).

Do limitu 276 godzin miesięcznie wlicza się: łączne zaangażowanie zawodowe osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz łączne zaangażowanie zawodowe tej samej osoby w realizację działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, w tym czas pracy poświęcony na prowadzenie własnej działalności gospodarczej lub spółki. Limit dotyczy wszystkich form zaangażowania (stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, innych form).

Limit uwzględnia: w przypadku umowy o pracę – liczbę dni roboczych w danym miesiącu. w przypadku samozatrudnienia – liczbę godzin faktycznie przepracowanych w ramach działalności gospodarczej (również poza projektami). w przypadku pozostałych form – liczbę godzin faktycznie przepracowanych. Do limitu wliczamy również: nieobecności związane ze zwolnieniami lekarskimi, nieobecności związane z urlopem wypoczynkowym, nieobecności związane z urlopem rodzicielskim i wychowawczym, czas zatrudnienia w trakcie urlopu rodzicielskiego i wychowawczego. Do limitu nie wliczamy nieobecności związanych z urlopem bezpłatnym.

JAK WERYFIKOWAĆ LIMIT 276 GODZIN? Spełnienie warunków w zakresie nieprzekroczenia limitu 276 godzin oraz braku obciążeń zawodowych wykluczających możliwość prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w projekcie należy zweryfikować przed zaangażowaniem osoby do projektu. Przedmiotowej weryfikacji można dokonać posiłkując się pisemnym oświadczeniem złożonym przez osobę mającą być zaangażowaną do projektu. Warunki te powinny być spełnione w całym okresie kwalifikowania wynagrodzenia danej osoby w tym projekcie, przy czym w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w zakresie spełnienia warunku nieprzekroczenia limitu 276 godzin za niekwalifikowalne należy uznać wynagrodzenie personelu projektu (w całości lub w części) w tym projekcie, w ramach którego zaangażowanie personelu projektu spowodowało naruszenie tego warunku. [Rozdział 6.15 pkt 8 Wytycznych]

JAK WERYFIKOWAĆ LIMIT 276 GODZIN? Posiadanie oświadczenia nie zwalnia beneficjenta z obowiązku zweryfikowania na etapie realizacji projektu, że warunki dotyczące obciążenia pracą oraz limitu godzin w każdym miesiącu zostały zachowane. Z drugiej strony, brak oświadczenia nie może stanowić przesłanki dla uznania wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu za niekwalifikowalne, o ile instytucja będąca stroną umowy o dofinansowanie nie zidentyfikowała naruszenia w tym zakresie.

Możliwe są inne niż oświadczenia sposoby weryfikacji spełnienia warunków kwalifikowania personelu. Na przykład baza personelu pozwala beneficjentowi na potwierdzenie, że osoba, którą planuje zaangażować do projektu nie przekroczyła w danym miesiącu limitu 276 godzin. Weryfikacja taka jest możliwa nawet przed zaangażowaniem do projektu. W przypadku przekroczenia limitu 276 godzin pojawia się w bazie personelu komunikat informujący o tym, że limit 276 godzin został przekroczony. Należy mieć na względzie, iż baza personelu nie uwzględnia ani liczby godzin zaangażowania personelu projektu przeznaczonych na zadania administracyjne związane z realizacją projektu rozliczane w kosztach pośrednich ryczałtem, ani liczby godzin zaangażowania zawodowego poza projektami finansowanymi z funduszy strukturalnych i FS.

Jeśli beneficjent ma obawy, że nieefektywna praca jego personelu projektu może wynikać z obciążenia zawodowego personelu poza jego projektem, to może poprosić personel o przedłożenie ewidencji godzin i zadań realizowanych w jego projekcie w danym miesiącu kalendarzowym. Ewidencja może mieć charakter „dziennika zajęć”, z którego będzie wynikać jakie zadania (np. wg klasyfikacji zadań wskazanej we wniosku o dofinansowanie projektu) i w jakich godzinach wykonywała dana osoba każdego dnia. Ewidencja taka pozwoli beneficjentowi na zweryfikowanie zgodności faktycznie zrealizowanych czynności/zadań z postępu rzeczowego projektu z deklarowanym zaangażowaniem personelu w tejże ewidencji. Zobowiązanie personelu projektu do spełniania warunków kwalifikowalności wynagrodzenia w projekcie beneficjent powinien uwzględniać każdorazowo w dokumentach angażujących tę osobę do projektu.

BAZA PERSONELU Beneficjent zobowiązuje się w umowie o dofinansowanie do wprowadzania na bieżąco danych dotyczących personelu do systemu informatycznego SL2014 w zakładce Baza personelu. Baza personelu jest zbiorem danych dotyczących osób zaangażowanych w realizację danego projektu oraz ich zaangażowania. Baza służy beneficjentowi do monitorowania informacji o personelu i ich pracy w projekcie oraz wspiera go w monitorowaniu obowiązującego limitu 276 godzin pokazując, jeśli wprowadzone do systemu dane przez różnych beneficjentów powodują przekroczenie tego limitu. W bazie personelu nie są monitorowane dane dotyczące zaangażowania personelu poza projektami, stąd baza nie może stanowić jedynego narzędzia dla beneficjentów do monitorowania tego limitu. Baza pomaga też instytucjom nadzorującym realizację projektów w monitorowaniu wdrażania tych projektów.

BAZA PERSONELU ZAWIERA NASTĘPUJĄCE DANE: dane dotyczące personelu projektu, w tym: nr PESEL, imię, nazwisko, dane dotyczące formy zaangażowania personelu w ramach projektu: stanowisko, forma zaangażowania w projekcie, data zaangażowania do projektu, okres zaangażowania osoby w projekcie, wymiar etatu lub godzin pracy, dane dotyczące faktycznego czasu pracy w danym miesiącu kalendarzowym (nie jest wymagane wskazywanie informacji na temat poszczególnych czynności wykonywanych w ramach danej umowy), ze szczegółowością wskazującą na rok, miesiąc, dzień i godziny zaangażowania, w przypadku, gdy dokumenty związane z zaangażowaniem nie wskazują na godziny pracy (godziny pracy powinny być wskazywane ze szczegółowością „od (…) do (…)”. Dane nt. personelu projektu wprowadzane są do bazy personelu na bieżąco.

JAK POLICZYĆ WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE W PRZYPADKU PRZEKROCZENIA LIMITU 276 GODZIN? Za niekwalifikowalny należy uznać koszt wynagrodzenia personelu projektu (w całości lub w części) w tym projekcie, w ramach którego zaangażowanie personelu projektu spowodowało przekroczenie limitu 276 godzin miesięcznie zaangażowania zawodowego lub takie obciążenie pracą, które wyklucza możliwość prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie.

STOSUNEK PRACY Umowa o pracę z osobą stanowiącą personel projektu obejmuje wszystkie zadania wykonywane przez tę osobę w ramach projektu lub projektów realizowanych przez beneficjenta, co jest odpowiednio udokumentowane zgodnie z pkt. 2 lit. c (patrz poniżej). Tym samym, nie jest możliwe angażowanie pracownika beneficjenta do realizacji żadnych zadań w ramach tego lub innego projektu na podstawie stosunku cywilnoprawnego, z wyjątkiem umów, w wyniku których następuje wykonanie oznaczonego dzieła.

STOSUNEK PRACY Jeżeli jednak szczególne przepisy dotyczące zatrudniania danej grupy pracowników uniemożliwiają wykonywanie przez nich zadań w ramach projektu na podstawie stosunku pracy (np. ustawa Karta Nauczyciela – w przypadku nauczycieli szkół), instytucja właściwa będąca stroną umowy może wyrazić zgodę na ich zaangażowanie przez beneficjenta na podstawie stosunku cywilnoprawnego w ramach danego projektu z uwzględnieniem warunków określonych w podrozdziale 6.5 Wytycznych „Zamówienia udzielane w ramach projektów”).

Pismo Departamentu EFS Ministerstwa Rozwoju z , DZF-IV MCh.1 W sekcji Stosunek pracy pkt 1 wprowadzono możliwość wyrażenia przez instytucję będącą stroną umowy o dofinasowanie zgody na zaangażowanie przez beneficjenta własnego pracownika do projektu na podstawie stosunku cywilnoprawnego, ale jest to możliwe wyłącznie w przypadku gdy przepisy szczególne dotyczące zatrudniania danej grupy pracowników (np. ustawa Karta Nauczyciela – w przypadku nauczycieli szkół) uniemożliwiają wykonywanie przez nich zadań w ramach projektu na podstawie stosunku pracy i z uwzględnieniem warunków określonych w podrozdziale 6.5. Jest to jednak wyjątek, który powinien mieć umocowanie w przepisach szczególnych dotyczących zatrudniania danej grupy pracowników. Nie należy go rozszerzać na inne przypadki.

STOSUNEK PRACY W przypadku zatrudniania personelu na podstawie stosunku pracy, wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki: pracownik jest zatrudniony lub oddelegowany w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z realizacją projektu (oddelegowanie należy rozumieć jako zmianę obowiązków służbowych pracownika na okres zaangażowania w realizację projektu), okres zatrudnienia lub oddelegowania pracownika jest kwalifikowalny wyłącznie do końcowej daty kwalifikowalności wydatków wyznaczonej w umowie o dofinansowanie; powyższe nie oznacza, że stosunek pracy nie może trwać dłużej niż okres realizacji projektu, zatrudnienie lub oddelegowanie do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu jest odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy o pracę lub zakresem czynności służbowych pracownika lub opisem stanowiska pracy; przez odpowiednie udokumentowanie należy rozumieć m.in. wskazanie w ww. dokumentach zadań, które dana osoba będzie wykonywała w ramach projektu.

STOSUNEK PRACY Jeżeli stosunek pracy pracownika beneficjenta tylko w części obejmuje zadania w ramach projektu (np. na ½ etatu, ¼ etatu w ramach projektu), wydatki związane z wynagrodzeniem w ramach projektu są kwalifikowalne o ile: zadania związane z realizacją projektu zostaną wyraźnie wyodrębnione w umowie o pracę lub zakresie czynności służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy, zakres zadań związanych z realizacją projektu stanowi podstawę do określenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu w stosunku do czasu pracy wynikającego z umowy o pracę tego pracownika, wydatek związany z wynagrodzeniem personelu projektu odpowiada proporcji, o której mowa powyżej, chyba że zakres odpowiedzialności, złożoność lub poziom kompetencji na danym stanowisku uzasadnia różnicę w udziale wydatku do czasu pracy wynikającego ze stosunku pracy.

Wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom faktycznie stosowanym u beneficjenta poza projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i FS na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji. Dotyczy to również pozostałych składników wynagrodzenia personelu, w tym nagród i premii. Przykład: Beneficjent wypłaca pracownikom zaangażowanym w realizację swojej działalności poza projektem wynagrodzenie w wysokości zł – zł, natomiast dla pracowników zaangażowanych w realizację projektu wynagrodzenie jest znacząco wyższe, tj. wynosi zł, przy czym zadania wykonywane w ramach projektu i poza projektem są rodzajowo podobne. Wypłacanie znacznie wyższego wynagrodzenia tylko dlatego, że pracownik jest zaangażowany w realizację projektu finansowanego ze środków zewnętrznych, tj. EFS, jest nieracjonalne i nieefektywne i dlatego nie może zostać uznane za kwalifikowalne w tej wysokości.

CO POWINNA UWZGLĘDNIAĆ UMOWA O PRACĘ? Umowa o pracę powinna uwzględniać wszystkie zadania, w których realizację zaangażowany jest dany pracownik beneficjenta. Oznacza to bezwzględny zakaz zatrudniania własnych pracowników będących personelem tego lub innych projektów beneficjenta do realizacji innych zadań na podstawie umów zlecenia. Jeżeli beneficjent chce zaangażować dotychczasowego pracownika będącego personelem projektu do realizacji innych zadań w ramach projektu należy: zmienić mu zakres obowiązków w ramach stosunku pracy, przy czym dopuszcza się także przyznanie dodatku, w szczególności jeżeli dodatkowe zadania nie mają charakteru stałego; możliwe jest również zawarcie umowy o dzieło ze swoim pracownikiem - gdy charakter zadań uzasadnia zawarcie umowy o dzieło i forma ta zostanie zatwierdzona we wniosku o dofinansowanie [pkt 1 sekcji Wytycznych].

Przykład: W budżecie projektu zaplanowano wydatki m.in. na zatrudnienie szkoleniowca oraz mentora. Na początku realizacji projektu beneficjent zatrudnił szkoleniowca na podstawie umowy o pracę. Następnie zdecydował, że szkoleniowiec będzie również wspierać uczestników projektu świadcząc dla nich usługę mentorską. W związku z powyższym nie było możliwe zaangażowanie go na podstawie umowy zlecenia. Beneficjent dokonał zmiany zakresu obowiązków szkoleniowca wskazanego w umowie o pracę lub zakresie czynności służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy dodając czynności związane z mentoringiem. W zależności od uzgodnień dwustronnych, zwiększenie zakresu obowiązków tej osoby może pociągać za sobą podniesienie wynagrodzenia.

CZY MOŻLIWE JEST ZAWARCIE KILKU UMÓW O PRACĘ Z TYM SAMYM BENEFICJENTEM, JEŚLI JEST TO ZGODNE Z KODEKSEM PRACY? Nie, ponieważ zgodnie z Wytycznymi jedna umowa o pracę z personelem projektu powinna obejmować wszystkie zadania wykonywane przez tę osobę w ramach projektu lub projektów realizowanych przez beneficjenta. Umowa o pracę (lub zakres czynności służbowych pracownika lub opis stanowiska pracy) dokumentuje zakres wszystkich zadań, jakie dana osoba będzie wykonywała w ramach projektu. Oznacza to, że zadania i obowiązki przypisane danej osobie będącej personelem w przynajmniej jednym projekcie realizowanym przez danego beneficjenta powinny być objęte jednym stosunkiem pracy, tj. jedną umową o pracę [pkt 1 sekcji Wytycznych].

CZY BENEFICJENT MOŻE PODPISAĆ ZE SWOIM PRACOWNIKIEM UMOWĘ ZLECENIA W RAMACH PROJEKTU? Nie, ponieważ umowa o pracę z osobą stanowiącą personel projektu musi obejmować wszystkie zadania wykonywane przez tę osobę w ramach projektu lub projektów realizowanych przez beneficjenta. Nie jest dopuszczalne zatrudnianie na umowę zlecenia do projektu przez beneficjenta danej osoby, która jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Wszystkie zadania pracownika powinny zostać uregulowane w ramach stosunku pracy. Jeżeli beneficjent chce zaangażować dotychczasowego pracownika będącego personelem projektu do realizacji innych zadań w ramach projektu, należy zmienić mu zakres obowiązków w ramach stosunku pracy i oddelegować go do projektu. Jedynym wyjątkiem jest umowa o dzieło, która może zostać zawarta z własnym pracownikiem, o ile charakter zadania projektowego uzasadnia jej zawarcie, a ponadto ta forma zaangażowania (umowa o dzieło) musi wynikać z wniosku o dofinansowanie projektu, co oznacza, że angażowanie personelu projektu na podstawie umowy o dzieło musi zostać przewidziane przez beneficjenta na etapie wnioskowania o dofinansowanie projektu.

STOSUNEK PRACY Wydatkami kwalifikowalnymi w przypadku wynagrodzenia personelu mogą być również nagrody (z wyłączeniem nagrody jubileuszowej) lub premie, o ile spełnione są łącznie następujące warunki: nagrody lub premie zostały przewidziane w regulaminie pracy lub w regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy, nagrody lub premie zostały wprowadzone w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, nagrody lub premie potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady ich przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta, nagrody lub premie przyznawane są w związku z realizacją zadań w ramach projektu na podstawie stosunku pracy.

STOSUNEK PRACY W przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych danej osoby, wydatkami kwalifikowalnymi związanymi z wynagrodzeniem personelu mogą być również dodatki do wynagrodzeń, o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przy czym dodatek może być przyznany zarówno jako wyłączne wynagrodzenie za pracę w projekcie albo jako uzupełnienie wynagrodzenia personelu projektu rozliczanego w ramach projektu.

STOSUNEK PRACY Dodatek może być kwalifikowalny, o ile spełnione zostaną łącznie następujące warunki: możliwość przyznania dodatku wynika bezpośrednio z prawa pracy dodatek został przewidziany w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy dodatek został wprowadzony w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, przy czym nie dotyczy to przypadku, gdy możliwość przyznania dodatku wynika z aktów prawa powszechnie obowiązującego, dodatek potencjalnie obejmuje wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady jego przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta

dodatek jest kwalifikowalny wyłącznie w okresie zaangażowania danej osoby w projekt wysokość dodatku uzależniona jest odo zakresu dodatkowych obowiązków*, przy czym w przypadku wykonywania zadań w kilku projektach u tego samego beneficjenta personelowi projektu przyznawany jest wyłącznie jeden dodatek rozliczany proporcjonalnie do zaangażowania pracownika w dany projekt. Przez „zakres dodatkowych obowiązków” należy rozumieć zarówno nowe obowiązki służbowe, nie wynikające z dotychczasowego zakresu zadań, jak i zwiększenie zaangażowania w ramach dotychczasowych obowiązków służbowych pracownika.

STOSUNEK PRACY Co do zasady, dodatki są kwalifikowalne do wysokości 40% wynagrodzenia podstawowego (czyli wynagrodzenia zgodnie z regulaminem wynagrodzeń danej instytucji) wraz ze składnikami (składki na ubezpieczenie, FP i FGŚS oraz na Pracowniczy Program Emerytalny), z zastrzeżeniem, że przekroczenie tego limitu może wynikać wyłącznie z aktów prawa powszechnie obowiązującego.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne personelu projektu jest kwalifikowalne wyłącznie, jeżeli wynika z przepisów prawa pracy (w rozumieniu zgodnym z art. 9 § 1 Kodeksu pracy, innych ustaw i aktów wykonawczych regulujących prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, układów zbiorowych pracy, innych opartych na ustawie porozumieniach zbiorowych, regulaminach i statutach określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy) i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie zasadnicze będące podstawą jego naliczenia jest rozliczane w ramach projektu.

CZY DOPUSZCZALNE JEST KWALIFIKOWANIE NAGRODY JAKO PODSTAWY WYNAGRODZENIA PERSONELU MERYTORYCZNEGO PROJEKTU OSÓB, KTÓRE SĄ ZATRUDNIONE NA UMOWĘ O PRACĘ POZA PROJEKTEM? Nie, w pkt 4 lit. d sekcji Wytycznych zostało doprecyzowane, iż wydatkami kwalifikowalnymi w przypadku wynagrodzenia personelu mogą być nagrody, o ile są one przyznane w związku z zaangażowaniem do realizacji zadań w ramach projektu na podstawie stosunku pracy. Jeżeli w ramach projektu personel świadczy pracę na rzecz jego realizacji na podstawie stosunku pracy i beneficjent rozlicza koszt jego zaangażowania czy oddelegowania w całości lub w części etatu, to osobie tej może zostać przyznana premia czy nagroda (wymiar etatu nie ma tutaj znaczenia).

KOSZTY ZWIĄZANE Z WYPOSAŻENIEM STANOWISKA PRACY PERSONELU PROJEKTU Są kwalifikowalne w pełnej wysokości wyłącznie w przypadku personelu projektu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu. W przypadku personelu projektu zaangażowanego na podstawie stosunku pracy w wymiarze poniżej ½ etatu lub na podstawie innych form zaangażowania, koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są niekwalifikowalne. W ramach projektu mogą być kwalifikowalne koszty delegacji służbowych oraz koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych personelu projektu, pod warunkiem, że jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu oraz koszty te zostały uwzględnione w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu.

CZY DLA PRACOWNIKÓW, KTÓRZY W RAMACH PROJEKTU OTRZYMUJĄ WYŁĄCZNIE DODATKI ZA REALIZACJĘ ZADAŃ W PROJEKCIE MOŻE ZOSTAĆ DOPOSAŻONE/WYPOSAŻONE STANOWISKO PRACY (zakupiony sprzęt komputerowy, biurko, krzesło, itp.)? Nie, wyposażenie stanowiska pracy jest kwalifikowalne wyłącznie w przypadku personelu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej pół etatu. W przypadku pracowników, których podstawowe wynagrodzenie (za pracę na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy) jest wypłacane poza projektem, a którzy w ramach projektu realizują zadania, za które otrzymują dodatkowe środki w postaci dodatków i są to wydatki kwalifikowalne, nie ma możliwości kwalifikowania kosztów wyposażenia ich stanowiska pracy w ogóle. Oznacza to że żadne koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy nie będą mogły zostać uznane za kwalifikowalne.

CZY DLA OSOBY WSPÓŁPRACUJĄCEJ Z BENEFICJENTEM BĘDĄCYM OSOBĄ SAMOZATRUDNIONĄ MOŻE ZOSTAĆ DOPOSAŻONE/WYPOSAŻONE STANOWISKO PRACY (zakupiony sprzęt komputerowy, biurko, krzesło, itp.)? Nie, nie są kwalifikowalne w żadnym przypadku koszty wyposażenia stanowiska pracy personelu zatrudnionego w innej formie niż na podstawie stosunku pracy (w szczególności osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia czy umowy o dzieło, czy osób samozatrudnionych). Nie ma uzasadnienia dla ujęcia we wniosku o dofinansowanie kosztu wyposażenia stanowiska pracy osób współpracujących z beneficjentem.

CZY ZASTĘPSTWO PERSONELU MERYTORYCZNEGO JEST KWALIFIKOWALNE? Tak, w przypadku gdy personel projektu nie będzie mógł wykonywać swoich zadań w związku z dłuższą nieobecnością, np. zwolnieniem lekarskim lub urlopem macierzyńskim, beneficjent powinien zapewnić ciągłość realizacji zadań tego personelu. Nie powinno to jednak prowadzić do podwójnego finansowania tych samych zadań poprzez rozliczenie wynagrodzenia zarówno jednej (zastępowanej), jak i drugiej (zastępującej) osoby, o ile beneficjent w ogóle ponosi wydatki związane z wynagrodzeniem osoby przebywającej na urlopie rodzicielskim, urlopie bezpłatnym czy zwolnieniu lekarskim. Za kwalifikowalne należy uznać wynagrodzenie osoby, która w danym okresie czasu wykonuje zadania i obowiązki w projekcie, zatem – wynagrodzenie osoby zastępującej. W przypadku zastępstw należy jednak najpierw sprawdzić, czy nie ma możliwości rozwiązania problemu absencji pracownika innymi, oszczędniejszymi metodami, np. zastępując pracownika innymi członkami zespołu projektowego, zwłaszcza jeżeli nieobecność nie jest długotrwała.

CZY OSOBA BĘDĄCA WSPÓLNIKIEM SPÓŁKI CYWILNEJ BĘDĄCEJ BENEFICJENTEM MOŻE BYĆ ANGAŻOWANA W ROLI PERSONELU MERYTORYCZNEGO? Tak, o ile tak wynika z wniosku o dofinansowanie. Wspólnik spółki cywilnej jest wtedy osobą samozatrudnioną w rozumieniu Wytycznych (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która jednocześnie jest beneficjentem). Zatem, koszt zaangażowania wspólnika spółki cywilnej jest rozliczany w ramach projektu na podstawie noty obciążeniowej wystawionej na kwotę wynikającą ze szczegółowego budżetu projektu (pkt 2 sekcji Wytycznych).

SAMOZATRUDNIENIE Kwalifikowalne jest wynagrodzenie osoby samozatrudnionej, tj. osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, wykonującej osobiście zadania w ramach projektu, którego jest beneficjentem, pod warunkiem wyraźnego wskazania takiej formy zaangażowania oraz określenia zakresu obowiązków tej osoby w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Wysokość wynagrodzenia osoby samozatrudnionej wynika z wniosku o dofinansowanie. Poniesienie wydatku na wynagrodzenie jest dokumentowane dokumentem księgowym, np. notą obciążeniową oraz protokołem.

JAK POLICZYĆ WYSOKOŚĆ WYNAGRODZENIA OSOBY SAMOZATRUDNIONEJ? Wydatki poniesione na wynagrodzenie osoby samozatrudnionej są kwalifikowalne, z zastrzeżeniem spełnienia ogólnych warunków angażowania personelu projektu określonych w podrozdziale 6.2 Wytycznych, a także tych szczegółowych przewidzianych w podrozdziale 6.15 Wytycznych. Należy w szczególności pamiętać, że: wysokość wynagrodzenia personelu samozatrudnionego musi wynikać z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu, gdzie w szczegółowym budżecie projektu wskazane jest wynagrodzenie miesięczne lub w inny sposób określona stawka dla osoby samozatrudnionej; beneficjent powinien mieć zatem świadomość, że kwota jednostkowa wskazana we wniosku o dofinansowanie w przypadku samozatrudnienia będzie tą kwotą, która będzie podlegała rozliczeniu we wnioskach o płatność [pkt 1 sekcja Wytycznych]; koszt wynagrodzenia personelu samozatrudnionego musi być racjonalny (nie może przekraczać kosztu rynkowego usługi) [pkt 3 lit. g podrozdział Wytycznych].

JAK ROZLICZYĆ WYNAGRODZENIE OSOBY SAMOZATRUDNIONEJ? Wewnętrzną notą obciążeniową na kwotę wynikającą ze szczegółowego budżetu projektu (należy ująć w zestawieniu wydatków we wniosku o płatność) oraz protokołem w bazie personelu (pkt 3 sekcja Wytycznych).

Umowy cywilnoprawne „Osoby angażowane do realizacji zadań w projekcie na podstawie stosunku cywilnoprawnego, od dnia wejścia w życie zmienionych Wytycznych, nie będą traktowane jako personel projektu, a będą wykonawcami usługi zlecanej przez beneficjenta”.

Wkład własny

Wkład własny Wkład własny beneficjenta jest wykazywany we wniosku o dofinansowanie, przy czym to beneficjent określa formę wniesienia wkładu własnego. IZ nie może wymagać wniesienia wkładu własnego w określonej formie, chyba że przepisy powszechnie obowiązujące lub wytyczne horyzontalne stanowią inaczej. Wkład własny beneficjenta jest wnoszony do projektu: w formie pieniężnej, w formie niepieniężnej.

Wkład własny niepieniężny
Zgodnie z treścią podrozdziału 6.10 pkt 1 Wytycznych wkład niepieniężny to stanowiący część lub całość wkładu własnego wydatek kwalifikowalny, wniesiony na rzecz projektu, nieprzekazany beneficjentowi w formie dofinansowania. Wkład niepieniężny polega na wniesieniu do projektu określonych składników majątku przez Beneficjenta lub z majątku innych podmiotów, jeżeli możliwość taka wynika z przepisów prawa oraz zostanie to ujęte w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, w szczególności urządzeń lub materiałów, badań lub świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy. Oznacza to, że wkład własny niepieniężny powinien być co do zasady w posiadaniu beneficjenta przed okresem realizacji projektu (wyjątkiem jest wkład w postaci świadczeń wolontariuszy).

Wkład własny niepieniężny
Wkład niepieniężny wniesiony na rzecz projektu przez Beneficjenta w postaci dóbr lub usług stanowi wydatek kwalifikowalny przy założeniu, że jego wartość może zostać w niezależny sposób potwierdzona dokumentami uzupełniającymi o wartości dowodowej równoważnej fakturom. Wyceny wartości majątku można dokonać przy wykorzystaniu wyników różnego rodzaju ekspertyz, w tym operatów rzeczoznawców majątkowych i protokołów specjalnych komisji oraz za pomocą innych materiałów, np. wykazów cen rynkowych uzyskiwanych z różnych źródeł lub rynków. W przypadku wniesienia wkładu niepieniężnego do projektu, dofinansowanie w projekcie ze środków publicznych nie może przekroczyć wartości całkowitych wydatków kwalifikowalnych pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego.

Wkład własny Wkład własny niepieniężny należy odróżnić od amortyzacji oraz wkładu własnego pieniężnego, który stanowi opłacenie przez beneficjenta ze środków własnych wydatków kwalifikowalnych w projekcie, np.: w postaci zapłaty za wynagrodzenie personelu projektu, za wynajem sali lub utrzymanie powierzchni biurowych. UWAGA! Wynajem sali szkoleniowej lub koszt oddelegowania trenera zatrudnionego u beneficjenta na umowę o pracę nie jest wkładem własnym niepieniężnym.

Wkład własny CZY WYKAZYWAĆ WKŁAD WŁASNY NIEPIENIĘŻNY W KOSZTACH POŚREDNICH? Nie. Beneficjenci mają możliwość wnoszenia wkładu własnego również w ramach kosztów pośrednich. Nie mają jednak obowiązku określania jego formy we wniosku o dofinansowanie, gdyż co do zasady nie ma to znaczenia dla realizacji i rozliczania projektu. We wniosku o dofinansowanie projektu beneficjent powinien tylko wyraźnie wskazać wysokość wnoszonego do projektu wkładu własnego w ramach kosztów pośrednich. W ramach kosztów pośrednich nie podlegają bowiem weryfikacji i monitorowaniu żadne dokumenty księgowe. Tym samym, wkład wnoszony w ramach kosztów pośrednich traktowany jest jako pieniężny. Nie ma więc możliwości wykazywania i rozliczania wkładu rzeczowego (niepieniężnego) w takim przypadku.

Wkład własny Beneficjent, wnosząc wkład własny pieniężny w ramach kosztów pośrednich, na pokrycie wszelkich pozostałych wydatków w kosztach pośrednich w ramach dofinansowania dostanie odpowiednio pomniejszoną stawkę kosztów pośrednich.

Wkład własny JAK SZACOWAĆ WYSOKOŚĆ WKŁADU WŁASNEGO NIEPIENIĘŻNEGO?
Co do wyceny wkładu własnego należy zwrócić uwagę po pierwsze na zapisy podrozdziału 6.10 Wytycznych „Wkład niepieniężny”, a po drugie podrozdziału „Ocena kwalifikowalności wydatku”. Każdy wydatek w projekcie, bez względu na to czy dotyczy dofinansowania czy wkładu własnego, musi być bowiem racjonalny, efektywny i bezpośrednio związany z celami projektu. W praktyce oznacza to, że beneficjent we wniosku o dofinansowanie powinien rozważyć, co dokładnie wnosi jako wkład własny uwzględniając cele i potrzeby projektu, co podlega ocenie w trakcie weryfikacji wniosku o dofinansowanie.

Wkład własny Jednym z warunków kwalifikowalności wkładu własnego jest to, iż jego wysokość nie przekracza stawek rynkowych. Każdorazowo w przypadku określania wysokości wnoszonego wkładu własnego należy zweryfikować, czy odpowiada ona stawkom stosowanym powszechnie na danym obszarze, w szczególności, czy jest zgodna z cennikiem, który stosuje beneficjent w działalności pozaprojektowej.

Wkład własny Beneficjenci planujący wnieść wkład własny do projektu związany z wykorzystaniem środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych powinni zwrócić uwagę na różny sposób wnoszenia wkładu własnego do projektu, w zależności od rodzaju środka trwałego (podrozdział Wytycznych): środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu (np. wyposażenie lub wniesienie do projektu nieruchomości lub jej części), środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik na szkolenia, udostępnienie sal szkoleniowych). Tylko bowiem ŚT opisane w lit. a) mogą być wniesione do projektu w całości na podstawie operatu szacunkowego, stanowiącego wycenę wkładu własnego niepieniężnego.

Wkład własny CZY WNIESIENIE ŚRODKA TRWAŁEGO DO PROJEKTU TO ZAWSZE WKŁAD WŁASNY NIEPIENIĘŻNY? Nie. Forma wniesienia wkładu własnego różni się w zależności od rodzaju środków trwałych i składników majątku beneficjenta: Środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu (np. wyposażenie lub, wniesienie do projektu nieruchomości lub jej części, gdyby takie typy projektów określono w PO) będące w posiadaniu beneficjenta mogą być wniesione do projektu w całości na podstawie operatu szacunkowego, stanowiącego wycenę wkładu własnego niepieniężnego.

Wkład własny Wniesiona jako wkład własny niepieniężny może być:
wartość nieruchomości lub jej część na potrzeby, np.: funkcjonowania dziennych domów opieki medycznej lub wartość środków trwałych w ramach wyposażenia, np.: centrów symulacji medycznej. W przypadku pozostałych środków trwałych są one kwalifikowalne zgodnie z zapisami podrozdziału 6.10 Wytycznych. UWAGA! Ten przypadek co do zasady nie dotyczy projektów PO WER. Poza kilkoma wyjątkami, w projektach PO WER środki trwałe nie są bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu.

Wkład własny Środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik na szkolenia, udostępnienie sal szkoleniowych) będące w posiadaniu beneficjenta W przypadku tych środków trwałych wkład własny może być wniesiony jako: odpisy amortyzacyjne dokonane w okresie realizacji projektu, proporcjonalnie do wykorzystania nieruchomości w celu realizacji projektu lub jeżeli nieruchomość została już całkowicie zamortyzowana, wkład niepieniężny do wysokości odpisów amortyzacyjnych za okres realizacji projektu wyliczonych na podstawie ostatniej stawki amortyzacyjnej proporcjonalnie do wykorzystania nieruchomości w celu realizacji projektu, wkład niepieniężny do wysokości kosztu wynajmu wynikającego ze stawek rynkowych, w szczególności zgodnego ze stawkami obowiązującymi u beneficjenta, proporcjonalnie do wykorzystania nieruchomości w celu realizacji projektu.

Wkład własny Dodatkowo w obu przypadkach kwalifikowalny może być dodatkowo wkład pieniężny jako koszt utrzymania środka trwałego, np.: nieruchomości lub jej części, wyłącznie w przypadku jeśli nie stanowi to podwójnego finansowania tego samego wydatku, np.: jeśli koszt utrzymania nieruchomości nie był uwzględniony w kwocie jej wynajmu. Oznacza to, że nawet w przypadku posiadania lub dysponowania przez beneficjenta środkami trwałymi, które chce wykorzystać w projekcie, nie zawsze będzie wnosić wkład rzeczowy niepieniężny. Wkład własny niepieniężny należy odróżnić bowiem od amortyzacji, czy wkładu własnego pieniężnego, który stanowi opłacenie przez beneficjenta ze środków własnych wydatków kwalifikowalnych w projekcie, np.: w postaci zapłaty za wynajem sali.

Wkład własny JAK WNOSIĆ WKŁAD WŁASNY NIEPIENIĘŻNY W POSTACI NIEODPŁATNEJ PRACY WOLONTARIUSZY? W przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy należy zdefiniować rodzaj wykonywanej przez wolontariusza nieodpłatnej pracy i ocenić, czy jest ona celowa i zasadna z punktu widzenia projektu. W projekcie może być bowiem rozliczany wkład własny w postaci pracy wolontariuszy, ale tylko tam gdzie ta praca jest faktycznie niezbędna do osiągnięcia celów projektu. Jeśli beneficjent w ramach projektu planuje przeprowadzić cykl szkoleń, np godzin lekcyjnych i do wykonania tego działania planuje zaangażować 1 trenera na umowę zlecenie na czas 100 godzin lekcyjnych, a dodatkowo wolontariusza na kolejne 10 godzin, to – przy założeniu, że szkolenia prowadzone są przez jednego trenera – angażowanie wolontariusza jest zbędne i nie powinno być wykazywane w budżecie projektu. W tym przykładzie możliwe jest jednak zaangażowanie dwóch trenerów: na umowę zlecenie na 60 godzin lekcyjnych, a drugiego jako wolontariusza na kolejne 40 godzin lekcyjnych.

Wkład własny Należy zwrócić szczególną uwagę na zakres zadań, jakie pełni w projekcie osoba wykonująca swoją pracę nieodpłatnie, od tego bowiem zależy, w ramach jakich kosztów powinien być ujęty dany wydatek. Wolontariusz wykonujący zadania związane z zarządzaniem projektem (w szczególności określone w podrozdziale 8.4 Wytycznych) = Koszty pośrednie Wolontariusz wykonujący zadania merytoryczne = Koszty bezpośrednie

Wkład własny Wycena pracy wolontariusza = wycena wkładu niepieniężnego: powinna uwzględniać wszystkie koszty, które zostałyby poniesione w przypadku jej odpłatnego wykonywania przez podmiot działający na zasadach rynkowych, określona jest z uwzględnieniem ilości czasu poświęconego na jej wykonanie, określona z uwzględnieniem średniej wysokości wynagrodzenia za dany rodzaj pracy obowiązującej u danego pracodawcy lub w danym regionie (wyliczonej np. w oparciu o dane GUS), lub płacy minimalnej określonej na podstawie obowiązujących przepisów. UWAGA! Wycena wykonywanego świadczenia przez wolontariusza może być przedmiotem kontroli i oceny. Jeśli jednak beneficjent zdecyduje się na wycenę pracy wolontariusza na podstawie płacy minimalnej określonej na podstawie obowiązujących przepisów, nie ma obowiązku określania i dokumentowania wysokości stawki poprzez dane dotyczące stosowanych stawek u danego pracodawcy lub w danym regionie (np. w oparciu o dane GUS).

Wkład własny PRZYKŁAD 1 Wycena wkładu własnego w postaci nieodpłatnej pracy wolontariusza - trenera za przeprowadzenie warsztatów aktywizacji zawodowej Wynagrodzenie minimalne za rok ,00 zł brutto za miesiąc zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 11 września 2015 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2016 r. Miesięczny koszt pracy brutto przy założeniu, że pracownik zatrudniony jest w ramach całego etatu – 1 850,00 zł brutto Średnia liczba dni roboczych w miesiącu – 20 Średnia liczba godzin pracy w miesiącu - 160 Średni koszt pracy trenera za jedną godzinę zegarową – 11,56 zł (1 850,00 zł/160 godzin)

Wkład własny PRZYKŁAD 2 Wycena wkładu własnego w postaci nieodpłatnej pracy wolontariusza - trenera za przeprowadzenie zajęć z grafiki komputerowej Mediana wynagrodzeń w Warszawie w 2015 roku na stanowisku grafika komputerowego – ,00 zł brutto za miesiąc. UWAGA! Wycena wykonywanego świadczenia przez wolontariusza może być przedmiotem kontroli i oceny. Jeśli jednak beneficjent zdecyduje się na wycenę pracy wolontariusza na podstawie płacy minimalnej określonej na podstawie obowiązujących przepisów, nie ma obowiązku określania i dokumentowania wysokości stawki poprzez dane dotyczące stosowanych stawek u danego pracodawcy lub w danym regionie (np. w oparciu o dane GUS). Miesięczny koszt pracy brutto przy założeniu, że pracownik zatrudniony jest w ramach jednego etatu– 4 200,00 brutto Średnia liczba dni roboczych w miesiącu – 20 Średnia liczba godzin pracy w miesiącu - 160 Średni koszt pracy trenera za jedną godzinę zegarową – 26,25 zł (4 200,00 zł/160 godzin)

Wkład własny Dodatkowo, przy wnoszeniu wkładu własnego w postaci nieodpłatnej pracy wolontariusza należy wziąć pod uwagę przepisy ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w tym art. 46, zgodnie z którym wolontariuszowi z mocy ustawy przysługuje: ubezpieczenie z tytułu wypadku przy wykonywaniu świadczeń, pod warunkiem, że wykonuje on świadczenia na podstawie porozumienia zawartego na czas określony dłuższy niż 30 dni; ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków, dla wolontariuszy, z których świadczeń korzysta przez okres nie dłuższy niż 30 dni lub przez czas nieokreślony; ponadto beneficjent może fakultatywnie zgłosić wolontariusza do ubezpieczenia zdrowotnego na zasadach przewidzianych w przepisach o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym, jeśli dany wolontariusz nie podlega mu z innego tytułu i zgłosi taką potrzebę. W przypadku ponoszenia przez beneficjenta w projekcie ww. kosztów związanych z zaangażowaniem wolontariusza do projektu będą one stanowiły wkład własny pieniężny.

Wkład własny Nie każdy beneficjent może rozliczyć w projekcie pracę wolontariuszy. Dla przykładu przedsiębiorstwo nie może korzystać ze świadczeń wolontariuszy, a tym bardziej rozliczać ich w projekcie w ramach wkładu niepieniężnego. Jak każdy inny wydatek w projekcie, również wkład własny powinien być właściwe udokumentowany. W przypadku wnoszenia go w postaci świadczeń wolontariuszy dokumenty umożliwiające weryfikację wyceny wkładu oraz wykonanie świadczenia to np.: porozumienie z wolontariuszem wskazujące rodzaj wykonywanej nieodpłatnie pracy, dokumenty dotyczące wyceny, np. wydruki ze stron internetowych z kalkulacją cen rynkowych, jeśli dotyczy ewidencja czasu pracy, produkty wykonywanych zadań i inne.

Reguła proporcjonalności

Właściwa instytucja będąca stroną umowy zobowiązuje beneficjenta w umowie o dofinansowanie projektu do jego realizacji w zakresie określonym i zatwierdzonym we wniosku o dofinansowanie, z uwzględnieniem konieczności zachowania trwałości projektu. W odniesieniu do projektów współfinansowanych z EFS na potrzeby rozliczania osiągniętych efektów Wytyczne definiują regułę proporcjonalności. Zgodnie z zapisami Wytycznych, na etapie końcowego wniosku o płatność projekt rozliczany jest pod względem finansowy proporcjonalnie do stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu.

Zgodnie z regułą proporcjonalności w przypadku nieosiągnięcia założeń merytorycznych projektu - właściwa instytucja będąca stroną umowy może uznać wszystkie lub odpowiednią część wydatków dotychczas rozliczonych w ramach projektu za niekwalifikowalne. Wysokość wydatków niekwalifikowalnych uzależniona jest od stopnia niezrealizowania celu projektu. Wydatki niekwalifikowalne z tytułu reguły proporcjonalności obejmują wydatki związane z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie zostały osiągnięte oraz proporcjonalnie koszty pośrednie. Zasadność rozliczenia projektu w oparciu o regułę proporcjonalności oceniana jest przez właściwą instytucję według stanu na zakończenie realizacji projektu na etapie weryfikacji końcowego wniosku o płatność.

CO JEST PODSTAWĄ DO ROZLICZENIA FINANSOWEGO PROJEKTU WEDŁUG REGUŁY PROPORCJONALNOŚCI? Podstawą do zastosowania w projekcie reguły proporcjonalności jest niezrealizowanie w pełni założeń merytorycznych wynikających z ostatniej zatwierdzonej wersji wniosku o dofinansowanie.

CO TO SĄ ZAŁOŻENIA MERYTORYCZNE? Założenie merytoryczne, do spełnienia których odwołuje się reguła proporcjonalności rozumiane są szeroko. Są to: oczekiwania względem projektu wynikające z kryteriów ustanowionych w konkursie, których spełnienie warunkowało lub zwiększało szansę uzyskania dofinansowania rozliczanego projektu oraz harmonogram jego realizacji. Założenia projektowe wynikają wprost z celu projektu, którego spełnienie warunkuje powodzenie projektu, w tym uzasadnia przyznanie otrzymanego dofinansowania. Pomiaru celu projektu, jak również weryfikacji spełnienia przez projekt deklarowanych kryteriów dokonuje się za pośrednictwem wyznaczonych wskaźników pomiaru. Kwantyfikują one przyjęte w projekcie założenia merytoryczne. W każdym wniosku o dofinansowanie w pkt beneficjenci zobowiązani są do zdefiniowania odpowiednich wskaźników obrazujących rezultaty projektu odpowiadające za zrealizowanie koncepcji merytorycznej projektu.

Przykładowe wskaźniki realizacji celu (PO WER)
Wskaźnik realizacji celu Jednostka pomiaru Wartość bazowa wskaźnika Wartość docelowa wskaźnika K M O Cel szczegółowy PO WER: Zwiększenie możliwości zatrudnienia osób młodych do 29 r. ż. bez pracy, w tym w szczególności osób, które nie uczestniczą w kształceniu i szkoleniu (tzw. młodzież NEET) Nr Wskaźniki rezultatu 1 Liczba osób poniżej 30 lat, które uzyskały kwalifikacje po opuszczeniu programu osoby 60 40 100 Źródło danych do pomiaru wskaźnika Deklaracje udziału w projekcie, listy obecności na zajęciach, raport z egzaminów. Sposób pomiaru wskaźnika Pomiar comiesięczny. Pomiar wstępny – na początku realizacji (analiza poziomu kompetencji). Pomiar raz na m-c – monitoring dotychczas podpisanych deklaracji udziału, list obecności, raportów prowadzących zajęcia, monitoring wyników egzaminów i uzyskanych certyfikatów. Pomiar na koniec realizacji – porównanie z pomiarem wstępnym. 2 Efektywność zatrudnieniowa uczestników projektu (ogółem) % 43% Na podstawie przedstawionych przez uczestników umów o pracę lub umów cywilno-prawnych – w zależności od rodzaju zawartej umowy. Pomiar będzie dokonywany wśród uczestników, którzy podjęli zatrudnienie na okres minimum 3 m-cy oraz uczestników, którzy podjęli prowadzenie działalności gospodarczej w okresie do 3 miesięcy po zakończeniu udziału w projekcie (zgodnie z metodologią mierzenia efektywności zatrudnieniowej). Uczestnicy zostaną zobowiązani do dostarczenia do biura projektu kopii umów lub wypisu z rejestru i dowodu opłacenia składek ZUS (w przypadku założenia działalności gospodarczej) 3 Efektywność zatrudnieniowa uczestników projektu w odniesieniu do osób o niskich kwalifikacjach 36% Pomiar będzie dokonywany wśród uczestników, którzy podjęli zatrudnienie na okres minimum 3 m-cy oraz uczestników, którzy podjęli prowadzenie działalności gospodarczej w okresie do 3 miesięcy po zakończeniu udziału w projekcie (zgodnie z metodologią mierzenia efektywności zatrudnieniowej).

Wskaźnik realizacji celu Jednostka pomiaru Wartość bazowa wskaźnika Wartość docelowa wskaźnika K M O Cel szczegółowy PO WER: Zwiększenie możliwości zatrudnienia osób młodych do 29 r. ż. bez pracy, w tym w szczególności osób, które nie uczestniczą w kształceniu i szkoleniu (tzw. młodzież NEET) Nr Wskaźniki rezultatu 4 Efektywność zatrudnieniowa uczestników projektu w odniesieniu do osób niepełnosprawnych % 17% Źródło danych do pomiaru wskaźnika Na podstawie przedstawionych przez uczestników umów o pracę lub umów cywilno-prawnych – w zależności od rodzaju zawartej umowy. Sposób pomiaru wskaźnika Pomiar będzie dokonywany wśród uczestników, którzy podjęli zatrudnienie na okres minimum 3 m-cy oraz uczestników, którzy podjęli prowadzenie działalności gospodarczej w okresie do 3 miesięcy po zakończeniu udziału w projekcie (zgodnie z metodologią mierzenia efektywności zatrudnieniowej). 5 Efektywność zatrudnieniowa uczestników projektu w odniesieniu do osób długotrwale bezrobotnych 35% Pomiar będzie dokonywany wśród uczestników, którzy podjęli zatrudnienie na okres minimum 3 m-cy oraz uczestników, którzy podjęli prowadzenie działalności gospodarczej w okresie do 3 miesięcy po zakończeniu udziału w projekcie (zgodnie z metodologią mierzenia efektywności zatrudnieniowej).

Wskaźnik realizacji celu Jednostka pomiaru Wartość bazowa wskaźnika Wartość docelowa wskaźnika K M O Cel szczegółowy PO WER: Zwiększenie możliwości zatrudnienia osób młodych do 29 r. ż. bez pracy, w tym w szczególności osób, które nie uczestniczą w kształceniu i szkoleniu (tzw. młodzież NEET) Nr Wskaźniki produktu 6 Liczba osób bezrobotnych (łącznie z długotrwale bezrobotnymi) objętych wsparciem w programie osoby 12 8 20 Źródło danych do pomiaru wskaźnika Deklaracje udziału w projekcie, listy obecności, raporty prowadzących z działań merytorycznych, urzędowe zaświadczenia z PUP dotyczące bezrobocia i oświadczenia dotyczące statusu na rynku pracy. Sposób pomiaru wskaźnika Pomiar dokonany z chwilą rozpoczęcia udziału osoby w projekcie. 7 Liczba osób długotrwale bezrobotnych objętych wsparciem w programie 4 1 5 Deklaracje udziału w projekcie, listy obecności, raporty prowadzących z działań merytorycznych, urzędowe zaświadczenia z PUP dotyczące bezrobocia. Liczba osób należących do kategorii NEET objętych wsparciem projektu 60 40 100 Deklaracje udziału w projekcie, oświadczenia potwierdzające przynależność do kategorii NEET, raporty, listy obecności.

Wskaźnik realizacji celu Jednostka pomiaru Wartość bazowa wskaźnika Wartość docelowa wskaźnika K M O Cel szczegółowy PO WER: Zwiększenie możliwości zatrudnienia osób młodych do 29 r. ż. bez pracy, w tym w szczególności osób, które nie uczestniczą w kształceniu i szkoleniu (tzw. młodzież NEET) Nr Wskaźniki produktu 9 Liczba osób należących do kategorii NEET w wieku lata, objętych wsparciem w projekcie osoby 54 36 90 Źródło danych do pomiaru wskaźnika Urzędowe zaświadczenia w przypadku osób zarejestrowanych jako bezrobotne, deklaracje udziału w projekcie, oświadczenia potwierdzające przynależność do kategorii NEET, raporty, listy obecności. Sposób pomiaru wskaźnika Pomiar dokonany z chwilą rozpoczęcia udziału osoby w projekcie. 10 Liczba osób należących do kategorii NEET, dla których opracowano IPD 60 40 100 Deklaracje udziału w projekcie, listy obecności, raporty z doradztwa, opracowane IPD, oświadczenia potwierdzające przynależność do kategorii NEET. W czasie doradztwa zawodowego na początku projektu – monitoring podpisanych deklaracji udziału, analiza udziału uczestników w doradztwie, raporty doradców zawodowych. Pomiar po zakończeniu realizacji zadania – monitoring IPD, listy obecności. Na koniec realizacji projektu – porównanie z pomiarem wstępnym. 11 Liczba osób należących do kategorii NEET objętych wsparciem szkoleniowym w projekcie Deklaracje udziału w projekcie, listy obecności, dzienniki zajęć, raporty trenerów, listy osób przystępujących do egzaminów, certyfikaty. Przed szkoleniem – monitoring podpisanych deklaracji udziału, IPD (analiza wyboru szkoleń) Monitoring w trakcie realizacji (1-krotny) – listy obecności, dzienniki zajęć Na koniec realizacji szkoleń (do 1 m-ca po zakończeniu szkolenia) – na podstawie list obecności, dzienników zajęć, raportów trenerów, list egzaminacyjnych, wydanych certyfikatów Przyjęto 90% wskaźnik uczestnictwa (możliwość wcześniejszego podjęcia pracy przez uczestników projektu)

Wskaźnik realizacji celu Jednostka pomiaru Wartość bazowa wskaźnika Wartość docelowa wskaźnika K M O Cel szczegółowy PO WER: Zwiększenie możliwości zatrudnienia osób młodych do 29 r. ż. bez pracy, w tym w szczególności osób, które nie uczestniczą w kształceniu i szkoleniu (tzw. młodzież NEET) Nr Wskaźniki produktu 12 Liczba osób należących do kategorii NEET objętych wsparciem doradczym i warsztatowym w ramach integracji z rynkiem pracy osoby 60 40 100 Źródło danych do pomiaru wskaźnika Listy obecności, raporty z doradztwa, poradnictwa zawodowego, warsztatów, szkoleń, mentoringu. Oświadczenia potwierdzające przynależność do kategorii NEET Sposób pomiaru wskaźnika Przed rozpoczęciem wsparcia integracyjnego – monitoring deklaracji udziału, W trakcie wsparcia – monitoring list obecności, raportów, Na koniec realizacji wsparcia – na podstawie list obecności i raportów końcowych. 13 Liczba osób należących do kategorii NEET, którzy odbyli staż zawodowy w ramach projektu Deklaracje udziału w projekcie, umowy stażowe, listy obecności na stażach, opinie opiekunów w trakcie stażu (comiesięczne) i po ich zakończeniu, oświadczenia potwierdzające przynależność do kategorii NEET. Przed rozpoczęciem staży – monitoring umów stażowych, deklaracji udziału, Pomiar w trakcie staży – monitoring realizacji staży, wizyty monitoringowe, listy obecności, informacje od opiekunów Na koniec realizacji staży – na podstawie list obecności i opinii końcowych,

CZY ZASTOSOWANIE REGUŁY PROPROCJONALNOŚCI JEST KONIECZNE? Właściwa instytucja będąca stroną umowy o dofinansowanie projektu podejmuje decyzję o: odstąpieniu od rozliczenia projektu zgodnie z regułą proporcjonalności w przypadku wystąpienia siły wyższej, obniżeniu wysokości albo odstąpieniu od żądania zwrotu wydatków niekwalifikowalnych z tytułu reguły proporcjonalności, jeśli beneficjent o to wnioskuje i należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń, w szczególności wykaże swoje starania zmierzające do osiągnięcia założeń projektu.

KOGO DOTYCZY REGUŁA PROPORCJONALNOŚCI? Ponieważ reguła proporcjonalności to procedura końcowego rozliczenia finansowego projektu, wynikające z tego tytułu konsekwencje w postaci stwierdzonych wydatków niekwalifikowalnych podlegających zwrotowi, stanowią zobowiązanie finansowe beneficjenta jako strony umowy o dofinansowanie projektu. W przypadku projektów partnerskich, sposób egzekwowania przez beneficjenta od partnerów projektu skutków wynikających z zastosowania reguły proporcjonalności z powodu nieosiągnięcia założeń projektu z winy partnera reguluje porozumienie lub umowa partnerska.

KIEDY REGUŁA PROPORCJONALNOŚCI JEST STOSOWANA? Regułę proporcjonalności stosuje się na zakończenie realizacji projektu w trzech nw. okolicznościach: na zakończenie realizacji projektu w przypadku rozwiązania umowy z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia w przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron.

CZY REGUŁA PROPORCJONALNOŚCI DOTYCZY WSZYSTKICH WSKAŹNIKÓW OKREŚLONYCH W PROJEKCIE? Nie. Reguła proporcjonalności nie dotyczy wskaźników określonych do rozliczenia wg kwot ryczałtowych ustalonych na zadania/działania. W praktyce może także się okazać, iż projekt realizował wskaźnik, który nie wynikał bezpośrednio z koncepcji merytorycznej projektu, a przez to nie wpisywał się w cel projektu. W konsekwencji jego niezrealizowanie pozostaje bez wpływu na powodzenie realizacji założeń merytorycznych projektu.

CZY REGUŁA PROPORCJONALNOŚCI MA ZASTOSOWANIE W PROJEKTACH ROZLICZANYCH KWOTAMI RYCZAŁTOWYMI? Zgodnie ze wzorem umowy o dofinansowanie dla projektów rozliczanych według kwot ryczałtowych, reguła proporcjonalności nie dotyczy wskaźników określonych do rozliczenia kwot ryczałtowych w poszczególnych zadaniach, tj. wskaźników określonych w części 4.2 wniosku o dofinansowanie. Dlatego, jak określono w Wytycznych, w projektach rozliczanych według kwot ryczałtowych w przypadku niezrealizowania w pełni założonych wskaźników produktu lub rezultatu objętych kwotą ryczałtową, kwota ta uznawana jest za niekwalifikowalną. Jeżeli jednak w projekcie, poza wskaźnikami rozliczającymi kwoty ryczałtowe, określono również inne wskaźniki monitorowania, podlegają one weryfikacji i rozliczeniu na zasadach ogólnych, tj. z uwzględnieniem zastosowania reguły proporcjonalności wynikającej z Wytycznych.

Skutki niezrealizowania wskaźnika
NIEZREALIZOWANIE WSKAŹNIKA W projektach rozliczanych wg kwot ryczałtowych W projektach rozliczanych wg kwot ryczałtowych oraz wg rzeczywistych wydatków W projektach rozliczanych wg rzeczywistych wydatków gdzie nie osiągnięto 50% założeń merytorycznych albo albo Nierozliczenie kwoty ryczałtowej Rozliczenie projektu wg reguły proporcjonalności Zwrot całości dofinansowania

Ocena wykonania założeń projektu
W przypadku niezrealizowania wskaźników na poziomie założonym we wniosku o dofinansowanie, oraz wykluczenia braku podstaw do zastosowania reguły proporcjonalności, w projekcie należy zidentyfikować zadania, w których były one realizowane. Nieosiągnięcie założonego wskaźnika w danym zadaniu stanowi przesłankę do naliczenia w nim wydatków niekwalifikowalnych. Jeżeli w ramach jednego zadania nie zrealizowano więcej niż dwóch wskaźników, do wyliczenia wydatków niekwalifikowalnych w pierwszej kolejności należy uwzględnić wskaźnik, który odpowiadał za spełnienie kryterium konkursowego. Jeżeli takich wskaźników było więcej niż jeden, należy wybrać ten, który w większym stopniu przyczynił się do nieosiągnięcia celu projektu. Na tym etapie oceny wykonania założeń projektu należy także zidentyfikować wskaźniki, które odpowiadały za spełnienie kryteriów konkursowych. Są one krytyczne z perspektywy realizacji założeń merytorycznych projektu.

Wskaźniki nadwykonane uznawane są za wskaźniki zrealizowane w 100%
Ocena wykonania założeń projektu Analogicznie będzie w sytuacji, gdy w zadaniu nie zrealizowano dwóch i więcej wskaźników, ale żaden nie odpowiadał za spełnienie kryterium konkursowego. Na potrzeby wyliczenia wydatków niekwalifikowalnych należy wybrać wskaźnik, który w najwyższym stopniu przyczynił się do nieosiągnięcia celu projektu. Nie zawsze musi to być wskaźnik o najwyższym stopniu niezrealizowania, gdyż niektóre wskaźniki mogą pozostawać bez wpływu na realizację założeń merytorycznych projektu. W zależności od logiki projektu oraz wskaźników, które nie zostały w projekcie zrealizowane, do wyliczenia wydatków niekwalifikowalnych mogą być wykorzystane różne wskaźniki, w zależności od zadania. Jeżeli np. nieosiągnięte wskaźniki realizowane były w ramach odrębnych zadań, do wyliczenia wydatków niekwalifikowalnych uwzględnia się wszystkie wskaźniki adekwatnie do zadania Zasadą jest, iż w każdym zadaniu, w którym nie zrealizowano co najmniej jednego z założonych w projekcie wskaźników, naliczane są wydatki niekwalifikowalne Wskaźniki nadwykonane uznawane są za wskaźniki zrealizowane w 100%

Porównanie stopnia realizacji wskaźników ze stopniem
wykorzystania budżetu Zatwierdzony do realizacji projekt to m.in. budżet projektu z ustalonymi zadaniami i przewidzianymi na ich realizację środkami finansowymi oraz listą oczekiwanych rezultatów podjętej inwestycji. Jeżeli na etapie końcowego rozliczenia projektu, pomimo nieosiągnięcia założonych wartości docelowych wskaźników, stopień ich realizacji jest na porównywalnym poziomie (proporcjonalny) lub wyższy w odniesieniu do stopnia wydatkowania budżetu projektu na ten cel uzasadnionym jest odstąpienie od żądania zwrotu środków niekwalifikowalnych z tytułu reguły proporcjonalności. Istotą reguły proporcjonalności jest bowiem kwalifikowanie w projekcie wydatków w kwocie adekwatnej do poziomu osiągniętych w nim założeń merytorycznych, mierzonych za pomocą zdefiniowanych wskaźników monitorowania ODSTĄPIENIE OD ŻĄDANIA ZWROTU ŚRODKÓW NIEKWALIFIKOWALNYCH Z TYTUŁU REGUŁY PROPORCJONALNOŚCI Stopień realizacji Stopień kwestionowanego >= wykorzystania budżetu wskaźnika na ten cel

Porównanie stopnia realizacji wskaźników ze stopniem
wykorzystania budżetu WYJĄTEK! Powyższa zasada nie ma zastosowania do wskaźników odpowiadających za spełnienie kryterium/ów konkursowego/ych, z tytułu którego/ych projekt otrzymał dodatkowe punkty na etapie oceny wniosku o dofinansowanie. W odniesieniu do zakresu projektu monitorowanego poprzez wskaźnik korespondujący z kryterium konkursowym, wydatkowanie założonego na ten cel budżetu projektu na poziomie niższym lub równym stopniu realizacji tego wskaźnika, nie stanowi przesłanki do odstąpienia od żądania zwrotu wydatków niekwalifikowalnych z tytułu reguły proporcjonalności.

ROZLICZENIE PROPORCJONALNE PROJEKTU
Wyliczenie wydatków niekwalifikowalnych ROZLICZENIE PROPORCJONALNE PROJEKTU Stopień realizacji Poziom kwestionowanego < wykorzystania budżetu wskaźnika na ten cel Jeżeli poziom realizacji założeń merytorycznych projektu jest nieproporcjonalny do stopnia wykorzystania budżetu projektu na ten cel, niezasadnym jest kwalifikowanie wydatków w pełnej wysokości wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie.

Wyliczenie wydatków niekwalifikowalnych
Wyliczenie wydatków niekwalifikowalnych z tytułu reguły proporcjonalności należy rozpocząć od wyliczenia maksymalnej kwoty, jaką beneficjent mógł wydatkować na osiągnięty zakres merytoryczny projektu, poprzez porównanie stopnia kwestionowanego wskaźnika do zatwierdzonego budżetu projektu. W wyliczeniu należy uwzględnić wagę kwestionowanego wskaźnika, o ile pozostałe wskaźniki realizowane w projekcie/zadaniu były równorzędne względem wskaźnika uwzględnionego w regule proporcjonalności, tj. były realizowane równocześnie, wartość żadnego z nich nie była zależna od pozostałych. Wpływa to na odpowiednie zmniejszenie wysokości wydatków niekwalifikowalnych, uzasadnione zrealizowaniem równorzędnie pozostałej części projektu na oczekiwanym poziomie.

W przypadku kwestionowania wskaźnika, którego realizacja zależała od pozostałych wskaźników w projekcie/zadaniu, należy wziąć pod uwagę, iż stopień jego wykonania jest pochodną stopnia realizacji wszystkich wskaźników w projekcie/zadaniu. Nieosiągnięcie takiego wskaźnika wiązać się będzie z niezrealizowaniem pozostałych wskaźników założonych w projekcie/zadaniu. Stąd, przy wyliczeniu wydatków niekwalifikowalnych z tytułu reguły proporcjonalności w oparciu o ten wskaźnik, nie będzie on podlegał „ważeniu”. W dalszej kolejności należy wyliczyć różnicę pomiędzy kwotą maksymalną do rozliczenia a kwotą faktycznie wydatkowaną przez beneficjenta w projekcie/zadaniu. Jeżeli beneficjent wydatkował więcej niż maksymalna kwota proporcjonalna do zatwierdzonego budżetu projektu, nadwyżka jest niekwalifikowalna. W rozliczeniu końcowym projektu pomniejsza się wydatki kwalifikowalne projektu w zadaniu wg stopnia wydatkowania.

WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE W KOSZTACH POŚREDNICH Z uwagi na uznanie w kosztach bezpośrednich części wydatków za niekwalifikowalne z tytułu reguły proporcjonalności, proporcjonalnemu pomniejszeniu podlegają także wydatki rozliczone w kosztach pośrednich według przyjętej stawki ryczałtowej. Nie dotyczy to przypadków, gdy wyliczenie korekty bazuje na budżecie całościowym, uwzględniającym także koszty pośrednie.

Trwałość rezultatów projektu
Beneficjent jest zobowiązany do zachowania trwałości rezultatów projektu. Trwałość ta jest określona we wniosku o dofinansowanie projektu, w którym (o ile dotyczy) opisane jest czego dotyczy i jak długo obowiązuje. Trwałość może dotyczyć obowiązku utrzymania osiągniętych w projekcie rezultatów, np. utrzymania dziennego domu opieki po zakończeniu okresu realizacji projektu przez okres minimum równy okresowi realizacji projektu. Gdy projekt przewiduje trwałość rezultatów, beneficjent po okresie realizacji projektu jest zobowiązany do utrzymania tej trwałości, jak również do przedkładania do Instytucji Pośredniczącej dokumentów potwierdzających jej zachowanie. Zakres ww. dokumentów, częstotliwość ich przedkładania oraz termin ich przekazywania do Instytucji Pośredniczącej określane są indywidualnie przez IP, nie później niż na miesiąc przed zakończeniem realizacji projektu. Trwałości rezultatów nie należy mylić z trwałością projektu wynikającą z przepisów wspólnotowych i Wytycznych (podrozdział 5.3).

Kwalifikowalność kosztów

Ramy czasowe kwalifikowalności wydatków
1 stycznia 2014 r. – 31 grudnia 2023 r. W przypadku projektów, które rozpoczęły się przed 1 stycznia 2014 r., dofinansowane mogą zostać tylko wydatki faktycznie poniesione po tej dacie. Wydatki poniesione wcześniej stanowią koszty niekwalifikowalne. Projekty, które zostały fizycznie ukończone (w przypadku robót budowlanych) lub zostały w pełni zrealizowane (w przypadku dostaw towarów i usług) przed przedłożeniem wniosku o dofinansowanie, nie mogą korzystać z dofinansowania z EFS i EFRR w perspektywie W przypadku zmian w PO, wydatki, które stają się kwalifikowalne dzięki tej zmianie, uznaje się za kwalifikowalne dopiero od daty przedłożenia KE wniosku o zmianę programu operacyjnego, lub w przypadku zmiany elementów programu operacyjnego nieobjętych decyzją KE, od daty wejścia w życie decyzji wprowadzającej te zmiany. Okres kwalifikowalności wydatków w ramach danego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie

Okres kwalifikowalności wydatków w ramach projektu może przypadać na okres przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, jednak nie wcześniej niż data początku kwalifikowalności wydatków. Początkowa i końcowa data kwalifikowalności wydatków określona w umowie o dofinansowanie może zostać zmieniona w uzasadnionym przypadku, na wniosek beneficjenta, za zgodą właściwej instytucji będącej stroną umowy, na warunkach określonych w umowie o dofinansowanie. Wydatki poniesione przed podpisaniem umowy o dofinansowanie mogą zostać uznane za kwalifikowalne wyłącznie w przypadku spełnienia warunków kwalifikowalności określonych w Wytycznych i umowie o dofinansowanie

W przypadku projektów współfinansowanych z EFS możliwe jest ponoszenie wydatków po okresie kwalifikowalności wydatków określonym w umowie o dofinansowanie, pod warunkiem, że: wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu, zostaną poniesione do 31 grudnia 2023 r. oraz zostaną uwzględnione we wniosku o płatność końcową. W takim przypadku, wydatki te mogą zostać uznane za kwalifikowalne, o ile spełniają pozostałe warunki kwalifikowalności określone w Wytycznych horyzontalnych.

W przypadku, gdy umowa między beneficjentem a podmiotem wykonującym na jego rzecz roboty budowlane/towary/ usługi przewiduje ustanowienie zabezpieczenia w formie tzw. kwoty zatrzymanej, może się zdarzyć, że termin wypłaty kwoty zatrzymanej przekroczy termin końcowej daty ponoszenia wydatków kwalifikowalnych określonej w umowie o dofinansowanie. W takiej sytuacji, aby wydatek stanowiący wypłatę kwoty zatrzymanej mógł stanowić wydatek kwalifikowalny, termin realizacji projektu powinien zostać tak określony, aby w okresie kwalifikowalności wydatków dla projektu uwzględniony był okres gwarancyjny, po upływie którego następuje wypłata kwoty zatrzymanej i aby wypłata tej kwoty nastąpiła przed upływem końcowego terminu ponoszenia wydatków kwalifikowalnych określonego w umowie o dofinansowanie. W celu przyspieszenia terminu zwrotu kwoty zatrzymanej można dopuścić posłużenie się przez wykonawcę gwarancją instytucji finansowej. Zwrot kwoty zatrzymanej (faktyczne poniesienie wydatku) po upływie okresu kwalifikowalności wydatków w projekcie nie stanowi wydatku kwalifikowalnego.

Zasada faktycznego poniesienia wydatku
Z zastrzeżeniem szczegółowych warunków i procedur ponoszenia wydatków określonych w wytycznych programowych przez instytucje zarządzające programami operacyjnymi, do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został FAKTYCZNIE PONIESIONY przez beneficjenta. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek PONIESIONY W ZNACZENIU KASOWYM, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta.

Wyjątki od powyższej reguły stanowią: wkład niepieniężny; wkład w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią na rzecz uczestników danego projektu w ramach projektów współfinansowanych z EFS; koszty amortyzacji; rozliczenia dokonywane na podstawie wewnętrznej noty obciążeniowej; potrącenia wierzytelności; udzielenie promesy premii technologicznej; ważne złożenie depozytu sądowego przez beneficjenta w związku z realizacją projektu; wydatek z tytułu udzielonej gwarancji; wydatki poniesione przez partnera prywatnego w ramach Partnerstwa Publiczno- Prywatnego odpisy z ZFŚS

Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się: w przypadku wydatków pieniężnych: dokonanych przelewem lub obciążeniową kartą płatniczą – datę obciążenia rachunku bankowego beneficjenta, tj. datę księgowania operacji dokonanych kartą kredytową lub podobnym instrumentem płatniczym o odroczonej płatności – datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej lub podobnego instrumentu dokonanych gotówką – datę faktycznego dokonania płatności w przypadku wkładu niepieniężnego – datę faktycznego wniesienia wkładu lub inną datę wskazaną przez beneficjenta i zaakceptowaną przez właściwą instytucję będącą stroną umowy w przypadku amortyzacji – datę dokonania odpisu amortyzacyjnego w przypadku potrącenia – datę, o której mowa w art. 499 Kodeksu cywilnego w przypadku depozytu sądowego – datę faktycznego wniesienia depozytu do sądu w przypadku rozliczeń na podstawie wewnętrznej noty obciążeniowej – datę jej zaksięgowania w przypadku udzielenia promesy premii technologicznej – datę jej otrzymania

Wydatki niekwalifikowalne
Następujące wydatki są uznawane za niekwalifikowalne: prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut; odsetki od zadłużenia, z wyjątkiem wydatków ponoszonych na subsydiowanie odsetek lub na dotacje na opłaty gwarancyjne w przypadku udzielania wsparcia na te cele; koszty pożyczki lub kredytu zaciągniętego na prefinansowanie dotacji; kary i grzywny; świadczenia realizowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS); rozliczenie notą obciążeniową zakupu środka trwałego będącego własnością beneficjenta lub prawa przysługującego beneficjentowi (taki środek trwały może być uwzględniony jako wkład własny w projekcie); wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON); koszty postępowania sądowego, wydatki związane z przygotowaniem i obsługą prawną spraw sądowych oraz wydatki poniesione na funkcjonowanie komisji rozjemczych (z wyjątkami); wydatki poniesione na zakup używanego środka trwałego, który był w ciągu 7 lat wstecz (w przypadku nieruchomości 10 lat) współfinansowany ze środków unijnych lub z dotacji krajowych;

c.d. podatek VAT, który może zostać odzyskany przez beneficjenta albo inny podmiot zaangażowany w projekt i wykorzystujący do działalności opodatkowanej produkty będące efektem jego realizacji, zarówno w fazie realizacyjnej jak i operacyjnej, na podstawie przepisów krajowych, tj. ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, z zastrzeżeniem pkt 6 sekcji (tj. z zastrzeżeniem wydatków w ramach instrumentów finansowych, gdzie nie jest brany pod uwagę do celów określenia kwalifikowalności wydatków sposób traktowania VAT na poziomie ostatecznego odbiorcy, tzn. nie podlega rozpatrzeniu możliwość odzyskania przez niego podatku VAT. Niemniej w przypadku określonym w pkt 1 lit. b sekcji [Projekty grantowe] do dotacji stosuje się podrozdział 6.13),

c.d. wydatki poniesione na zakup nieruchomości przekraczające 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu, przy czym w przypadku terenów poprzemysłowych oraz terenów opuszczonych, na których znajdują się te budynku – limit wynosi 15%, a w przypadku instrumentów finansowych skierowanych na wspieranie rozwoju obszarów miejskich lub rewitalizację obszarów miejskich – limit ten wynosi 20%; zakup lokali mieszkalnych, za wyjątkiem wydatków dokonanych w ramach celu tematycznego 9 Promowanie włączenia społecznego, walka z ubóstwem i wszelką dyskryminacją, poniesionych zgodnie z Wytycznymi; inne niż część kapitałowa raty leasingowej wydatki związane z umową leasingu, w szczególności marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe; transakcje dokonane w gotówce, których wartość przekracza zł; wydatki poniesione na przygotowanie i wypełnienie formularza wniosku o dofinansowanie projektu w przypadku wszystkich projektów;

c.d. premia dla współautora wniosku o dofinansowanie opracowującego np. studium wykonalności, naliczana jako procent wnioskowanej/uzyskanej kwoty dofinansowania i wypłacana przez beneficjenta; w przypadku projektów współfinansowanych z EFS – wydatki związane z zakupem nieruchomości i infrastruktury oraz z dostosowaniem lub adaptacją budynków i pomieszczeń, za wyjątkiem wydatków ponoszonych jako cross-financing w przypadku projektów współfinansowanych z EFRR i EFS – wydatki na rzecz likwidacji lub budowy elektrowni jądrowych, inwestycji na rzecz redukcji emisji gazów cieplarnianych, wytwarzania, przetwórstwa i wprowadzania do obrotu tytoniu i wyrobów tytoniowych, beneficjentów będących przedsiębiorstwami w trudnej sytuacji w rozumieniu unijnych przepisów dotyczących pomocy publicznej, inwestycji w infrastrukturę portów lotniczych, chyba że są one związane z ochroną środowiska lub towarzyszą im inwestycje niezbędne do łagodzenia lub ograniczenia ich negatywnego wpływu na środowisko lub klimat w przypadku projektów współfinansowanych z EFS – wydatki na rzecz inwestycji w budynki mieszkalne, chyba że są one związane z promowaniem efektywności energetycznej lub korzystaniem z odnawialnych źródeł energii, przedsiębiorstw w trudnej sytuacji w rozumieniu unijnych przepisów dotyczących pomocy publicznej; w przypadku instrumentów finansowych – wkłady rzeczowe

Wydatki poniesione w ramach projektu przez partnera, który nie został wybrany zgodnie z ustawą wdrożeniową, mogą być uznane za niekwalifikowalne przez właściwą instytucję będącą stroną umowy, przy czym wysokość wydatków niekwalifikowalnych uwzględnia stopień naruszenia przepisów. Wydatki na działania świadomościowe (m.in. kampanie informacyjno-promocyjne i różne działania upowszechniające – przy czym nie dot. to działań informacyjno- promocyjnych ujętych w kosztach pośrednich projektów finansowanych z EFS), chyba że wynikają z zatwierdzonego przez PO projektu.

Kwalifikowalność podatku VAT
Wytyczne horyzontalne pkt 6.13 Podatki i inne opłaty, w szczególności podatek VAT, mogą być uznane za wydatki kwalifikowalne tylko wtedy, gdy brak jest prawnej możliwości ich odzyskania na mocy prawodawstwa krajowego.

Warunek określony w pkt 1 oznacza, iż zapłacony podatek VAT może być uznany za wydatek kwalifikowalny wyłącznie wówczas, gdy: beneficjentowi ani żadnemu innemu podmiotowi zaangażowanemu w projekt oraz wykorzystującemu do działalności opodatkowanej produkty będące efektem realizacji projektu, zarówno w fazie realizacyjnej jak i operacyjnej, zgodnie z obowiązującym prawodawstwem krajowym, nie przysługuje prawo (tzn. brak jest prawnych możliwości) do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego lub ubiegania się o zwrot VAT. Posiadanie wyżej wymienionego prawa (potencjalnej prawnej możliwości) wyklucza uznanie wydatku za kwalifikowalny, nawet jeśli faktycznie zwrot nie nastąpił, np. ze względu na nie podjęcie przez podmiot czynności zmierzających do realizacji tego prawa.

Za posiadanie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego nie uznaje się możliwości określonej w art ustawy o VAT. Art. 113 ust. 1 ustawy o VAT Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku.

W SZOOP, umowie o dofinansowanie, regulaminie konkursu lub dokumentacji dotyczącej projektu pozakonkursowego, IZ PO może wyłączyć możliwość kwalifikowania VAT w odniesieniu do określonych obszarów danego PO, w szczególności osi priorytetowych, działań, rodzajów projektów, typów beneficjentów, a nawet w odniesieniu do poszczególnych projektów.

IZ może podjąć decyzję, zgodnie z którą VAT będzie kwalifikowalny jedynie dla części projektu. W takiej sytuacji beneficjent jest zobowiązany zapewnić przejrzysty system rozliczania projektu, tak aby nie było wątpliwości w jakiej części oraz w jakim zakresie VAT może być uznany za kwalifikowalny.

Regulacje ustawy o VAT Art. 86 ust. 1 W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przysługuje wyłącznie wówczas, gdy zakupione przez beneficjenta towary i usługi będą służyły czynnościom opodatkowanym. Prawo do odliczenia nie przysługuje w zakresie, w jakim zakupy związane są z czynnościami zwolnionymi z VAT lub z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu. Z orzecznictwa TSUE wynika, że związek zakupów z czynnościami opodatkowanymi powinien mieć zasadniczo bezpośredni charakter. Tym samy, beneficjent realizujący projekt dofinansowany ze środków PO będzie mógł odliczyć VAT wówczas, gdy zakupy towarów i usług w ramach realizowanego projektu związane są bezpośrednio z wykonywanymi przez beneficjenta czynnościami opodatkowanymi.

Czynności opodatkowane VAT Dostawa towarów i świadczenie usług w kraju opodatkowane stawką 23%, 8%, 5% Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (stawka VAT 0%) Eksport towarów (stawka VAT 0%) Świadczenie usług poza terytorium RP (NP. z prawem do odliczenia VAT naliczonego) Czynności zwolnione z VAT Niektóre usługi szkoleniowe Usługi finansowe Usługi ubezpieczeniowe Inne Czynności niepodlegające opodatkowaniu Czynności wykonywane przez JST w ramach wykonywania funkcji organów władzy publicznej Działalność statutowa instytucji kultury, stowarzyszeń, fundacji VAT PODLEGA ODZYSKANIU VAT NIE PODLEGA ODZYSKANIU VAT NIE PODLEGA ODZYSKANIU

Art. 86 ust. 2a-2h ustawy o VAT (PREWSPÓŁCZYNNIK) 2a. W przypadku nabycia towarów i usług wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza (…), gdy przypisanie tych towarów i usług w całości do działalności gospodarczej podatnika nie jest możliwe, kwotę podatku naliczonego oblicza się zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej, zwanym dalej "sposobem określenia proporcji". Sposób określenia proporcji powinien najbardziej odpowiadać specyfice wykonywanej przez podatnika działalności i dokonywanych przez niego nabyć. 2b. Sposób określenia proporcji najbardziej odpowiada specyfice wykonywanej przez podatnika działalności i dokonywanych przez niego nabyć, jeżeli: zapewnia dokonanie obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wyłącznie w odniesieniu do części kwoty podatku naliczonego proporcjonalnie przypadającej na wykonywane w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowane oraz obiektywnie odzwierciedla część wydatków przypadającą odpowiednio na działalność gospodarczą oraz na cele inne niż działalność gospodarcza (…) - w przypadku, o którym mowa w tym przepisie, gdy przypisanie tych wydatków w całości do działalności gospodarczej nie jest możliwe.

Art. 90 ustawy o VAT (PROPORCJA SPRZEDAŻY OPODATKOWANEJ I ZWOLNIONEJ) W stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych i zwolnionych z VAT, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust. 1, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Proporcję, o której mowa w ust. 2, ustala się jako udział rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności, w związku z którymi podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, oraz czynności, w związku z którymi podatnikowi nie przysługuje takie prawo.

zakup zw. z czynnościami opodatkowanymi VAT i niepodlegającymi opodatkowaniu odliczenie częściowe w oparciu o tzw. prewspółczynnik zakup zw. z czynnościami opodatkowanymi VAT i zwolnionymi z VAT odliczenie częściowe w oparciu o tzw. proporcję sprzedaży zakup zw. z czynnościami opodatkowanymi VAT, niepodlegającymi opodatkowaniu i zwolnionymi z VAT odliczenie częściowe dwuetapowe: w oparciu o prewspółczynnik, a następnie w oparciu o proprocję sprzedaży

Art. 90c oraz art. 91 ustawy o VAT (KOREKTA ROCZNA I WIELOLETNIA PODATKU NALICZONEGO) Po zakończeniu roku, w którym podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 1, jest on obowiązany dokonać korekty kwoty podatku odliczonego zgodnie z art. 90 ust. 2-10, z uwzględnieniem proporcji obliczonej w sposób określony w art. 90 ust. 2-6 lub 10 lub przepisach wydanych na podstawie art. 90 ust. 11 i 12, dla zakończonego roku podatkowego. W przypadku towarów i usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, a także gruntów i praw wieczystego użytkowania gruntów, jeżeli zostały zaliczone do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych nabywcy, z wyłączeniem tych, których wartość początkowa nie przekracza 15 000 zł, korekty, o której mowa w ust. 1, podatnik dokonuje w ciągu 5 kolejnych lat, a w przypadku nieruchomości i praw wieczystego użytkowania gruntów - w ciągu 10 lat, licząc od roku, w którym zostały oddane do użytkowania. Roczna korekta w przypadku, o którym mowa w zdaniu pierwszym, dotyczy jednej piątej, a w przypadku nieruchomości i praw wieczystego użytkowania gruntów - jednej dziesiątej kwoty podatku naliczonego przy ich nabyciu lub wytworzeniu. W przypadku środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa nie przekracza 15 000 zł, przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio, z tym że korekty dokonuje się po zakończeniu roku, w którym zostały oddane do użytkowania.

Wytyczne horyzontalne pkt 6.13 c.d. Biorąc pod uwagę, iż prawo do obniżenia VAT należnego o VAT naliczony może powstać zarówno w okresie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu, właściwa instytucja będąca stroną umowy zapewnia, aby beneficjenci, którzy zaliczą VAT do wydatków kwalifikowalnych, zobowiązali się dołączyć do wniosku o dofinansowanie „Oświadczenie o kwalifikowalności VAT”, którego wzór opracowuje IZ PO. Oświadczenie składa się z dwóch integralnych części. W ramach pierwszej części beneficjent oświadcza, iż w chwili składania wniosku o dofinansowanie nie może odzyskać w żaden sposób poniesionego kosztu VAT, którego wysokość została określona w odpowiednim punkcie wniosku o dofinansowanie (fakt ten decyduje o kwalifikowalności VAT). Natomiast w części drugiej beneficjent zobowiązuje się do zwrotu zrefundowanej ze środków unijnych części VAT, jeżeli zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku przez beneficjenta. „Oświadczenie o kwalifikowalności VAT” podpisane przez beneficjenta powinno stanowić załącznik do zawieranej z beneficjentem umowy o dofinansowanie.

Warunki uznania wydatku za kwalifikowalny
Ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie zgodności jego poniesienia z: obowiązującymi przepisami prawa unijnego i prawa krajowego; decyzją w sprawie zatwierdzenia wykładu finansowego na rzecz dużego projektu; umową o dofinansowanie; Wytycznymi; innymi dokumentami, do stosowania których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie. Ocena kwalifikowalności poniesionego wydatku dokonywana jest przede wszystkim w trakcie realizacji projektu poprzez weryfikację wniosków o płatność oraz w trakcie kontroli projektu. Na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu dokonywana jest ocena kwalifikowalności planowanych wydatków.

Warunki uznania wydatku za kwalifikowalny
Wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek spełniający łącznie następujące warunki: został faktycznie poniesiony w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie; jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz prawa krajowego; jest zgodny z programem operacyjnym i SZOOP; został uwzględniony w budżecie projektu lub w zakresie rzeczowym projektu zawartym we wniosku o dofinansowanie; został poniesiony zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie; jest niezbędny do realizacji celów projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu; został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; został należycie udokumentowany; został wskazany we wniosku o płatność; dotyczy towarów dostarczonych lub usług wykonanych lub robót zrealizowanych; jest zgody z innymi warunkami uznania go za wydatek kwalifikowalny określonymi w Wytycznych

Wyodrębniona ewidencja księgowa. Dokumentowanie wydatków

Opis dokumentów finansowo-księgowych
W przypadku kosztów pośrednich i kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem nie ma obowiązku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków oraz opisywania dokumentów księgowych.

Wyodrębniona ewidencja księgowa
BENEFICJENCI PROWADZĄCY PEŁNĄ KSIĘGOWOŚĆ Beneficjent może dokonać wyodrębnienia ewidencji księgowej do projektu poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na: wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie rozliczania i kontroli projektu. lub wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem. Wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych.

Przed poniesieniem wydatków w ramach Projektu, Beneficjent planuje i wprowadza odpowiednią odrębną ewidencję księgową w obszarze ksiąg rachunkowych. Planując ewidencję księgową i dobierając odpowiednie konta księgowe Beneficjent bierze pod uwagę: potrzeby informacyjne związane ze sprawozdawczością w zakresie wydatków kwalifikowalnych w projektach (podział kosztów na odpowiednie kategorie zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu), obowiązujące przepisy, techniczne możliwości posiadanego przez siebie systemu księgowego. Może to wymagać od Beneficjenta wydzielenia w swojej ewidencji odrębnych kont – syntetycznych, analitycznych lub pozabilansowych, na których prowadzona będzie ewidencja wydatków kwalifikowalnych w podziale na zadania związane z realizacją projektu.

Wymagana jest odrębna ewidencja zarówno dla kont kosztów, VAT, przychodów (jeżeli występują przychody związane z realizacją projektu), rachunku bankowego, kont dotyczących środków pieniężnych w ramach projektu, kont dotyczących środków trwałych, jak i rozrachunków. Prowadząc ewidencję księgową Beneficjent opisuje w swojej polityce rachunkowości wyraźnie sposób powiązania dokumentu zarejestrowanego w informatycznych zbiorach ksiąg z dokumentem źródłowym znajdującym się w archiwum papierowych dokumentów, tj. zapewnia ścieżkę audytu. w przypadku, jeżeli instytucja rozliczająca projekt uzna dany wydatek za niekwalifikowalny, Beneficjent dokonuje wyksięgowania tej pozycji z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu.

BENEFICJENCI PROWADZĄCY KSIĘGĘ PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW W przypadku Beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości wymóg zapewnienia wyodrębnionej dla projektu ewidencji może być spełniony poprzez comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego kumulatywnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu na koniec danego miesiąca. Zestawienie kumulatywne obejmuje wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego i sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących poszczególnych zadań.

Kumulatywne zestawienie należy sporządzać w oparciu o zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, które znajduje się we wniosku o płatność. Po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane przez osobę sporządzającą i zatwierdzającą oraz dołączone do dokumentacji projektu potwierdzającej poniesione wydatki. Wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana lub konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie w okresie późniejszym danych według stanu na koniec poszczególnych minionych miesięcy kalendarzowych.

Dokumentowanie wydatków
Dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej Zgodnie z ustawą o rachunkowości, każdy dokument księgowy powinien zawierać: określenie rodzaju dowodu określenie stron (nazwa, adres, numery identyfikacyjne) pozwalające jednoznacznie zidentyfikować uczestników danej operacji treść (opis) danej operacji, jej wartość oraz jeśli to możliwe także ilość i cenę jednostkową datę operacji i sporządzenia dowodu podpisy (czytelne) osób odpowiedzialnych za operację, pozwalające jednoznacznie zidentyfikować te osoby zapis stwierdzający sprawdzenie dowodu oraz opis kwalifikujący dowód do ewidencji (dekretacja dowodu) wraz z podpisem osób odpowiedzialnych W przypadku wkładu niepieniężnego, dowodem poniesienia wydatku są dokumenty o wartości dowodowej równoważnej fakturom lub inne dokumenty jeśli takie przewidziane zostały w danym RPO.

Opis dokumentów finansów-księgowych
Dokumenty finansowo – księgowe potwierdzające poniesione wydatki w ramach RPO WSL powinny zawierać następujące elementy: Adnotację o sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym wraz z datą i czytelnym podpisem. W przypadku stosowania nieczytelnych podpisów lub parafek bez pieczęci funkcyjnych należy przedstawić kartę wzoru podpisów. Adnotację o sprawdzeniu pod względem merytorycznym wraz z datą i czytelnym podpisem. W przypadku stosowania nieczytelnych podpisów lub parafek bez pieczęci funkcyjnych należy przedstawić kartę wzoru podpisów. Adnotację o sposobie ujęcia w księgach rachunkowych tj. wskazanie cyfrowych symboli kont syntetycznych i analitycznych oraz stron, na których są księgowane wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej – dotyczy Beneficjentów prowadzących pełną księgowość; w przypadku jednostek sektora finansów publicznych obowiązuje także zapis o klasyfikacji budżetowej. Adnotację o zatwierdzeniu dokumentu wraz z datą i czytelnym podpisem. W przypadku stosowania nieczytelnych podpisów lub parafek bez pieczęci funkcyjnych należy przedstawić kartę wzoru podpisów. Adnotację o uregulowaniu zobowiązania wynikającego z dokumentu – sposób i data zapłaty, numer wyciągu bankowego lub raportu kasowego potwierdzającego ten fakt.

Opis przedstawiający związek wydatku z projektem, zawierający co najmniej: numer umowy o dofinansowanie projektu; informację, że projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego; nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony; kwotę kwalifikowaną lub w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań – wskazanie odrębnych kwot w odniesieniu do każdego zadania. W przypadku, gdy kwota wskazana na dokumencie tylko w części dotyczy projektu, zapis kwoty kwalifikowanej wydatków projektu wraz z wyliczeniem (ewentualnie wyliczenie może stanowić załącznik). W przypadku, gdy w projekcie występuje wkład własny należy wskazać podział kwot na źródła finansowania np. FP, JST, PFRON, prywatne; adnotację o zastosowaniu ustawy Prawo zamówień publicznych (Beneficjent wskazuje na dokumencie podstawę prawną oraz numer umowy zawartej w wyniku postępowania o udzie-lenie zamówienia publicznego) lub zasady konkurencyjności (wraz z wskazaniem numeru umowy/kontraktu); adnotację o poniesieniu wydatku w ramach cross-financingu.

Na pierwszej stronie dokumentu finansowo-księgowego powinien zostać wpisany jego numer w ewidencji księgowej. Dokumenty finansowe - faktury, rachunki i inne dokumenty finansowo-księgowe nie muszą być oznaczone poprzez umieszczanie logotypów. Obowiązek związany z opisem dokumentów dotyczy wszystkich wydatków bez względu na źródło ich finansowania (dofinansowanie, wkład własny). W przypadku braku wystarczającej ilości miejsca na dokumencie finansowym zaleca się zamieścić wszystkie niezbędne informacje na dodatkowej kartce papieru oznaczając ją jako załącznik do dokumentu finansowego nr…. , a na dokumencie głównym zapis o treści: „opis niniejszego dokumentu zamieszczono na załączniku”. Obie kartki ( dokument i załącznik) należy trwale spiąć.

Najczęstsze błędy popełniane przy rozliczaniu projektów unijnych

Błędy związane z posiadaną dokumentacją
Do najczęściej popełnianych błędów w dokumentacji przygotowywanej do rozliczenia projektu zalicza się: złożenie wniosku o płatność na formularzu innym niż obowiązujący; niezgodność numeru dokumentu umieszczonego w zestawieniu z numerem zawartym na wyciągu bankowym; brak wskazania trybu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (o ile ma zastosowanie); błędy rachunkowe; brak podpisów osób upoważnionych do podpisywania wniosku i pieczęci firmowej; brak harmonogramu planowanych wydatków lub niezaktualizowanie harmonogramu; brak dokumentów potwierdzających dokonanie zapłaty całości wydatku; nieczytelne kserokopie dokumentów; dokonywanie adnotacji, podpisy na kserokopiach dokumentów; niedołączenie odpowiednich załączników; błędy w załącznikach

Błędy w załącznikach do wniosku o płatność: przedmiot faktury/rachunku jest niezgody z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu; błędne dane identyfikujące beneficjenta jako nabywcy; brak stosownej dekretacji; w przypadku odwoływania się w nazwie towaru na fakturze do umowy zawartej pomiędzy beneficjentem a dostawcę brak załączenia kopii umowy; błędy w opisie dokumentu księgowego; tytuły przelewów nie wskazują za jaką fakturę/rachunek dokonana została płatność; z wyciągu bankowego wynika, że faktura dotycząca wydatku kwalifikowanego została zapłacona razem z fakturamii dokumentującymi koszty niekwalifikowalne – nie można wyodrębnić kwoty wydatku kwalifikowalnego; zapłata nastąpiła na inny numer rachunku bankowego kontrahenta niż wskazany na fakturze; brak załączenia umów o świadczenie usług o charakterze ciągłym (usługi księgowe, telekomunikacyjne, hostingu itp.) – przy usługach ciągłych nie stosuje się protokołów odbioru – jedynym potwierdzeniem ich zrealizowania jest zawarta umowa

Błędy w załącznikach do wniosku o płatność cd.: brak zatwierdzenia przez osobę odpowiedzialną na załączonym wyciągu z listy płac; wysokość wynagrodzenia z umowy o pracę/zlecenie jest niezgodna z kwotą wskazaną na liście płac; brak dokumentacji dotyczącej składek na ubezpieczenie; rachunek za wykonanie zlecenia/dzieła nie został podpisany lub zawiera błędy; umowy określające warunku pracy dotyczą innego stanowiska niż to, które zostało ujęte w projekcie; Brak dokumentów potwierdzających wypłatę pełnej kwoty wynagrodzenia oraz podatków/składek

Kontrola projektów unijnych

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości projektu. W szczególnych przypadkach możliwe są również kontroli przed dniem otrzymania przez wnioskodawcę informacji o wyborze projektu do dofinansowania. Kontrola ma na celu weryfikację o określonym zakresie czy realizacja projektu przebiega zgodnie z zapisami zawartych umów oraz wniosków aplikacyjnych będących podstawą udzielenia wsparcia. Rodzaje kontroli: weryfikacja wniosków o płatność; kontrola w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta; kontrola krzyżowa; kontrola na zakończenie projektu; kontrola trwałości

Każdy złożony przez beneficjenta wniosek o płatność (zaliczkową/pośrednią/końcową) jest sprawdzany przez właściwą instytucję pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. Kontrolujący weryfikują czy wydatki ujęte w danym wniosku o płatność spełniają wymogi kwalifikowalności. Sposób przeprowadzenia kontroli zależy od instytucji zarządzającej – może ona poprosić o wszystkie lub wybrane dokumenty (faktury/rachunki potwierdzające poniesienie kosztów). Do jej decyzji zależy także sposób przekazania dokumentów, tj. czy dokumenty należy dostarczyć w wersji papierowej czy może załączyć wersję elektroniczną w systemie informatycznym.

Kontrole te mogą być prowadzone w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli podlega dokumentacja projektu i sprawdzeniu podlega zakres rzeczowy realizowanego projektu. Szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu czy faktycznie projekt jest wykonywany (np. sprawdzenie, czy planowane szkolenie faktycznie się odbywa we wskazanym miejscu i czy uczestniczy w nim deklarowana liczba osób).

Kontrola krzyżowa może zostać przeprowadzona w następujących przypadkach: beneficjent realizuje więcej niż jeden projekt dofinansowywany ze środków unijnych; beneficjent realizował projekty w perspektywie finansowej oraz w perspektywie W trakcie tej kontroli sprawdzane jest czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. W kontroli tego typu nie uczestniczy beneficjent, jest ona bowiem prowadzona na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Beneficjent może dowiedzieć się o jej przeprowadzeniu tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i beneficjent jest proszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji.

W ramach kontroli przeprowadzanej na zakończenie projektu instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą ma obowiązek gromadzić i przechowywać beneficjent. Zakres czynności kontroli na zakończenie projektu może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu. Kontrola trwałości jest przeprowadzana po zakończeniu realizacji projektu. Co do zasady, podczas tej kontroli sprawdzane jest czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje polegające na: zaprzestaniu działalności produkcyjnej lub przeniesieniu jej poza obszar wsparcia PO; zmianie własności współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści; istotnej zmianie wpływającej na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umowa o dofinansowanie projektu. Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja, w tym: Dokumenty finansowe oryginały dowodów księgowych, w tym przede wszystkim faktur, rachunków, not księgowych, list płac oraz zawieranych umów; dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW; obowiązująca w firmie beneficjenta polityka rachunkowości; wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald. Ponadto ocenie podlegają dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.

Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi, w tym przede wszystkim ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska pracy; umowy o pracę; certyfikaty środowiskowe; zachowanie wymaganych zasad, np. równego dostępu, równości szans i płci, itd. Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z Ustawą Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności. Najczęściej weryfikacji podlega: sposób szacowania wartości zamówienia; upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu; potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców; uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty; raport z udzielonego zamówienia; treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą;

Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów. Mogą to być na przykład: umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie; umowy i bieżące dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia; umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie; uzyskane certyfikaty; Procedury archiwizacji dokumentacji projektowej korzystając ze środków z regionalnego PO beneficjent na siebie obowiązek archiwizacji pełnej dokumentacji projektowej w siedzibie swojej firmy, przez okres wskazany w umowie dotacji.

Działania informacyjno-promocyjne, między innymi: oznakowanie dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku z realizacją projektu oznakowanie dofinansowanych środków trwałych oznakowanie miejsca realizacji projektu. Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też naocznie sprawdzić, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym przez beneficjenta we wniosku o dofinansowanie.

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Beneficjent otrzymuje ją w celu zapoznania się z jej treścią. Jeżeli beneficjent nie ma żadnych uwag, dokument jest podpisywany. Jeżeli beneficjent nie zgadza się z informacją pokontrolną, ma 14 dni na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do jej treści. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, instytucja zarządzająca przekazuje beneficjentowi zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia. Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy muszą zostać objęte korektą w wysokości przyznanego dofinansowania, a dokładnie jego pomniejszeniem, gdyż nie można kwot wycofywanych z projektu przeznaczać na inne wydatki w tym samym projekcie. W skrajnych wypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy.

Dziękuję za uwagę

Rozliczanie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w perspektywie finansowej 2014-2020 wrzesień.

Podobne prezentacje

Prezentacja na temat: "Rozliczanie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w perspektywie finansowej 2014-2020 wrzesień."— Zapis prezentacji:

Podobne prezentacje

О projekcie

Zwrotny adres

Wejść

Zaloguj się poprzez sieć społeczną:

Rozliczanie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w perspektywie finansowej 2014-2020 wrzesień.

Podobne prezentacje

Prezentacja na temat: "Rozliczanie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w perspektywie finansowej 2014-2020 wrzesień."— Zapis prezentacji:

Podobne prezentacje

О projekcie

Zwrotny adres