Ośrodek Przetwarzania Informacji Gdańsk, 21.04.2010 Rozliczanie projektów w ramach Poddziałania 1.1.1, 1.3.1 i 1.3.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna.

Prezentacja na temat: "Ośrodek Przetwarzania Informacji Gdańsk, 21.04.2010 Rozliczanie projektów w ramach Poddziałania 1.1.1, 1.3.1 i 1.3.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna."— Zapis prezentacji:

1 Ośrodek Przetwarzania Informacji Gdańsk, 21.04.2010 Rozliczanie projektów w ramach Poddziałania 1.1.1, 1.3.1 i 1.3.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013 Rozliczanie projektów i weryfikacja płatności

2 1 Ośrodek Przetwarzania Informacji Definicje 1.Płatność – przekazanie beneficjentowi środków stanowiących dofinansowanie projektu. 2.Dokumenty potwierdzające wydatki – dokumenty potwierdzające zawarcie umów, dokumenty potwierdzające fakt poniesienia wydatków, dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty. 3.Wniosek o płatność – wniosek według określonego schematu, zatwierdzonego przez MRR, składany w formie elektronicznej i papierowej w OPI 4.Generator wniosków – Generator Wniosków o Płatność, dostępny na stronach MRR, umożliwiający przygotowanie wniosku w formie elektronicznej. Aktualna wersja ma numer 20. Gdańsk, 21.04.2010

3 2 Ośrodek Przetwarzania Informacji Wniosek o płatność 1.Beneficjent składa wniosek w formie elektronicznej (generator wniosków o płatność) oraz papierowej. 2.Wniosek może dotyczyć zaliczki, refundacji, rozliczenia zaliczki. 3.Do wniosku należy załączyć dodatkową tabelę (Tabela nr 1 – zestawienie kumulatywne wydatków w podziale na kategorie w ramach poszczególnych wniosków o płatność służąca do analizowania poprawności realizacji umowy o dofinansowanie) oraz oświadczenie Beneficjenta wg. przesłanego wzoru. Gdańsk, 21.04.2010

4 3 Ośrodek Przetwarzania Informacji Gdańsk, 21.04.2010 Rozliczenie kosztów wniosku WNP_POIG. poniesionych do dnia Kategorie wydatków Kwota kategorii kosztów (w PLN) zgodnie z umową Wydatki okresów rozliczeniowych Pozostałe środki do końca realizacji projektu Procentowe rozliczenie kategorii Sprawdzenie suma wydatków z 2009 WNP nr 1 do …..2010 WNP nr 2 do …..2010 WNP nr 3 do …..2010 WNP nr 4 do …..2010 suma wydatków narastająco od początku realizacji projektu Wynagrodzenia z pochodnymi500 000,0010 500,00 489 500,002,10%OK Amortyzacja100,0080,00 20,0080,00%OK Wkład niepieniężny300,00200,00 100,0066,67%OK Zakup wyposażenia laboratoryjnego (do 20 % wydatków kwalifikowanych projektu, włączając podatek VAT) 20 000,003 200,00 16 800,0016,00%OK Materiały i surowce, oprogramowanie i licencje 15 000,00500,00 14 500,003,33%OK Usługi badawcze, ekspertyzy, analizy i raporty 50 000,00 0,0050 000,000,00%OK Delegacje krajowe i zagraniczne30 000,0015 000,00 50,00%OK Wydatki na certyfikację rezultatów projektu 0,00 ndOK Wydatki na ochronę patentową wraz z doradztwem 8 000,00500,00 7 500,006,25%OK Wydatki na promocję projektu (w tym rezultatów) 10 000,008 000,00 2 000,0080,00%OK Koszty ogólne (w tym wynagrodzenie personelu zarządzającego, administracyjnego oraz finansowego do 20% kosztów kwalifikowanych projektu, włączając podatek VAT) 91 000,001 648,06 89 351,941,81%OK Wydatki na obsługę instrumentów zabezpieczających realizację umowy 0,00 ndOK Wydatki na usługi w zakresie audytu zewnętrznego 0,00 ndOK SUMA całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu 724 400,0039 628,060,00 39 628,06684 771,945,47% Procent rozliczenia danego wniosku w stosunku do całkowitych kosztów projektu5,47%0,00% 5,47%

5 3 Ośrodek Przetwarzania Informacji Wniosek o płatność 4. Beneficjent zobowiązany jest do składania wniosków o płatność raz na kwartał: * w terminie 10 dni od dnia zakończenia kwartału kalendarzowego (danego okresu) – w przypadku Beneficjenta samodzielnie realizującego Projekt, * w terminie 25 dni od dnia zakończenia kwartału kalendarzowego - w przypadku Beneficjenta realizującego Projekt w ramach konsorcjum. Gdańsk, 21.04.2010

6 4 Ośrodek Przetwarzania Informacji Weryfikacja wniosku 1.Instytucja Wdrażająca weryfikuje wniosek o płatność w terminie 14 dni od dnia otrzymania kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność. 2.Instytucja Wdrażająca może zlecić weryfikację wniosku o płatność niezależnemu ekspertowi – wtedy termin weryfikacji może ulec wydłużeniu. Gdańsk, 21.04.2010

7 5 Ośrodek Przetwarzania Informacji Uzupełnienie wniosku 1.W przypadku, gdy wniosek o płatność zawiera braki lub błędy Beneficjent, na wezwanie Instytucji Wdrażającej, jest zobowiązany do poprawienia i uzupełnienia wniosku. 2.Beneficjent ma 7 dni liczonych od dnia doręczenia wezwania na dokonanie korekty. Gdańsk, 21.04.2010

8 6 Ośrodek Przetwarzania Informacji Ponowna weryfikacja wniosku 1.W przypadku konieczności dokonania korekt – termin weryfikacji wniosku zaczyna się liczyć ponownie od momentu złożenia kompletnego wniosku. 2.Oznacza to, że Instytucja Wdrażająca ma ponownie 14 dni na weryfikację wniosku. 3.W razie zaistnienia takiej konieczności, Instytucja Wdrażająca może dokonać ponownego wezwania do uzupełnienia dokumentów. Gdańsk, 21.04.2010

9 7 Ośrodek Przetwarzania Informacji Wniosek rozliczający transzę zaliczki 1.Wniosek o płatność rozliczający transzę zaliczki w całości, Beneficjent zobowiązany jest złożyć w terminie 120 dni od dnia jej przekazania na rachunek bankowy. Rozliczenie polega na wykazaniu we wniosku o płatność wydatków kwalifikowanych w wysokości zaliczki lub na zwrocie niewykorzystanych środków. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na pełną kwotę transzy zaliczki lub w obowiązującym terminie, od środków pozostałych do rozliczenia w ramach danej transzy nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego daną transzę zaliczki. Gdańsk, 21.04.2010

10 8 Ośrodek Przetwarzania Informacji Wniosek o płatność końcową 1.Łącznie dofinansowanie przekazane Beneficjentowi w formie zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyć 95% kwoty dofinansowania określonej w Umowie. Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana Beneficjentowi po zaakceptowaniu przez Instytucję Wdrażającą wniosku o płatność końcową. 2.Beneficjent jest zobowiązany do złożenia wniosku o płatność końcową nie później niż w dniu zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków określonego dla każdego Projektu w Umowie o dofinansowanie. 3.Przekazanie płatności końcowej następuje pod warunkiem zrealizowania pełnego zakresu rzeczowego i finansowego Projektu. Gdańsk, 21.04.2010

11 9 Ośrodek Przetwarzania Informacji Wniosek o płatność końcową c.d. 4.W przypadku, gdy z wniosku o płatność końcową wynika, że część przekazanego dofinansowania nie została wydatkowana przez Beneficjenta, Beneficjent bez wezwania, wraz wnioskiem o płatność końcową zwraca na rachunki wskazane przez Instytucję Wdrażającą niewykorzystaną kwotę dofinansowania wraz z odsetkami bankowymi. Kwotę odsetek Benefeicjent dokumentuje wyciągiem bankowym z wyodrębnionego do obsługi zaliczek rachunku bankowego. W przeciwnym wypadku stosuje się art. 207 ustawy o finansach publicznych. Gdańsk, 21.04.2010

12 10 Ośrodek Przetwarzania Informacji Wypłata środków 1.Instytucja Wdrażająca jest zobowiązana do wystawienia zlecenia płatności ze środków EFRR w ciągu 14 dni od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność oraz przekazania dotacji celowej na rachunek bankowy Beneficjenta w możliwie najkrótszym terminie zsynchronizowanym z terminem przekazania przez Płatnika (Bank Gospodarstwa Krajowego) środków z EFRR. Gdańsk, 21.04.2010

13 11 Ośrodek Przetwarzania Informacji Rachunki bankowe 1.Beneficjent zobowiązany jest do otwarcia wyodrębnionego oprocentowanego rachunku bankowego wyłącznie do obsługi płatności zaliczkowych. Beneficjent działający w formie konsorcjum zapewnia, ze konsorcjanci również założą wyodrębnione oprocentowane rachunki bankowe do obsługi zaliczek. 2.Odsetki bankowe narosłe od kwot dofinansowania w formie zaliczki, przekazywanych w ciągu roku kalendarzowego na realizację Projektu (wg stanu na 31 grudnia danego roku), Beneficjent zobowiązany jest zwrócić do 15 stycznia następnego roku oddzielnym przelewem bankowym na rachunek bankowy wskazany przez Instytucję Wdrażającą. Gdańsk, 21.04.2010

14 12 Ośrodek Przetwarzania Informacji Rachunki bankowe c.d. 1.Wpłaty na wyodrębniony do obsługi zaliczek rachunek bankowy Beneficjenta mogą pochodzić wyłącznie od Instytucji Wdrażającej oraz Płatnika. Wpłaty na konta bankowe konsorcjantów wyodrębnione na potrzeby obsługi zaliczek mogą pochodzić jedynie od Beneficjenta. 2.Wydatki z wyodrębnionych na obsługę zaliczek rachunków bankowych zarówno Beneficjenta jak i jego konsorcjantów mogą być dokonywane wyłącznie na pokrycie wydatków kwalifikowanych, w tym przekazanie przez Beneficjenta zaliczki na rachunki konsorcjantów. Gdańsk, 21.04.2010

15 13 Ośrodek Przetwarzania Informacji Ewidencja księgowa 1.Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej informatycznej ewidencji księgowej środków dotyczących realizowanego Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i umożliwiającej identyfikację środków wydatkowanych na poszczególne zadania realizacji Projektu jak również kontrolę utrzymania proporcji pomiędzy płatnościami ze środków EFRR i dotacją celową. 2.W przypadku Projektu realizowanego w ramach Konsorcjum, powyższy obowiązek dotyczy również konsorcjantów. 3.Dla potrzeb rozliczania podatku od towarów i usług VAT Beneficjent (odpowiednio konsorcjant) zobowiązany jest do prowadzenia odrębnej ewidencji wydatków, w stosunku do których podatek VAT jest uznany za wydatek kwalifikowany. W przeciwnym wypadku Instytucja Wdrażająca uznaje VAT za niekwalifikowany. Gdańsk, 21.04.2010

16 14 Ośrodek Przetwarzania Informacji Środki niewykorzystane w danym roku budżetowym 1.Dofinansowanie udzielone Beneficjentowi w formie zaliczki w zakresie środków pochodzących z dotacji celowej w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego podlega zwrotowi na rachunek wskazany przez Instytucję Wdrażającą do dnia 15 stycznia następnego roku. Po upływie ww. terminu od niezwróconych środków nalicza się odsetki określone jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia 16 stycznia. 2.Wszystkie wydatki poniesione w ramach projektu z konta ogólnego muszą być zrefundowane z konta zaliczkowego (projektowego) do 31 grudnia danego roku. 3.Środki finansowe przekazane w ramach dofinansowania w formie zaliczki ze środków EFRR pozostają na rachunku Beneficjenta oraz konsorcjantów i mogą być wydatkowane w terminie określonym w harmonogramie realizacji projektu. Gdańsk, 21.04.2010

17 15 Ośrodek Przetwarzania Informacji Weryfikacja dokumentów na podstawie próby losowej 1.OPI losuje próbę dokumentów do weryfikacji każdego zaakceptowanego wniosku o płatność 2.Do Beneficjentów wysyłane jest pismo z prośbą o dostarczenie pełnej dokumentacji dotyczącej wylosowanych pozycji z Tabeli 11 WOP. 3.Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia dokumentów w sposób czytelny, dokumentacja powinna być uporządkowana zgodnie z pismem oraz trwale złączona. 4.W razie braków, błędów lub wątpliwości Beneficjent będzie wezwany do uzupełnień lub sporządzenia koniecznych korekt. Gdańsk, 21.04.2010

18 16 Ośrodek Przetwarzania Informacji Wydatki kwalifikowane Poddziałanie 1.1.1 LPWYDATEK KWALIFIKOWANY 1Wynagrodzenia i pochodne 2Amortyzacja 3Wkład niepieniężny 4Zakup wyposażenia laboratoryjnego (w tym używanego) 5Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji na oprogramowanie 6Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz 7Zakup dostępu do baz danych, nabycie profesjonalnych opracowań dotyczących rynku 8Wydatki na delegacje i udział w konferencjach 9Koszty opracowania analiz i raportów związanych bezpośrednio z celem projektu 10Koszty organizacji paneli ekspertów 11Koszty usług IT związanych bezpośrednio z realizacją projektu 12Wydatki na ochronę patentową 13Wydatki na promocję 14Koszty ogólne 15Obsługa instrumentów zabezpieczających 16Audyt zewnętrzny 17Podatek VAT Gdańsk, 21.04.2010

19 17 Ośrodek Przetwarzania Informacji Wydatki kwalifikowane Działanie 1.3 LPWYDATEK KWALIFIKOWANY 1Wynagrodzenia i pochodne 2Amortyzacja 3Wkład niepieniężny 4Zakup wyposażenia laboratoryjnego (w tym używanego) 5Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji na oprogramowanie 6Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz 7Wydatki na certyfikację rezultatu projektu 8Wydatki na ochronę patentową 9Wydatki na delegacje krajowe i zagraniczne związane ze zgłoszeniami patentowymi 10Koszty ogólne 11Obsługa instrumentów zabezpieczających 12Wydatki na promocję 13Audyt zewnętrzny 14Podatek VAT Gdańsk, 21.04.2010

20 18 Ośrodek Przetwarzania Informacji Gdańsk, 21.04.2010 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 1.Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę (wraz z pochodnymi) Umowa o pracę/ oświadczenie o zatrudnieniu, zakres obowiązków * Dokumenty delegujące do prac w projekcie (np. polecenie dyrektora) * Indywidualne karty czasu pracy jeśli delegacja bez określenia % czasu pracy w projekcie * lista płac (jeśli są dodatkowe składniki, np. premie, nagrody wtedy należy dosłać regulamin wynagrodzeń) * praca maksymalnie 8 godzin dziennie na pełnym etacie, chyba że przepisy stanowią inaczej – jeśli pracownik przepracował więcej godzin, to należy dołączyć dokumentację dotyczącą odbioru godzin (podanie pracownika/ zgoda/ rozliczenie następuje w miesiącu zapłaty) * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US oraz innych obciążeń * DRA * kalkulacja, zbiorcza karta czasu pracy Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników, zapłaty do ZUS i US oraz pozostałych obciążeń wynagrodzeń (ZFM, KZP itp.)

21 19 Ośrodek Przetwarzania Informacji Gdańsk, 21.04.2010 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWADOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 2 Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia/ o dzieło z własnym pracownikiem (wraz z pochodnymi) Umowa zlecenie/ o dzieło; zakres obowiązków i/lub oświadczenie dotyczące: *rozbieżności zakresu ww. umowy z zakresem obowiązków pracowniczych *faktu, że czynności wynikające z ww. umowy wykonywane są poza godzinami pracy. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Rachunek * protokół odbioru pracy, * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US, * DRA Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników; zapłaty do ZUS i US 3 Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia/ o dzieło z osobą spoza jednostki (wraz z pochodnymi) Umowa zlecenie/ o dzieło. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Rachunek * protokół odbioru pracy, * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US, * DRA Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników; zapłaty do ZUS i US 4 Usługi obce – podmiot prowadzący działalność gospodarczą Umowa. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktura, * protokół odbioru pracy. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.

22 20 Ośrodek Przetwarzania Informacji Gdańsk, 21.04.2010 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWADOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 5 Amortyzacja Faktura źródłowa z potwierdzeniem zapłaty. OT, dokument przyjęcia środka trwałego na stan, tabela amortyzacyjna. Oświadczenie, że środek trwały nie był finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej w ciągu ostatnich 7 lat. Jeśli środek trwały był zakupiony jako sprzęt używany dodatkowo oświadczenie o jego wycenie w kontekście cen rynkowych. * Informacja o przekazaniu środka trwałego do projektu z wykazaniem związku z projektem, * dokumentacja księgowa – wydzielone konto przypisane do projektu, * kalkulacja z wyjaśnieniem, jeśli sprzęt używany jest jedynie częściowo. 6 Wkład niepieniężny Dokumentacja opisowa wkładu niepieniężnego. Wycena wkładu niepieniężnego. * Dokument wnoszący wkład do projektu, * oświadczenia, wyjaśnienia. * Jeśli częściowe rozliczenie to dołączenie kalkulacji z wyjaśnienie, * dokumentacja księgowa. 7 Zakup sprzętu / wyposażenia laboratoryjnego (do 20% kosztów kwalifikowanych) Umowa z wykonawcą. Przyjęcie wyposażenia na stan. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktury, * protokoły przyjęcia, * dokument przyjęcia na stan, * kalkulacja z wyjaśnieniem/ wskazanie pozycji faktury, jeśli kwalifikowana jest część faktury * wyjaśnienie związku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.

23 21 Ośrodek Przetwarzania Informacji Gdańsk, 21.04.2010 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWADOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 8 Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji Umowa z wykonawcą. Dokument przyjęcia na stan. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktury, * protokoły przyjęcia, * dokument przyjęcia na stan, * kalkulacja z wyjaśnieniem/ wskazanie pozycji faktury, jeśli kwalifikowana jest jedynie część faktury * wyjaśnienie związku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 9 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz Umowa z wykonawcą. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktury, * protokoły odbioru prac. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 10 Zakup dostępu do baz danych, nabycie profesjonalnych opracowań dotyczących rynku Umowa z wykonawcą. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktury, * protokoły odbioru prac. * oświadczenie o spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.

24 22 Ośrodek Przetwarzania Informacji Gdańsk, 21.04.2010 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWADOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 11Wydatki na delegacje i udział w konferencjach Dokument delegacji. Dokumenty dodatkowe np.: zaproszenie, agenda, korespondencja, materiały, certyfikaty, listy obecności Oświadczenia: o wyżywieniu, przejazdach i dojazdach (zg. z Rozp. MPiPS z 19.12.02r.). Samochód prywatny - umowa użyczenia (rozliczenie wg. limitu zg. z Rozp..) Samochód służbowy – karta przebiegu, faktura za paliwo, potwierdzenie zapłaty. Przy delegacjach zagranicznych dodatkowo należy dołączyć informacje o kursie kosztu i wydatku (bank/data/kurs) * Rozliczenie delegacji (zg. z Rozp. MPiPS z 19.12.02r.); dokumenty źródłowe (faktury za hotel, udział w konferencji, itp.; w przypadku płatności gotówkowych - potwierdzenia zapłaty, adnotacje na fakturach o zapłacie gotówką) * oświadczenie o spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. Zapłata gotówką – RK, KW, KP, kopia wyciągu bankowego potwierdzającego pobranie pieniędzy do kasy. 12Koszty opracowania analiz i raportów związanych bezpośrednio z celem projektu Umowa z wykonawcą. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktury, * protokoły odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę.

25 23 Ośrodek Przetwarzania Informacji Gdańsk, 21.04.2010 Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWADOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 13 Koszty organizacji paneli ekspertów Umowa z wykonawcą. Kopie/zdjęcia z przeprowadzonych spotkań, listy obecności. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Faktury, * protokół odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 14 Wydatki na promocję 1/ materiały promocyjne: Umowa. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Kopie/zdjęcia materiałów promocyjnych 2/ konferencje, spotkania: Umowa z wykonawcą (catering, sala itp.). Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Lista obecności, program, materiały 3/ publikacje: Umowa. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Kopie/zdjęcia 1/ Faktura; protokół odbioru pracy. 2/ / Faktura; protokół odbioru pracy. 3/ / Faktura; protokół odbioru pracy. 1/ Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 2/ Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 3/ Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę

26 24 Ośrodek Przetwarzania Informacji Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWEDOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 15Wydatki na ochronę patentową Świadectwo dokonania zgłoszenia patentowego Wezwanie do zapłaty z Urzędu Patentowego Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 16Koszty usług IT związanych bezpośrednio z realizacją projektu Umowy, dokumentacja z wyboru dostawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktury, * protokoły odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 17Koszty ogólne (do 20% wydatków kwalifikowanych) 1/ wynagrodzenia personelu zarządzającego, administracyjnego itp. – tak jak wynagrodzenia, 2/ koszty powierzchni, media: faktury źródłowe z potwierdzeniami zapłaty (tylko, gdy w danym okresie w projekcie zatrudnieni są pracownicy na umowę o pracę) 3/ koszty telefonów: faktury źródłowe z potwierdzeniami zapłaty 1/ tak jak wynagrodzenia, jeśli rozliczane przy pomocy metodologii, to należy dosłać dokładne jej wyjaśnienie. Dokumentacja księgowa 2/ oświadczenia o używalności, metodologia z dokładnym wyjaśnieniem. 3/ oświadczenia o używalności, metodologia z dokładnym wyjaśnieniem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. Gdańsk, 21.04.2010

27 25 Ośrodek Przetwarzania Informacji Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANYDOKUMENTACJA PODSTAWOWEDOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 18 Obsługa instrumentów zabezpieczających Umowy, dokumentacja z wyboru dostawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktury, * protokoły odbioru prac Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 19 Audyt zewnętrznyUmowa, dokumentacja z wyboru dostawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktury, * protokoły odbioru prac Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 20 Podatek VAT*Oświadczenie o kwalifikowalności VAT. *VAT dotyczący nabycia wewnątrzwspólnotowego, importu usług *Faktury potwierdzone dla innych wydatków kwalifikowanych * Faktura źródłowa, faktura wewnętrzna naliczająca VAT, deklaracja VAT-7, ew. VAT-UE * Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę faktur dotyczących wydatków kwalifikowanych. * Wyciąg bankowy lub przelewy bankowe potwierdzający zapłatę dla dostawcy, oraz wyciąg potwierdzający wpłatę do US 21 Koszty finansowe – otwarcie i prowadzenie rachunku bankowego projektu oraz koszty przelewów bankowych Wyciąg bankowy* Wyciąg bankowy. * dokumentacja księgowa. Wyciąg bankowy. Gdańsk, 21.04.2010

28 26 Ośrodek Przetwarzania Informacji Dokumentacja wydatków LPWYDATEK KWALIFIKOWANYDOKUMENTACJA PODSTAWOWEDOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 22 Leasing (kwalifikowana – spłata kapitału) Umowa, dokumentacja z wyboru dostawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktura/faktury, * rozliczenie rat kapitałowych, * jeśli konieczna metodologia to z dokładnym wyjaśnieniem Wyciągi bankowe potwierdzające zapłatę. W przypadku rozliczenia zaliczki należy dołączyć wszystkie kolejne wyciągi bankowe danego okresu rozliczeniowego dotyczące rachunku bankowego otwartego na potrzeby projektu. Gdańsk, 21.04.2010

29 27 Ośrodek Przetwarzania Informacji Opis na fakturze Faktury lub inne dokumenty o równoważonej wartości dowodowej powinny zawierać w opisie: 1.numer umowy/aneksu o dofinansowanie w ramach PO IG zawartą w dniu, 2.nazwę projektu lub/i numer projektu, 3.nazwę Programu, Działanie, Poddziałanie, nazwę Funduszu współfinansującego, 4.szczegółowy opis, nie budzący wątpliwości, dotyczący związku wydatku z projektem, 5.odniesienie do pozycji w Harmonogramie wydatków kwalifikowanych projektu zgodnie z umową o dofinansowanie - nazwa kategorii wydatku, numer zadania (jeśli jest rozbicie na klika kategorii/ zadań, to należy je przedstawić w kilku pozycjach z podaniem konkretnych kwot przyporządkowanych do odpowiednich kategorii/ zadań) 6.potwierdzenie realizacji prac ujętych w dokumencie przez Kierownika Projektu lub Wykonawcę – jeżeli załączany dokument dotyczy realizacji prac, 7.informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej, 8.podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r, Nr 19, poz. 177) - jeżeli dany wydatek podlega pod ustawę Prawo zamówień publicznych, jeśli nie to zgodność z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych, 9.kwotę kosztu kwalifikowanego (w tym VAT). 10.Podział wydatku na kwotę płatności ze środków EFRR i kwotę dotacji celowe Gdańsk, 21.04.2010

30 28 Ośrodek Przetwarzania Informacji Podatek VAT Podatek VAT może być kosztem kwalifikowanym w części lub całości zgodnie z informacjami załączonymi do umowy. Rozliczenie VAT wymaga złożenia oświadczenia, że podlega on kwalifikacji. Analogiczne oświadczenia składają wszyscy konsorcjanci. Najlepszą praktyką byłoby uzyskanie wiążącej interpretacji podatkowej o braku możliwości odliczenia podatku VAT. Gdańsk, 21.04.2010

31 29 Ośrodek Przetwarzania Informacji Rozliczenia w ramach Konsorcjum Konsorcjum Naukowe, Konsorcjum Naukowo - Przemysłowe Rozliczeń dokonuje Lider / Koordynator Konsorcjum. Lider dokonuje rozliczeń na podstawie umowy konsorcjum ( IP II rekomenduje zawieranie umowy na realizację zadań w ramach projektu z Konsorcjantami). Rozliczenie między Konsorcjantami odbywa się za pomocą faktur lub równoważnych dokumentów księgowych. Lider jest odpowiedzialny za pozyskanie pełnej dokumentacji od Członków Konsorcjum i złożenie jej do IP II w celu rozliczenia. W Poddziałaniach nie przewiduje się przepływów pieniężnych do Przedsiębiorców – Członków Konsorcjum. Gdańsk, 21.04.2010

32 30 Ośrodek Przetwarzania Informacji Dochody w projekcie W każdym wniosku o płatność należy raportować dochody uzyskane w projekcie. Przez dochód rozumiemy różnicę między przychodem uzyskanym w ramach sprzedaży wyników projektu a kosztami operacyjnymi. Przez dochód rozumiemy również uzyskane odsetki od środków przekazywanych na realizację projektu w formie zaliczek i przechowywanych na rachunkach bankowych. Gdańsk, 21.04.2010

33 Dziękuję za uwagę! Ośrodek Przetwarzania Informacji Dział Wdrażania PO IG tel. 22 351 70 87 poig@opi.org.pl www.poig.opi.org.pl Ośrodek Przetwarzania Informacji 31 Gdańsk, 21.04.2010