Departament Rozwoju Regionalnego i Funduszy Europejskich Propozycje zmian do Regulaminu prac Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020 Posiedzenie Komitetu Monitorującego RPO WM na lata 2014 -2020 10 maja 2018 r. Departament Rozwoju Regionalnego i Funduszy Europejskich

ZMIANY W REGULAMINIE PRAC KOMITETU MONITORUJĄCEGO REGIONALNY PROGRAM OPERACYJNY WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO NA LATA 2014-2020

Najważniejsze zmiany wprowadzone w Regulaminie prac Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020 wynikają ze zmian wprowadzonych w Wytycznych w zakresie komitetów monitorujących na lata 2014 – 2020, które obowiązują od 1 marca 2018 roku. Celem niniejszych zmian jest dostosowanie dokumentu do obowiązujących Wytycznych.

WYKAZ ZMIAN: 1) uwzględnienie możliwości udziału wojewody albo jego przedstawiciela w pracach KM RPO w charakterze obserwatora, wprowadzonej zmianą ustawy wdrożeniowej; Zostało to już uwzględnione w Zarządzeniu Marszałka Województwa Mazowieckiego w sprawie składu osobowego Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020

2) wprowadzenie możliwości pisemnego upoważniania przez podmiot delegujący innego (niż członek i zastępca członka KM) przedstawiciela do udziału w posiedzeniu KM W §2 „Skład i zasady uczestnictwa w pracach Komitetu Monitorującego” dodano następujący zapis: „9. W przypadku gdy ani członek Komitetu ani zastępca członka Komitetu nie może uczestniczyć w posiedzeniu Komitetu, podmiot delegujący ma prawo upoważnić pisemnie innego przedstawiciela do udziału w posiedzeniu Komitetu. Przedstawiciel ten korzysta z wszystkich praw i realizuje wszystkie obowiązki członka Komitetu związane z uczestnictwem w danym posiedzeniu Komitetu. Jednocześnie przedstawiciel ten będzie zobowiązany do podpisania stosowanego oświadczenia i deklaracji członka Komitetu w odniesieniu do danego posiedzenia Komitetu (Załącznik nr 1 do Regulaminu Komitetu)”.

W § 5 „Grupy robocze” dodano nowy zapis: 3) dodanie obowiązku sporządzania notatek lub protokołów z posiedzeń grup roboczych i udostępniania ich wszystkim osobom ze składu KM. W § 5 „Grupy robocze” dodano nowy zapis: 12. Z posiedzeń grup roboczych sporządzane są notatki lub protokoły, które są rozsyłane drogą elektroniczną do wszystkich członków, zastępców, obserwatorów w Komitecie oraz przedstawicieli Komisji Europejskiej.

W §7 „Podjęcie uchwały w trybie obiegowym” dodano następujący zapis: 4) wprowadzenie możliwości skrócenia terminu na oddanie głosu w procedurze obiegowej, w sytuacji gdy za przyjęciem albo odrzuceniem uchwały zostanie oddana bezwzględna większość głosów; W §7 „Podjęcie uchwały w trybie obiegowym” dodano następujący zapis: „6. W sytuacji gdy za przyjęciem albo odrzuceniem uchwały zostanie oddana bezwzględna większość głosów możliwe jest skrócenie terminu na oddanie głosu. IZ musi poinformować członków Komitetu o oddaniu bezwzględnej większości głosów za przyjęciem albo odrzuceniem uchwały i o związanym z tym skróceniu terminu głosowania”.

5) wprowadzenie wymogu przekazywania, do 15 grudnia każdego roku, członkom KM, zastępcom członków KM, obserwatorom w KM, przedstawicielom KE oraz EBI indykatywnego harmonogramu posiedzeń KM na kolejny rok; W § 8 „Organizacja prac Komitetu Monitorującego” dodano następujący zapis: 5. Sekretariat Komitetu do 15 grudnia każdego roku: członkom Komitetu, zastępcom członków Komitetu, obserwatorom, przedstawicielom KE przesyła indykatywny harmonogram posiedzeń Komitetu na kolejny rok. .

6) dopuszczenie możliwości skrócenia terminu przekazania dokumentów będących przedmiotem obrad KM do 5 dni roboczych przed posiedzeniem KM, w przypadku gdy dokumenty poddano wcześniej konsultacjom trwającym co najmniej 5 dni roboczych, przewidującym możliwość zgłoszenia uwag przez każdą osobę ze składu KM; W §8 „Organizacja prac Komitetu Monitorującego” dodano następujący zapis: „12. W przypadku, gdy dokumenty poddano wcześniej konsultacjom trwającym co najmniej 5 dni roboczych, przewidującym możliwość zgłoszenia uwag przez każdą osobę ze składu Komitetu, IZ może skrócić termin przekazania dokumentów do 5 dni roboczych przed posiedzeniem Komitetu”.

7) wydłużenie terminu na sporządzanie protokołu z posiedzeń KM z 21 do 30 dni roboczych (w szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwe będzie wydłużenie tego terminu do 40 dni roboczych); W §8 ust.14 „Organizacja prac Komitetu Monitorującego” zmieniono liczbę dni. Było 21 dni roboczych i 30 -w szczególnie uzasadnionych przypadkach

Obowiązujące zapisy w Regulaminie Proponowane zmiany w zapisach l.p.   Obowiązujące zapisy w Regulaminie Proponowane zmiany w zapisach Uzasadnienie zmiany § 8 ust. 13 „ Projekt protokołu sporządzany jest przez Sekretariat Komitetu w terminie 21 dni roboczych od dnia posiedzenia, a następnie rozsyłany jest drogą elektroniczną do wszystkich członków, zastępców, obserwatorów w Komitecie oraz przedstawicieli Komisji Europejskiej., którzy uczestniczyli w pracach Komitetu. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwe jest wydłużenie terminu na sporządzenie protokołu do 30 dni roboczych  § 8 ust. 14 „ Projekt protokołu sporządzany jest przez Sekretariat Komitetu w terminie 30 dni roboczych od dnia posiedzenia, a następnie rozsyłany jest drogą elektroniczną do wszystkich członków, zastępców, obserwatorów w Komitecie oraz przedstawicieli Komisji Europejskiej, którzy uczestniczyli w pracach Komitetu. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwe jest wydłużenie terminu na sporządzenie protokołu do 40 dni roboczych Dostosowanie treści Było 21 dni roboczych i 30 -w szczególnie uzasadnionych przypadkach

8) dodanie możliwości pełnej lub częściowej refundacji kosztów udziału zastępcy członka KM w posiedzeniu KM, mimo uczestnictwa w nim także członka KM, w sytuacjach, które IZ uzna za uzasadnione; W §9 „Finansowanie Komitetu Monitorującego” do ust. 8 dodano następujący zapis: Po zdaniu: „8. W przypadku jednoczesnej obecności na posiedzeniu członka Komitetu i zastępcy refundacja wydatków wymienionych w ust. 4 pkt 1) oraz pkt 2) przysługuje jedynie członkowi Komitetu” dodano: „Nie wyklucza to sytuacji, w których IZ uzna za uzasadnioną pełną lub częściową refundację kosztów udziału zastępcy członka Komitetu w posiedzeniu Komitetu, mimo uczestnictwa w nim także członka Komitetu.

Obowiązujące zapisy w Regulaminie Proponowane zmiany w zapisach l.p.   Obowiązujące zapisy w Regulaminie Proponowane zmiany w zapisach Uzasadnienie zmiany §9 ust. 8 W przypadku jednoczesnej obecności na posiedzeniu członka Komitetu i zastępcy refundacja wydatków wymienionych w ust. 4 pkt 1) oraz pkt 2) przysługuje jedynie członkowi Komitetu § 9 ust. 8 W przypadku jednoczesnej obecności na posiedzeniu członka Komitetu i zastępcy refundacja wydatków wymienionych w ust. 4 pkt 1) oraz pkt 2) przysługuje jedynie członkowi Komitetu. Nie wyklucza to sytuacji, w których IZ uzna za uzasadnioną pełną lub częściową refundację kosztów udziału zastępcy członka Komitetu w posiedzeniu komitetu, mimo uczestnictwa w nim także członka Komitetu. Dostosowanie treści

oraz dodano dwa załączniki : Ponadto w Regulaminie dokonano aktualizacji publikatorów aktów prawnych oraz dodano dwa załączniki : Załącznik nr 1 Oświadczenie i deklaracja członka Komitetu Monitorującego, zastępcy członka Komitetu Monitorującego oraz przedstawiciela podmiotu delegującego upoważnionego do udziału w posiedzeniu Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020. Załącznik nr 2 Oświadczenie i deklaracja obserwatora Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020

Departament Rozwoju Regionalnego i Funduszy Europejskich Dziękuję za uwagę! Departament Rozwoju Regionalnego i Funduszy Europejskich UMWM w Warszawie al. Solidarności 61 03-402 Warszawa dsrr@mazovia.pl