Blok prawny. Central European Outsourcing Forum. Marcin Maruta, Roman Bieda www.kuczekmaruta.pl

Plan wykładu … Część pierwsza Część druga Część trzecia CEOF - Blok prawny Plan wykładu … Część pierwsza Kluczowe aspekty prawne w umowach outsourcingowych Część druga Prawo autorskie i dane osobowe w kontraktach outsourcingowych Część trzecia Jak to na polskim rynku bywa – sukcesy i porażki okiem prawnika

Kluczowe aspekty prawne. Ograniczenia ustawowe i kontraktowe. CEOF - Blok prawny Część pierwsza Kluczowe aspekty prawne. Ograniczenia ustawowe i kontraktowe. Osiem zagadnień, które warto dokładnie rozważyć.

Ontologia outsourcingu CEOF - Blok prawny Ontologia outsourcingu Czy Outsourcing istnieje? Regulacje ustawowe a outsourcing. Różne cele biznesowe, różne modele prawne. Nowy świat multisourcingu … Co z tego wynika?

Ograniczenia ustawowe CEOF - Blok prawny Ograniczenia ustawowe Ogólne przepisy bezwzględnie obowiązujące Regulacje outsourcingowe - prawo bankowe Regulacje szczególne – postępowania antymonopolowe, certyfikaty bezpieczeństwa, przetwarzanie danych, koncesje i zezwolenia Gdzieś w tle podatki …

Ograniczenia kontraktowe (prawa osób trzecich) CEOF - Blok prawny Ograniczenia kontraktowe (prawa osób trzecich) Bardzo częste: Prawo autorskie Prawo pracy Stosunkowo rzadkie: Obciążenia majątku Niespodzianki

W pozostałym zakresie – wola stron. Teoretycznie. CEOF - Blok prawny W pozostałym zakresie – wola stron. Teoretycznie.

CEOF - Blok prawny Osiem zagadnień, które warto dokładnie rozważyć przed podpisaniem umowy.

CEOF - Blok prawny I Przedmiot umowy

Kilka refleksji To nie jest umowa jak wszystkie inne. CEOF - Blok prawny Kilka refleksji To nie jest umowa jak wszystkie inne. Bez zrozumienia i określenia katalogu usług nie da się napisać dobrej umowy. Bez dobrej umowy ryzykuje się zbyt wiele. Brak zasobów po stronie zamawiającego, rola zewnętrznego konsultingu. Outsourcing a renegocjacje – bracia syjamscy.

Lepsza lepsza umowa czy lepszy lepszy partner? CEOF - Blok prawny Lepsza lepsza umowa czy lepszy lepszy partner? Problem pozornie pozaprawny. Pozornie. Powtórne umowy - 85% jest zawieranych z tym samym wykonawcą Pozycja rynkowa wykonawcy a warunki kontraktów.

CEOF - Blok prawny II SLA

Prawdziwy problem realnego biznesu. Czym jest SLA? CEOF - Blok prawny Prawdziwy problem realnego biznesu. Czym jest SLA? Słowo - klucz: „mierzalność”. Jak opisać, weryfikować i rozliczać usługi. Precyzja, precyzja, precyzja. Elastyczność SLA – benchmarkingi, oceny użytkowników, odpowiedź na realne wymogi biznesowe.

III Oczywista oczywistość Audyt CEOF - Blok prawny III Oczywista oczywistość Audyt

Audyty dwa: zamawiającego i wykonawcy Obszary krytyczne: Własność intelektualna HR Umowy Specyfika branży i zamawiającego (zezwolenia, ochrona danych, bezpieczeństwo, postępowania antymonopolowe, inne przepisy prawa)

Zarządzanie i nadzór nad wykonaniem umowy CEOF - Blok prawny IV Zarządzanie i nadzór nad wykonaniem umowy

Zarządzanie zmianami – pochwała elastyczności CEOF - Blok prawny Pożytki z ITIL … Struktura zarządzania, struktura pełnomocnictw, nadzór przez zewnętrznych konsultantów Zarządzanie zmianami – pochwała elastyczności Szereg kwestii szczegółowych: Plan awaryjny (business continuity plan) Współpraca i wymagania dla dostawców outsourcera (vendor managment)

CEOF - Blok prawny V Wynagrodzenie

Trudności z wyceną. Niekompatybilność ofert. Zewnętrzne benchmarki. CEOF - Blok prawny Trudności z wyceną. Niekompatybilność ofert. Zewnętrzne benchmarki. Systemy wynagrodzeń ryczałty, punkty zmian, tickety etc. etc. (a planowanie budżetu) opłaty za transakcję biznesową premie: udział w zyskach/obrotach, uzyskane oszczędności (i znów problem precyzji i mierzalności) Wynagrodzenie a kary umowne

CEOF - Blok prawny VI Odpowiedzialność

Struktura kar umownych a SLA/KPI Limity odpowiedzialności CEOF - Blok prawny Struktura kar umownych a SLA/KPI poziom szczegółowości (zalety SLA) Limity odpowiedzialności Konsekwencje nienależytego wykonania umowy: obniżenie wynagrodzenia wypowiedzenie inne rozwiązania (wykonanie zastępcze ….)

Zakończenie umowy Problem krytycznego znaczenia CEOF - Blok prawny VII Zakończenie umowy Problem krytycznego znaczenia

Aspekty prawne wypowiadania umów: CEOF - Blok prawny Aspekty prawne wypowiadania umów: „Ważne powody” Usługi, licencje, umowy z dostawcami Zabezpieczenia podczas trwania umowy Opłata wyjścia

Exit plan Zajmuje czas („skutek natychmiastowy” wypowiedzenia) CEOF - Blok prawny Exit plan Zajmuje czas („skutek natychmiastowy” wypowiedzenia) Wymaga aktywnego współudziału wykonawcy Grozi niespodziankami (usługi bez umowy, konkurenci, problem z offshoringiem, itp..)

Renegocjacje outsourcingu CEOF - Blok prawny VIII Renegocjacje outsourcingu

„Wymuszenie renegocjacji” zapisami umownymi CEOF - Blok prawny To zaczyna być standard - ponad 50% kontraktów jest renegocjowanych przed ich zakończeniem Klienci: cena. Wykonawcy: SLA i zakres usług „Wymuszenie renegocjacji” zapisami umownymi „Wymuszenie zmian” zapisami umownymi

Podsumowanie: algorytm przyzwoitej umowy CEOF - Blok prawny Podsumowanie: algorytm przyzwoitej umowy Świadomość przepisów prawa i ich wpływu na umowę Analiza potrzeb, zakresu outsourcingu, audyt wewnętrzny Umowa: Katalog usług, SLA, weryfikacja, rozliczanie, kary umowne Elastyczna procedura zarządzania Procedura wyjścia Przewrażliwienie na kwestie własności intelektualnej Czynniki pozaprawne – wybór partnera, jasność wizji biznesowej, zespoły merytoryczne i konsultanci Czynnik czasu – zabójca dobrych umów Tak czy inaczej – duża szansa na potrzebę renegocjacji

Prawa autorskie i dane osobowe w kontraktach outsourcingowych CEOF - Blok prawny Część druga Prawa autorskie i dane osobowe w kontraktach outsourcingowych

Programy komputerowe – zmora outsourcingu CEOF - Blok prawny Programy komputerowe – zmora outsourcingu Odmienne regulacje prawne. Bardzo odmienne Ogromna kontrola twórcy (producenta) Wszechobecność softwaru Odpowiedzialność za naruszenia praw na zasadach ryzyka

Przed podpisaniem umowy. Scenariusze audytu. CEOF - Blok prawny Przed podpisaniem umowy. Scenariusze audytu. Transfer praw majątkowych na wykonawcę – rzadkie problemy, chyba że wspólne prawa Transfer licencji na wykonawcę – w 90% zakaz Uprawnienia wykonawcy do świadczenia outsourcingu oprogramowania „To też jest software” ?

Co warto zrobić „Własny” software Licencje CEOF - Blok prawny Co warto zrobić „Własny” software Pewność braku współtwórczości Opcja odkupu Zakaz licencji dla podmiotów konkurencyjnych? Licencje Podpisane porozumienia z producentami oprogramowania Kwestia opłat

Dane osobowe. Niedoceniany i przeceniany problem. CEOF - Blok prawny Dane osobowe. Niedoceniany i przeceniany problem. Szeroka definicja danych osobowych, szeroka definicja przetwarzania Liczne formalne wymogi Sankcje prawne – niby ostre, acz … Wrażliwość „medialna”

Przed zawarciem umowy … CEOF - Blok prawny Przed zawarciem umowy …

W trakcie trwania umowy CEOF - Blok prawny W trakcie trwania umowy Software „tam”, korzystanie „tu” Sublicencje ASP Software „tu”, obsługa „tam” Najem sprzętu, systemu i aplikacji Obsługa oprogramowania zamawiającego

legalność przetwarzania obowiązki informacyjne obowiązki rejestracyjne CEOF - Blok prawny legalność przetwarzania obowiązki informacyjne obowiązki rejestracyjne zabezpieczenie danych odpowiedzialność zabezpieczenie danych przetwarzanie w zakresie i w celu określonym w umowie odpowiedzialność

Koniec umowy, początek kłopotów CEOF - Blok prawny Koniec umowy, początek kłopotów Retransfer praw majątkowych do rozwiązań dedykowanych Retransfer licencji (o ile możliwy, o ile opłacalny) Wartość dodana – utwory powstałe podczas trwania kontraktu Programy to nie wszystko - know how, procedury ….

Dane osobowe – This is the end CEOF - Blok prawny Dane osobowe – This is the end Usunięcie danych = przetwarzanie Procedury „zwrotu” danych osobowych Migracja danych… Prawa do baz danych obejmujących zbiór danych osobowych

Jak to w Polsce bywa – sukcesy i porażki okiem prawnika CEOF - Blok prawny Część trzecia Jak to w Polsce bywa – sukcesy i porażki okiem prawnika

„Właściciel nam kazał” CEOF - Blok prawny „Właściciel nam kazał” Standardy korporacyjne, czyli jak administrować bazą danych z Chicago Nowe, lepsze stawki, czyli jak płacić mniej lub więcej Zabawa w grupach, czyli od wyzysku do sprawnych modeli Problem wiedzy i motywacji

„Głupie prawo” Trwoga przed przepisami, czyli jak wystraszyć wykonawcę CEOF - Blok prawny „Głupie prawo” Trwoga przed przepisami, czyli jak wystraszyć wykonawcę VAT-ożercy, czyli co zrobić jak business case się nie domyka Niech żyje barbórka, czyli o niespodzinkach z prawa wynikających Centralne Biuro Ochrony Praw Własności Intelektualnej, czyli jak instynkt zawodzi

„Gra w ciemno” „Dajcie nam dostępność. Cokolwiek to jest” CEOF - Blok prawny „Gra w ciemno” „Dajcie nam dostępność. Cokolwiek to jest” „Dajcie nam 99,99% dostępności. Na pięć lat. Za 100 złotych” „A Pan Józek to przecież robił …” „Wyoutsourcowaliśmy sobie wszystko. Łącznie z Zarządem”.

„Napiszcie mi dobrą umowę” CEOF - Blok prawny „Napiszcie mi dobrą umowę” Fenomenalne zabezpieczenia prawne a realia biznesowe Wiara w markę Wykonawcy i siebie samego Wiara w bicz Boży i kary umowne Wiara w trwałość i stałość świata Wiara w formalizmy Wiara w zakończenie problemu

Jak sobie zrobić krzywdę … CEOF - Blok prawny Jak sobie zrobić krzywdę … Outsourcing jako lekarstwo na wszystko „O jeden most za daleko” Błąd w wyborze wykonawcy Brak przygotowania ze strony zamawiającego Zły kontrakt, nieprecyzyjne SLA i zasady zarządzania Negocjacje pod presją czasu

Jak sobie zrobić dobrze … CEOF - Blok prawny Jak sobie zrobić dobrze … Strategia sourcingowa i świadomość ograniczeń Jasne wymagania co do SLA Precyzyjny i elastyczny kontrakt Negocjowanie bez presji czasu Renegocjowanie gdy czas i pora

Dziękujemy CEOF - Blok prawny Kuczek Maruta i Wspólnicy s.j. Kancelaria Radców Prawnych 30-004 Kraków, Al. Słowackiego 64 tel: +48 (0)12 634 15 35 fax +48 (0)12 634 17 50 biuro@kuczekmaruta.pl www.kuczekmaruta.pl