Savoir-vivre pracownika biurowego

Kultura pracowników biurowych, a zwłaszcza sekretarki, wpływa pozytywnie na odbiór firmy. Znajomość reguł savoir-vivre daje poczucie swobody i jednocześnie uwalnia od stałej niepewności czy postępujemy właściwie. Od kultury pracowników zależy też dobra atmosfera w pracy, co jest niezwykle ważne.

Najczęściej stosowanie zasad dobrego zachowania na płaszczyźnie zawodowej wiąże się z przestrzeganiem punktualności, witaniem się, przedstawianiem siebie i innych osób, zajmowaniem miejsc w pomieszczeniach i w samochodzie, prowadzeniem rozmów.

Ustalanie hierarchii osób Problemem w stosunkach służbowych jest często ustalanie, kto jest ważniejszy w danej sytuacji. Ustalając hierarchię osób należy kierować się następującymi zasadami: 1. Osoba stojąca ma przewagę nad idącymi lub jadącymi, zatem osoby idące lub jadące powinny się pierwsze kłaniać. 2. Zasada płci - kobieta otrzymuje przewagę za płeć, czasami kobieta nie chce z tego korzystać i wówczas mężczyźni mogą czuć się zwolnieni z obowiązku przestrzegania tej reguły.

3. Zasada wieku - mówi ona, że starszy jest ważniejszy niż młodszy 3. Zasada wieku - mówi ona, że starszy jest ważniejszy niż młodszy. Istotna jest również przynależność do pokoleń. Na przykład, gdy w tramwaju do jednego wolnego miejsca idzie młoda kobieta i starszy mężczyzna, to on jest ważniejszy i ma pierwszeństwo. 4. Hierarchia służbowa - bezpośredni przełożony ma przewagę nad podwładnymi. Przewagi takiej nie ma jednak szef, który nie jest przełożonym danego pracownika, np. kierownik innego działu.

Punktualność W kontaktach biurowych punktualność ma bardzo duże znaczenie. Spóźnienie powinno występować jedynie w wyjątkowej sytuacji, a spóźniony musi przeprosić i krótko usprawiedliwić swoje spóźnienie. Gdy spóźnienie dotyczy zebrania, przeprosiny i usprawiedliwienie powinny być przekazane gospodarzowi spotkania w czasie przerwy (nie przerywamy obrad). Także przybywanie na spotkanie zbyt wcześnie nie jest właściwe.

Witanie Podczas witania ważne jest to, kto wita pierwszy, kto wstaje, zdejmuje rękawiczki, odbiera ubranie, pomaga się ubrać i rozebrać. Obowiązują tu proste zasady: kobieta nie wstaje, gdy wita się z mężczyzną; jeśli wita się z kobietą w zbliżonym wieku, wystarczy, że lekko się podniesie; mężczyźni przy powitaniu zawsze wstają.

Wystarczające jest powitanie słowne, podanie ręki nie jest obowiązkowe, mimo że jest popularne. Jeśli chodzi o podawanie ręki, obowiązują następujące zasady: przy podawaniu ręki obowiązują zasady odwrotne niż przy pozdrawianiu, czyli: kobieta podaje rękę mężczyźnie, starszy młodszemu, przełożony podwładnemu, osoba o wyższym prestiżu osobie mniej dostojnej. nie należy podawać ręki przez biurko lub przez stół, zawsze należy wyjść zza biurka;

Witanie dłoń do uścisku należy wyciągnąć przed siebie, ścisnąć ją umiarkowanie; nie ma obowiązku zdejmowania rękawiczek, chyba że partner zrobił to pierwszy; mężczyźni nie powinni podawać ręki na siedząco, powinni wstać; kobiety zwykle podają rękę siedząc, wstają, witając się ze szczególnie dostojnym gościem lub kobietą znacznie starszą.

Przedstawianie Uczestniczy spotkań w interesach powinni się znać, muszą więc być sobie przedstawieni. Osobami upoważnionymi do przedstawiania sobie uczestników spotkania są: mistrz ceremonii; radca protokołu; gospodarz spotkania.

Jeśli na spotkaniu nie ma osoby upoważnionej do prezentacji, to należy przedstawić się samemu. Przedstawiać można się następująco: "Pozwoli Pan, że się przedstawię: Marek Kwiatkowski" "Czy mogę się przedstawić? Jestem Marek Kwiatkowski"

Jeżeli jest to spotkanie służbowe, zawsze należy jeszcze dodać zawód lub stanowisko i nazwę reprezentowanej firmy, np. "Dzień dobry, Marek Kwiatkowski, główny księgowy w firmie "Sukces". "Miło mi, Marek Kwiatkowski, główny księgowy w firmie "Sukces". Zaprosiłem Pana w sprawie..." Ważne jest, aby przy przedstawianiu nie podawać swoich tytułów. Tytuły przedstawianych osób może podawać tylko osoba, która dokonuje prezentacji.

Tytułowanie Tytułowanie jest wyrazem szacunku i kultury. Wyróżnia się cztery rodzaje tytułów: naukowe; zawodowe; kurtuazyjne; rodowe.

Tytuły i stopnie naukowe to: profesor, docent, doktor habilitowany, doktor. Występują też tytuły zawodowe, do których zalicza się tytuły: magistra, inżyniera, licencjata.

Tytuły zawodowe wiążą się również z zajmowanym stanowiskiem Tytuły zawodowe wiążą się również z zajmowanym stanowiskiem. Szczególną rolę odgrywają tu stanowiska kierownicze. Mówi się: pani dyrektor, panie prezesie, panie kierowniku

Tytułując kogoś w rozmowie, powinno się zwracać uwagę na to, aby pomijać część tytułu zawodowego obniżającego rangę rozmówcy. „Do zastępcy dyrektora mówi się panie dyrektorze, do wiceministra panie ministrze.” W sytuacji, gdy ktoś zajmuje stanowisko niekierownicze, zwykle nie używa się tytułów zawodowych, gdyż brzmią one źle np. sekretarka, asystentka. Do osób tych należy zwracać się pan/pani, dodając imię lub nazwisko.

Tytuły kurtuazyjne to wyraz szacunku wobec niektórych osób, np Tytuły kurtuazyjne to wyraz szacunku wobec niektórych osób, np. do nauczycieli w szkole średniej mówi się tradycyjnie panie profesorze, mimo że dany nauczyciel profesorem nie jest. Tytuły rodowe używane są obecnie rzadko. Można ich jednak używać jako form grzecznościowych, np. Wojciech hrabia Dzieduszycki lub hrabia Wojciech Dzieduszycki

Zajmowanie miejsc w pomieszczeniach Gość zajmuje miejsce wskazane przez gospodarza, który swoje miejsce zajmuje dopiero wtedy, gdy gość usiądzie. Ich miejsca nie powinny być ulokowane po przeciwnych stronach biurka czy stołu. Jeżeli w spotkani uczestniczy większa liczba osób, na stole przy każdym krześle powinna znajdować się kartka z nazwiskiem osoby, która powinna zająć dane miejsce. Najlepszym sposobem ustawienia stołów jest ich zestawienie w koło.

Zajmowanie miejsc w samochodzie Hierarchia miejsc w samochodzie uzależniona jest od tego, czy kierowcą jest pracownik zatrudniony w firmie na stanowisku kierowcy, czy też kierowcą jest prywatny właściciel samochodu.

Gdy samochód prowadzi ktoś, kto nie jest kierowcą zawodowym, najważniejszym miejscem jest to obok kierowcy. Ranga kolejnych miejsc jest następująca:

jeżeli samochód prowadzi kierowca zawodowy, ranga miejsc jest inna:

Wizytówka Wymiana wizytówek następuje na koniec rozmowy. Wyjątkiem są służbowe spotkania. Tu wręcza się je często na wstępnie. Możesz poprosić kogoś o jego wizytówkę dopiero wtedy, kiedy sam wcześniej już swoją ofiarowałeś. Nie wypada prosić o nią osoby stojącej w hierarchii służbowej wyżej niż ty. Musisz zaczekać, aż ta osoba sama zaproponuje wymianę. Otrzymaną wizytówkę najpierw przeczytaj, potem możesz ją schować.

Wizytówka Jeśli dostałeś ją na początku biznesowego spotkania, nie wolno jej chować do portfela czy kieszeni. Możesz ją włożyć np. do służbowego notesu lub odłożyć na stół, a dopiero po spotkaniu schować. Nowo poznanej osobie daj tylko jedną wizytówkę. Pozostawienie kilku może oznaczać, że liczysz na przekazanie ich innym osobom. Mogłoby to być źle widziane. Dopiski rób na wierzchu wizytówki, na odwrocie możesz skończyć.

Telefon Wyłączaj telefon w czasie spotkania, w kinie, teatrze czy na koncercie. Odbieraj go tylko wtedy, gdy możesz rozmawiać. Oddzwonisz w stosownym momencie. Jeśli telefon zadzwoni np. w autobusie - rozmawiaj krótko, ściszonym głosem, jeśli w sklepie - wyjdź na zewnątrz, w restauracji (i musisz tę rozmowę odbyć) - przeproś swoje towarzystwo i na chwilę wyjdź. Ustaw dzwonek telefonu tak, by jego dźwiek nie stawiał na baczność całego twojego otoczenia.

Telefon Nie odbieraj cudzej "komórki" (nawet służbowej w pracy), chyba że właściciel cię do tego upoważni. Jeśli ktoś dzwoni na twój prywatny telefon, nie musisz się przedstawiać, gdy na służbowy - zawsze tak. Wysłane SMS-em zaproszenie, np. na kolację, powinnaś potwierdzić.

Ćwiczenia 1. Co to jest precendencja? 2. Co to jest netykieta i jakie są jej zasady: a) w e-mailu b) na forach internetowych c) komunikatorach.