Zarządzanie Procesami mgr Natalia Płominska

Dziesięć kroków doskonalenia procesów (Page 2010) 1. Sporządź listę procesów 2. Wybierz proces i przygotuj dokument z założeniami 3. Narysuj mapę procesu 4. Oszacuj czas i koszty 5. Zweryfikuj mapę procesu 6. Zastosuj techniki usprawniania procesów 7. Stwórz mierniki i narzędzia 8. Przetestuj i popraw 9. Wprowadź nowy proces 10. Ciągle usprawniaj proces

4. Oszacuj czas i koszty (1) Czas realizacji czynności w procesie Czas przebiegu czynności Czas realizacji zadań w procesie + czas oczekiwania Czas przebiegu procesu Suma czasów przebiegu czynności Jak określić czas trwania procesu? określamy na podstawie obserwacji analizy danych wtórnych zespół określa szacunkowy czas trwania

4. Oszacuj czas i koszty (2)

4. Zadanie Określ: Czas przebiegu procesu 1 20 60 min 2 7,5 40 h 3 25 Nr czynności Czas realizacji czynności (min) Czas przebiegu czynności w procesie 1 20 60 min 2 7,5 40 h 3 25 32 h 4 n/a 5 120 min 6 1 h 7 8 h 8 11min 2 dni

4. Oszacuj czas i koszty (3) Koszty każdego działania w procesie składają się z trzech kategorii: Koszty osobowe (pracowników). Koszty wyposażenia i narzędzi. Koszty ogólne (koszty przestrzeni biurowej, elektryczności, ogrzewania itd.)

4. Oszacuj czas i koszty (4) 1. Wyliczenie kosztu pracowników Zadanie Czas realizacji zadania Czas w Departamencie 1 Czas w Departamencie 2 Zadanie 1 2 h - Zadanie 2 1 h Zadanie 3 Suma 5 h 3 h

4. Oszacuj czas i koszty (5) 2. Określenie rocznego czasu zużytego na realizację procesu. Np. Rocznie proces zatrudniania nowych pracowników jest uruchamiany 27 razy. Jednorazowo proces zatrudniania trwa 5 godzin. Rocznie proces zatrudniania pracowników zajmuje 27 x 5 h = 135 h

4. Oszacuj czas i koszty (6) Wyliczenie ekwiwalentu etatowego Jeden etat to 1920 godzin. 135/1920 ≈ 0,07 Roczny koszt etatu = 60 000 zł Osobowy koszt procesu = 60 000 x 0,07 = 4200 zł Jeśli w proces jest zaangażowanych wielu pracowników na różnych stanowiskach to należy uwzględnić wynagrodzenia każdego z nich.

4. Oszacuj czas i koszty (7) Wyliczenie kosztu wyposażenia W realizacji procesu wykorzystywane jest oprogramowanie, którego roczna licencja kosztuje 10 000 zł. Koszt wyposażenia = 10 000 x 0,07 = 700 zł

4. Oszacuj czas i koszty (8) Wyliczenie kosztów ogólnego zarządu przypadających na proces. Koszty ogólnego zarządu/koszty pozostałe = 100 mln zł / 200 mln zł = 50% Do każdej złotówki kosztów procesu należy doliczyć 50%.

4. Oszacuj czas i koszty (9) Całkowity koszt procesu Koszty osobowe 4200 zł Koszty wyposażenia 700 zł Koszty ogólnego zarządu 2450 zł Koszt całkowity 7350 zł Koszt jednorazowego uruchomienia procesu: 7350zł/ 27 = 272,22 zł

Dziesięć kroków doskonalenia procesów (Page 2010) 1. Sporządź listę procesów 2. Wybierz proces i przygotuj dokument z założeniami 3. Narysuj mapę procesu 4. Oszacuj czas i koszty 5. Zweryfikuj mapę procesu 6. Zastosuj techniki usprawniania procesów 7. Stwórz mierniki i narzędzia 8. Przetestuj i popraw 9. Wprowadź nowy proces 10. Ciągle usprawniaj proces

5. Zweryfikuj mapę procesu Mapa procesu i analiza kosztów powinny zostać przedstawione najważniejszym interesariuszom (sponsor procesu, kierownictwo, pracownicy). Celem jest uzyskanie zgody interesariuszy co do przebiegu i kształtu procesu. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych konfliktów na dalszych etapach projektu.

ZADANIE 1 Oblicz całkowity koszt procesu rekrutacji: proces jest uruchamiany 10 razy w ciągu roku jednorazowo proces ten trwa 10 godzin jeden etat to 2000 h roczny koszt etatu wynosi 40 000 zł w procesie wykorzystywane jest oprogramowanie komputerowe, którego roczny koszt wynosi 10 000zł koszty ogólnego zarządu wynoszą 100 mln zł, a koszty pozostałe 200 mln zł

ZADANIE 2 Oblicz całkowity koszt procesu przyznawania nagród: 1 - 0,33 proces jest uruchamiany 1500 razy w ciągu roku jeden etat to 2000 h roczny koszt etatu analityka wynosi 50 000 zł roczny koszt etatu na szczeblu kierowniczym wynosi 100 000 zł w procesie wykorzystywany jest program Outlook, którego roczny koszt wynosi 500zł oraz baza danych, której roczne utrzymanie kosztuje 2500zł koszty ogólnego zarządu wynoszą 110 mln zł, a koszty pozostałe 100 mln zł Nr czynności Czas realizacji czynności (h) w Dziale Wynagrodzeń (h) - kierownictwo 1 - 0,33 2 0,125 3 0,42 4 n/a 5 0,083 6 7 8 0,183 TOTAL

C4 Grupa 1 – 15.12 Błąkała, Gajda, Sulweska Grupa 2 – 15.12 Ciemlicki, Sukhodolskyi, Kulbak, Kukawski Grupa 3 – 12.I Egier, Stanicka Grupa 4 – 12.I Skołożyńska, Solomentseva, Tertelis, Ławniczak Grupa 5 – 12.I Domagała, Łubińska, Serafin Grupa 6 – 19.I Góra, Kaczor, Kocięba Grupa 7 – 19.I Jakóbczak, Kieler, Goliszek

C6 Grupa 1 – 15.12 Bogusz, Krupska, Kowalczuk, Sopińska Lesińska, Wysocka, Świetlikowski, Ostrowska Grupa 3 – 15.12 Wyrwas, Urban Grupa 4 – 12.I Malinowska, Czarnecka, Kwiatkowski, Machniewska Grupa 5 – 12.I Fogel, Makowski, Góras, Jeute Grupa 6 – 19.I Płoska, Górska Grupa 7 – 19.I Walas, Kluba, Głowacka, Gliwka

C5 Grupa 1 – 15.12 Karaś, Krajęta, Czarnocka, Cinner Grupa 2 – 15.12 Gonciarz, Modzelewska, Tarlaga, Latoszek Grupa 3 – 12.I Kudła, Winiarska, Kominek, Matusik Grupa 4 – 12.I Jaskuła, Prokopiuk, Łuszczewski Grupa 5 – 19.I Janusz, Piędzia, Słomka, Magiera Grupa 6 – 19.I Nowak, Migoń, Filimon

PRACA ZALICZENIOWA W ramach pracy projektowej studenci zaprezentują w grupach (3 - 4 osoby) odnalezione i przeanalizowane przez siebie przypadki organizacji, które (do wyboru): usprawniły procesy (np. wiele dużych polskich przedsiębiorstw państwowych zakupionych przez zagranicznych inwestorów: Enea, Stoen, TP SA), są znane z doskonałości w zarządzaniu procesami (np. Toyota, Amazon), innowacyjnie wykorzystują technologie informatyczne do zarządzania procesami, mają szczególnie duże trudności z realizacją podstawowych procesów.

Czy firma zarządza procesami? 4 3 Firma stosuje filozofię kaizen 2 Firma usprawnia swoje procesy 1 Firma sprawdza efektywność swoich procesów Firma identyfikuje swoje procesy i zna ich przebieg Brak zarządzania procesami

PRACA ZALICZENIOWA Elementy pracy: Terminy: Temat pracy Charakterystyka przedsiębiorstwa Uzasadnienie wyboru przedsiębiorstwa Rozwinięcie wybranego tematu Mapa wybranego procesu (+ dokument narracyjny i legenda) Mapa procesu po usprawnieniu Wnioski Terminy: Konsultacje: 8.XII Gotowe prace projektowe muszą zostać wysłane do prowadzącego do 13.12.2015 do godziny 24.00 (-15 punktów za nieterminowe nadesłanie pracy) Prezentacje: 15.12, 12.01, 19.01 Prezentacja trwa 25 minut + 5 minut na pytania prowadzącego

KRYTERIA OCENY Merytoryczne: Sposób prezentacji Zgodność z tematem Właściwe wykorzystanie pojęć teoretycznych Konstrukcja pracy Sposób prezentacji Przygotowanie prezentacji Przejrzystość przedstawianych materiałów Klarowność wywodu Czas Odpowiedź na pytania prowadzącego