Sumy częściowe (pośrednie) Opcja automatycznego generowania podsumowań wartości w dowolnych polach dla powtarzających się (takich samych) wartości w polu.

Prezentacja na temat: "Sumy częściowe (pośrednie) Opcja automatycznego generowania podsumowań wartości w dowolnych polach dla powtarzających się (takich samych) wartości w polu."— Zapis prezentacji:

1 Sumy częściowe (pośrednie) Opcja automatycznego generowania podsumowań wartości w dowolnych polach dla powtarzających się (takich samych) wartości w polu innym. 7. Posortujmy tabelę względem kolumny Grupa. 8. W oknie zdefiniujmy pole, którego zmiana decyduje o rozpoczęciu nowego podliczenia pola (grupa), funkcję (suma) i które mają być sumowane(Cena w naszym przypadku). 9. Uzyskajmy odpowiedź na pytanie o sumę ilości produktów należących do każdej z grup (suma ilości gumek, markerów...). Sumy pośrednie pełnią swoją funkcję jedynie, gdy dane są poprawnie posortowane!

2 =SUMA([Budżet.xlsx]Roczny!C10:C25) =SUMA('C:\Raporty\[Budżet.xlsx]Roczny'!C10:C25) UWAGA : Jeśli nazwa innego arkusza lub skoroszytu zawiera znaki niealfabetyczne, tę nazwę (lub ścieżkę) należy ująć w znaki cudzysłowu pojedynczego. =SUMA(Budżet.xlsx!Sprzedaż)

3 Definiowanie nazwy zakresu Pole adresu (najefektywniej) lub Karta Formuły Plik sortowanie

4 Funkcja Wyszukaj.Pionowo WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość; tabela_tablica; nr_kolumny; [przeszukiwany_zakres])

5 Szukana wartość – musi być w takim samym formacie, jaki wystąpi później w zakresie, do którego odwołujemy się w kolejnym argumencie funkcji. Nie możemy więc wyszukać liczby przechowywanej jako tekst w tabeli, gdzie dana liczba będzie już przechowywana jako liczba. Należy więc zamienić tekst na liczbę. WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość; tabela_tablica; nr_kolumny; [przeszukiwany_zakres])

6 Tabela, czyli nasz zakres wyszukiwania – musi rozpoczynać się kolumną, w której znajduje się nasza wyszukiwana wartość. Dodatkowo, jeśli będziemy potem kopiować WYSZUKAJ.PIONOWO do kolejnych komórek, warto zablokować zakres wyszukiwania dodając znaki $ w adresie zakresu, inaczej zakres będzie wędrował i w efekcie funkcja zadziała prawidłowo jedynie w pierwszej komórce.

7 WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość; tabela_tablica; nr_kolumny; [przeszukiwany_zakres]) Numer kolumny – to chyba najprostszy argument, należy tylko dobrze policzyć kolumny w zakresie wyszukiwania. Warto wiedzieć, że ten argument może również wskazywać na komórkę, która podaje numer kolumny. Przydaje się to w bardziej skomplikowanych konstrukcjach z wykorzystaniem WYSZUKAJ.PIONOWO.

8 WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość; tabela_tablica; nr_kolumny; [przeszukiwany_zakres]) Sposób wyszukiwania – WYSZUKAJ.PIONOWO daje tutaj dwie możliwości: wyszukiwanie dokładne (FALSE bądź 0) i wyszukiwanie przybliżone (TRUE bądź 1). Należy pamiętać, że ten argument nie jest wymagany, co więcej, jeśli go nie podamy, to funkcja zwróci nam przybliżony wynik. Jeśli zatem zależy nam na dokładnym wyszukiwaniu, musimy pamiętać, żeby wpisać tutaj FALSE (FAŁSZ) bądź 0. Druga opcja, czyli wyszukiwanie przybliżone, ma mniej zastosowań, należy jednak pamiętać, że wymaga, aby zakres wyszukiwania był przesortowany rosnąco.

9 Ćwiczenia skoroszyt sk1 + kody(arkusz drewno) Sortowanie + kody(arkusz towary)

10 Praca z arkuszami tabele przestawne Zajęcia 4 – 27.04.2016

11 Tabele przestawne Tabele przestawne są jednym z najcenniejszych narzędzi oferowanych przez Excel, niestety rzadko wykorzystywanym, ponieważ wiele osób uważa, że ich używanie jest niezwykle trudne. A może wcale tak nie jest, a tworząc tabele przestawne możemy zaoszczędzić wiele godzin pracy.

12 Przykład 1. Dysponujemy raportem w formacie tabeli o trzech kolumnach zawierających: nazwę produktu, kategorie, do której produkt ten należy, oraz jego sprzedaż z ostatniego roku. Tabela zawiera dane dla 500 produktów. Zostaliśmy poproszeni o obliczenie: - jaka jest całkowita sprzedaż dla każdej z 10 kategorii produktów, - jaka była średnia sprzedaż na jeden produkt w każdej z kategorii, - ile różnych produktów było sprzedawanych w każdej z kategorii - oraz jaka była sprzedaż najlepszego z tych produktów. Do zad. 1

13 Aby utworzyć tabelę przestawną należy ustawić aktywną komórkę na dowolnej komórce tabeli z danymi i wybrać z karty wstążki ‘Wstawianie’ ikonę ‘ Wstaw Tabelę Przestawną ’ zaznaczoną na rysunku.

14 Wyświetlone zostanie poniższe okno. Excel próbuje sam domyślić się jaki obszar zajmuje nasza tabela z danymi, z reguły jest to sugestia właściwa. Domyślnie ustawiona jest opcja wstawiania tabeli przestawnej w nowym arkuszu. Klikamy OK.

15 Po kliknięciu OK. na wstążce pojawiają się ‘Narzędzia tabel przestawnych’ z dwoma nowymi kartami poleceń, ‘Opcje’ oraz ‘Projektowanie’ (oznaczone 1) Na karcie ‘Opcje’ trzy ostatnie ikony (oznaczone 2) informują nas o tym jakie elementy tabeli przestawnej mają być wyświetlane. 3 oznaczona została nowoutworzona tabela przestawna, w tej chwili nie zawiera żadnych kolumn lub wierszy. Nr 4 to ‘Lista pól tabeli przestawnej’, która posłuży nam do utworzenia naszej tabeli. I wreszcie cyfrą 5 oznaczone jest polecenie, które wyświetli okno pozwalające nam zmieniać opcje tabeli. Od kliknięcia tego polecenia zaczniemy tworzenie naszej tabeli przestawnej.

16 Istnieje kilka sposobów tworzenia i modyfikowania tabel przestawnych, przeciąganie pól w siatce jest chyba najbardziej intuicyjnym i najszybszym sposobem. Aby było możliwe w oknie ‘Opcje tabeli przestawnej’ na karcie ‘Wyświetlanie’ należy zaznaczyć ‘Układ klasyczny tabeli przestawnej’, opcja ta domyślnie jest wyłączona. Operację tą musimy przeprowadzić tylko przy pierwszym tworzeniu tabeli przestawnej. Klikamy OK.

17 Wygląd tabeli zmienił się, powinna ona teraz wyglądać tak jak jest to pokazane na poniższym rysunku.

18 Przenosimy pole tabeli przestawnej ‘kategoria’ do obszaru oznaczonego jako ‘Upuść pola wierszy tutaj’ zadania

19 Trzykrotnie przenosimy pole ‘sprzedaż’ do obszaru ‘Upuść elementy danych tutaj’. Przeciągamy pole ‘nazwa produktu’ do elementów danych (opisy pól są widoczne tylko wówczas, gdy pola te są puste).

20 Tabela, którą uzyskamy powinna wyglądać tak jak poniżej. Już w tym momencie znamy odpowiedzi na 2 z 4 postawionych na początku tego przykładu pytań. W kolumnie B mamy sumę sprzedaży dla wszystkich kategorii a w kolumnie E ilość produktów po kategoriach.

21 Sformatujemy teraz kolumny w tabeli. Klikamy dowolne z pól pierwszej z kolumn z danymi prawym klawiszem i wybieramy opcję ‘Ustawienia pola wartości...’

22 Klikamy na Format liczby

23

24 Wciąż mamy jednak 3 sumy sprzedaży (w kolumnach B, C i D). Klikamy dowolną komórkę w kolumnie ‘Suma z sprzedaż 2’ prawym klawiszem i wybieramy pole ‘Ustawienia pola wartości…’. Tym razem oprócz zmiany formatu liczby zmieniamy także opcję ‘Podsumuj pole wartości według:’ na ‘Średnia’. …zmieniamy samodzielnie kolumnę D…

25 Po edycji nagłówków tabela mogłaby wyglądać tak:

26 Po nabraniu wprawy wszystkie opisane powyżej operacje nie powinny zająć dłużej niż 1 minutę. Gdybyśmy chcieli zrobić to samo bez wykorzystania tabel przestawnych zajęłoby to, co najmniej kilkanaście razy więcej. Dokonajmy teraz drobnej zmiany w danych wejściowych (Arkusz: ‘Tabele przestawne 1’). Zmieńmy sprzedaż dla pierwszego produktu na 2345. Po powrocie do naszej tabeli odkrywamy, że nic się nie zmieniło, - - maksimum w kategorii A nadal wynosi 995.

27 UWAGA: Dane w tabelach przestawnych nie są automatycznie aktualizowane. Aby tabela przestawna została zaktualizowana należy z karty ‘Opcje’ wybrać polecenie ‘Odśwież’.

28 Gdybyśmy chcieli zmienić kolejność pól, np. kolumnę Ilość pokazywać za Sprzedażą, wystarczy złapać za ‘bok’ nagłówka kolumny i przeciągnąć go we właściwe miejsce. To gdzie pojawi się przeciągana kolumna pokazuje się na bieżąco podczas przeciągania i jest oznaczone grubą linią.

29 Style tabeli w karcie Projektowanie

30 Tak mogłaby wyglądać tabela po zmianach

31 Przykład 2. (zapis w oddzielnym arkuszu) Obliczmy jaki był procentowy rozkład sprzedaży na kategorie. W tym celu jeszcze raz dodajemy sprzedaż do tabeli przestawnej. Klikamy nowoutworzone pole prawym klawiszem myszy i wybieramy opcję ‘Ustawienia pola wartości…’

32 Przechodzimy na kartę ‘Pokazywanie wartości jako’, w okienku ‘Pokaż wartości jako’ przewijamy w dół i wybieramy ‘% kolumny’ po czym klikamy ‘OK.’

33 Możemy jeszcze posortować kategorie według udziału ich sprzedaży w sprzedaży całkowitej. Klikamy na ikonę strzałki w komórce ‘A4’ i wybieramy polecenie ‘Więcej opcji sortowania…’.

34

35 Na zakończenie – zmiana nagłówka

36 Przykład 3. (zapis w oddzielnym arkuszu) Przygotujmy raport przedstawiający sprzedaż z ostatniego roku 10 najlepszych produktów (tzw. TOP 10) w każdej z 10 kategorii produktów, oraz sumę sprzedaży tych produktów. Aby przygotować taki raport bez użycia tabel przestawnych najlepiej byłoby: 1. Skopiować tabelę z danymi na 12 arkuszy. 2. Na każdej z 10 tabel założyć filtr, 3. Używając filtra pozostawić na każdym arkuszu tylko produkty z jednej kategorii i skasować pozostałe, 4. Posortować każdą z 10 tabel malejąco wg sprzedaży, 5. Skasować produkty spoza TOP 10 6. Nadać arkuszom nazwy odpowiednio do kategorii Wykonanie takiego zadania bez tabel przestawnych jest, więc jak widać możliwe, jednak zajęłoby około 10 razy więcej czasu, a ryzyko pomyłki przy tylu operacjach byłoby znacznie większe niż przy użyciu tabeli przestawnej.

37 Przygotujmy raport za pomocą tabeli przestawnej 1. Ustawiamy aktywną komórkę w tabeli z danymi 2. Wybieramy Wstawianie  Tabela przestawna i zatwierdzamy klikając OK. 3. Jeżeli widok klasyczny jest wyłączony, wybieramy polecenie Opcje  Wyświetlanie  Układ klasyczny tabeli przestawnej. 4. Przenosimy nazwy pól zgodnie z poniższym rysunkiem (ważne - kategoria)

38 5. Zmieniamy format liczb (prawy przycisk myszy)

39 6. Ponownie klikamy prawym klawiszem w dowolnym polu kolumny z danymi i sortujemy ją od największych do najmniejszych.

40 7. Klikamy prawym klawiszem na jednej z nazw produktów i wybieramy polecenie Filtruj a następnie 10 pierwszych.

41

42 Raport jest już gotowy do rozesłania i powinien wyglądać tak jak poniżej.

43 Jeśli zmienione zostaną liczby w tabeli z poprzednich przykładów, w wyniku zastosowania polecenia Odśwież Dane zostaną zaktualizowane, a układ i format tabeli oraz wszystkie wybrane opcje zachowane. Nieco inaczej musimy się zachować w przypadku, gdy dopisujemy produkt do tabeli.

44 Jeżeli nowy arkusz z danymi ma więcej wierszy niż poprzedni należy ustawić aktywną komórkę w tabeli przestawnej i z karty ‘Opcje’ wybrać polecenie ‘Zmień źródło danych’.

45 Gdybyśmy natomiast chcieli wybrać kilka kategorii na raz i sprawdzić na przykład jakie było 10 najlepszych produktów w kategorii A i C łącznie, należy kliknąć ikonę strzałki przy polu kategoria (komórka B1) po czym wybrać ‘Zaznacz wiele elementów

46 Na skutek zaznaczenia opcji ‘Zaznacz wiele elementów’ przy wszystkich nazwach kategorii pojawią się zaznaczone pola wyboru, najprościej będzie je odznaczyć klikając na ‘(Wszystkie)’, po czym zaznaczamy tylko kategorie ‘A’ i ‘C’

47 W komórce B1 wyświetli się opis ‘(Wiele elementów)’, który oznacza, że został wybrany więcej niż jeden element ale nie wszystkie elementy. Na liście jest 10 najlepszych produktów wg sprzedaży łącznie z kategorii ‘A’ i ‘C’. Niestety nie ma możliwości wyświetlenie listy wybranych elementów bezpośrednio w komórce B1. Aby sprawdzić jakie elementy są wybrane należy kliknąć ikonę filtra.

48 Ćwiczenia do samodzielnego wykonania. Na podstawie tabeli znajdującej się w arkuszu: ‘Tabele Przestawne ćw.’, przygotujmy tabelę przestawną taką jak poniższa.

49

50

51