Wskazówki dotyczące przechowywania dokumentacji w IBL PAN i przekazywania jej do archiwum zakładowego Warszawa, 1 marca 2011 r. 1.03.2011

Zagadnienia Ogólnie o przepisach i dokumentacji Definicja sprawy i komórki merytorycznej Rejestrowanie sprawy Zakładanie teczki aktowej Przygotowanie teczek spraw do archiwum Instytutu 1.03.2011

Przepisy kancelaryjno-archiwalne instrukcja kancelaryjna (zasady postępowania z dokumentacją) jednolity rzeczowy wykaz akt (klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji) instrukcja archiwalna (funkcjonowanie archiwum zakładowego) Wprowadzone Zarządzeniem nr 2 z dnia 9 czerwca 2005 roku Dyrektora IBL PAN 1.03.2011

Jednolity rzeczowy wykaz akt klasyfikacja akt, powstających w wyniku działalności Instytutu kwalifikacja archiwalna akt (kat. A lub B) używany do rejestracji spraw klasy końcowe oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym 1.03.2011

1.03.2011

Materiały archiwalne (kat A) wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa i statystyczna, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja bez względu na jej sposób wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. przechowywania i wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego Są przeznaczone do wieczystego 1.03.2011

Dokumentacja niearchiwalna (kat. B) to część dokumentacji, która posiada czasową wartość praktyczną, dowodowo-prawną oraz dla celów kontrolnych i nie stanowi materiałów archiwalnych, po upływie okresu przechowywania ulega brakowaniu Przykładowo: B5, B10, B50, BE5 1.03.2011

Akta sprawy cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki, pliki elektroniczne, itp.) zawierają dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy 1.03.2011

Komórka merytoryczna komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danej sprawy i która w tym zakresie powinna posiadać całość dokumentacji 1.03.2011 9

1.03.2011 10

W przypadku zespołów powoływanych w celu realizacji określonego projektu powinna zostać wytypowana właściwa komórka organizacyjna, która będzie gromadzić dokumentację i przekazywać ją do archiwum Instytutu. 1.03.2011 11

Rejestracja przykładowej sprawy związanej z organizacją konferencji 1.03.2011

komórka merytoryczna gromadząca dokumentację sprawy: Pracownia Literatury Średniowiecza ustalenie, czy została już założona teczka na konferencje, jeśli nie to należy ją opisać 1.03.2011

tytuł teczki z hasła klasyfikacyjnego Elementy opisu teczki znak teczki kategoria archiwalna tytuł teczki z hasła klasyfikacyjnego 29.11.2010

rejestracja sprawy w spisie spraw sprawa otrzymuje znak: PLŚ – 410-1/11 spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych dołączony do teczek aktowych znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej sprawy, grupy spraw oraz numer kolejny ze spisu spraw 1.03.2011

Formularz spisu spraw 1.03.2011 16

Kolejne dokumenty np. listy uczestników, protokoły, sprawozdania, referaty i inne materiały naukowe, zaproszenie stanowią sprawę tej konferencji i otrzymują ten sam znak sprawy, nie są więc rejestrowane pod odrębnymi numerami w spisie spraw 1.03.2011 17

W uzasadnionych przypadkach kierownicy komórek organizacyjnych mogą rozwijać klasy trzeciego i niższych rzędów na klasy pochodne Warunki: propozycję poszerzenia wykazu należy zgłosić do Archiwum Instytutu zachowuje się kategorię archiwalną, ustaloną w klasie wyższego rzędu 1.03.2011

Wyciąg z jrwa każda komórka organizacyjna IBL sporządza wyciąg z jednolitego rzeczowego wykazu akt, wskazujący na hasła klasyfikacyjne właściwe dla spraw prowadzonych według zakresu kompetencji danej komórki (patrz definicja komórki merytorycznej) wyciąg z jrwa przesyłany jest do Archiwum Instytutu 1.03.2011

Jak długo przechowywać teczki spraw w registraturze? dokumentację spraw zakończonych komórki organizacyjne przechowują przez okres 2 lat (licząc od 1 stycznia następnego roku) jeśli akta spraw są potrzebne dłużej w registraturze, to po formalnym przekazaniu ich do archiwum, można je wypożyczyć 1.03.2011

Przekazywanie dokumentacji do Archiwum akta przekazuje się wyłącznie kompletnymi rocznikami na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego znaki teczek wpisuje się w spisie zdawczo-odbiorczym kolejności symboli klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt do teczki dołącza się spis spraw, także inne środki ewidencyjne (rejestry, kartoteki) 1 podpisany egzemplarz spisu zdawczo – odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej i stanowi dowód przekazania akt 1.03.2011

Formularz spisu zdawczo-odbiorczego 1.03.2011 22

Teczki spraw kat. A - przekazywanie do Archiwum wszystkie pisma w teczce powinny być pogrupowane w sprawy ułożenie spraw w kolejności liczby porządkowej spisu spraw w obrębie sprawy pisma ułożone chronologicznie od najwcześniejszego (wszczynającego sprawę) wyłączenie z akt spraw: spinaczy, zszywek i innych metalowych części, koszulek plastikowych, zbędnych identycznych kopii tych samych pism, brudnopisów pism (jeśli nie zawierają istotnych poprawek) 1.03.2011 23

Teczki spraw kat. A - przekazywanie do Archiwum scalenie dokumentacji papierowej w uzgodnieniu z Archiwum Instytutu ponumerowanie wszystkich zapisanych stron pism miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu oznaczenie liczby stron na wewnętrznej części tylnej okładki w postaci zapisu: „Niniejsza teczka zawiera…stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby paginującej akta]” spisanie danych z teczek na formularzu spisu zdawczo-odbiorczego (4 egzemplarze spisu) 1.03.2011

Teczki spraw kat. B - przekazywanie do Archiwum wszystkie pisma w teczce powinny być pogrupowane w sprawy ułożenie spraw w kolejności liczby porządkowej spisu spraw w obrębie sprawy pisma ułożone chronologicznie od najwcześniejszego (wszczynającego sprawę) spisanie danych z teczek na formularzu spisu zdawczo-odbiorczego (3 egzemplarze spisu) 1.03.2011

Dokumentacja kat. Bc (do dyskusji) Akta zaliczone do kategorii Bc po ich wykorzystaniu komórki organizacyjne mogą przekazywać na makulaturę w porozumieniu z Archiwum Zakładowym. W tym celu należy przygotować spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie i przekazać ten spis do Archiwum Zakładowego. Dokumentacja może zostać zniszczona dopiero na podstawie protokołu brakowania. 1.03.2011

Formularz spisu dokumentacji niearchiwalnej 1.03.2011 27

Dziękuję za uwagę Wioletta Lipińska Archiwum IBL PAN wlipinska@ibl.waw.pl 1.03.2011 28