Warszawa, dnia 09 grudnia 2015 r. Kontrola projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 Warszawa, dnia 09 grudnia 2015 r.

Podstawy prawne kontroli projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. poz. 1146 z późn. zm.), tzw. ustawa wdrożeniowa; Porozumienie Nr WER/MZ/2015/1 zawartego w dniu 13 stycznia 2015 r. w sprawie realizacji Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 pomiędzy Ministrem Infrastruktury i Rozwoju a Województwem Mazowieckim, w imieniu którego działa Zarząd Województwa Mazowieckiego; Wytyczne w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 z dnia 28 maja 2015 r. (wydane na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy wdrożeniowej); Wytyczne w zakresie kontroli dla PO WER 2014-2020 z dnia 03 lipca 2015 r. (wydane na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy wdrożeniowej).

Umowa o dofinansowanie projektu w ramach Działania 1 Umowa o dofinansowanie projektu w ramach Działania 1.1 Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 Art. 17 ust. 1 umowy: „Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli dokonywanej przez Instytucję Pośredniczącą oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji Projektu”. Art. 17 ust. 2 umowy: „Kontrola może zostać przeprowadzona zarówno w siedzibie Beneficjenta, jak i w miejscu realizacji Projektu(…)”. Art. 17 ust. 3 umowy: „Beneficjent zapewnia Instytucji Pośredniczącej oraz podmiotom, o których mowa w ust. 1, prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane, jak i niezwiązane z realizacją Projektu, o ile jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków w projekcie, w tym dokumenty elektroniczne przez cały okres ich przechowywania (…)”.

Rodzaje kontroli prowadzonych w ramach PO WER przez Wydział Kontroli EFS WUP w Warszawie Kontrola projektu na miejscu: kontrola projektu w siedzibie beneficjenta; wizyta monitoringowa. 2. Kontrola na zakończenie realizacji projektu. 3. Kontrola po zakończeniu realizacji projektu: kontrola trwałości rezultatów. 4. Kontrola doraźna.

Kontrola projektu na miejscu: CEL: Sprawdzenie dostarczenia towarów i usług współfinansowanych w ramach projektów, faktycznego poniesienia wydatków, a także zgodności projektu z celami szczegółowymi Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 oraz z obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi. Prowadzone są co do zasady w trakcie ich realizacji, z uwzględnieniem stopnia zaawansowania rzeczowego i finansowego projektów.

Kontrola projektu na miejscu – informacja o kontroli Przekazanie do jednostki kontrolowanej informacji o kontroli – co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli. Informowanie o kontroli nie jest obowiązkowe w przypadku wizyt monitoringowych oraz kontroli doraźnych. W treści Informacji o kontroli zawarty będzie każdorazowo zakres dokumentów, które powinny zostać przygotowane przez Beneficjenta celem sprawnego przeprowadzenia kontroli.

Kontrola projektu na miejscu - Informacja pokontrolna W wyniku kontroli sporządzana jest Informacja pokontrolna, która przekazywana jest w jednym egzemplarzu do jednostki kontrolowanej w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli. Drugi egzemplarz Informacji pokontrolnej archiwizowany jest w aktach kontroli. Beneficjentowi przysługuje prawo złożenia do IP pisemnych, umotywowanych zastrzeżeń do treści Informacji pokontrolnej w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej. Do treści drugiej Informacji pokontrolnej (tzw. ostatecznej) oraz do pisemnego stanowiska wobec zgłoszonych zastrzeżeń nie przysługuje, zgodnie z zapisami art. 25 ust. 11 ustawy wdrożeniowej, prawo złożenia zastrzeżeń.

Kontrola projektu na miejscu – Zalecenia pokontrolne Jeśli w wyniku kontroli stwierdzono uchybienia i/lub nieprawidłowości, w treści Informacji pokontrolnej zawarte będą zalecenia pokontrolne/rekomendacje, mające na celu wdrożenie przez Beneficjenta działań w celu usunięcia stwierdzonych uchybień i/lub podjęcie działań korygujących celem zapobieżenia ich ponownemu wystąpieniu.

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Zgodność rzeczowa realizacji projektu, w tym zgodność podejmowanych działań merytorycznych z celami projektu i prawidłowość realizacji zadań związanych z monitorowaniem projektu Co weryfikujemy? zgodność informacji przekazywanych we wnioskach o płatność w zakresie postępu rzeczowego ze stanem faktycznym; czy realizacja projektu odbywa się zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie (tj. zgodnie z założeniami merytorycznymi w zakresie realizacji poszczególnych zadań oraz terminowo); zgodność działań merytorycznych projektu z właściwymi celami szczegółowymi PO WER; czy istnieje ryzyko niezrealizowania założeń merytorycznych projektu oraz osiągnięcia jego wskaźników.

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Prawidłowość realizacji polityk horyzontalnych, w tym równości szans i niedyskryminacji i równości szans płci Co weryfikujemy? realizację zadeklarowanych przez beneficjenta działań z zakresu równości szans i dostępności projektu dla osób z niepełnosprawnościami oraz równości szans płci w ramach projektu.

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Kwalifikowalność uczestników projektu oraz prawidłowość przetwarzania danych osobowych Co weryfikujemy? czy liczba uczestników projektu dot. poszczególnych rodzajów wsparcia jest zgodna z założeniami projektu zawartymi we wniosku o dofinansowanie; czy Beneficjent posiada dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestników projektu (oświadczenia/zaświadczenia); prawidłowość realizacji procesu rekrutacji do projektu; czy dane uczestników zbierane w formie papierowej są zgodne z danymi zawartymi w SL2014; zgodność danych osób zakwalifikowanych do otrzymania wsparcia z kryteriami określonymi we wniosku o dofinansowanie, dokumentacją naboru oraz SzOOP PO WER; sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1182 z późn.zm.).

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Prawidłowość rozliczeń finansowych Co weryfikujemy? czy Beneficjent posiada oryginały dokumentów finansowo-księgowych wraz z dowodami zapłaty, potwierdzające poniesienie wydatków; czy dokumenty finansowo-księgowe są prawidłowo opisane, tj. w sposób wskazujący na związek z projektem; czy współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone; czy dane wykazane we wnioskach o płatność są zgodne z dokumentami księgowymi; czy wydatki wykazane we wnioskach o płatność są kwalifikowalne; czy wysokość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem jest zgodna z określonym limitem procentowym; czy rozliczenia finansowe prowadzone są zgodnie z ustawą o rachunkowości; czy Beneficjent prowadzi wyodrębnioną ewidencję wydatków; czy w ramach projektu finansuje się zwykłą (podstawową) działalność jednostki realizującej projekt; czy przekazane środki na realizację projektu przyczyniły się do wygenerowania przychodu; czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowalny i czy dokumentacja podatkowa Beneficjenta jest zgodna ze złożonym oświadczeniem w sprawie kwalifikowalności podatku VAT; czy stwierdzono podwójne finansowanie wydatków (w przypadku realizacji przez Beneficjenta więcej niż jednego projektu).

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Poprawność udzielania zamówień publicznych Co weryfikujemy? sposób udzielania zamówień publicznych pod kątem zapisów ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn.zm.); w tym w szczególności: czy spełnione zostały przesłanki umożliwiające zastosowanie trybu udzielenia zamówienia innego niż podstawowy; czy Beneficjent oszacował wartość zamówienia z należytą starannością i czy posiada dokumenty potwierdzające sposób oszacowania wartości zamówienia; sposób upublicznienia ogłoszeń; treść SIWZ; czy osoby biorące udział w postępowaniu złożyły oświadczenia dot. niepodlegania wyłączeniu z czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia? sposób określenia warunków udziału w postępowaniu; sposób określenia kryteriów oceny ofert; czy Beneficjent posiada prawidłowo wypełniony i kompletny protokół z postępowania. (…)

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Poprawność stosowania zasady konkurencyjności Co weryfikujemy? - czy Beneficjent stosuje zasadę konkurencyjności w przypadkach, w których jest do tego zobowiązany zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Poprawność stosowania zasady konkurencyjności Udzielanie zamówienia publicznego w ramach projektu następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku: beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy Pzp do jej stosowania, w przypadku zamówień publicznych przekraczających wartość 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), beneficjenta, będącego podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy Pzp do jej stosowania - w przypadku zamówień publicznych o wartości niższej od kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), lub - w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej od kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT).

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Kwalifikowalność personelu projektu – projekty konkursowe Co weryfikujemy? - czy wydatki związane z wynagrodzeniem personelu są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy oraz z Kodeksem cywilnym. Kwalifikowalnymi składnikami wynagrodzenia personelu są w szczególności: - wynagrodzenie brutto, - składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz wydatki ponoszone na Pracowniczy Program Emerytalny zgodnie z ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 710).

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Kwalifikowalność personelu projektu – projekty konkursowe W ramach wynagrodzenia personelu, niekwalifikowalne są: a) wpłaty dokonywane przez pracodawców zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721, z późn. zm.) na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, zwany dalej „PFRON”, b) świadczenia realizowane ze środków ZFŚS dla personelu projektu, c) koszty ubezpieczenia cywilnego funkcjonariuszy publicznych za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej, d) nagrody jubileuszowe i odprawy pracownicze dla personelu projektu, koszty składek i opłat fakultatywnych, niewymaganych obowiązującymi przepisami prawa krajowego, chyba że: - zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy oraz, - zostały wprowadzone w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie oraz, - potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady ich odprowadzania/przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta.

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Kwalifikowalność personelu projektu – projekty konkursowe Dodatkowe wynagrodzenie roczne personelu projektu jest kwalifikowalne wyłącznie, jeżeli wynika z przepisów prawa pracy67 i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie zasadnicze będące podstawą jego naliczenia jest rozliczane w ramach projektu. Niekwalifikowalne jest wynagrodzenie personelu projektu zatrudnionego jednocześnie w instytucji uczestniczącej w realizacji PO (tj. IZ lub instytucji, do której IZ PO delegowała zadania związane z zarządzaniem PO) na podstawie stosunku pracy, chyba że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie.

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Kwalifikowalność personelu projektu – projekty konkursowe Osoba dysponująca środkami dofinansowania projektu (tj. osoba upoważniona do podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu beneficjenta) nie może być prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe, co beneficjent weryfikuje na podstawie oświadczenia tej osoby przed jej zaangażowaniem do projektu.

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Kwalifikowalność personelu projektu – projekty konkursowe Wydatki związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w projekcie lub projektach są kwalifikowalne, o ile: a) obciążenie z tego wynikające nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie, b) łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i FS oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie, c) wykonanie zadań przez tę osobę jest potwierdzone protokołem sporządzonym przez tę osobę, wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie, z wyłączeniem przypadku, gdy osoba ta wykonuje zadania na podstawie stosunku pracy, a dokumenty związane z jej zaangażowaniem wyraźnie wskazują na jej godziny pracy.

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Kwalifikowalność personelu projektu – projekty konkursowe Limit zaangażowania zawodowego dotyczy wszystkich form zaangażowania zawodowego, w szczególności: a) w przypadku stosunku pracy – uwzględnia liczbę dni roboczych w danym miesiącu wynikających ze stosunku pracy, przy czym do limitu wlicza się czas nieobecności pracownika związanej ze zwolnieniami lekarskimi i urlopem wypoczynkowym, a nie wlicza się czasu nieobecności pracownika związanej z urlopem bezpłatnym, b) w przypadku stosunku cywilnoprawnego, samozatrudnienia oraz innych form zaangażowania – uwzględnia czas faktycznie przepracowany, w tym czas zaangażowania w ramach własnej działalności gospodarczej poza projektami (o ile dotyczy).

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Kwalifikowalność personelu projektu – projekty konkursowe Wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom faktycznie stosowanym u beneficjenta poza projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i FS na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji. Dotyczy to również pozostałych składników wynagrodzenia personelu, w tym nagród i premii.

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Kwalifikowalność personelu projektu – projekty konkursowe Koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są kwalifikowalne w pełnej wysokości, wyłącznie w przypadku personelu projektu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu. W przypadku personelu projektu zaangażowanego na podstawie stosunku pracy w wymiarze poniżej ½ etatu lub na podstawie innych form zaangażowania, koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są niekwalifikowalne.

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Kwalifikowalność personelu projektu – projekty konkursowe W przypadku projektów partnerskich nie jest dopuszczalne angażowanie jako personelu projektu pracowników partnerów przez beneficjenta i odwrotnie. W ramach projektu mogą być kwalifikowalne koszty delegacji służbowych oraz koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych personelu projektu, pod warunkiem, że jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu oraz koszty te zostały uwzględnione w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu.

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Kwalifikowalność personelu projektu – projekty pozakonkursowe PUP Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020: 1. W przypadku projektów realizowanych na podstawie Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie realizacji projektów finansowanych ze środków Funduszu Pracy w ramach programów operacyjnych współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego na lata 2014-2020, katalog kosztów pośrednich określony jest w ustawie z dnia 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2015 r. poz. 149, z późn. zm.) a stawka ryczałtowa kosztów pośrednich jest określana przez beneficjenta we wniosku o dofinansowanie i wynosi nie więcej niż poziom wskazany w tej ustawie. 2. Do personelu projektu zaangażowanego w ramach działań/zadań rozliczanych za pomocą uproszczonych metod nie ma zastosowania podrozdział 6.16 Wytycznych (Koszty związane z angażowaniem personelu), za wyjątkiem pkt 7 podrozdziału 6.16 („Osoba dysponująca środkami dofinansowania projektu (tj. osoba upoważniona do podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu beneficjenta) nie może być prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe, co beneficjent weryfikuje na podstawie oświadczenia tej osoby przed jej zaangażowaniem do projektu”) – weryfikowane podczas kontroli na podstawie oświadczenia osoby zaangażowanej.

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Poprawność udzielania pomocy publicznej/pomocy de minimis Co weryfikujemy? czy pomoc publiczna udzielana jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; czy Beneficjent posiada wszystkie wymagane dokumenty, umożliwiające udzielenie pomocy publicznej, w tym formularze informacji przedstawianych przy ubieganiu się o udzielenie pomocy de minimis; czy Beneficjent wystawił beneficjentowi pomocy zaświadczenie o pomocy de minimis; czy Beneficjent prawidłowo wypełnia obowiązki sprawozdawcze o udzielonej pomocy publicznej.

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych Co weryfikujemy? - czy Beneficjent realizuje działania informacyjno-promocyjne zgodnie z wymogami wskazanymi w umowie o dofinansowanie oraz zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji i Księgą identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020; - czy dokumentacja merytoryczna oraz strona internetowa projektu zostały oznakowane znakiem Unii Europejskiej wraz ze słownym odniesieniem do UE i do Europejskiego Funduszu Społecznego oraz znakiem Fundusze Europejskie wraz z nazwą Programu Wiedza Edukacja Rozwój; czy Beneficjent zamieścił krótki opis projektu na stronie internetowej (o ile ją posiada).

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Archiwizacja dokumentacji i zapewnienie ścieżki audytu Co weryfikujemy? czy Beneficjent przechowuje dokumenty dotyczące projektu zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie; czy dokumentacja dotycząca projektu jest przechowywana w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz właściwą ścieżkę audytu; czy Beneficjent zapewnia dostępność dokumentacji w sposób umożliwiający weryfikację zgodności z prawem i prawidłowości zadeklarowanych wydatków.

Kontrola projektu na miejscu – obszary kontroli Prawidłowość realizacji projektów partnerskich Co weryfikujemy? czy zostało zawarte porozumienie lub umowa partnerska określająca podział obowiązków pomiędzy liderem i partnerem projektu; czy partnerstwo zostało utworzone zgodnie z zapisami ustawy wdrożeniowej (czy porozumienie/umowa zawiera elementy określone w art. 33 ust. 5 ustawy); czy realizacja projektu odbywa się zgodnie z podziałem i warunkami określonymi w umowie partnerskiej; czy nastąpiło niedopuszczalne wzajemne zlecanie przez Beneficjenta zakupu towarów lub usług partnerowi i odwrotnie.

Wizyty monitoringowe są prowadzone bez zapowiedzi! Wizyta monitoringowa Celem wizyty monitoringowej jest weryfikacja sposobu realizacji projektu w miejscu prowadzenia działań merytorycznych (np. w miejscu szkolenia, stażu, konferencji). Wizyty monitoringowe są prowadzone bez zapowiedzi!

Wizyta monitoringowa – zakres Zakres wizyty monitoringowej umożliwia ocenę jakości i prawidłowości prowadzonych działań i obejmuje sprawdzenie, czy: forma wsparcia jest zgodna z wnioskiem o dofinansowanie projektu, m.in. w zakresie: tematyki, terminów oraz sposobu realizacji wsparcia; liczba uczestników odpowiada założeniom opisanym we wniosku; forma wsparcia jest zgodna z harmonogramem realizacji wsparcia, udostępnianym przez beneficjenta na podstawie umowy o dofinansowanie; forma wsparcia jest zgodna z umową na realizację usługi (jeśli została zlecona); pomieszczenia, w których realizowane są zadania merytoryczne oraz materiały udostępniane uczestnikom są dostosowane pod kątem potrzeb osób z niepełnosprawnościami zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami i zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020;

Wizyta monitoringowa – zakres c.d. pomieszczenia, w których realizowane są zadania merytoryczne, są oznakowane plakatami i/lub tablicami zawierającymi logotypy Unii Europejskiej i Funduszy Europejskich oraz nazwę Programu Wiedza Edukacja Rozwój, informującymi o współfinansowaniu projektu z EFS zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie (szczegółowe wytyczne w zakresie realizacji obowiązków informacyjno-promocyjnych zostały określone w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji); uczestnicy otrzymują materiały, które są oznakowane zgodnie z zasadami informowania i promowania projektów w ramach PO WER; sprzęt, wyposażenie oraz elementy infrastruktury zakupione w celu udzielania wsparcia są dostępne w miejscu realizacji usługi i są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem i właściwie oznakowane. Podczas wizyty monitoringowej pracownicy instytucji kontrolującej przeprowadzają wywiad/ankietę z uczestnikami projektu w celu poznania ich opinii na temat realizowanego wsparcia, w tym jakości prowadzonych działań oraz zweryfikowania, czy mają świadomość jego współfinansowania z Funduszy Europejskich.

Kontrola na zakończenie realizacji projektu Przeprowadzana obligatoryjnie po złożeniu przez Beneficjenta wniosku końcowego o płatność – w siedzibie Beneficjenta, kontrola „na dokumentacji”. Polega na: weryfikacji końcowego wniosku o płatność; sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentacji związanej z realizacją projektu; sprawdzeniu informacji na temat tożsamości i lokalizacji podmiotów przechowujących dokumenty, wymagane w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu. Może objąć także kontrolę na miejscu w siedzibie Beneficjenta – powinna być przeprowadzana zwłaszcza w sytuacji, gdy kontrola na dokumentach nie daje wystarczającego zapewnienia, że cele projektu zostały osiągnięte oraz że dokumentacja projektowa jest dostępna i kompletna.

Kontrola po zakończeniu realizacji projektu Obejmuje głównie kontrole trwałości rezultatów i dotyczy weryfikacji utrzymania wskaźników realizacji celów szczegółowych PO WER i obejmują projekty, w których wymóg utrzymania trwałości został określony we wniosku o dofinansowanie. Jednostka kontrolująca może podjąć decyzję o przeprowadzeniu kontroli po zakończeniu także w innym zakresie, np. w zakresie weryfikacji prawidłowości rozliczeń finansowych lub zgodności zamówień udzielonych w ramach projektu z przepisami unijnymi i krajowymi. Kontrola taka może wynikać m.in. z otrzymanej informacji o potencjalnych nieprawidłowościach związanych z danym projektem, które zostały ujawnione po rozliczeniu końcowym.

Kontrola doraźna Do przeprowadzenia kontroli doraźnych stosuje się tryb postępowania obowiązujący w odniesieniu do kontroli planowych z tą różnicą, że nie ma konieczności wysyłania informacji o planowanej kontroli. Wszczynane w związku z wystąpieniem sytuacji niestandardowych. Decyzja o przeprowadzeniu kontroli doraźnej może być podjęta m.in. w nw. sytuacjach: otrzymania przez jednostkę kontrolującą skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości lub zaniedbań ze strony Beneficjenta; uchylania się przez Beneficjenta od obowiązku składania wniosków o płatność zgodnie z umową o dofinansowanie projektu.

Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie Dziękujemy za uwagę Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie Wydział Kontroli EFS ul. Młynarska 16