Komenda Hufca ZHP „PIAST” Poznań – Stare Miasto Procedura biwakowa 2019 Komenda Hufca ZHP „PIAST” Poznań – Stare Miasto

Dlaczego? W celu: Usystematyzowania wiedzy nt. procedury zgłaszania, zatwierdzania i rozliczania biwaków Hufca „PIAST” Dostosowania procedur do wymogów RODO Ujednolicenia wzorów dokumentacji

Dlaczego to takie ważne? Bezpieczeństwo najważniejsze! – deklaracja w sprawie życia i zdrowia dzieci na biwaku Drużynowy nie może odkładać tego na ostatnią chwilę! Komenda Hufca oraz namiestnicy muszą mieć czas na zapoznanie się z dokumentacją biwaku i zatwierdzenie biwaku

Procedura biwakowa 1. Karta biwaku z podpisami! 2. Program biwaku * Umowa ze szkołą Przygotowanie dokumentacji biwakowej i przesłanie jej na adres: biwaki.piast@zhp.net.pl NAJPÓŹNIEJ 14 DNI PRZED ROZPOCZĘCIEM BIWAKU ZGODA Zapoznanie się z przesłaną dokumentacją przez KH i odpowiedź [uwagi/brak uwag/zgoda/brak zgody] DO 4 DNI PO PRZESŁANYM ZGŁOSZENIU Poprawa dokumentacji i ponowne jej przesłanie NAJPÓŹNIEJ 3 DNI OD OTRZYMANIA ODPOWIEDZI lub Odwołanie biwaku BRAK ZGODY Uwagi spływają do phm. Jakuba Tacika, zbiorczy mail do organizatora

Procedura biwakowa Przesłanie reszty dokumentacji biwakowej 1. Lista uczestników biwaku 2. Prelminarz biwaku Przesłanie reszty dokumentacji biwakowej NAJPÓŹNIEJ 7 DNI PRZED ROZPOCZĘCIEM BIWAKU Segregator „BIWAKI ROZLICZONE [rok]” Docs biwakowy (Zaznaczyć rozliczenie!) Kasa Dostarczenie do Hufca dokumentacji w formie papierowej (2 kopie!) NAJPÓŹNIEJ 3 DNI PRZED ROZPOCZĘCIEM BIWAKU Dostarczenie do Hufca rozliczenia biwaku w formie papierowej (2 kopie!) + opisanych faktur NAJPÓŹNIEJ 14 DNI PO ZAKOŃCZENIU BIWAKU Wypisanie i ksero zaliczki Segregator „BIWAKI ZGŁOSZONE [rok]” Docs biwakowy (Zaliczka!) 1. Rozliczenie biwaku 2. Faktury

… HAL/ HAZ (ferie): przepisy państwowe, zgłoszenia w KO i KCh Umowy ze szkołami: 2 tygodnie przed rozpoczęciem biwaku! Składki członkowskie, ewidencja!

Dokumentacja biwakowa Karta biwaku (2 tygodnie przed rozpoczęciem biwaku) Program biwaku (2 tygodnie przed rozpoczęciem biwaku) Lista uczestników biwaku (7 dni przed rozpoczęciem biwaku) Prelminarz biwaku (7 dni przed rozpoczęciem biwaku) Rozliczenie biwaku (14 dni po zakończeniu biwaku) * Lista wpłat na biwak * Umowa ze szkołą

W przypadku niedotrzymania terminów Konieczność odwołania biwaku! Nierozliczenie w terminie biwaku = brak zgody na organizację kolejnego biwaku Nierozliczenie biwaku w terminie - brak możliwości korzystania infrastruktury i zasobów Hufca m.in. z rzutnika hufcowego