Zarządzanie projektami Wykład 6

Zarządzanie zespołem projektowym

Procesy zarządzania zasobami ludzkimi w projekcie planowanie zasobów ludzkich – określanie i dokumentowanie ról, obowiązków i relacji służbowych w projekcie oraz tworzenie planu zarządzania obsadą stanowisk pozyskiwanie zespołu projektu – zdobywanie zasobów ludzkich potrzebnych do ukończenia projektu

kształtowanie zespołu projektu – rozwój kompetencji i wzajemnych relacji między członkami zespołu w celu usprawnienia wykonania projektu kierowanie zespołem projektu – monitorowanie wyników członków zespołu, przekazywanie opinii i komentarzy, rozwiązywanie spornych kwestii oraz koordynacja zmian w celu usprawnienia wykonania projektu

Zespół jest zbiorem ludzi, którzy muszą polegać na skumulowanej wiedzy, umiejętnościach i talentach każdego z wzajemnie zależnych członków zespołu; dzięki efektywnej współpracy zespół może wygenerować rozwiązania problemów, które są znacznie lepsze od tych, jakie mogłyby być stworzone przez każdego z członków zespołu indywidualnie

Przyczyny zespołowego zarządzania projektami: skupienie się na jakości i satysfakcji klienta; waga wkładu każdego pracownika w realizację projektu i wykonanie końcowego produktu przekonanie, że ludzie zaakceptują to, w czego tworzeniu uczestniczyli; autokratyczne i paternalistyczne metody organizacji nie sprawdzają się przy zarządzaniu projektami

powszechnie obecne nowoczesne technologie wymagają zaangażowania wyspecjalizowanych osób, które muszą pracować wspólnie w wydajny sposób przy ograniczonych zasobach nowe sposoby organizacji pracy wymagają współpracy i rotacji na stanowiskach pracy współczesny menedżer projektu nie może sam decydować, planować i śledzić realizacji projektu

Konieczność pracy zespołowej w projekcie jest spowodowana przez: projekt wymaga wykonania zadań angażujących więcej niż jedną osobę zadania jednych ludzi będą wykorzystywały rezultaty pracy innych osób lub zespołów w ramach zespołu będą wykorzystywane te same metody i narzędzia zespół będzie musiał wspólnie identyfikować i rozwiązywać problemy, a także wspólnie wykorzystywać rezultaty pracy innych

ETAPY TWORZENIA ZESPOŁU

Tworzenie Znaczny niepokój, próby wykrycia natury sytuacji, jakiej pomocy można się spodziewać od lidera czy osoby zwołującej, oraz jakie zachowania będą lub nie będą właściwe Członkowie szukają odpowiedzi na pytanie o charakter zadania, wraz z poznawaniem reguł i metod do zastosowania

Burza Pomiędzy podgrupami rodzi się konflikt; zostaje rzucone wyzwanie władzy lub kompetencji lidera; opinie polaryzują się; jednostki sprzeciwiają się wysiłkom sterowania nimi przez lidera lub grupę Kwestionuje się wartość i wykonalność zadania; ludzie reagują emocjonalnie przeciw jego wymaganiom

Normowanie Grupa zaczyna się harmonizować; po raz pierwszy doświadcza swojej spójności czy jedności; wyłaniają się normy, jako że dochodzi do pojednania osób pozostających w konflikcie i przezwyciężenia oporu; rozwija się wzajemne wsparcie Rozpoczyna się współpraca nad zadaniem; robi się plany i wykłada normy; rozwija się komunikowanie poglądów i uczuć

Realizacja Grupa tworzy swoją strukturę albo przyjmuje strukturę najlepiej pasującą do jej wspólnego zadania; role postrzega się w kategoriach funkcjonalności wobec zadania i rośnie ich elastyczność Następuje fala konstruktywnej pracy nad zadaniem; doświadcza się postępu, gdyż więcej energii grupy wykorzystuje się do osiągnięcia skuteczności w dziedzinie wspólnego zadania

Tworzenie zespołu projektowego

1. Stworzenie pozytywnego środowiska: zdefiniować cele działań dotyczących budowy zespołu określić co będzie potrzebne w kategoriach terminów i zobowiązań skupienie się na misji zespołu określenie kluczowych zadań i odpowiedzialności zbudowanie ról w zespole

2. Stworzenie poczucia zależności: stworzenie poczucia zależności i szacunku dla uzupełniających się zdolności członków zespołu należy stworzyć warunki do przedyskutowania doświadczeń i umiejętności członków zespołu

3. Zdefiniowanie i wyjaśnienie celów projektu: członkowie zespołu powinni rozumieć i akceptować cele projektu należy wspólnie sformułować misję określającą oczekiwania wobec zespołu na jej podstawie generuje się cele szczegółowe, dotyczące kosztów, terminów i kryteriów oceny wykonania zadań cele powinny być zrozumiane przez każdego członka zespołu, mierzalne i określone co do terminu realizacji

4. Zdefiniowanie ról w zespole: trzeba zdefiniować odpowiedzialność za każdą funkcję, zdefiniować zakresy odpowiedzialności w kategoriach celów głównych i cząstkowych przekazanie oczekiwań dotyczących wyników pracy należy wyjaśnić i otwarcie przedyskutować przewidywane trudności dotyczące tych oczekiwań

5. Stworzenie procedur: należy stworzyć wytyczne i zasady postępowania w sytuacjach typowych oraz nietypowych odpowiednie wytyczne pomogą uniknąć konfliktów w przyszłości i skoncentrować się na osiągnięciu celów projektu

6. Określenie procedur podejmowania decyzji: określenie uprawnień do podejmowania decyzji ustalenie granic uprawnień i zakresu władzy zespołu

ZALETY I WADY PRACY ZESPOŁOWEJ

Zalety pracy zespołowej praca z innymi ludźmi wyzwala u większości osób więcej energii i kreatywności różne perspektywy i propozycje mogą zaowocować twórczymi rozwiązaniami praca z ludźmi może dawać dużo satysfakcji – ludzie są z natury istotami społecznymi, a struktura i przestrzeń zespołu stwarzają możliwości dla wszystkich jednostek praca zespołowa może być efektywna – im więcej umiejętności i doświadczenia ma zespół, tym bardziej efektywna

Wady pracy zespołowej zbyt długi czas, który przeznaczają członkowie zespołu na wzajemną komunikację – za dużo się mówi, a za mało działa złe relacje między ludźmi, mogące znacznie obniżyć jakość pracy cała organizacja może ucierpieć, gdy zespoły rywalizują między sobą

Warunki efektywności zespołu projektowego dostosować wielkość zespołu do wykonywanych zadań odpowiednio rozmieścić stanowiska i umożliwić pracownikom łatwy kontakt wzrokowo-słuchowy starać się o jednorodny skład zespołu w celu łatwiejszego podporządkowania się normom

wpływać na zrozumienie przez pracowników sensu ich pracy jasno formułować cele ściśle łączyć liczbę popełnianych błędów i braków, tempo pracy i absencje z wynagrodzeniem

Bariery efektywności zespołu nieodpowiedni styl kierowania braki materiałowe i wąskie gardła produkcyjne cechy członków zespołu uprzedzenia, którym ulegają jednostki i grupy – bariera decyzyjna nadmierne zaufanie – im ktoś jest bardziej pewny siebie, tym częściej się myli samospełniające się przepowiednie pułapki wynikające z zachowań stereotypowych

Dziękuję za uwagę