A utomated L ibrary E xpandable P rogram

1. Charakterystyka systemu 2. Architektura systemu Aleph Historia (na przykładzie współpracy bibliotek w Białymstoku) 4. Cechy systemu 5. Główne moduły 6. Wdrożenia systemu

CHARAKTERYSTYKA

nowoczesny zintegrowany system działa w 40 krajach opracowany specjalnie dla potrzeb bibliotek, ośrodków informacji, archiwów i muzeów wspomaga wszystkie sfery działalności biblioteki, od zakupu książek, prowadzenie budżetu, po udostępnianie zbioru czytelnikom w celu wyodrębnienia poszczególnych odcinków systemu i łatwiejszej jego kontroli, ALEPH podzielono na moduły każdy element opisu w systemie jest wprowadzany tylko raz i może być wykorzystywany w różnych modułach wymaga wysokiej klasy sprzętu komputerowego

ARCHITEKTURA SYSTEMU ALEPH500

DWIE PODSTAWOWE CECHY: wielowarstwowy model klient-serwer - ALEPH500 jest podzielony na segmenty logiczne z wyraźnie określonymi interfejsami opartymi na przekazywaniu komunikatów modularność - kluczowa dla rozproszonej struktury logicznej charakteryzującej system ALEPH500 jest jego modularność - pionowa (między warstwami) i pozioma (wewnątrz warstw), która zapewnia zarówno stabilność, łatwość obsługi, jak i rozszerzalność systemu oraz integrację z nowymi rozwiązaniami technologicznymi

WARSTWY SERWERA ALEPH serwery aplikacji - najbardziej zewnętrzna warstwa systemu złożona z osobnych serwerów dla każdego z interfejsów systemu interfejsy API (Aplication Program Interfaces) - właściwa część systemu składa się z zestawów interfejsów API. Interfejsy te zajmują się właściwą obsługą zapytań klientów pośrednia warstwa bazodanowa (I/O Engine) - warstwa zarządzania danymi na wysokim poziomie. Logiczny serwer świadczący obiektom interfejsów API usługi związane z obsługą bazy danych. Składa się z grupy obiektów stanowiących warstwę pośrednią między bazą danych a aplikacją. Warstwa ta tłumaczy żądania płynące z interfejsów API na serie poleceń do bazy danych baza danych - baza danych systemu ALEPH oparta jest o system RDBMS Oracle

HISTORIA

Biblioteka Główna Politechniki Białostockiej: pełniła rolę koordynatora i kontraktora projektu miała decydujący wpływ na podejmowane decyzje została w niej opracowany projekt JEP – umożliwił zakup odpowiedniego sprzętu odegrała znaczącą rolę w komputeryzacji bibliotek uczelnianych miasta

W marcu 1996 r. rektorzy Politechniki Białostockiej, Akademii Medycznej i Uniwersytetu podpisali porozumienie na mocy którego utworzono Akademicką Sieć Międzybiblioteczną w Białymstoku. Celem porozumienia była rozbudowa komputera ALPHA DEC 2000 Model 300 AXP do modelu ALPHA DEC /233, by biblioteki, po dokupieniu dowolnej liczby licencji na terminale mogły korzystać z systemu ALEPH. Każda z uczelni zobowiązała się ponosić kosztów wynikających z utrzymania Centrum Akademickiej Sieci Bibliotecznej. Centrum sieci umiejscowiono w Bibliotece Głównej PB.

Realizując wytyczne porozumienia, konsorcjum bibliotek: PB, UB, AMB i Akademii Rolniczo-Technicznej w Olsztynie, podjęto decyzję o komputeryzacji bibliotek na bazie systemu ALEPH. dokonano rozbudowy serwera DEC 2000 (biblioteki białostockie), uzyskując komputer o większej mocy wykupiono licencję na dowolną liczbę użytkowników, bez konieczności zakupu samego oprogramowania

Najważniejszym celem i największym sukcesem projektu była integracja bibliotek naukowych Białegostoku w procesie komputeryzacji. integracja uczelni z ośrodkami krajowymi – z Akademią Rolniczo- Techniczną w Olsztynie i zagranicznymi – w Genewie i we Włoszech w zakresie tworzenia i wymiany źródeł realizacja tego założenia była związana z budową nowoczesnej infrastruktury informatycznej w Makroregionie Białostockim Politechnika Białostocka została wytypowana jako jednostka wiodąca w realizacji budowy Miejskiej Sieci Komputerowej (MSK) – BIAMAN (Białystok Metropolitan Area Network) 1997 r. – zrealizowano pierwszy etap sieci, budowany w technologii ATM firmy CISCO SYSTEMS

Budowa sieci BIAMAN oraz zakup odpowiedniej liczby wysokiej klasy sprzętu komputerowego, umożliwiły pełną integrację bibliotek. Zapewniono dostęp do światowych baz w trybie on-line oraz na CD-ROM.

Dalsze działania w ramach projektu zmierzały w kierunku tworzenia wspólnych danych: wymagało to ujednolicenia formatu danych, zasad katalogowania oraz kartotek haseł wzorcowych przyjęto format USMARC, jako format wewnętrzny (odrzucono część pól, nie mających zastosowania w opisach książek ) utworzono bazę katalogową uruchomiono moduł udostępniania zautomatyzowano funkcję zamawiania, wypożyczania, zwrotu książek, zapisu nowych czytelników na wspólnym serwerze jest utrzymywana, stale uaktualniana baza Przewodnika Bibliograficznego oraz dla potrzeb środowiska medycznego, specjalistyczna baza GBL (Main Medical Library)

Dla osiągnięcia celu projektu istotna była budowa nowych pakietów oprogramowania. Są to m.in.: program druku kart katalogowych wykorzystywanych do druku kart nabytków książek zagranicznych wysyłanych do Biblioteki Narodowej program służący do konwersji baz danych z formatu MARC BN do formatu USMARC umożliwiający korzystanie z baz danych i Przewodnika Bibliograficznego program druku kart inwentarzowych

Pojawienie się w bibliotekach nowoczesnego sprzętu komputerowego spowodowało konieczność zmiany stylu i organizacji pracy oraz potrzebę ciągłego podnoszenia kwalifikacji. wszyscy pracownicy współpracujących bibliotek wzięli udział w serii specjalistycznych szkoleń w systemie ALEPH bibliotekarze uczestniczyli w kursach dotyczących formatu USMARC i kartotek haseł wzorcowych, usług sieciowych w Internecie uzupełnieniem był kurs języka angielskiego na poziomie zaawansowanym

W trakcie realizacji projektu nawiązano współpracę z bibliotekami w Madrycie i Genui. Zorganizowano wizyty partnerów zachodnich, w celu umożliwienia szerszemu gronu bibliotekarzy polskich pogłębienie wiedzy o systemie ALEPH i przybliżenia metod pracy oraz organizacji nowoczesnych bibliotek europejskich. Część polskich bibliotekarzy odbyła 2-tygodniowe staże szkoleniowe w Hiszpanii i we Włoszech.

CECHY SYSTEMU

Zarządzanie siecią bibliotek Aleph umożliwia automatyzację nie tylko pojedynczej biblioteki, ale również lokalnej sieci bibliotek w ramach takiej sieci biblioteki mogą posiadać wspólne bazy danych (katalogi) albo też zarządzać swoimi katalogami samodzielnie, decydując indywidualnie o formie opisów książek, czasopism i innych dokumentów, wyborze sposobów wyszukiwania dokumentów w katalogu, zasadach udostępniania zbiorów itp. biblioteki mogą współpracować ze sobą na poziomie wypożyczalni

Przyjazność systemu w architekturze klient-serwer najnowsza wersja systemu ALEPH500 w oparciu o bazę ORACLE oferuje pracę w trybie Klient-Serwer. Integralną częścią systemu jest standardowy Graficzny Interfejs Użytkownika (Graphic User Interface - GUI) wykorzystujący możliwości hypertextu i zapewniający użytkownikowi niezwykle przyjazne środowisko pracy ALEPH posiada własny serwer WWW, który umożliwia korzystanie z katalogu spoza biblioteki (wyszukiwanie włącznie z możliwością złożenia zamówienia na dokument lub kserokopię i wglądu do własnego konta czytelniczego)

Konwersja po polsku system całkowicie spolszczony; wszystkie informacje ukazujące się na ekranie są przetłumaczone a użytkownik może je przeformułować zgodnie ze swym życzeniem; dokumentacja jest także w języku polskim polski ośrodek wdrożeniowy systemu w firmie TCH Systems w Warszawie zapewnia pełną fachową obsługę systemu i szkolenia wyłącznie w języku polskim

Możliwość przystosowywania do lokalnych potrzeb Aleph jest niezwykle elastyczny i może być przystosowany do potrzeb różnego typu instytucji, gdyż może zarządzać różnymi danymi: opisami książek, czasopism, materiałów audiowizualnych, patentów danych archiwalnych i innych zbiorów specjalnych a także pełnymi tekstami dokumentów czy obrazami graficznymi (fotografie, kopie obrazów, plany, mapy itp.) wczytywanymi za pomocą skanera. poza ponad 400 bibliotekami różnej wielkości i typu, ALEPHA zakupiły m.in. ośrodki informacji pracujące dla nauki (np. CERN w Genewie) i przemysłu (np. Sandoz Pharma), a także archiwa (np. Radio Wolna Europa) i muzea (np. Index of Christian Art w Princeton University, USA).

Pełna integracja danych system w pełni zintegrowanym, co oznacza, że każdy opis dokumentu (rekord) wprowadzany jest do zbioru tylko raz i następnie może być wykorzystywany ( w całości lub tylko niektóre jego elementy) w różnych modułach systemu, takich jak: gromadzenie, katalogowanie, wyszukiwanie, kontrola czasopism, kontrola haseł wzorcowych, wypożyczenia itp. co roku wszyscy użytkownicy otrzymują nowe wersje instalacyjne systemu zawierające zmiany sugerowane przez członków Europejskiej Grupy Użytkowników ALEPHa, którzy spotykają się przynajmniej raz do roku.

GŁÓWNE MODUŁY

KATALOGOWANIE swoboda wyboru formatu wprowadzania danych dla różnych typów dokumentów kontrola kartotek haseł wzorcowych przy wprowadzaniu danych katalogowych automatyczna aktualizacja zapisów we wszystkich indeksach możliwość kopiowania opisów z katalogów bibliotek pracujących w sieci różne systemy klasyfikacji (Biblioteki Kongresu, UKD itp) kontrola logiczna poprawności wprowadzanych danych format ALEPHA spełnia wymagania normy ISO 2709 oraz standard formatu USMARC

WYSZUKIWANIE W KATALOGU DOSTĘPNYM BEZPOŚREDNIO (ON-LINE) spełnione są wymagania normy ISO 8777 Common Command Language (CCL) pozycja może być wyszukana w zbiorze poprzez przeglądanie indeksów lub poprzez wyszukiwanie logiczne z wykorzystaniem algebry Boole'a możliwość maskowania liter i obustronnego obcinania wyrazów w zapytaniach, a także określania odległości między słowami przy wyszukiwaniu pełnotekstowym wyszukiwanie wg. autorów, tytułów, haseł przedmiotowych, symboli klasyfikacji, ISBN oraz słów występujących w różnych elementach opisu

WYSZUKIWANIE W KATALOGU DOSTĘPNYM BEZPOŚREDNIO (ON-LINE) CD. system tworzy listę wyników wyszukiwania. Lista ta może być wykorzystywana w dalszym wyszukiwaniu, drukowana, zapisywana na dysk lub wysyłana pocztą elektroniczną możliwość bezpośredniego dostępu do konkretnego opisu bibliograficznego, opisu egzemplarzy danej pozycji będących w zasobach biblioteki, wykazu posiadanych numerów czasopisma oraz do karty czytelnika możliwość zamawiania lub rezerwowania pozycji oraz przedłużania terminu wypożyczenia w trybie on-line w trakcie sesji wyszukiwawczej poprzez Internet

KONTROLA SŁOWNICTWA I AUTOMATYCZNE ZESTAWIANIE TEZAURUSA możliwość tworzenia wielopoziomowych odsyłaczy między terminami w kartotekach haseł wzorcowych (obsługa formatu USMARC) zmiany hasła w kartotece haseł wzorcowych powodują zmiany w odpowiednich polach wszystkich rekordów zawierających dane hasło możliwość przejmowania hasła z kartoteki wzorcowej do opisu katalogowego

KONTROLA ZASOBU BIBLIOTECZNEGO każda jednostka inwentarzowa jest identyfikowana przez numer systemowy pozycji bibliograficznej, numery tomów i numery poszczególnych egzemplarzy informacja dotycząca egzemplarzy zawiera między innymi: numer egzemplarza, dodatkowy numer (np. w kodzie paskowym), status, sygnaturę, nr akcesji, nr inwentarza i uwagi na podstawie danych wprowadzonych do systemu w module rejestracji zasobu i udostępniania można generować zestawienie inwentarzowe oraz przeprowadzać skontrum zbiorów

GROMADZENIE zarządzanie korespondencją związaną z gromadzeniem zbiorów (zamówienia, reklamacje itp.) współpracuje z kartoteką dostawców kontrola budżetu przeznaczonego na zakupy połączona z automatycznym przeliczaniem walut.

UDOSTĘPNIANIE (OPAC) odbywa się w czasie rzeczywistym, ale istnieje też możliwość wykorzystania niezależnego stanowiska do rejestracji wypożyczeń obejmuje: rejestrację i kontrolę wypożyczeń oraz zwrotów, prolongaty, drukowanie upomnień, obliczanie kar i blokady kont, a także szczegółową i wieloaspektową statystykę wypożyczeń system statusów egzemplarzy oraz użytkowników i ich przywilejów (limity, terminy zwrotów itp.) możliwa jest współpraca niezależnych wypożyczalni mających wspólny katalog w sieci obsługuje rezerwacje, zamówienia z magazynów oraz czytelnie

KONTROLA WYDAWNICTW CIĄGŁYCH zarządzanie gromadzeniem i kontrolą wpływu czasopism, kontrola terminowości przesyłek, kontynuowania prenumeraty, list obiegu czasopism, oprawy itp. łatwa rejestracja nieprzewidzianych, dodatkowych lub podwójnych zeszytów, a także zeszytów nadsyłanych w nieprawidłowej kolejności kontrola korespondencji związanej z reklamacjami

WYPOŻYCZALNIA MIĘDZYBIBLIOTECZNA zgodny z normą ISO 10160/10161 i profilem IPIG współpracuje z interfejsem OPAC WWW oraz modułem udostępniania, wypożyczeń międzybibliotecznych obsługuje zarówno przychodzące jak i wychodzące zapytania wszystkie usługi związane z udostępnianiem są w pełni zintegrowane z modułem udostępniania wbudowany moduł raportowania pozwala bibliotekom skutecznie monitorować wykorzystywanie funkcji wypożyczeń międzybibliotecznych w systemie

ZARZĄDZANIE ZASOBAMI CYFROWYMI moduł zasobów cyfrowych ADAM umożliwia bibliotekom zarządzanie zbiorami cyfrowymi i ich metadanymi bezpośrednio w środowisku programu Aleph. To zaawansowane rozwiązanie wspomaga biblioteki w przechodzeniu do nowej rzeczywistości zasobów zintegrowanych, w której książki i czasopisma współistnieją z materiałami audiowizualnymi i dźwiękowymi czytelnicy otrzymują w pełni zintegrowany zasób biblioteczny, składający się z zasobów elektronicznych, jak i tradycyjnych materiałów drukowanych

WDROŻENIA SYSTEMU

WARSZAWA Biblioteka Sejmowa; Biblioteka Szkoły Głównej Handlowej; Centralna Biblioteka Statystyczna (GUS); Biblioteka Publiczna m.st. Warszawy; Biblioteka Główna Politechniki Warszawskiej; Biblioteka Żydowskiego Instytutu Historycznego; Centralna Biblioteka Rolnicza

POZOSTAŁE MIASTA Biblioteka Akademii Rolniczo-Technicznej w Olsztynie; Biblioteka Główna Politechniki Szczecińskiej; Książnica Pomorska w Szczecinie; Biblioteka Główna Śląskiej Akademii Medycznej; Biblioteka Akademii Wychowania Fizycznego we Wrocławiu; Sieć Bibliotek Naukowych w Białymstoku: Politechniki, Akademii Medycznej i Uniwersytetu (