Najczęstsze błędy we WND w zakresie kwalifikowalności Olsztyn, 22 czerwca 2016 r.

Plan prezentacji 1. Uproszczone metody rozliczania wydatków 2. Cross-financing i środki trwałe 3. Zasada uczciwej konkurencji 4. Zlecanie usług merytorycznych 5. Koszty pośrednie 6. Wkład własny 7. Personel projektu (zewnętrzny/wewnętrzny)

Uproszczone metody rozliczania wydatków W projektach gdzie wartość wkładu publicznego jest równa bądź nie przekracza 100 tys. euro -obligatoryjnie (wyjątek – 100% pzp lub zasada konkurencyjności) Dopuszczone przez IOK są tylko w Działaniu 2.3 w zakresie szkoleń z j.angielskiego, j.niemieckiego oraz j.francuskiego Stawki jednostkowe Kwoty ryczałtowe

Rozliczanie wydatków 1.Wydatki rozliczane kwotami ryczałtowymi są traktowane jako wydatki poniesione. 2.Nie ma obowiązku gromadzenia i opisywania dokumentów księgowych ale niezbędne są dokumenty potwierdzające zrealizowanie zakresu zadań, osiągnięcie rezultatów i wykonanie produktów, którym przypisane są kwoty.

Kwoty ryczałtowe Rozliczanie wydatków cd. Wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej musi odnosić się do zakresu oferowanego wsparcia, a nie realizacji celu, np. rozliczając zadanie związane ze szkoleniami nauczycieli wskaźnikiem jest: liczba przeprowadzonych godzin kursu, liczba wydanych zaświadczeń/certyfikatów, liczba zakupionych i przekazanych materiałów dydaktycznych, liczba zapewnionych dojazdów, itd.

Kwoty ryczałtowe PRZYKŁADY Rozliczanie wydatków – Działanie 2.2 Doposażenie szkół  protokół zdawczo-odbiorczy dotyczący zakupionego sprzętu, materiałów, pomocy dydaktycznych. Szkolenia nauczycieli  potwierdzenie otrzymania materiałów szkoleniowych, poczęstunku,  protokół zdawczo-odbiorczy dotyczący zakupionych materiałów szkoleniowych, poczęstunku,  sprawozdanie/protokół potwierdzający liczbę osób, które przystąpiły do egzaminu i uzyskały minimalną frekwencję dopuszczającą do udziału w nim,

Kwoty ryczałtowe PRZYKŁADY Rozliczanie wydatków – Działanie 2.2  kserokopie zaświadczeń ukończenia kursu w przypadku niezdania egzaminu lub przy dużej liczbie osób protokół odbioru zaświadczeń,  kserokopie certyfikatów potwierdzających nabyte umiejętności lub przy dużej liczbie uczestników protokół odbioru certyfikatów,  oświadczenie uczestnika o zapewnieniu mu nieodpłatnego transportu. Zajęcia dla uczniów  sprawozdanie dotyczące liczby godzin zrealizowanych w ramach poszczególnych zajęć,  plany pracy i sprawozdania miesięczne nauczycieli z realizowanych zajęć dydaktyczno-wyrównawczych, realizacji poszczególnych zajęć dodatkowych uwzględniające np. zakres zajęć, frekwencja na zajęciach.

Kwoty ryczałtowe PRZYKŁADY Rozliczanie wydatków – Działanie 2.2  dokument potwierdzający dostarczanie posiłków zamawianych na zewnątrz,  oświadczenie organu prowadzącego o przygotowywaniu posiłków w placówce,  karta wycieczki (program, lista obecności, zgody rodziców),  potwierdzenie wykonania usługi transportowej,  dokument potwierdzający zakup biletów, wejściówek, itp.  w przypadku zapewnienia suchego prowiantu lub zakupu posiłku protokół wydania określonej liczby posiłków, protokół zdawczo odbiorczy zakupionych produktów,  oświadczenie Wnioskodawcy o zapewnieniu uczniom nieodpłatnego transportu na zajęcia.

Cross – financing Cross- financing w ramach projektów współfinansowanych z EFS może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, bez których realizacja projektu nie byłaby możliwa, w szczególności w związku z zapewnieniem realizacji zasady równości szans, a zwłaszcza potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

Cross – financing Cd. Obecnie na gruncie EFS jako cross- financing rozumie się wyłącznie wydatki dotyczące: zakupu nieruchomości, zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy w budynku, dostosowania lub adaptacji (prace remontowo- wykończeniowe) budynków i pomieszczeń.

Cross- financing, środki trwałe – limit Środki trwałe 350 PLN netto Środki trwałe + 10% lub 40% wartości projektu cross-financing Cross-financing 8,5% wartości projektu

Cross- financing, środki trwałe – wniosek o dofinansowanie W przypadku kosztów, które podlegają regule cross-financingu i środków trwałych, należy w budżecie szczegółowym oznaczyć te wydatki w polu wyboru (tzw. „check-box”). W przypadku wydatków poniżej 350,00 PLN netto pole wyboru (tzw. „check-box”) musi zostać nieodznaczone. W przypadku wątpliwości związanych z zakwalifikowaniem wydatku do cross-financingu, środków trwałych należy zaznaczyć taki wydatek jako cross- financing.

W przypadku wykazania w budżecie szczegółowym projektu wydatków kwalifikowalnych na zakup środków trwałych o wartości od 350,00 PLN do 440,00 PLN, w celu zweryfikowania poprawności odznaczenia pola wyboru wykazującego środek trwały, należy w kolumnie „Kategoria kosztu” uzupełnić opis o „%” stawki VAT, np. kategoria kosztu „Zakup drukarki atramentowej (23 %VAT)” Cross- financing, środki trwałe - wniosek o dofinansowanie Cd.

Uzasadnienie kosztów Obowiązkowo we wniosku o dofinansowanie należy podać uzasadnienie wysokości poszczególnych stawek (dokonać szacowania kosztów), gdyż będzie ona podlegać ocenie efektywności i racjonalności wydatków. Zestawienie standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków jest załącznikiem do Regulaminu konkursu.

Konieczność uzasadnienia pozyskania środków trwałych wraz ze wskazaniem najbardziej efektywnej metody: PLN netto - limit z Wytycznych (Rozdział 6.12) PLN netto - limit z Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie – obowiązujący Beneficjenta Uzasadnienie nie musi być sporządzone indywidualnie dla każdego środka trwałego, ale może dotyczyć również grupy środków trwałych o tym samym przeznaczeniu. Uzasadnienie kosztów pozyskania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

Zasada uczciwej konkurencji od PLN do PLN netto – dokonanie i udokumentowanie rozeznania rynku (3 oferty) zasada konkurencyjności od PLN do € - podmioty zobligowane ustawą pzp od PLN do ∞ - niezobligowani do pzp zasada konkurencyjności od PLN do € - podmioty zobligowane ustawą pzp od PLN do ∞ - niezobligowani do pzp od € netto – Prawo zamówień publicznych - dla podmiotów zobligowanych ustawą pzp (JSFP)

Zlecanie usług merytorycznych powierzenie wykonawcom zewnętrznym, nie będącym personelem projektu, realizacji działań merytorycznych przewidzianych w ramach danego projektu, np. zlecenie usługi szkoleniowej do 30% wartości projektu ogólna zasada – do 30% wartości projektu

Uzasadnienie zlecania usług merytorycznych W części wnd powinno znaleźć się uzasadnienie dlaczego daną usługę merytoryczną wnioskodawca chce zlecić wykonawcy i dlaczego nie jest w stanie sam jej zrealizować. Wyjątki - jako zlecenia usługi merytorycznej nie należy rozumieć: -zakupu pojedynczych towarów lub usług np. cateringowych lub hotelowych, -angażowania personelu projektu

Wnioskodawca musi pamiętać, że faktyczną realizację zleconej usługi merytorycznej należy udokumentować (np. protokołem zdawczo – odbiorczym). Nie jest kwalifikowalne zlecenie usługi merytorycznej przez wnioskodawcę partnerom projektu i odwrotnie. Uzasadnienie zlecania usług merytorycznych Cd.

Koszty pośrednie Koszty bezpośrednie zł Koszty bezpośrednie zł Koszty pośrednie do 1 mln zł 25% = zł Kb + kp zł Kb + kp zł Projekt > 1 mln zł = kp = 20%!!! Kp = zł Kb + kp = zł Błędny wybór = odrzucenie wniosku o dofinansowanie Przykład

Wkład własny Wnioskodawca może go wnieść w postaci niepieniężnej i finansowej. Wykazanie wkładu własnego możliwe jest zarówno w kosztach bezpośrednich jak i pośrednich. Możliwe jest łączenie różnych form wkładu własnego, np. wniesienie wkładu własnego częściowo w postaci pracy wolontariusza, a częściowo w postaci opłat od uczestników. W ramach przedmiotowego konkursu obligatoryjnie należy wnieść wkład własny

Wkład własny Cd. Wkład niepieniężny - przykłady:  udostępnianie/użyczanie budynków, pomieszczeń, urządzeń, wyposażenia na potrzeby projektu;  świadczenia wykonywane przez wolontariuszy na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego;  dodatki lub wynagrodzenia wypłacane przez stronę trzecią uczestnikom danego projektu; Zastrzeżenie: wkład własny jest niekwalifikowalny w przypadku wniesienia go w postaci środka trwałego, który był w ciągu 7 lat wstecz (w przypadku nieruchomości 10 lat) współfinansowany ze środków unijnych lub z dotacji krajowych.

Wkład własny Cd. Wkład finansowy - przykłady:  wynagrodzenie kadry merytorycznej zaangażowanej w realizację projektu, która nie jest finansowana ze środków projektu;  środki finansowe będące w dyspozycji danej instytucji lub pozyskane przez tą instytucję z innych źródeł;  wkład w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem;  środki wpłacane przez podmioty zewnętrzne (np. przez uczestników projektu, pracodawców, sponsorów);  opłaty związane z udziałem uczestników w projekcie;

Wkład własny Cd. Sposób obliczenia wysokości wkładu własnego: Wartość wkładu własnego = Całkowita wartość wydatków kwalifikowalnych projektu x …. % Wartość wkładu własnego stanowi różnicę między kwotą wydatków kwalifikowalnych, a kwotą dofinansowania przekazaną Wnioskodawcy, zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu, rozumianą jako procent dofinansowania wydatków kwalifikowalnych. Wartość wkładu własnego stanowi różnicę między kwotą wydatków kwalifikowalnych, a kwotą dofinansowania przekazaną Wnioskodawcy, zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu, rozumianą jako procent dofinansowania wydatków kwalifikowalnych.

Wkład własny Cd. Istotne jest zachowanie spójności pomiędzy częściami WND, w szczególności: budżetem projektu, uzasadnieniem dla przewidzianego w projekcie wkładu własnego, w tym metodologią wyliczenia jego wartości znajdującymi się w części Uzasadnienie kosztów WND, sposobem realizacji projektu w części 4.1 tak aby informacje o wkładzie własnym wnoszonym w ramach poszczególnych zadań znalazły odzwierciedlenie w każdej z wymienionych części WND.

Zatrudnienie personelu W przypadku, gdy osoba stanowiąca personel projektu jest pracownikiem beneficjenta jej zaangażowanie do projektu lub projektów może mieć miejsce wyłącznie na podstawie stosunku pracy lub umowy o dzieło. Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu projektu są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności z Kodeksem pracy, Kodeksem cywilnym oraz Kartą Nauczyciela.

Zatrudnienie personelu Cd. Posiadany potencjał kadrowy może być wykazany jako wkład własny w projekcie. Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu współfinansowanego z EFS w ramach RO WiM na lata w części 4.5 wniosku POTENCJAŁ WNIOSKODAWCY I PARTNERÓW i części 4.7 SPOSÓB ZARZĄDZANIA PROJEKTEM należy wskazać potencjał kadrowy w zakresie kadry merytorycznej wnioskodawcy/partnerów w podziale na: 1)Kadrę własną (posiadaną) – osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę i osoby współpracujące oraz samozatrudnienie; 2)Kadrę zewnętrzną – pozostałe osoby, np. zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej, prowadzące działalność

Zatrudnienie personelu Cd. Uregulowania dotyczące angażowania personelu nie mają zastosowania do personelu projektu zaangażowanego w ramach działań/zadań rozliczanych za pomocą uproszczonych metod, np. koordynatora projektu, którego wynagrodzenie przewidziane jest w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem.

Dziękuję za uwagę Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie