Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta Tamara Ossowska Zakopane, 21 czerwca 2001

2 Agenda Firma HOGART Urząd miejski jako jednostka obsługująca interesantów Organizacja Biura Obsługi Interesanta Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta

Zakopane, 21 czerwca HOGART Nasza misja dostarczyć naszym Klientom rozwiązania zapewniające im efektywną realizację ich zamierzeń Sukces na rynku samorządowym zrozumienie specyfiki, potrzeb i oczekiwań zarówno urzędu jak i mieszkańców szybkość, efektywność i wymierność osiąganych wyników docenianych przez mieszkańców rozwiązania praktyczne, gotowe do eksploatacji, gwarantujące sukces wdrożeniowy długoletnia obecność na rynku partnerska współpraca Zespołu od momentu opracowania założeń organizacyjnych do uruchomienia ich w praktyce

Zakopane, 21 czerwca Miejsce obsługi mieszkańców w zadaniach urzędu miejskiego Rozwój gminy / miasta Tworzenie prawa lokalnego Zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty Planowanie i realizacja budżetu Wewnętrzna obsługa urzędu OBSŁUGA MIESZKAŃCA Obsługa mieszkańca - jedno z głównych kryteriów oceny urzędu przez mieszkańców

Zakopane, 21 czerwca Jakość i efektywność procesu obsługi w oczach mieszkańców Szybkość załatwienia sprawy odciążenie pracowników merytorycznych od spraw administracyjnych weryfikacja poprawności i kompletności wniosku już przy jego przyjęciu szybki i łatwy dostęp urzędników do aktualnych danych o gminie Bezstronność i profesjonalizm urzędników możliwość stałej kontroli postępu załatwiania sprawy Sprawny obieg informacji w urzędzie możliwość szybkiego i łatwego komunikowania się: urzędników pomiędzy sobą urzędników ze światem zewnętrznym Współdziałanie urzędników możliwość stałej kontroli postępu załatwiania sprawy jasne, kompetentne i jednoznaczne informacje udzielane przez urzędników Życzliwość w stosunku do interesanta Efektywność zarządzania powierzonymi środkami

Zakopane, 21 czerwca Poprawa jakości obsługi interesanta Rozdzielenie zadań: administracyjnych merytorycznych BiuroObsługiInteresanta Samodzielny dostęp do: interesant formularze wniosków informacje o sposobie postępowania urzędnik ewidencja ludności ewidencja gruntów, budynków i lokali ewidencja mienia komunalnego ewidencja umów plan zagospodarowania przestrzennego ewidencja pojazdów

Zakopane, 21 czerwca Przykładowa organizacja pracy BOI Wydziały merytoryczne wniosek decyzja

Zakopane, 21 czerwca Korzyści POPRAWA STOPNIA ZADOWOLENIA MIESZKAŃCÓW ZWIĘKSZENIE ATRAKCYJNOŚCI MIASTA DLA INWESTORÓW OBNIŻENIE KOSZTÓW FUNKCJONOWANIA URZĘDU

Zakopane, 21 czerwca Internet w obsłudze interesanta Zdalny dostęp do informacji o statusie sprawy interesanta Składanie wniosków przez internet Internetowy dostęp do: informacji o urzędzie informacji o sposobie załatwiania spraw formularzy wniosków czas Usługi oferowane interesantowi

Zakopane, 21 czerwca Elektroniczna obsługa interesanta Elektroniczny dziennik podawczy Elektroniczne śledzenie biegu spraw ( Workflow ) Elektroniczne zarządzanie dokumentami ( DMS Document Management System ) Elektroniczna archiwizacja dokumentów

Zakopane, 21 czerwca Zagrożenia Kierunki zmian zdefiniowane zbyt ogólnie Ukierunkowanie na technologię Wykorzystanie osób nie znających realiów urzędu Nie uwzględnienie kultury urzędu

Zakopane, 21 czerwca Warunki sukcesu Partner o profilu i doświadczeniach gwarantujących: znajomość specyfiki urzędów administracji lokalnej doświadczenie w prowadzeniu złożonych przedsięwzięć organizacyjno - informatycznych stały dostęp do najnowszych technologii Sprawdzone podejście do prac projektowych etapowość rozwoju rozwiązania organizacyjno -informatycznego dostępność osób upoważnionych do podejmowania decyzji Stały udział pracowników urzędu w pracach projektowych zaangażowanie doświadczonych pracowników urzędu dobra znajomość analizowanych obszarów zatwierdzanie wyników każdego etapu prac przez kierownictwo urzędu

Zakopane, 21 czerwca Kontakt HOGART, Sp. z o.o. ul. Gwiaździsta Warszawa tel.: (22) Michał Buda Tamara Ossowska