Praktyczne aspekty wyborów modelu obsługi technicznej Jak dobrze zdefiniowane warunki świadczenia obsługi technicznej pomagają właściwie dobrać optymalny model operacyjny

Agenda Modele obsługi technicznej nieruchomości Zalety outsourcingu obsługi technicznej Dodatkowe wymagania przetargowe Podsumowanie – etapy optymalizacji Grupa GDF SUEZ Cofely Services w Polsce

Modele obsługi technicznej nieruchomości Ze względu na ulokowanie zespołu dział techniczny zewnętrzna firma obsługowa Ze względu na kompleksowość zadań wiele podmiotów odpowiedzialnych za wąskie zakresy obsługa kompleksowa

Modele obsługi technicznej nieruchomości Ze względu na położenie uwagi na obsługę prewencyjną w stosunku do reakcyjnej Należyta obsługa prewencyjna – zmniejszenie awaryjności Zredukowana obsługa prewencyjna – większa awaryjność

Modele obsługi technicznej nieruchomości Inne wymagania operacyjne definiujące model wymagany czas reakcji – jego zdefiniowanie w kalendarzu narzuca minimalną strukturę zespołu i jego obecności w obiekcie liczba roboczogodzin na prace dodatkowe w przypadku outsourcingu koszty zakupu materiałów

Modele obsługi technicznej nieruchomości W każdym przypadku dokładne zdefiniowanie zadań, także poprzez wskazanie celów do osiągnięcia, pozwala na optymalizację realizacji obsługi. Fundamentem kalkulacji kosztów obsługi zawsze pozostaje zestawienie urządzeń i instalacji składających się na wyposażenie obiektu.

Zalety outsourcingu obsługi technicznej Efekty współpracy z profesjonalnym partnerem Redukcja kosztów obsługa techniczna – optymalna efektywność materiały – efekt skali energia (redukcja zużycia, redukcja ceny) Przekazanie odpowiedzialności prawnej ponoszenie konsekwencji finansowych i prawnych za niesprawność instalacji Minimalizacja ryzyka utraty kontroli odpowiednie zapisy umowne czytelne raportowanie realizowanych usług

Zalety outsourcingu obsługi technicznej Partner jako konsultant więcej dostarcza niż formalnie zapisano konsultacje przy inwestycjach wykorzystanie potencjału i know-how partnera Wykorzystanie narzędzi stosowanych przez partnera software do zrządzania zespołem: rejestracja kosztów obsługi , materiałów indywidualnie dla urządzeń oraz kontrola realizacji przeglądów software do zgłaszania usterek: wygodna obustronna komunikacja on-line, rejestracja usterek, możliwość analizy efektywności, elastyczne raporty

Zalety outsourcingu obsługi technicznej Kompleksowe podejście eliminacja ryzyka przerzucania odpowiedzialności przez podmioty obsługujące ograniczony zakres eliminacja ryzyka pozostawienia obszarów bez należytej obsługi zunifikowany wymagany czas reakcji dla wszystkich typów instalacji redukcja kosztów ze względu na skalę działania i optymalizację wykorzystania zasobów - interdyscyplinarność

Zalety outsourcingu obsługi technicznej Zdolność partnera do osiągnięcia optymalnej równowagi pomiędzy obsługą prewencyjną i reakcyjną minimalizacja zdarzeń awaryjnych i ich konsekwencji optymalizacja kosztów obsługi redukcja kosztów energii

Dodatkowe wymagania przetargowe Przy wyborze modelu outsourcingowego warto zapisać w SIWZ poniższe warunki Długość trwania kontraktu ze względu na optymalizację kosztów im dłuższy kontrakt tym lepiej, rozsądne minimum to 36 miesięcy umowna gwarancja możliwości zerwania kontraktu przez Zamawiającego Wysokie ubezpieczenie oferenta realna możliwość przekazania odpowiedzialności możliwość redukcji kosztów ubezpieczenia obiektu przez wyłączenie zakresu związanego z odpowiedzialnością za skutki awarii infrastruktury technicznej

Dodatkowe wymagania przetargowe Zabezpieczenie jakości usługi kontrakt zawierający SLA i KPI gwarancja bankowa płatna na każde żądanie Kompetencje i wiarygodność oferenta liczba i kwalifikacje personelu forma zatrudniania personelu czas działalności na rynku referencje, w tym z rynku obiektów służby zdrowia wiarygodność finansowa, kapitał, część grupy kapitałowej Wykorzystywany software i zasady raportowania i komunikacji w oparciu o jego możliwości

Przejęcie personelu w outsourcingu Przy wyborze modelu outsourcingowego przemyślenia wymaga ewentualne przejęcie personelu technicznego Zalety ciągłość faktycznej wiedzy technicznej dotyczącej obiektu zachowanie miejsc pracy dla pracowników – częsty warunek uzgodniony ze związkami zawodowymi Zagrożenia warunek przejęcia całości zespołu – zagrożenie dla optymalizacji brak warunku przejęcia zespołu – możliwy protest załogi

Przejęcie personelu w outsourcingu Rekomendacja – kompromis Warunek przejęcia części zespołu Może być dodatkowo punktowana deklaracja przejęcia większej liczby osób, ale tylko do limitu, który nie powinien być niższy niż obecna liczba pracowników technicznych

Podsumowanie – etapy optymalizacji Wybór modelu obsługi technicznej - etapy Zebranie danych koniecznych do analizy modelu zestawienie urządzeń oczekiwania od obsługi technicznej - wymagania operacyjne (obecność, czas reakcji, godziny na prace dodatkowe), spodziewany poziom niezawodności rzeczywiste koszty zawierające konsekwencje wynikające z niewłaściwej jakości obsługi Zdefiniowanie i kalkulacja kosztów modelu optymalnego – rekomendowane wsparcie konsultanta

Podsumowanie – etapy optymalizacji Wybór modelu obsługi technicznej – etapy c.d. Porównanie stanu rzeczywistego z modelem optymalnym – decyzja o starcie procesu optymalizacji Wybór rodzaju modelu – outsourcing czy dział wewnętrzny Zapisanie wymagań – podstawa SIWZ w przypadku outsourcingu (kompletu procedur w przypadku działu wewnętrznego) – udział konsultanta Przeprowadzenie konkursu (restrukturyzacji) Dokładny monitoring realizacji wymagań

197 000 pracowników 83 mld EUR GDF SUEZ Grupa GDF SUEZ Lider w Europie w obszarze gazu ziemnego Lider na świecie w LNG Lider w obszarze energii elektrycznej Światowy lider w usługach związanych z energią 197 000 pracowników aktywność w 40 krajach 83 mld EUR rocznego obrotu

Grupa GDF SUEZ – linie biznesowe Global Gas & LNG Energy France Infrastructure Energy Europe & International SUEZ Environment Energy Services

GDF SUEZ ENERGY SERVICES Największy dostawca usług związanych z energią w Europie Jedna z 6 linii biznesowych grupy GDF SUEZ Pracownicy – 40% grupy Roczny obrót – 17% grupy 80 000 pracowników aktywność w 30 krajach 14 mld EUR rocznego obrotu

COFELY SERVICES W POLSCE Oferowane usługi – zarządzanie, eksploatacja i stała obsługa serwisowa instalacji technicznych, usługi FM Personel dedykowany do obiektu i grupy mobilne Serwis 24/365 Centralny help-desk Specjalizacja – kontrakty oparte o SLA i KPI, rozwiązania oszczędzające energię, totalna gwarancja Liczba lat działania operacyjnego 15 lat w Polsce 40 lat w Europie Liczba zatrudnionych – ponad 200 osób Liczba obsługiwanych obiektów – ponad 550 Obszar działania – cały kraj

COFELY SERVICES W POLSCE Realizujemy usługi w: Critical centres Budynkach biurowych Centrach logistycznych Obiektach przemysłowych Obiektach służby zdrowia Projektach sieciowych Naszą wiarygodność wspieramy: Wysokością kapitału zakładowego 3,5 mln PLN Wysokością ubezpieczenia w grupie GDF SUEZ 5 mln EUR Gwarancjami bankowymi Referencjami

COFELY SERVICES W POLSCE Cofely Services Sp. z o. o. Ul. Kijowska 1 03 – 738 Warszawa t. +48 22 5180186 Dyrektor Handlowy Marcin Kwasiborski