Wnioski pokontrolne z zakresu wdrożenia instrukcji kancelaryjno-archiwalnej w Akademii Medycznej w Warszawie Warszawa, 2007-10-21 Opracował: Mariusz Mysiakowski

WPROWADZENIE Na mocy osobnych zapisów instrukcji kancelaryjno-archiwalnej i decyzji Kanclerza Akademii Medycznej w Warszawie w dniach od 17 września do 11 października 2007 roku przeprowadzono kontrolę komórek organizacyjnych z zakresu wdrożenia instrukcji kancelaryjno-archiwalnej. Z ramienia Akademii Medycznej w Warszawie kontrolę przeprowadziła Komisja w składzie: mgr Edyta Byszewska – kierownik Kancelarii, przewodniczący, mgr Mariusz Mysiakowski – kierownik Archiwum, członek, mgr Czesława Pleszko, sekretarz. W czasie kontroli przeprowadzono wizytację 57 komórek organizacyjnych naszej administracji centralnej. Na podstawie rozmów i ankiet tematycznych określono stopień wprowadzenia instrukcji kancelaryjno-archiwalnej w podziale na poszczególnych komórki organizacyjne. Niniejsze opracowanie powstało w wyniku analizy danych zawartych w ankietach i ujmuje wybrane zagadnienia w układzie ilościowo-jakościowym oraz osobno procentowym. W podsumowaniu starano się wyciągnąć wnioski i przedstawić sposoby rozwiązania narzucających się problemów.

System kancelaryjny - stosowanie

System kancelaryjny - stosowanie

W Akademii Medycznej w Warszawie obowiązuje rejestrowo-rzeczowy (mieszany) system kancelaryjny polegający na rejestrowaniu poszczególnych pism w Kancelarii i spraw (zbioru pism na jeden temat) w komórce organizacyjnej. W praktyce oznacza to, że Kancelaria powinna prowadzić dzienniki korespondencyjne, zaś poszczególne komórki organizacyjne powinny rejestrować sprawy na specjalnym formularzu będącym załącznikiem do instrukcji kancelaryjnej, czyli na tzw. spisie spraw. W wyniku przeprowadzonej kontroli okazało się, że jedynie w 4-ech komórkach organizacyjnych stosowany jest system bezdziennikowy (9%) promujący spisy spraw, zaś w 14-tu komórkach stosuje się i dzienniki korespondencyjne i spisy spraw (19%), za to w większości skontrolowanych komórek mają zastosowanie tylko dzienniki korespondencyjne (72 %). Wniosek: należy kontynuować szkolenia pracowników merytorycznych (kancelaryjnych), tak, aby rejestrowali wpływy i wypływy we własnej komórce organizacyjnej na spisie spraw będącym załącznikiem nr 5 do instrukcji kancelaryjnej.

Kto wykonuje czynności kancelaryjne

Kto wykonuje czynności kancelaryjne

W instrukcji kancelaryjno-archiwalnej do czynności kancelaryjnych są wskazani osobni pracownicy tzw. pracownicy kancelaryjni. Uzasadnieniem dla takiego rozwiązania była zbyt duża ilość komórek organizacyjnych, a zbyt mała ilość istniejących Sekretariatów zdolnych obsłużyć kancelaryjnie komórki organizacyjne w pionie hierarchicznej struktury. W wyniku kontroli okazało się, że sprawami tymi zajmują się przede wszystkim pracownicy merytoryczni w 45-iu komórkach organizacyjnych (79 %), a w pozostałych 11-tu (19 %) pracownicy Sekretariatów. O ile w drugim przypadku prawidłowość ta ma zastosowanie, bo podmiotem kontroli były też Sekretariaty, o tyle w pierwszym z nich pracownicy merytoryczni osobno rejestrują korespondencję wpływającą i wypływającą w dziennikach korespondencyjnych, z rzadka zaś na spisach spraw. Wniosek: Należy przypisać wykonywanie czynności kancelaryjnych konkretnej osobie, względnie zatrudnić osoby, które wykonywałyby rejestrację, znakowanie i przechowywanie spraw w komórce organizacyjnej.

Obieg dokumentów – ilość korespondencji

Obieg dokumentów – ilość korespondencji

Ilość korespondencji wpływającej i wypływającej w ciągu roku do i ze wszystkich komórek organizacyjnych naszej administracji jest stosunkowo duży. Na uwagę zasługuje fakt, że nieznacznie więcej jej wpływa (55 %) niż wypływa (45 %). Na taki stan rzeczy ma wpływ zarówno korespondencja masowa wysyłana „do wiadomości” według rozdzielnika jak i pewna opieszałość w zajmowaniu stanowiska w niektórych sprawach, a w skrajnych przypadkach przedkładanie ustnego, mailowego i telefonicznego załatwienia nad obligatoryjnie pisemnym. Wniosek: Ciekawe, że dziennie wliczając dni wolne od pracy wpływa średnio 441, a analogicznie wypływa 366 pism o charakterze służbowym.

Sposób dekretacji - dyspozycje

Sposób dekretacji - dyspozycje

W większości przypadków są stosowane pisemne dyspozycje na pismach odnośnie sposobu, terminu i odpowiedzialności za wykonanie zadania, które powinny być dekretowane przez przełożonego. Kierownicy komórek organizacyjnych określają sposób załatwienia sprawy na piśmie w 61 %, naznaczają termin w 54 % i odpowiednio przydzielają sprawę do realizacji referentowi w 79 %. Praktyka ta nie ma jedynie zastosowania w małych komórkach organizacyjnych, których zakres działania jak i ilość osób wskazują na dyspozycje o charakterze ustnym. W przypadku nie dekretowania terminu wykonania zadania w grę wchodzi jeszcze z góry określony czas wynikający z odrębnych przepisów prawnych, a co do sposobu załatwienia sprawy z wnikliwej wiedzy przełożonego o zakresie czynności wykonywanym przez konkretnego referenta. W komórkach organizacyjnych jedno- lub dwu- osobowych przydzielanie sprawy referentowi narzuca się też samo. Wniosek: należy nadal przestrzegać zasady, że w sprawach powierzonych pierwszy i ostatni głos w sprawie zabiera kierownik bądź bezpośredni przełożony.

Wewnętrzny obieg dokumentów z pominięciem Kancelarii

Wewnętrzny obieg dokumentów z pominięciem Kancelarii

W instrukcji kancelaryjno-archiwalnej odpowiedni zapis mówi o obiegu wszelkich dokumentów za pośrednictwem Kancelarii. W wyniku kontroli okazało się, że jedynie 21 % komórek organizacyjnych stosuje się do tego przepisu. W pozostałym procencie obieg odbywa się bezpośrednio z komórki do komórki organizacyjnej bez zbędnych punktów przechodnich. O ile w przypadku dokumentacji finansowo-księgowej ten formalizm ma swe głębokie uzasadnienie, o tyle w pozostałych sprawach rejestracja i znakowanie pism pieczęcią kancelaryjną jedynie wydłuża okres realizacji sprawy. Wniosek: należy zmienić odpowiednie zapisy instrukcji kancelaryjno-archiwalnej w duchu bezpośredniego obiegu dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi z wyłączeniem dokumentacji finansowo-księgowej, której specyfika wymaga utrzymania rygorystycznych zapisów.

Zakładanie teczek

Zakładanie teczek

Odpowiednie zapisy instrukcji kancelaryjno-archiwalnej mówią o zakładaniu teczek (segregatorów) zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, który porządkuje sprawy tematycznie i według ściśle określonego wzorca. W odniesieniu do akt sprawy nakazuje też prowadzenie ich osobno i w odróżnieniu od pozostałych spraw. W wyniku kontroli okazało się, że komórki organizacyjne zakładają teczki (segregatory), ale niekoniecznie już nawiązują do rzeczowego wykazu akt, także sam sposób korzystania z zapisów klasyfikujących akta na grupy tematyczne pozostawia wiele do życzenia (np. stosowanie symbolu 0725). Równo połowa komórek organizacyjnych nie stosuje się do rzeczowego wykazu akt, zaś blisko tego stanu nie prowadzi teczek w układzie tematycznym osobno dla każdej sprawy. Wniosek: należy sporządzić dla każdej komórki organizacyjnej wyciągi z jednolitego rzeczowego wykazu akt w odniesieniu do spraw powierzonych zakresem czynności.

Spis spraw

Spis spraw

We właściwym prowadzeniu teczek spraw jak i znakowaniu pism wychodzących kluczową rolę odgrywa tzw. spis spraw. W potocznym rozumieniu spisy spraw są to spisy akt znajdujących się w teczce (segregatorze). W komórce organizacyjnej zastępują dzienniki korespondencyjne i służą do rejestrowania pism wychodzących i przychodzących jako nieodłączny element systemu bezdziennikowego. W wyniku kontroli okazało się, że w blisko 2/3 komórek organizacyjnych spisy nie są w ogóle prowadzone co wprost proporcjonalnie odzwierciedla dominację systemu dziennikowego i stosowanie dzienników korespondencyjnych. W niektórych przypadkach spisy spraw są stosowane poprawnie, ale nie są zgodne z załącznikiem nr 5 do instrukcji kancelaryjnej. Podobnie wygląda chronologiczne stosowanie kolejnych wpisów w spisach według kolejności wpływu (wypływu). Wniosek: należy zadbać poprzez dalsze szkolenia o stosowanie spisu spraw jako jedynej formy rejestrowania i znakowania pism (spraw) w komórce organizacyjnej.

Formy znakowania spraw w piśmie

Formy znakowania spraw w piśmie

W instrukcji kancelaryjno-archiwalnej wprowadza się znakowanie pism (spraw) w piśmie jako formy wyróżniającej dokument. W wyniku kontroli stwierdzono, że pisma są znakowane prawidłowo, choć stosuje się różne systemy kodowania. Najczęściej występuje połączenie kodu komórki z kolejnym numerem wynikającym z wpisu do dziennika korespondencyjnego łamanego przez rok (np. AO-128/05 – w 54 %), w drugiej kolejności stosuje się kod komórki z symbolami z rzeczowego wykazu akt i kolejnymi numerami ze spisu spraw łamanymi na rok (np. AO-0550-5/05 – w 42 %), modyfikację tego systemu (np. AO-0550-5(3)/05) wykorzystuje się w 16 %, zaś znakowanie dwusystemowe (np. AO-0550-5-128/05) – w 21 % komórek organizacyjnych. Wniosek: W miarę upowszechnienia się systemu bezdziennikowego i spisów spraw należy stosować bezdziennikowy system kodowania (np. AO-0550-5/05). Po raz kolejny postuluje się sporządzenie wyciągów z rzeczowego wykazu akt jako antidotum na wdrożenie prawidłowego sposobu znakowania pism (spraw).

Stosowanie rejestrów kancelaryjnych

Stosowanie rejestrów kancelaryjnych

Do czynności kancelaryjnych służą specjalne rejestry – wyższe środki ewidencyjne na podstawie których można zarejestrować i odszukać sprawę, gdy zachodzi taka potrzeba. Jak wykazała kontrola najczęściej stosuje się rejestry numeryczne np. dzienniki korespondencyjne – w 67 %, popularne są też ewidencje przedmiotowe np. wykazy faktur, umów, obiektów, zleceń itp. – w 32 %, z pozostałych rejestrów na osobną uwagę zasługują rejestry alfabetyczne np. studentów, pracowników prowadzone w 4 % komórek organizacyjnych. Z drugiej strony wszystkie są zakładane prawidłowo i celowość ich stosowania wynika ze specyfiki oraz potrzeb poszczególnych działów merytorycznych. Wniosek: należy ujednolicić system prowadzenia rejestrów nadając im formę elektroniczną z dostępem do danych w intranecie, także celowe wydaje się wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz upowszechnienie realizacji spraw drogą elektroniczną.

Sposób załatwiania sprawy

Sposób załatwiania sprawy

Sprawy wpływające do komórek organizacyjnych są załatwiane na kilka sposobów. W większości przypadków na pisma odpowiada się pisemnie – w 98 %, telefonicznie - w 93 %, ustnie – w 89 % oraz pocztą elektroniczną w 95 % komórkach. Niestety, rzadziej sporządza się notatki do rozmów telefonicznych – w 54 %, a jeszcze mniej do ustaleń ustnych w 51 % skontrolowanych działów. Na taki stan rzeczy, ma wpływ niechęć do biurokratyzowania procedur jak i oczekiwanie na pisemne załatwienie sprawy. W nielicznych przypadkach nie można ustnie załatwiać spraw ze względu na tajemnicę służbową, także niektórzy nie korzystają z drogi elektronicznej, bo jeszcze nie pozwalają na to warunki techniczne. Wniosek: należy zobowiązać komórki organizacyjne do częstszego korzystania z notatek służbowych uzupełniających pełen zakres podejmowanych działań.

Pisemne załatwianie sprawy

Pisemne załatwianie sprawy

Przy pisemnym załatwianiu sprawy komórki organizacyjne stosują zasadę, że każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem (w 93 %), ale przy znakowaniu spraw istnieje już większa różnorodność. W 1/3 komórek organizacyjnych zwłaszcza w tych, które korzystają z dzienników korespondencyjnych nie znakuje się spraw tylko poszczególne pisma. Siłą rzeczy każde pismo ma oddzielny znak, a ta sama sprawa jest znakowana wielokrotnie. Sporządzając pismo komórki organizacyjne stosują praktykę podawania „do wiadomości” (w 90%), wymieniają też pod treścią pisma ilości i tytuły załączników (także w 90%). Nieco rzadziej pisma są parafowane przez referenta (w 69%). W większości przypadków komórki organizacyjne nie korzystają z wysyłania korespondencji według rozdzielnika, bo nie prowadzą wysyłek na skalę masową (w 56 %), za to wysyłając przesyłki nadają im dyspozycje co do sposobu wysłania (w 85%). Niestety, nagminnie stosuje się różne blankiety korespondencyjne i układy pisma odbiegające od ujednoliconego wzoru wprowadzonego przez instrukcję kancelaryjną. Wniosek: należy ujednolicić i unowocześnić układ pisma oraz zastosować wspólny blankiet korespondencyjny.

Kto zakłada teczki spraw

Kto zakłada teczki spraw

W instrukcji kancelaryjno-archiwalnej obowiązek prowadzenie teczek (segregatorów) spraw spoczywa na pracowniku kancelaryjnym. O ile w przypadku Sekretariatów i komórek jednoosobowych stosuje się zapisy kancelaryjne, o tyle w pozostałych komórkach organizacyjnych nie ma konkretnej osoby ani sprecyzowanego miejsca na przechowywanie akt. W wyniku kontroli ustalono, że pracownicy merytoryczni prowadzą teczki spraw osobno, nie ma też koordynacji działań we wspólnym prowadzeniu teczek. Konkretne osoby prowadzą segregatory w 52 % skontrolowanych komórek, w pozostałych komórkach czynności te wykonują wszyscy pracownicy merytoryczni. Nic zatem dziwnego, że aż w 46 % komórek nie ma pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie teczek spraw. Wniosek: należy zlecić prowadzenie teczek spraw zakończonych jednej osobie i przechowywać akta w jednym, wydzielonym miejscu.

Przechowywanie akt

Przechowywanie akt

W instrukcji kancelaryjno-archiwalnej są zapisy, które nakładają na komórki organizacyjne obowiązek zdawania dokumentów do archiwum w cyklu 2-3-letnim w miarę narastania zasobu aktowego. W wyniku kontroli okazało się, że jedynie 37 % spośród nich przechowuje akta w archiwum zakładowym, w większości zaś przypadków dokumenty zalegają w komórkach organizacyjnych i czekają na przekazanie w miejsce ostatecznego przechowywania. Za taki stan rzeczy odpowiada niska świadomość potrzeby centralizacji zasobów dokumentacyjnych jak i źle rozumiana wygoda w dostępie do akt. W kolejce czekają akta, które już od kilku-, kilkunastu lat powinny znajdować się w archiwum. Wniosek: należy przygotować komórki organizacyjne do masowej archiwizacji akt i przyspieszyć proces ich przekazywania do archiwum zakładowego.

Teczki spraw zakończonych

Teczki spraw zakończonych

Opis teczek spraw

Opis teczek spraw

W instrukcji kancelaryjno-archiwalnej istnieją odpowiednie procedury regulujące formę i sposób porządkowania akt. W wyniku kontroli stwierdzono że akta w komórkach organizacyjnych nie są wcale porządkowane, zaś teczki spraw zakończonych co do formy odpowiednio opisywane. Aż w 80 % komórek organizacyjnych nie mają zastosowania przepisy o archiwizacji dokumentów. Trudno przypuścić, że w ostatniej chwili przed przekazaniem do archiwum akta te zostaną uporządkowane w sposób płynny i właściwy. W proces archiwizacji trzeba włączyć więcej osób, które podołają ogromowi przedsięwzięcia i przygotują przedpole do zgromadzenia całości historycznych akt w archiwum. W ten sposób uniknie się rozproszenia i zdekompletowania dorobku życia naszej kadry naukowo-administracyjnej. Wniosek: należy przeszkolić pracowników co do konieczności archiwizowania akt na bieżąco, trzeba zatrudnić na zlecenie (docelowo na stałe) jedną osobę do archiwum, która przeprowadzi komórki organizacyjne przez żmudny proces archiwizacji.