Techniki i rozwiązania IT w optymalizacji procesów dr inż. Andrzej Macioł amber.zarz.agh.edu.pl/amaciol

Cel przedmiotu Zapoznać się z problemami informacyjno-decyzyjnymi zarządzania organizacjami Nauczyć się wykorzystywać różne metody do modelowania i doskonalenia systemów informacyjnych Nauczyć się formułowania i rozwiązywania problemów decyzyjnych zarządzania

Plan wykładu 1/2 Problemy informacyjno-decyzyjne systemów zarządzania Metody modelowania procesów biznesowych: Inżynieria wymagań UML BPMN metody strukturalne Modelowanie problemów decyzyjnych w zarządzaniu przedsiębiorstwami

Plan wykładu 2/2 Metody rozwiązywania problemów decyzyjnych w zarządzaniu: metody badań operacyjnych sztuczna inteligencja inteligencja obliczeniowa symulacja Monte Carlo

System informacyjny i informatyczny 1/2 Projekt systemu informatycznego to przedsięwzięcie, które ma zautomatyzować kolejny obszar systemu informacyjnego przedsiębiorstwa komputeryzacja dziekanatu Projekt systemu informacyjnego ma udoskonalić zarządzanie w organizacji dzięki poprawie komunikacji pomiędzy jej uczestnikami zmiana organizacji pracy dziekanatu

System informacyjny i informatyczny 2/2 Projekt systemu informacyjnego może być związany z projektem informatycznym jednocześnie doskonalimy organizację i wprowadzamy system komputerowy Nie powinno się realizować projektu informatycznego bez analizy systemu informacyjnego

Analiza i projektowanie Analiza dotyczy badania problemu i wymagań a nie poszukiwania rozwiązania Projektowanie dotyczy opracowania koncepcji rozwiązania a nie koniecznie budowania gotowego produktu Zasada: do the right thing (analysis), and do the thing right (design)

Analiza i projektowanie systemu informacyjnego Wynikiem analizy są wymagania stawiane systemowi nie konieczne związane z automatyzacją procesów Projekt to zbiór wytycznych organizacyjnych i być może wymagania dla systemu informatycznego Używane metody będą nieco inne – choć samo podejście może być podobne

Cel projektów systemów informatycznych Skonstruowanie oprogramowania spełniającego wymagania sponsora projektu Cel można osiągnąć w drodze: budowy nowego dedykowanego systemu zakup i wdrożenie produktu dostępnego na rynku integracja systemów już istniejących Zagrożenia: zły system informacyjny nieprecyzyjnie określone wymagania ograniczenia czasu i zasobów

Cykl życia oprogramowania Wymagania Analiza i Proje – ktowanie Implemen - tacja Testowanie Wdrożenie czas

Cykl życia systemu informatycznego Modelowanie Biznesowe Wymagania Analiza i Proje – ktowanie Implemen - tacja Testowanie Wdrożenie czas

Istotne różnice W pierwszym modelu zakładamy, że użytkownik wie czego chce i to co wie odpowiada potrzebom organizacji W drugim modelu zakładamy, że nie ma sensu komputeryzować systemu informacyjnego w przypadku gdy nie odpowiada on celom organizacji

Konsekwencje Nie ma sensu pytanie czy najpierw doskonalić system zarządzania czy system informacyjny Nie można zmieniać organizacji nie zmieniając jej istoty informacyjnej Projektując nowe rozwiązania w zakresie narzędzi informacyjnych musimy brać pod uwagę zmiany organizacji w jej pełnym wymiarze

Podejście procesowe 1/3 Organizacja realizuje swoje cele strategiczne w sposób ciągły i racjonalny Organizacja działa w zmieniającym się dynamicznie otoczeniu, na które chce oddziaływać i jednocześnie podlega jego oddziaływaniom Interakcje organizacji z elementami otoczenia to zdarzenia wywołane przez działania organizacji lub otoczenia Każde zdarzenie wywołuje proces w organizacji lub jest skutkiem procesu realizowanego przez organizację

Podejście procesowe 2/3 Stosując fenomenologiczne podejście do analizy organizacji musimy skupić się na zdarzeniach i procesach Należy więc najpierw definiować zdarzenia, później procesy i opisywać organizację jako maszynę realizującą procesy Doskonaląc organizację doskonalimy sposób realizacji procesów a dopiero później jej wewnętrzną strukturę Organizacja jest doskonale zarządzana jeżeli najlepiej jak to możliwe realizuje procesy (odpowiada na zdarzenia)

Podejście procesowe 3/3 Mówiąc o Informacyjnych Systemach Zarządzania powinniśmy skupić się na tych aspektach realizacji procesów zarządzania (biznesowych), które są lub mogą być doskonalone przez organizację, narzędzia i metody przetwarzania informacji Musimy brać pod uwagę zarówno realizowane obecnie procesy jak i procesy, które będą musiały być realizowane w przypadku pojawienia się nowego rodzaju zdarzeń i celów organizacji Musimy pamiętać o integracji procesów

Reorganizacja systemów zarządzania (reengineering) Reengineering - metoda gruntownego przekształcania całościowych procesów w przedsiębiorstwie Reenginering to fundamentalne przemyślenie od nowa i radykalne przeprojektowanie procesów w firmie, prowadzące do przełomowej poprawy – według krytycznych, współczesnych miar – osiąganych wyników (takich jak koszty, jakość, serwis i szybkość) [Hammer M., Champy J.] wychodzić od potrzeb klienta analizować procesy w przedsiębiorstwie uwzględniać istniejące ograniczenia myśleć inaczej

Przykład – obsługa klienta w firmie produkującej okna – stan obecny Założono stały cykl realizacji zamówień wynoszący 3 tygodnie Zamówienia przyjmowane są przez przedstawicieli i przesyłane na koniec każdego tygodnia (w sobotę) Przedstawiciele potwierdzają termin odbioru na trzy tygodnie w przód: np. klient składający zamówienie 25.09.2008 (czwartek) może uzgadniać termin odbioru lub dostawy 20.10.2008 (poniedziałek)

Przykład – obsługa klienta w firmie produkującej okna – problem Firma rozważa jaki system informatyczny zakupić lub zamówić Cele i wymagania wstępne: system musi być niezawodny należy do minimum ograniczyć zatrudnienie w dziale sprzedaży Podstawowe pytanie: uznajemy założoną organizację sprzedaży za podstawę do projektu systemu rozpatrujemy równolegle zmianę organizacji i wprowadzenie systemu informatycznego

Możliwe rozwiązania Projekt systemu informatycznego: analizujemy i specyfikujemy wymagania użytkownika przechodzimy do projektu Projekt systemu informacyjnego: opisujemy istniejące procesy biznesowe budujemy alternatywne modele procesów prowadzimy symulacje wybieramy najlepszy i formułujemy wymagania

Problemy informacyjno-decyzyjne systemów zarządzania

Agenda Prognozowanie i rozwój – planowanie strategiczne Zarządzanie kontaktami z klientem Planowanie działalności podstawowej Organizowanie działalności przedsiębiorstwa Kontrola

Prognozowanie i rozwój – planowanie strategiczne Celem procesów jest zwiększanie wartości przedsiębiorstwa w długiej perspektywie czasu

Narzędzia informatyczne do wspomagania planowania strategicznego Specjalizowane oprogramowanie do badań rynkowych Symulatory Arkusze kalkulacyjne

Zarządzanie kontaktami z klientem Celem procesów jest zwiększanie wolumenu i wartości sprzedaży zgodnie z planami strategicznymi

Narzędzia informatyczne do wspomagania zarządzania kontaktami z klientem Specjalizowane oprogramowanie do badań rynkowych Symulatory Arkusze kalkulacyjne Systemy klasy CRM Moduły sprzedaży ERP Własne aplikacje Hurtownie danych

Planowanie działalności podstawowej Celem procesów biznesowych związanych z działalnością podstawową jest wypełnienie założeń planów strategicznych

Narzędzia informatyczne do wspomagania planowania działalności podstawowej Symulatory Moduły ERP Moduły zaawansowanego planowania i optymalizacji Własne aplikacje

Organizowanie działalności przedsiębiorstwa Celem procesów organizacyjnych jest zapewnienie warunków do realizacji planów strategicznych i operacyjnych

Narzędzia informatyczne do wspomagania organizowania działalności Moduły ERP Oprogramowanie do wspomagania projektowania (CAD, CAE, CAPP itp.) Oprogramowanie CASE Narzędzia BPR/I Systemy własne

Kontrola Celem kontroli jest bieżąca weryfikacja planów i doskonalenie systemu zarządzania

Narzędzia informatyczne do wspomagania kontroli Moduły ERP Narzędzia BPR/I Oprogramowanie do wspomagania analiz Hurtownie danych Systemy własne