Zatwierdzania BIWAKÓW/RAJDÓW… Zasady pracy z karta biwaku/wyjazdu Hufca Strzelce Krajeńskie ZHP

Postanowienia ogólne Zatwierdzenia zbiórek harcerskich w formach wyjazdowych należy dokonać za pomocą specjalnej karty biwaku/wyjazdu dostępnej na stronie hufca Zgłoszenia za pomocą formularza należy dostarczyć na 7 dni przed planowanym udziale w formie harcerskiej wymagającej zatwierdzenia Karta służy dodatkowo do zgłoszenia do hufca organizacji przez dane środowisko zbiórki/rajdu/biwaku/itp.., który odbywa się poza okresem HALiZ Podanie w zgłoszeniu adresu służbowego ZHP traktowane jest na podstawie niniejszego regulaminu za podpis cyfrowy, przez co dokument nie wymaga dodatkowych podpisów. Wypełnienie karty nie zwalnia organizatora od przesłania do członka ds. kadry i programu drogą mailową programu wydarzenia, który musi trafić do komendy najpóźniej na 5 dni przed rozpoczęciem się danej imprezy/zbiórki.

Przykłady konieczności spełnienia warunku wypełnienia karty biwaku/wyjazdu PRZYKŁAD A. Drużynowy zabiera swoją drużynę na biwak do innego hufca lub inną formę zbiórki harcerskiej. W związku że jest to wyjazd poza teren swojej działalności, najpóźniej na siedem dni przed wypełnia na stronie hufca formularz zgłoszeniowy. Nie wymaga się w takiej sytuacji programu tej imprezy. PRZYKŁAD B. Drużyna organizuję rajd w swojej miejscowości. Pobiera karty zgłoszeniowe od zainteresowanych do udziału w rajdzie harcerzy z innych środowisk. Na 7 dni przed drużynowy wypełnia kartę i wpisuje na niej informacje w miejscu lista uczestników „zgodnie ze zgłoszonymi kartami”. Osobno wysyła maila z programem imprezy oraz po wpłynięciu ostatniej składki zadaniowej zgłasza się do skarbnika po zaliczkę z hufca. Po zamknięciu imprezy rozlicza zaliczkę i składa w hufcu wszystkie karty uczestników rajdu oraz listę obecności swojej kadry na rajdzie. Dodatkowo na stronie hufca publikuje notatkę ze zdjęciami, która stanowić będzie sprawozdanie z realizacji programu imprezy.

Przykłady konieczności spełnienia warunku wypełnienia karty biwaku/wyjazdu cd. PRZYKŁAD C. Drużynowy zabiera swoją drużynę na jednodniową zbiórkę do innego miasta na terenie hufca. Najpóźniej na siedem dni przed wypełnia na stronie hufca formularz zgłoszeniowy informujący o wycieczce. Nie wymaga się w takiej sytuacji programu tej imprezy. W przypadku zbiórki dwudniowej organizująca wydarzenie drużyna musi zgłosić imprezę jako biwak i przesłać dodatkowo program. PRZYKŁAD D. Klub organizuje warsztaty dla zainteresowanych osób. I w tej sytuacji należy dokonać rejestracji imprezy oraz przesłać program i pobrać stosowną zaliczkę. Po zakończonej akcji szkoleniowej należy rozliczyć zaliczkę oraz listę obecności uczestników szkolenia.

WAŻNE! Każdy organizujący wyjazd lub inną formę zatwierdzenia musi przechowywać u siebie zgody osób prawnie odpowiedzialnych za niepełnoletnich na ich udział w przygotowanej formie pracy harcerskiej! W zbiórkach mogą uczestniczyć wyłącznie członkowie ZHP wpisani do ewidencji oraz posiadający opłaconą składkę członkowską ZHP W przypadku nie zgłoszenia imprezy w terminie lub wyjazdu bez zatwierdzenia, drużynowy pociągnięty zostanie do odpowiedzialności karnej! Komenda hufca w przypadku naruszenia niniejszych zasad każdorazowo powiadamia rodziców i opiekunów prawnych na stronie hufca o nielegalnym wyjeździe drużyny i zrzeczeniu się odpowiedzialności za działania podjęte w sposób niezgodny z procedurami ZHP

Kiedy nie potrzeba karty? W przypadku organizacji normalnej zbiórki, ujętej w planie pracy, która odbywa się na terenie miejscowości działania danej drużyny lub jej najbliższej okolicy, bez noclegu, nie trwająca więcej niż jeden dzień. Nocowiska – czyli biwak na terenie stałej harcówki połączony z nocowaniem, jeśli nie był ujęty w planie pracy musi być zatwierdzony, w przeciwnym razie wystarcza jedynie zgoda rodziców/opiekunów prawnych dziecka na nocleg w harcówce. W przypadku udziału w rajdzie na terenie własnego hufca. Wtedy zgłoszenia rajdu dokonuje organizator, a biorąca udział w rajdzie drużyna przesyła jedynie do organizatora kartę zgłoszenia udziału w rajdzie, to on potem po zakończeniu rajdu składa wszystkie dokumenty do hufca.

Postanowienia końcowe Tylko poprawnie zgłoszona zbiórka wyjazdowa podlega objęciu ochroną wynikającą z ubezpieczenia NWW hufca Do niniejszych przepisów zobowiązani są wszyscy członkowie hufca, którzy zamierzają dokonać czynności wymagającej użycia karty biwaku/wyjazdu zgodnie z przepisami określonymi w tej instrukcji. Przepisy o zatwierdzaniu form pracy harcerskiej wynikają z przepisów organizacji, hufca a także odpowiednich przepisów państwowych Przepisy zatwierdzania biwaków i zbiórek w trakcie HALiZ określają odrębne przepisy Związkowe i państwowe.