Zarządzanie informacją w administracji publicznej

Prezentacja na temat: "Zarządzanie informacją w administracji publicznej"— Zapis prezentacji:

1 Zarządzanie informacją w administracji publicznej
Wykład 5 Zarządzanie informacją w administracji publicznej

2 Dokument Rodzaje Dokument Dokument publiczny Dokument urzędowy
Zagraniczny dokument urzędowy Dokument prywatny Zagraniczny dokument prywatny Dokument o mocy dokumentu urzedowego Dokument sformalizowany

3 Dokument Dokument rozporządzenie 1049/2001UE
UE zdefiniowano dokument jako "dowolną zawartość, niezależna od swojego nośnika (zapisana na papierze lub w formie elektronicznej lub jako zapis dźwiękowy, wizyjny lub audiowizualny) odnosząca się do zasad, działań lub decyzji mieszczących się w sferze odpowiedzialności danej instytucji"

4 Dokument Definicję legalną dokumentu w znaczeniu materialnym, najpełniej w obecnym stanie odpowiadającą potrzebom systemowym prawa zawierają Kodeks karny i Kodeks karny skarbowy. Zgodnie z regulacjami tych aktów dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne Powyższe definicje uzupełniane są przez naukę i orzecznictwo sądowe Próba skonstruowania definicji systemowej „dokumentu” została podjęta przez zespół opracowujący projekt pierwszej księgi kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 105 projektu dokumentem jest informacja obejmująca treść oświadczenia woli lub innego oświadczenia, utrwalona w sposób umożliwiający jej zachowanie i odtworzenie.

5 Dokument urzędowy Według art. 76 §1 k.p.a.
dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone.

6 Zagraniczny dokument urzędowy
Przez „zagraniczny dokument urzędowy” rozumie się dokument sporządzony przez organ państwa obcego. Jedynym przepisem rangi ustawowej dotyczącym zagadnienia mocy dowodowej zagranicznych dokumentów urzędowych jest art. 1138 k.p.c. Wyraża on generalną zasadę, że zagraniczne dokumenty urzędowe mają moc dowodową taką samą jak polskie dokumenty urzędowe, bez potrzeby ich uwierzytelniania poza wyjątkami wyraźnie wskazanymi w tymże przepisie.

7 Dokument prywatny Kodeks postępowania administracyjnego–odmiennie niż rozporządzenie z okresu międzywojennego - nie definiuje mocy dowodowej dokumentów prywatnych, w związku z tym korzysta się z dorobku komentatorskiego dotyczącego art. 245 kodeksu postępowania cywilnego Zgodnie z art. 245 k.p.c. dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Moc dowodową takiego podlegającego swobodnej ocenie organu administracyjnego dokumentu można przyrównać do zeznania świadka Dokumentem prywatnym jest każde pismo będące dokumentem, o ile nie jest ono dokumentem urzędowym

8 Dokument elektroniczny
Dokument elektroniczny (e-dokument) posiada wiele definicji. Opis zależy od tego z jakiego punktu widzenia patrzymy na ów temat. Według ogólnie przyjętych definicji w dziedzinie informatyki, dokumentem elektronicznym nazywane są dane, które zapisane są na dowolnym nośniku, przechowywane za pomocą odpowiedniego oprogramowania, dające się odtworzyć, edytować, kopiować. Sam nośnik danych nie jest ważny, istotny jest fakt, żeby dane mogły być odtwarzane wielokrotnie w takiej samej postaci na ekranie komputera. W literaturze przedmiotu spotykamy także pojęcie dokumentu komputerowego, i tu pojawia się problem utożsamiania każdego pliku komputerowego z e-dokumentem. Dokument komputerowy definiowany jest jako wszelka informacja i ciągi instrukcji zapisane w magnetycznej pamięci komputera w postaci plików. Plikiem natomiast będziemy nazywać zbiór informacji lub instrukcji zapisanych w taki sposób, by mógł być traktowany w procesie przetwarzania danych jako całość.

9 Dokument elektroniczny
informatyka - dokumentem elektronicznym nazywane są dane, które zapisane są na dowolnym nośniku, przechowywane przy pomocy odpowiedniego oprogramowania, dające się odtworzyć, edytować, kopiować. Sam nośnik danych nie jest ważny, istotny jest fakt, żeby dane mogły być odtwarzane wielokrotnie w takiej samej postaci na ekranie komputera. spotykamy także pojęcie dokumentu komputerowego, i tu pojawia się problem utożsamiania każdego pliku komputerowego z e-dokumentem. Dokument komputerowy definiowany jest jako wszelka informacja i ciągi instrukcji zapisane w magnetycznej pamięci komputera w postaci plików. Plikiem natomiast będziemy nazywać zbiór informacji lub instrukcji zapisanych w taki sposób, by mógł być traktowany w procesie przetwarzania danych jako całość.

10 Dokument elektroniczny
Legalną definicję dokumentu elektronicznego zawiera ustawa z r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, według której dokumentem elektronicznym nazywamy stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych, którym jest materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej.

11 Dokument elektroniczny
Możemy przykładowo wyróżnić następujące nośniki do zapisu dokumentów (przeważnie analogowych), których liczba jest znaczna: papier, pergamin, taśma audio, VHS, taśma filmowa, dyskietka, CD z danymi, DVD z danymi, karty Compact Flash, Secure Digital, dysk twardy (HDD). Wyznacznikiem dokumentu elektronicznego będzie zatem jego treść oraz trwałość danych, co umożliwia jego wielokrotne odtwarzanie.

12 Dokument elektroniczny (inne ustawy)
Ustawa z r. - Kodeks karny dokument elektroniczny - każdy przedmiot lub zapis na komputerowym nośniku danych, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne. Ustawa z r. - Prawo bankowe Reguluje możliwość składania oświadczeń woli za pomocą dokumentu w formie elektronicznej: a)musi być składane w związku z dokonywaniem czynności bankowych, b)dokumenty związane z tymi czynnościami muszą być w sposób należyty utworzone, utrwalone, przechowywane i zabezpieczone.

13 Dokument elektroniczny
Minister właściwy do spraw informatyzacji po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, określił w drodze rozporządzeń sposób postępowania oraz niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych. Przepisy rozporządzeń określają niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, zwanych metadanymi. Metadane to zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.

14 Centralne repozytorium
Ustawa o informatyzacji, w wyniku nowelizacji, określa zasady funkcjonowania centralnego repozytorium wzorów pism w postaci dokumentów elektronicznych, prowadzonego w ramach ePUAP. Umieszcza się w nim, przechowuje i udostępnia wzory pism, które uwzględniają niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych. Wzory pism w postaci dokumentów elektronicznych organy administracji publicznej przekazują do centralnego repozytorium oraz udostępniają w Biuletynie Informacji Publicznej. Przy sporządzaniu wzorów pism stosuje się międzynarodowe standardy dotyczące sporządzania dokumentów elektronicznych przez organy administracji publicznej, z uwzględnieniem konieczności podpisywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym. Organy administracji publicznej mogą także prowadzić własne lub wspólnie z innymi organami administracji publicznej repozytoria wzorów dokumentów elektronicznych.

15 Podpis elektroniczny Warunki i skutki prawne stosowania podpisu elektronicznego, zasady świadczenia usług certyfikacyjnych oraz zasady nadzoru nad podmiotami świadczącymi te usługi określa ustawa z 2001 r. o podpisie elektronicznym.

16 Podpis elektroniczny Podpis elektroniczny traktowany jest jako sposób podpisywania dokumentu w postaci elektronicznej. Można uznać, że jest to każdy sposób zastąpienia podpisu własnoręcznego (tzw. tradycyjnego) w rzeczywistości elektronicznej. W literaturze funkcjonuje wiele pojęć określających podpis elektroniczny. Najczęstszym rodzajem podpisu elektronicznego jest podpis cyfrowy. Jest jednak zasadnicza różnica między nimi: podpis elektroniczny reprezentuje dowolną formę podpisu utworzonego za pomocą komputera, podpis cyfrowy zakłada korzystanie z określonych technik kryptograficznych służących do tworzenia tego podpisu, najczęściej z technologii asymetrycznej pary klucza publicznego i prywatnego.

17 Podpis elektroniczny Podpis elektroniczny wykorzystuje wszelkie możliwe techniki służące do identyfikacji podpisującego w sposób elektroniczny. Przykładem podpisu elektronicznego może być: obraz podpisu własnoręcznego, otrzymany za pomocą skanera, podpis sporządzony elektronicznym piórem, kod PIN karty elektronicznej, użyty do podjęcia pieniędzy z bankomatu, imię lub nazwisko umieszczone w zakończeniu wiadomości wysyłanej pocztą elektroniczną, Faksymile,

18 Podpis elektroniczny - rodzaje
Ustawa rozróżnia: zwykły podpis elektroniczny bezpieczny podpis elektroniczny Ze względu na rodzaje certyfikatów, jakie mogą zostać na mocy ustawy wystawione, rozróżniamy: podpis bez certyfikatu, podpis z certyfikatem podpis z kwalifikowanym certyfikatem,

19 jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
Bezpieczny podpis elektroniczny Bezpieczny podpis elektroniczny jest szczególną formą podpisu elektronicznego. Ustawa o podpisie elektronicznym definiuje bezpieczny podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który spełnia trzy zasadnicze warunki: jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, jest sporządzony za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego jest powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

20 Bezpieczny podpis elektroniczny
O fakcie przyporządkowania tego podpisu wyłącznie do jednej osoby zaświadcza kwalifikowany certyfikat. Ma on zapewnić, iż ta konkretna osoba rzeczywiście podpisała określone dane. Natomiast jeżeli chodzi o bezpieczne urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego, powinno ono spełniać określone w ustawie wymogi, zgodnie z którymi: uniemożliwi pozyskiwanie danych służących do składania podpisu jako poświadczenia elektronicznego, nie zmieni danych, które mają zostać podpisane lub poświadczone elektronicznie umożliwi przedstawienie tych danych osobie składającej podpis elektroniczny przed chwilą jego złożenia.

21 Bezpieczny podpis elektroniczny
Aby przekonać się, czy dany podpis elektroniczny spełnia warunki stawiane bezpiecznym podpisom elektronicznym, należy dokonać jego weryfikacji, czyli czynności, które pozwalają na zidentyfikowanie osoby, która składa podpis elektroniczny. Należy następnie przeprowadzić analizę i stwierdzić, że podpis został złożony za pomocą danych służących do składania podpisu elektronicznego przyporządkowanych do tej osoby i w końcu upewnić się, że dane które zostały opatrzone tym podpisem nie uległy zmianie po złożeniu podpisu elektronicznego.

22 Bezpieczny podpis elektroniczny
Bezpieczny podpis elektroniczny, odmiennie niż jego zwykła postać, obwarowany został ostrzejszymi warunkami, jakie powinien spełniać, gdyż odgrywa on istotną rolę w prawnym obrocie pomiędzy różnymi podmiotami. Ustawa o podpisie elektronicznym stanowi bowiem, że dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

23 Nowelizacja ustawy o informatyzacji 2010
Alternatywy dla podpisu elektronicznego w kontaktach z administracją publiczną podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP - podpis złożony przez użytkownika konta ePUAP, do którego zostały dołączone informacjeidentyfikujące zawarte w profilu zaufanym ePUAP, a także: a) jednoznacznie wskazujący profil zaufany ePUAP osoby, która wykonała podpis, b) zawierający czas wykonania podpisu, c) jednoznacznie identyfikujący konto ePUAP osoby, która wykonała podpis, d) autoryzowany przez użytkownika konta ePUAP, e) potwierdzony i chroniony podpisem systemowym ePUAP;

24 Nowelizacja ustawy o informatyzacji 2010
Alternatywy dla podpisu elektronicznego w kontaktach z administracją publiczną profil zaufany ePUAP – zestaw informacji identyfikujących i opisujących podmiot lub osobę będącą użytkownikiem konta na ePUAP, który został w wiarygodny sposób potwierdzony przez organ podmiotu określonego w art. 2; podpis systemowy ePUAP - podpis cyfrowy utworzony w bezpiecznym środowisku systemu ePUAP, zapewniający integralność i autentyczność wykonania operacji przez system ePUAP;

25 Centralne repozytorium
Art. 19b. Minister właściwy do spraw informatyzacji w ramach ePUAP prowadzi centralne repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, zwane dalej "centralnym repozytorium".

26 Centralne repozytorium
"2. W centralnym repozytorium umieszcza się, przechowuje i udostępnia wzory dokumentów, które uwzględniają niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016). 3. Organy administracji publicznej przekazują do centralnego repozytorium oraz udostępniają w Biuletynie Informacji Publicznej wzory dokumentów elektronicznych. Przy sporządzaniu wzorów dokumentów elektronicznych stosuje się międzynarodowe standardy dotyczące sporządzania dokumentów elektronicznych przez organy administracji publicznej, z uwzględnieniem konieczności podpisywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym."

27 Centralne repozytorium – od 11 V 2014
W przypadku gdy w przepisach prawa, które weszły w życie przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, został wskazany organ właściwy do określenia wzoru dokumentu, jeżeli przepisy te nie wykluczają przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, organ ten, w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy: 1)   przekaże ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzór dokumentu elektronicznego, o którym mowa w art. 3 pkt 24 ustawy o informatyzacji, w celu umieszczenia go w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, o którym mowa w art. 19b ust. 1 ustawy o informatyzacji;

28 Centralne repozytorium – od 11 V 2014
2)   przekaże ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opis usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu wzoru dokumentu elektronicznego w celu zamieszczenia go w katalogu usług, o którym mowa w art. 3 pkt 23 ustawy o informatyzacji, na elektronicznej platformie usług administracji publicznej; 3)   udostępni na elektronicznej platformie usług administracji publicznej lub w innym systemie teleinformatycznym formularz elektroniczny, o którym mowa w art. 3 pkt 25 ustawy o informatyzacji, umożliwiający wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia go za pomocą środków komunikacji elektronicznej.