System zarządzania pracą TimeFrame KANCELARIA System zarządzania pracą Tu trzeba się ładnie przedstawić Warszawa maj 2007

Umiejętności 8 lat współpracy z kancelariami prawnymi Analizy i projekty oparte o standardy UML Wykorzystywanie nowoczesnych technik programistyczntych Prowadzenia projektów według sprawdzonych standardów Wdrożenie i maintenance – współpraca z dużymi klientami Referencje

TFS – systemy TimeFrame KANCELARIA TimeFrame DMS TimeFrame Departament prawny

Główne moduły systemu Baza danych klientów, projektów, pracowników, itp. Co jest składową systemu, pytanie czy mówimy o HR, raczej tak Kilka słów na temat każdego modułu, a całość tworzy portal korporacyjny DMS – zarządzanie dokumentami WorkFlow – praca grupowa Biling

TFK i Kancelaria Szefowie projektów Kontrola przebiegu pracy Zatwierdzanie prac i zadań Partnerzy Wgląd w aktualny stan kancelarii Administracja Moduł umożliwiający kontrolę nad procesami księgowymi i zarządzającymi Szybkie generowanie raportów, podsumowań, wykresów Narzędzia kontroli pracy Narzędzia do kontroli obiegu dokumentów i zleceń IT Narzędzia umożliwiające współpracę z programem Jak skonstruowana jest kancelaria Prawnicy Prosty interfejs do zarządzania pracą i dokumentami oparty o przeglądarkę WWW

Portal wewnętrzny Dostęp do danych poprzez przeglądarkę WWW (dowolne miejsce) Publikowanie dokumentów Moduły: Klienci Dane teleadresowe Projekty Dokumenty Terminy Zadania Urlopy Sprawdzania konfliktów Koszty klientów Koszty pracowników Zaliczki klientów Zaliczki pracowników Formatki bilingowe CV Biblioteka Korespondencja i kontakty Analizy Raporty Wykresy Przykład ekranu do logowania Program ze swoimi modułami spełnia role portal korporacyjnego. Wraz z modułem DMS daje możliwość prezentacji dowolnych danych poprzez intranet.

Klient Dane teleadresowe Powiązania pomiędzy podmiotami Projekty, modele rozliczeń Dane księgowe Analizy Wspólna, rozbudowana baza klientów i podmiotów

Terminarz Terminy Rezerwacja sal Zadania Sprawdzanie stanu realizacji Automatyczne przypomnienia Terminarz, jego podstawowe cechy Zadania, cechy Można powiedzieć również o wiadomościach i kontaktach

Obieg informacji bilingowych Sporządzanie raportów, wpisywanie kosztów Wysyłanie zestawień i faktur Kontrola Rejestrowanie przepracowanych godzin Zatwierdzanie godzin i kosztów Proces bilingowy (można podmienic slajdy) Odbiór faktur

Możliwości rozliczeniowe Stawki za godzinę progresywne regresywne za grupę prac za konkretną pracę za usługi indywidualne grupowe Koszty Zaliczki Ryczałty na kwotę na procent na kwotę dodatkową na koszty na godziny wiele innych Faktury z wielu projektów, etapów kontynuowane korygujące Waluty dowolne waluty na poziomie każdego obiektu faktur, prac, stawek, kosztów, ryczałtów dowolna waluta domyślna do rozliczeń globalnych Bogate mozliwosci rozliczeniowe

Tworzenie raportów Założenia budżetowe Dane wprowadzane przez pracowników Istotne parametry mające wpływ na funkcjonowanie kancelarii Obliczenia Skad biora się dane do analiz i raportów

Księgowość menadżerska Raporty dla firm o liczbie prawników do 15 zestawienia bilingowe wewnętrzne i zewnętrzne faktury rozliczanie premii pracowników inne Raporty korporacyjne budżety zyskowności klientów, opłacalności projektów i pracowników, rozliczenia partnerskie inne około 200 raportów

Przykłady raportów Raport dla klienta (TimeSheet) Skuteczności Zyskowności Porównywanie z budżetem (Gross Margin) Premii Magazyny godzin i kosztów (Inventory) Płatności Planowanej sprzedaży Kontroli sposobu wprowadzania danych Wiele innych Wpisujemy straszna ilość danych nie próbując ich przeanalizac. Tutaj dostajecie gotowe narzędzie do oceny pracy kancelarii.

Przykłady raportów Raport skuteczności pracowników (chargable hours, utilization) – pokazuje ile z godzin pracownika przepracowanych dla klienta zostala zakwalifikowana do sprzedazy, orez ile z nich zostalo sprzedanych. Jako czynnik normujący zostal przyjęty tzw czas dostepny = ilosci godzin jakie pracownik deklaruje ze spedzil w pracy Raport godzin wewnętrznych (chargable hours) – pokazuje stosunek godzin sprzedawalnych do godzin niesprzedawalnych Magazyn godzin (inventory) – pokazuje stan godzin dla danego klienta z podzialem na projekty (bez wdawania się w szczegoly, można powiedziec, ze np. invoiced fees to godziny sprzedane w danym okresie) Tu należy podkreslic, ze raporty sa spojne z caly sysremem. Uwzgledniaja wszelkie ryczalty, rabaty, kwoty stale, korekty, koszty, urlopy i inne Dodatkowo dzieki budzetowaniu nie tylko widzimy zalegajace godziny, czekajace na sprzedaz lub spisanie, ale jestesmy w stanie okreslic ich wartosc. Raport magazyn godzin (inventory) pokazuje stan godzin przepracowanych dla danego klienta/projektu Raporty godzin niesprzedawalnych pokazują strukturę godzin wewnętrznych oraz ich relacje do godzin sprzedawalnych Raporty skuteczności pracowników mają na celu pokazanie skuteczności pracy i sprzedaży danego pracownika. Występują w różnych konfiguracjach uwypuklając różne parametry

Ocena sprzedaży/zyskowności klienta Raporty tego typu pokazują sprzedaż kancelarii lub grup partnerskich na klienta. Dostępnych jest wiele wykresów sprzedaży dla całej kancelarii dla poszczególnych klientów dla klientów z podziałem na miesiące dla pracowników dla partnerów inne Pokazany wykres przedstawia zyskowność godzinową dla klientów. Raporty zyskowności uwzględniają: koszty osobowe koszty klienta Przykład: raport sprzedazy dla jednego klienta i zyskownosci na godzine

Kontrola wpisywania danych Kontrola opóźnień we wpisywaniu danych dla kancelarii dla poszczególnych pracowników Uwzględnianie opóźnień w systemie premiowania Analiza sprzedaży na podstawie opóźnień Kontrola przepływu prac (np. zmian projektów) Kontrola wpisów dla projektów wewnętrznych

DMS – zarządzanie dokumentami kancelarii

Co zapewnia DMS TFS Składowanie dokumentów elektronicznych Ewidencja dokumentów „papierowych” Baza korespondencji, wiedzy … Udostępnianie dokumentów Rozszerzone informacje o dokumentach Zabezpieczenie wersji oryginalnych Bezpieczeństwo danych

Uporządkowanie dokumentów Powiązanie z obiektami z systemu bilingowego TFK: klient, projekt Jednostki przechowywania dokumentów: folder Powiązanie z bazą danych teleadresowych Działanie samodzielne Odnośniki

Wyszukiwanie Wyszukiwanie po zawartości Informacje o dokumencie nie zawarte w nim samym Nazwa Fizyczny rodzaj dokumentu Specyfikacja Specjalizacja Przynależność do klienta, do projektu Definiowalne właściwości Opisac w punktach

Wersje i relacje … Załącznik Powiązania między dokumentami Wersje w obrębie dokumentu Wersje równoważne: tłumaczenia Dokument Pierwotny Dokument Jako przykład możliwości Wersja 1 Rewizja 1 Rewizja 2 Rewizja 3 Wersja 2 Rewizja 4 Rewizja 5 Rewizja 6 …

Kontrola dostępu Ukrywanie informacji o dokumencie i jego zawartości Określanie uprawnień do modyfikacji dokumentów Ograniczenie indeksowania zawartości Szyfrowanie zawartości Zewnętrzne narzędzie Niezależny podsystem szyfrujący Historia zmian i statystyki pobrań Tutaj wazne, żeby nie przestraszyc. Trzeba powiedziec wyraznie na poczatku, ze sposób zabezpieczen zalezy od wyboru kancelarii.

Integracja z Pulpitem TFS DMS widoczny jako element pulpitu Windows Kopiowanie, przenoszenie otwieranie dokumentów w systemie jak zwykłych plików Dedykowane okna do wyszukiwania i wyświetlania właściwości dokumentów Integracja z programami z pakietu Microsoft Office Nie ma programu!

Dostęp poprzez przeglądarkę internetową Wyszukiwanie dokumentów Pobieranie dokumentów Dodawanie dokumentów Określanie dodatkowych atrybutów Możliwość pracy zdalnej poprzez internet

System dedykowany

Cechy rozwiązania Rozwiązanie przygotowane specjalnie dla Klienta (dokładna analiza potrzeb) oparte o posiadane moduły Możliwa integracja z DMS Możliwa integracja z systemami wewnętrznymi Klienta Zabezpieczenia zgodne z wymogami IT Dzięki doświadczeniu i posiadanym modułom najkrótszy czas wykonania

Przykład aplikacji Ewidencja spraw (postępowań) Podmioty Terminarze Podział na kancelarie/oddziały Podstawowe dane, zdarzenia Pozwani/powodowie WPS Koszty/wydatki Korespondencja Terminy Inne Wyszukiwanie, przeglądanie Kontrola dostępu Podmioty Osoby Firmy Instytucje Adresy Terminarze Różne typy terminów Dokumenty (pliki) Bezpośrednie podpięcie do DMS

Prezentacja danych

Edycja danych

Konkluzje Spójny system – integracja wielu funkcjonalności Gromadzenie wiedzy Kontrola istotnych parametrów finansowych Dostęp do informacji z dowolnej lokalizacji Rozbudowa systemu według potrzeb

Referencje Domański Zakrzewski Palinka Richardson Rios Olechowski International Lawyers Gessel i Wspólnicy Kaczor Klimczyk Pucher Wypiór Kuczek Maruta i Wspólnicy Góralczyk Rychlicki Boroń Sieniawski Zawartka i Wspólnicy Hałuszczyński Chałas i Wspólnicy Chajec Don-Siemion & Żyto M. Furtek i Wspólnicy Wójcik i Złotnik Siemiątkowski & Davis Plucińska Stopczyk Mikulski Do uzupelnienia